可編輯的合約續約追蹤器
掌握通知日期與決策權責的合約續約追蹤器
先從續約台帳必須正確掌握的日期與負責人著手；當單一試算表已無法妥善管理提醒、佐證資料與簽核時，再轉為相互連結的審查流程。
最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境
登入以檢視此已填入資料的檢視畫面，接著安裝含範例資料的 App，測試資料關聯、工作流程與儀表板。
續約追蹤器應包含的內容
合約續約追蹤器應分開管理到期日、解約／續約通知期限、內部決策日期、負責人、優先順序、審查準備度、建議方案與最終結果。這種結構可避免籠統的「續約日期」欄位掩蓋真正的最晚安全行動日。
- 三個日期各有不同用途
- 每一列都要列明負責人的下一步行動
- 決策狀態與提醒狀態分開管理
可選用的可編輯活頁簿
以續約審查表作為實用起點
可選用的活頁簿包含通知期限、內部決策日期、建議方案、審查狀態與範例案例。當多人需要在同一個共享流程中處理提醒、佐證資料與內建審查時，請使用 Jodoo App。
- 距決策日天數公式
- 續約、重新協商、展延與終止選項
- 已核准、已退回與待處理範例
支援決策的追蹤器
使用可避免錯失期限與權責不清的欄位
具備基本實用性的台帳，不能只有合約名稱與到期日。
合約與交易對手
使用固定不變的 ID，讓續約案件可連結至已簽署的合約記錄。
到期日與通知期限
將合約到期日與最晚通知日分別設為不同欄位。
內部決策日期
設定較早的內部目標日期，預留重新協商或辦理終止的時間。
負責人與優先順序
指定承擔責任的續約負責人，並註明延誤後果。
審查準備度
追蹤績效、使用情況、風險、契約義務與商務評估資料是否齊全。
建議方案與結果
清楚呈現建議方案、理由與已核准的決策。
實用的追蹤邏輯
計算關注程度，但不製造虛假的確定性
公式訊號應用來引導工作，不應取代商務或法律決策。
| 訊號 | 輸入資料 | 行動 |
|---|---|---|
| 距通知期限天數 | 今日日期與通知期限 | 可安全採取行動的時間窗口縮短時，升級處理。 |
| 距到期日天數 | 今日日期與到期日 | 規劃移轉或導入工作 |
| 審查資料完整度 | 必要資料與目前佐證資料 | 分派人員補齊缺漏資料 |
| 契約金額變更 | 目前與擬議的年度契約金額 | 送交適當核准層級簽核 |
| 決策進度概況 | 目標決策日期與審查狀態 | 顯示停滯或退回的案件 |
測試實際狀態
在追蹤表中預先加入各類案例，而不只是一切順利的續約
要讓試行結果可信，就必須納入那些會讓團隊不再信任簡單清單的案例。
通知期限已逾期
面臨自動續約風險，且需要立即啟動升級處理。
重新議約
審查已完成，但價格、範圍或服務條款仍未議定。
佐證資料缺口
通知期限暫無風險，但績效或契約義務的履約證明仍不完整。
展延
載明契約金額、影響與退場計畫的限期過渡方案。
退場
已發出通知、已分派轉換負責人，且結案工作進度清楚可見。
已完成續約
決策、更新後的日期與下一週期均保留在契約記錄中。
何時該將追蹤表升級為應用程式
當工作涉及關聯資料與多人協作時，就應升級
不要等到試算表悄悄失效才採取行動。
繼續使用精簡且聚焦的登記表
由一位負責人維護規模不大的契約組合，且提醒、佐證資料與決策都維持單純。
改用關聯式記錄
多位負責人分別更新案件、契約義務與佐證資料，且各有不同的歷程記錄。
加入內建審查機制
建議必須經過退回、核准或駁回，並使用受控的決策欄位。
新增契約組合檢視
管理層需要能從通知期限壓力向下查看，追溯至確切的續約與例外記錄。
實務常見問題
契約續約追蹤表常見問題
透過以下解答，判斷真正可用的登記表與單純提醒清單有何差異。
契約續約追蹤表應納入哪些日期？
分開追蹤到期日、解約/續約通知期限，以及更早的內部決策日期。若所選方案有需要，再加入議約、移轉或導入里程碑。
應提前多久開始追蹤續約？
應從解約/續約通知期限往回推算，而不只看到期日。預留足夠時間蒐集佐證資料、進行利害關係人審查、評估替代方案、議約及簽核。
試算表可以管理契約續約嗎？
對於規模小且由中央統一維護的契約組合，試算表可以勝任。當負責人、佐證資料、簽核、契約義務、展延與例外歷程日益增加時，改用關聯式應用程式會更可靠。
追蹤表是否應向所有人發送相同的提醒？
不應如此。請通知負責下一項行動的人員，並依後果嚴重度與可安全處理的剩餘時間進行升級。籠統的群發提醒只會造成干擾。
作出續約決策後，接下來該做什麼？
追蹤已執行的通知、議約、修約、展延、替換或結案工作，並將最終日期與結果回寫至契約。
使用實際狀態測試追蹤表
開啟通知逾期、決策到期、重新議約與退場範例
已填入資料的續約檢視，讓您在匯入契約組合前評估欄位與決策流程。