可编辑的合同续约跟踪系统
用于管理通知期限和决策负责人的合同续约跟踪系统
先明确续约台账必须准确管理的日期和负责人。当单个表格已无法安全处理提醒、佐证资料和审批时，再转为互联的审核流程。
最多 5 名用户可免费使用，无需信用卡。
无需编程即可调整字段、工作流和仪表板。 探索 1,000 多个应用模板和业务场景
登录查看已填充数据的视图，然后安装包含示例数据的应用，以测试关联关系、工作流和仪表板。
续约跟踪系统应包含哪些内容
合同续约跟踪系统应分别记录到期日期、合同通知期限、内部决策日期、负责人、优先级、审核准备情况、建议和最终结果。这样可避免笼统的“续约日期”列掩盖最迟可安全采取行动的日期。
- 三个日期各有不同用途
- 每行都注明负责人下一步应采取的行动
- 决策状态与提醒状态分开管理
可选用的可编辑工作簿
以续约审核工作表作为实用起点
可选工作簿包含通知期限、内部决策日期、建议、审核状态和示例案例。当多人需要在同一共享流程中接收提醒、提交佐证资料并完成审核时，请使用 Jodoo 应用。
- 距决策日期天数公式
- 续约、重新谈判、延期和终止选项
- 已批准、已退回和待处理示例
支持决策的跟踪系统
使用能够避免错过期限和责任不清的字段
最基本且实用的台账不应只包含合同名称和到期日期。
合同和交易对方
使用稳定的 ID，将续约事项与已签署记录关联。
到期日期和通知期限
使用不同字段分别记录合同到期日和最迟通知日期。
内部决策日期
设置更早的目标日期，为重新谈判或终止合同预留时间。
负责人和优先级
明确续约负责人以及延误可能造成的后果。
审核准备情况
跟踪绩效、使用情况、风险、合同义务和商务资料是否齐全。
建议和结果
清晰展示建议方案、理由和已批准的决策。
实用的跟踪逻辑
通过计算识别需关注事项，但不要制造虚假的确定性
公式信号应引导工作，不应取代商务或法律决策。
| 信号 | 输入项 | 操作 |
|---|---|---|
| 距通知期限天数 | 当天日期和通知期限 | 在安全处理窗口不断缩小时升级处理 |
| 距到期日天数 | 当天日期和到期日期 | 规划过渡或实施工作 |
| 资料包完整性 | 所需输入项和现有佐证资料 | 分派缺失信息补充任务 |
| 合同金额变更 | 当前及拟议年度合同金额 | 将审批分派给具备相应权限的审批人 |
| 决策进展状态 | 目标决策日期和审核状态 | 突出显示停滞或被退回的事项 |
测试真实状态
在跟踪表中预置多种状态，而不只是顺利续约的情形
可靠的试点应涵盖那些会让团队对简单列表失去信心的复杂情形。
通知期限已逾期
自动续约风险及即时升级处理路径。
重新谈判
审核已完成，但价格、范围或服务条款仍未确定。
佐证资料缺口
通知期限仍有余量，但绩效或合同义务的佐证资料仍不完整。
延期
包含金额、影响和退出计划的限时过渡安排。
退出
通知已发出，过渡工作负责人已指定，收尾工作清晰可见。
续约已完成
在协议记录中保留决策结果、调整后的日期和下一周期信息。
何时需要将跟踪表升级为应用
当工作涉及关联数据和多用户协作时升级
不要等到电子表格悄无声息地失效。
继续使用精简的登记表
一名负责人管理规模较小的合同组合，提醒、履约证明和决策流程均较简单。
升级为关联记录
多个负责人分别更新事项、合同义务和履约证明，并保留各自的历史记录。
添加内置审核
建议方案需通过受控的决策字段执行退回、批准或拒绝。
添加合同组合视图
管理层需要从通知期限风险逐层查看具体的续约和异常记录。
实用问题
关于合同续约跟踪表的常见问题
以下回答可帮助您判断一份登记表是否真正可用，而不只是提醒清单。
合同续约跟踪表应包含哪些日期？
分别跟踪合同到期日、解约/续约通知期限，以及更早的内部决策日期。若所选方案需要谈判、过渡或实施，还应添加相应里程碑。
应提前多久开始跟踪续约？
从合同约定的解约/续约通知期限倒推，而不能只看合同到期日。应为收集佐证资料、利益相关方审核、评估替代方案、谈判和审批预留充足时间。
电子表格可以管理合同续约吗？
对于规模较小且由专人集中维护的合同组合，电子表格可以胜任。当负责人、履约证明、审批、合同义务、延期和异常历史不断增加时，关联式应用会更可靠。
跟踪表是否应向所有人发送相同提醒？
不应如此。应通知负责下一步行动的负责人，并根据后果严重程度和剩余可处置时间逐级升级处理。面向所有人的通用提醒只会增加干扰。
续约决策作出后还需要做什么？
跟踪通知发出、谈判、修订、延期、替换或收尾工作的执行情况，并将最终日期和结果回写至协议记录。
使用实际状态测试跟踪表
打开逾期、待决策、重新谈判和退出示例
导入您的合同组合前，可通过已填充数据的续约视图评估字段和决策流程。