Hồ sơ và bối cảnh
Bắt đầu bằng yêu cầu, bên liên quan, sản phẩm, địa điểm, hợp đồng, số tiền, mức ưu tiên và kết quả mục tiêu để xác định rõ công việc cần làm.
Tự động hóa quy trình nghiệp vụ từ đầu đến cuối
Tự động hóa kết quả kinh doanh, không chỉ từng tác vụ
Quản lý mỗi yêu cầu hoặc hồ sơ trong một quy trình xuyên suốt, từ tiếp nhận đến quyết định liên phòng ban, xử lý ngoại lệ, lưu minh chứng và hoàn tất với kết quả đo lường được.
Sử dụng Jodoo khi vấn đề thực tế bắt đầu trước và kéo dài sau bước phê duyệt: yêu cầu tiếp nhận cần được chuyển thành công việc có người phụ trách, quyết định có kiểm soát, kết quả bàn giao, minh chứng và cải tiến.
Bắt đầu với gói Free của Jodoo dành cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
- Một hồ sơ xuyên suốt mọi lần bàn giao
- Xét duyệt tích hợp sẵn cho các quyết định cần thẩm quyền
- Tách việc xử lý ngoại lệ và SLA khỏi luồng công việc thường lệ
- Biểu mẫu, bảng điều khiển, phân quyền và quy tắc mà bộ phận nghiệp vụ có thể điều chỉnh
7hồ sơ vận hành liên kết1quy trình quyết định ngoại lệ tích hợp sẵn7chế độ xem theo vai trò và quyết định
Quy trình từ đầu đến cuối
- 01Tiếp nhận
- 02Đánh giá điều kiện
- 03Điều phối
- 04Ra quyết định
- 05Thực hiện
- 06Xác minh
- 07Cải tiến
Quy trình là một hồ sơ được quản lý, không phải một chuỗi thông báo
Bắt đầu từ yêu cầu hoặc hồ sơ cần đạt kết quả, rồi liên kết mọi tác vụ và quyết định với hồ sơ đó.
Vòng đời và điều kiện hoàn tất
Xác định các giai đoạn được phép, trách nhiệm, quy tắc thời hạn, công việc song song, điểm ra quyết định, nhánh ngoại lệ và minh chứng xác nhận hoàn tất.
Giữ đầy đủ chi tiết công việc mà không biến hồ sơ chính thành một biểu mẫu khổng lồ
Tách các hồ sơ có thể tái sử dụng để mỗi nhóm có chế độ xem phù hợp, trong khi hồ sơ chính vẫn thể hiện toàn bộ diễn biến nhất quán.
Danh mục quy trình
Ghi rõ mục đích, người phụ trách, yếu tố khởi tạo, mục tiêu dịch vụ, phiên bản đang áp dụng và các chỉ số quản trị từng quy trình.
Công việc theo giai đoạn
Giao công việc kèm ngày tháng, hướng dẫn, kết quả, vướng mắc và minh chứng cho người chịu trách nhiệm về kết quả tiếp theo.
Ngoại lệ và quyết định
Ghi nhận lý do luồng thông thường không thể tiếp tục, người có quyền quyết định, cách giải quyết, điều kiện, thời điểm hết hiệu lực và nhánh trả lại.
Tự động hóa và minh chứng
Ghi nhật ký chạy quy tắc, kết quả tích hợp, đầu ra được tạo, hồ sơ liên kết và minh chứng cho thấy công việc ở bước sau đã hoàn tất.
Tự động hóa công việc theo quy tắc rõ ràng và minh bạch hóa quyết định chuyên môn
Xử lý tự động xuyên suốt chỉ hữu ích khi công việc chưa đủ rõ ràng có nhánh xử lý phù hợp.
Chạy quy tắc trong nền
Tạo công việc tiếp theo, tính ngày hạn, thông báo cho người phụ trách, cập nhật hồ sơ liên kết và gọi tích hợp khi tiêu chí đã rõ ràng.
Giao quyền quyết định qua tác vụ thực sự
Sử dụng bước xét duyệt tích hợp sẵn cho phê duyệt, trả lại, từ chối, ngoại lệ và những quyết định khác phải thuộc về một vai trò được xác định rõ.
Khắc phục lỗi
Đưa lượt chạy thất bại, minh chứng còn thiếu, hồ sơ đình trệ và xung đột chính sách vào hàng đợi dễ theo dõi thay vì âm thầm bỏ qua bước xử lý.
Giúp mỗi người tham gia thao tác ít hơn và hiểu công việc rõ hơn
Cùng một quy trình cần có giao diện phù hợp cho người yêu cầu, người thực hiện, người xét duyệt, quản lý và chủ quy trình.
Người yêu cầu
Gửi một lần, xem trạng thái hiện tại, bổ sung thông tin khi được trả lại và nhận kết quả mà không phải liên tục hỏi qua email.
Người thực hiện quy trình
Mở hàng đợi công việc được giao với bối cảnh, hành động tiếp theo, hạn xử lý, minh chứng và tuyến chuyển cấp đã có sẵn.
Người có thẩm quyền quyết định
Xem xét đầy đủ bối cảnh, đối chiếu chính sách, ghi lý do và trả lại hoặc phê duyệt trong tác vụ có trách nhiệm rõ ràng.
Chủ quy trình
Theo dõi luồng xử lý, thời gian tồn đọng, ngoại lệ, lỗi tự động hóa, nhu cầu, năng lực đáp ứng và chất lượng kết quả của toàn quy trình.
Đo thời gian chờ, việc làm lại và ngoại lệ, không chỉ đếm tác vụ hoàn tất
Nhấp nút nhanh hơn không chứng minh quy trình tốt hơn. Hãy dùng chỉ số gắn với kết quả nghiệp vụ.
Thời gian chu trình và thời gian chờ
Tách thời gian thực hiện thực tế khỏi thời gian chờ trong hàng đợi, chờ khách hàng hoặc chờ quyết định.
Hoàn tất ngay lần đầu
Theo dõi tần suất công việc chuyển sang giai đoạn tiếp theo mà không bị trả lại, thiếu dữ liệu hoặc phải sửa thủ công.
Tỷ lệ ngoại lệ
Phân nhóm ngoại lệ về chính sách, dữ liệu, hệ thống, nhà cung cấp và năng lực đáp ứng để cải tiến đúng nguyên nhân.
Độ tin cậy của tự động hóa
Xem xét các lượt chạy tự động hóa thành công, chạy lại, thất bại và được khắc phục thủ công theo từng bước và phiên bản quy trình.
Điều chỉnh ứng dụng vận hành khi quy trình thay đổi
Một chương trình tự động hóa hữu ích phải tính đến chính sách, sản phẩm, ngưỡng, vai trò và ngoại lệ mới sau khi triển khai.
Theo giờ: điều chỉnh một hạng mục cụ thể
Quản trị viên Jodoo được cấp quyền có thể thêm trường, chế độ xem, quy tắc phân luồng, lời nhắc hoặc bảng điều khiển và kiểm thử mà không cần xây dựng lại ứng dụng.
Theo ngày: cải thiện một kết quả
Dùng dữ liệu thực tế về chu trình, việc trả lại và ngoại lệ để thiết kế lại một giai đoạn, làm rõ trách nhiệm hoặc loại bỏ lần bàn giao không cần thiết.
Theo quý: quản trị danh mục
Ngừng các tự động hóa ít giá trị, chuẩn hóa mô hình có thể tái sử dụng và ưu tiên quy trình có tác động đo lường được đến khách hàng hoặc vận hành.
Câu hỏi về vận hành quy trình từ đầu đến cuối
Phần mềm tự động hóa quy trình nghiệp vụ cần quản lý những gì?+
Phần mềm cần giúp theo dõi xuyên suốt hồ sơ, người tham gia, bản ghi liên quan, giai đoạn công việc, quyết định, mức dịch vụ, ngoại lệ, lượt chạy tự động hóa, minh chứng và kết quả đã xác minh. Công cụ chỉ gửi thông báo hoặc chuyển một tác vụ không quản lý toàn bộ quy trình.
Tự động hóa quy trình nghiệp vụ khác gì với tự động hóa luồng công việc?+
Tự động hóa luồng công việc phân luồng một chuỗi tác vụ hoặc phê duyệt đã xác định. Tự động hóa quy trình nghiệp vụ kết nối nhiều luồng công việc và hồ sơ vận hành để đạt kết quả từ đầu đến cuối, bao gồm mức dịch vụ, ngoại lệ, tích hợp, minh chứng và đánh giá hiệu quả.
Quy trình liên phòng ban nào phù hợp cho dự án BPA đầu tiên?+
Chọn quy trình có tính lặp lại, người phụ trách được chỉ định, kết quả cuối cùng đo lường được, nhiều lần bàn giao tốn nguồn lực, ngoại lệ rõ ràng và rủi ro tích hợp có thể kiểm soát. Quy trình cần đủ quan trọng để cải tiến nhưng có phạm vi đủ gọn để thử nghiệm bằng hồ sơ thực tế.
Ai nên duy trì ứng dụng quy trình Jodoo sau khi triển khai?+
Quản trị viên nghiệp vụ đã được đào tạo có thể duy trì các trường, biểu mẫu, luồng xử lý, lời nhắc, chế độ xem, bảng điều khiển và nhiều quy tắc đã được phê duyệt trong Jodoo. Thay đổi về bảo mật, tích hợp, dữ liệu và chính sách có ảnh hưởng lớn vẫn cần tuân thủ quy trình quản trị của tổ chức.
Chỉ số nào chứng minh tự động hóa từ đầu đến cuối có hiệu quả?+
So sánh thời gian chu trình và thời gian chờ, tỷ lệ hoàn tất ngay lần đầu, tỷ lệ trả lại và ngoại lệ, mức đáp ứng SLA, tỷ lệ tự động hóa thành công, số lần can thiệp thủ công, chất lượng kết quả và công sức khắc phục công việc thất bại với số liệu cơ sở trước triển khai.
Sử dụng sản phẩm đang hoạt động
Mở ứng dụng vận hành quy trìnhBiến một quy trình thực tế thành hệ thống vận hành hiệu quả
Mở ứng dụng có sẵn dữ liệu, xem hồ sơ và quy trình xử lý ngoại lệ, rồi điều chỉnh cấu trúc theo kết quả mà nhóm của bạn chịu trách nhiệm.