01
Cấp phép
- Đã yêu cầu
- Cần bằng chứng
- Đã phê duyệt
- Đã từ chối
- Đã hết hạn
Cho biết di chuyển vật lý có được phép hay không.
Theo dõi RMA
Hệ thống theo dõi RMA cho mọi sản phẩm trả lại
Theo dõi sản phẩm đã cấp phép từ hạn gửi qua vận chuyển, tiếp nhận, kiểm tra, chẩn đoán, xử lý, sửa chữa hoặc thay thế đến xác nhận khách hàng.
Trình theo dõi phải trả lời sản phẩm đang ở đâu, quyết định nào đang chờ, ai phụ trách, khi nào đến hạn cam kết và khách hàng nhận cập nhật gì gần nhất.
- Mã RMA và định danh sản phẩm được tạo
- Trạng thái di chuyển, kiểm tra, xử lý và thực hiện
- Tuổi, trở ngại, SLA, người phụ trách, hạn và cập nhật khách hàng
Dùng một tập trạng thái nhỏ tương ứng với công việc thực tế
Không gộp vận chuyển, tiếp nhận, kiểm tra, quyết định kỹ thuật và thực hiện vào một trạng thái “đang xử lý” mơ hồ.
02
Di chuyển
- Chưa gửi
- Đang vận chuyển
- Đã giao
- Ngoại lệ đơn vị vận chuyển
- Không cần trả lại
Xác định vị trí sản phẩm trước khi tiếp nhận nội bộ.
03
Kiểm tra
- Đang chờ
- Đang xử lý
- Bị chặn
- Hoàn tất
- Sai lệch
Tách rà soát vật lý khỏi việc hàng đến.
04
Cách xử lý
- Chờ xử lý
- Nhập lại kho
- Sửa chữa
- Thay thế
- Hoàn tiền
- Từ chối
- Trả nhà cung cấp
- Thanh lý
Làm rõ kết quả vận hành và kết quả khách hàng đã được phê duyệt.
05
Đóng hồ sơ
- Thực hiện còn mở
- Đến hạn cập nhật khách hàng
- Chờ xác nhận
- Đã đóng xác minh
- Đã mở lại
Ngăn việc nhầm “đã quyết định” với “đã giải quyết cho khách hàng”.
Đo nơi thời gian chu kỳ RMA đang tích tụ
Phân đoạn thời lượng theo giai đoạn để nhóm khắc phục đúng hạn chế.
Tuổi cấp phép
Thời gian từ yêu cầu đầy đủ đến quyết định cấp phép.
Tìm chậm trễ do chính sách, bằng chứng và phê duyệt.Tuổi vận chuyển
Thời gian từ cấp phép hoặc lần quét đầu đến lúc tiếp nhận và đối chiếu.
Tách ngoại lệ của khách hàng khỏi đơn vị vận chuyển.Tuổi kiểm tra
Thời gian từ tiếp nhận đến hoàn tất chẩn đoán hoặc đề xuất.
Lập kế hoạch năng lực kỹ thuật viên và công việc bổ sung bằng chứng.Tuổi kết quả
Thời gian từ phê duyệt cách xử lý đến thực hiện và xác nhận của khách hàng.
Bảo vệ cam kết thay thế, sửa chữa, hoàn tiền và trao đổi.Giữ hồ sơ khách hàng, sản phẩm vật lý và sự kiện di chuyển được liên kết
Một RMA có thể chứa nhiều sản phẩm và mỗi sản phẩm đi theo một tuyến khác nhau. Hãy tách hồ sơ mà vẫn giữ bối cảnh khách hàng và cấp phép chung.
Hồ sơ RMA
Khách hàng, đơn hàng, lý do cấp phép, phạm vi được duyệt, thời hạn trả, kết quả mong muốn và người phụ trách trao đổi.
Cho phépMột mã tham chiếu duy nhất hướng đến khách hàng và quyết định chính sách nhất quán.
Sản phẩm trả lại
Sản phẩm, số sê-ri hoặc lô, số lượng, tình trạng dự kiến, tình trạng khi nhận, chẩn đoán, cách xử lý và người phụ trách hiện tại.
Cho phépTheo dõi theo từng sản phẩm khi lượt trả nhiều sản phẩm được tách thành các kết quả khác nhau.
Lịch sử di chuyển và hành động
Sự kiện vận chuyển, đối chiếu tiếp nhận, cập nhật kiểm tra, phê duyệt, sửa chữa, thay thế, hoàn tiền, bàn giao nhà cung cấp và xác nhận khách hàng.
Cho phépTiến trình có thể kiểm toán, giải thích chậm trễ và ngăn trạng thái bị ghi đè.
Xây dựng trình theo dõi quanh các hành động tiếp theo hôm nay
Người quản lý phải có thể mở từng tín hiệu và thấy đúng hồ sơ cần hành động.
Điều gì quá hạn trước khi tiếp nhận?
Ngày cấp phép, hạn gửi, trạng thái theo dõi, liên hệ khách hàng và người phụ trách.
Điều gì bị chặn sau khi tiếp nhận?
Đối chiếu định danh, tình trạng, tái hiện lỗi, bằng chứng, kỹ thuật viên được giao và trở ngại.
Hồ sơ nào đã quyết định nhưng chưa hoàn tất kết quả?
Cách xử lý, người phụ trách thực hiện, ngày hứa, khả năng sẵn có, sự kiện thanh toán hoặc vận chuyển và cập nhật khách hàng.
Giữ trạng thái sản phẩm và khách hàng đồng bộ
Trình theo dõi RMA nên hiển thị gì?
Mã RMA, khách hàng, sản phẩm, cấp phép, vận chuyển, tiếp nhận, kiểm tra, chẩn đoán, xử lý, người phụ trách, hạn, trở ngại, kết quả đã hứa, cập nhật khách hàng và xác nhận đóng.
Một RMA có thể chứa nhiều sản phẩm không?
Có, nhưng hãy lập mô hình định danh và xử lý theo từng sản phẩm khi chúng có thể đến, được kiểm tra hoặc giải quyết khác nhau. RMA cha có thể tóm tắt hồ sơ khách hàng.
Nhóm theo dõi ngoại lệ RMA thế nào?
Dùng loại ngoại lệ tiêu chuẩn và hàng đợi được lọc cho trở ngại về vận chuyển, định danh, bằng chứng, chẩn đoán, linh kiện, phê duyệt, nhà cung cấp và xác nhận khách hàng.
Jodoo có thể thông báo người phụ trách trước hạn không?
Có. Quy trình có thể gửi lời nhắc hoặc phân luồng chuyển cấp theo giai đoạn, hạn, tình trạng SLA và trạng thái ngoại lệ.
Xử lý hàng đợi ngoại lệ RMA
Mở trình theo dõi RMABiết sản phẩm ở đâu và cần làm gì tiếp theo
Dùng ứng dụng Jodoo đã có dữ liệu để thử định nghĩa giai đoạn, hàng đợi người phụ trách, lời nhắc hạn, chế độ xem ngoại lệ và xác nhận khách hàng.