Lắng nghe và phân loại
Ghi nhận phản ánh theo lời của nhân viên, rủi ro trước mắt, hỗ trợ họ mong muốn, kỳ vọng về bảo mật và sự đồng ý hoặc thẩm quyền xử lý.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VỤ VIỆC NHÂN SỰ
HR case management software for employee relations
Lưu phản ánh cần bảo mật, kết quả kiểm tra xung đột lợi ích, nội dung phỏng vấn, chứng cứ, hành động, quyết định xét duyệt, trao đổi và công việc theo dõi trong một lịch sử vụ việc được kiểm soát truy cập.
Dành cho nghiệp vụ nhân sự và quan hệ lao động nội bộ. Tư vấn pháp lý, dịch vụ đường dây nóng và nội dung pháp luật lao động theo từng địa bàn cần được cung cấp riêng.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để xem các hồ sơ mẫu giả định. Hãy cài đặt một bản sao trước khi cấp quyền cho nhóm, thêm thông tin mật hoặc áp dụng quy tắc vận hành của riêng bạn.
4giai đoạn xử lý vụ việc quan hệ lao động
6màn hình ứng dụng có sẵn dữ liệu
3kết quả duyệt đóng hồ sơ
Thực hiện quy trình công bằng, luôn quan tâm đến con người
Hồ sơ phải giúp bộ phận nhân sự hiểu vấn đề, kiểm soát quyền truy cập, kiểm chứng sự việc, chọn cách xử lý phù hợp và theo dõi đến cùng.
Kiểm tra xung đột lợi ích và xác định phạm vi
Xác định ai có thể phụ trách, vụ việc cần làm rõ những câu hỏi nào và cần thu thập thông tin gì.
Xác minh sự việc và thực hiện hành động
Lập kế hoạch phỏng vấn, lưu giữ tài liệu, phân biệt ghi chép thực tế với kết luận, đồng thời theo dõi biện pháp tạm thời hoặc chính thức.
Xét duyệt, thông báo và theo dõi
Yêu cầu quản lý xem xét, ghi lại quyết định và nội dung thông báo, sau đó kiểm tra việc duy trì các biện pháp đã thống nhất.
Thử các tình huống phức tạp bên cạnh khâu tiếp nhận bảo mật
Một đợt thử nghiệm hữu ích cần cho thấy cách hệ thống xử lý khi thiếu chứng cứ, hồ sơ bị trả lại và việc theo dõi không đạt yêu cầu.
| Tình huống | Thao tác trên hệ thống | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Có khả năng xung đột lợi ích | Gửi phản ánh liên quan đến người được đề xuất phụ trách điều tra. | Có thể thấy việc kiểm tra xung đột lợi ích và phân công lại trước khi xác minh sự việc. |
| Kết luận bị trả lại | Trình kết quả để xét duyệt khi còn thiếu một tài liệu quan trọng. | Người duyệt có thể trả lại kèm lý do và người phụ trách có thể trình lại. |
| Vụ việc được mở lại | Đánh dấu hoàn tất một biện pháp đã thống nhất, rồi ghi nhận rằng biện pháp đó không được duy trì. | Lịch sử ban đầu được giữ nguyên và công việc theo dõi mới có người phụ trách. |
Hạn chế truy cập hồ sơ nhưng vẫn quản lý đầy đủ công việc
Bảo mật không có nghĩa là để quy trình thiếu thời hạn, người phụ trách hoặc bước xét duyệt.
Màn hình phù hợp với từng vai trò
Thiết lập màn hình riêng cho tiếp nhận, nhóm xử lý, quản lý và báo cáo; sau đó dùng các tài khoản đại diện để kiểm thử chính xác quyền truy cập trước khi triển khai.
Ghi chép khách quan
Ghi rõ ai đã nói hoặc cung cấp nội dung gì, thời điểm xảy ra và cam kết tiếp theo; không gộp chứng cứ với kết luận.
Lịch sử quyết định
Lưu nhận xét của người duyệt, nội dung bị trả lại, căn cứ quyết định, hành động, thông báo và lịch sử mở lại trong cùng hồ sơ vụ việc.
Theo dõi xu hướng
Báo cáo loại vụ việc, thời gian tồn đọng, giai đoạn, hành động và vấn đề vận hành lặp lại mà không tiết lộ thông tin cá nhân không cần thiết.
Dùng Jodoo để quản lý quy trình nhân sự và sử dụng dịch vụ chuyên môn khi vụ việc cần đến
Jodoo giúp điều phối công việc quan hệ lao động với quyền truy cập bảo mật và quy trình phù hợp chính sách nội bộ. Jodoo không cung cấp tư vấn pháp lý hay thay thế chuyên môn về pháp luật của từng địa bàn.
Quản lý vụ việc nội bộ
Điều phối tiếp nhận, kiểm tra xung đột lợi ích, xác định phạm vi, phỏng vấn, tài liệu, hành động, xét duyệt, thông báo, theo dõi và báo cáo.
Huy động chuyên gia phù hợp
Sử dụng tư vấn pháp lý, đường dây nóng bên ngoài, chuyên gia sức khỏe nghề nghiệp, chuyên gia bảo vệ người dễ bị tổn thương hoặc điều tra viên đáp ứng quy định khi vụ việc yêu cầu.
Chủ động giới hạn dữ liệu nhạy cảm
Chỉ thu thập thông tin cần thiết cho vụ việc, phân quyền phù hợp với vai trò và tránh sao chép thông tin cá nhân sang các hệ thống không liên quan.
Giúp người chịu trách nhiệm nắm rõ toàn bộ quá trình
Biểu mẫu dài không tự tạo nên hồ sơ có căn cứ vững chắc. Điều đó đòi hỏi câu hỏi rõ ràng, chứng cứ được quản lý, hành động kịp thời và bước xét duyệt.
Ai có thể phụ trách vụ việc này?
Làm rõ xung đột lợi ích, quan hệ cấp trên–cấp dưới, mức độ nhạy cảm, phạm vi pháp lý áp dụng và người duyệt trước khi bắt đầu phỏng vấn.
Những gì chưa được kiểm chứng?
Hiển thị câu hỏi chưa được giải đáp, tài liệu còn thiếu, chứng cứ mâu thuẫn, nhân chứng chưa thể tham gia và biện pháp kiểm soát rủi ro tạm thời.
Sau quyết định cần làm gì?
Theo dõi việc thông báo cho nhân viên, hành động của quản lý, điều chỉnh điều kiện làm việc, thay đổi chính sách, giám sát và lý do cần mở lại vụ việc.
ĐIỀU CHỈNH CÁCH VẬN HÀNH KHÔNG CẦN LẬP TRÌNH
Điều chỉnh quy trình nhân sự khi chính sách và thực tiễn thay đổi
Quản trị viên nhân sự đã được đào tạo có thể cải tiến ứng dụng mà không phải mở một dự án phần mềm cho mỗi lần cập nhật chính sách.
Có thể thiết lập quy trình quan hệ lao động trong vài giờ và tinh chỉnh trong vài chục phút, đồng thời vẫn giữ lịch sử vụ việc liền mạch.- Điều chỉnh nhóm vấn đề phản ánh, câu hỏi về rủi ro và cách diễn đạt trên biểu mẫu tiếp nhận.
- Thay đổi bước kiểm tra xung đột lợi ích, phân công điều tra viên và luồng xét duyệt.
- Tạo màn hình riêng cho nhóm xử lý, quản lý và báo cáo xu hướng.
- Kiểm thử quyền truy cập trường thông tin và hồ sơ bằng các tài khoản đại diện trước khi triển khai.
Những câu hỏi bộ phận nhân sự cần giải đáp trước khi triển khai
Phần mềm quản lý vụ việc nhân sự là gì?
Đó là hệ thống quản lý có kiểm soát các phản ánh về quan hệ lao động, điều tra, điều chỉnh điều kiện làm việc, khiếu nại của nhân viên, vấn đề hành vi, hành động xử lý, xét duyệt, thông báo, theo dõi và báo cáo.
Nên tách biệt các vụ việc nhân sự cần bảo mật như thế nào?
Áp dụng quyền truy cập theo vai trò, màn hình hạn chế truy cập, thông báo giới hạn đúng người nhận và báo cáo giảm thiểu thông tin cá nhân không cần thiết. Kiểm thử mô hình phân quyền cụ thể trước khi triển khai.
Jodoo có hỗ trợ điều tra nhân sự không?
Jodoo có thể tổ chức phạm vi điều tra, phỏng vấn, chứng cứ, ghi chép, hành động, kết luận, xét duyệt và theo dõi. Jodoo không đưa ra kết luận pháp lý, cung cấp công cụ giám định hay tư vấn luật lao động theo từng địa bàn.
Nhân viên có nên gửi mọi phản ánh qua cùng một biểu mẫu không?
Không phải lúc nào cũng phù hợp. Hãy cung cấp kênh tiếp nhận rõ ràng, điều chỉnh câu hỏi theo từng vấn đề và có lựa chọn khẩn cấp khi cần bảo đảm an toàn, bảo vệ người dễ bị tổn thương, phòng ngừa trả đũa hoặc đáp ứng nhu cầu tiếp cận.
Bộ phận nhân sự nên đo lường những gì?
Các chỉ số hữu ích gồm thời gian từ tiếp nhận đến hành động đầu tiên, thời gian xử lý vụ việc, bước tiếp theo quá hạn, giai đoạn, tỷ lệ hồ sơ bị trả lại, mức độ hoàn thành hành động, tỷ lệ mở lại và các vấn đề vận hành lặp lại. Chỉ đếm số lượng không thể phản ánh chất lượng xử lý.
KHÁM PHÁ HỆ THỐNG ĐANG HOẠT ĐỘNG
Xây dựng quy trình nhân sự có thể điều chỉnh theo chính sách và thực tiễn
Mở màn hình quan hệ lao động có sẵn dữ liệu, rồi điều chỉnh trường thông tin, quyền truy cập, xét duyệt và theo dõi theo nhu cầu tổ chức.
Mở không gian xử lý vụ việc nhân sự