Редактируемый реестр продления договоров
Трекер продления: уведомления и решения
Сначала внесите даты и ответственных, критичные для реестра продления. Когда одной таблицы уже недостаточно для надежной работы с напоминаниями, подтверждающими документами и согласованиями, переходите к связанному процессу рассмотрения.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Войдите, чтобы изучить заполненное представление, затем установите приложение с примерами данных и протестируйте связи, рабочий процесс и дашборды.
Что должно быть в реестре продления
В реестре продления договоров отдельно храните дату окончания, крайний срок направления договорного уведомления, внутреннюю дату решения, ответственного, приоритет, готовность к рассмотрению, рекомендацию о продлении и итоговое решение. Тогда общий столбец «дата продления» не скроет последнюю дату, когда еще можно безопасно действовать.
- Три даты решают разные задачи
- В каждой строке указано следующее действие ответственного
- Статус решения ведется отдельно от статуса напоминания
Редактируемая рабочая книга (по желанию)
Начните с практичного листа проверки продления
Дополнительный файл содержит крайние сроки направления договорных уведомлений, внутренние даты решений, рекомендации, статусы рассмотрения и примеры. Используйте приложение Jodoo, если нескольким сотрудникам нужны напоминания, подтверждающие документы и встроенный процесс рассмотрения.
- Формула расчета дней до решения
- Варианты: возобновить договор, пересогласовать условия, продлить срок действия или прекратить договор
- Примеры статусов: согласовано, возвращено, на рассмотрении
Реестр, помогающий принять решение
Используйте поля, которые помогают не пропустить сроки и четко закрепить ответственность
Минимальный рабочий реестр — это не только название договора и дата его окончания.
Договор и контрагент
Используйте стабильные ID, чтобы связать запись о продлении с подписанным договором.
Дата окончания и крайний срок направления договорного уведомления
Храните дату окончания договора и последний день для направления договорного уведомления в разных полях.
Внутренняя дата решения
Установите более ранний внутренний срок, чтобы осталось время на переговоры или выход из договора.
Ответственный и приоритет
Укажите ответственного за решение о продлении и последствия задержки.
Готовность к рассмотрению
Отслеживайте, собраны ли все данные об исполнении договора, использовании, рисках, договорных обязательствах и коммерческих условиях.
Рекомендация и итог
Сохраняйте в реестре рекомендацию о продлении, ее обоснование и утвержденное решение.
Полезная логика реестра
Определяйте, что требует внимания, не создавая ложной уверенности.
Расчетные сигналы должны направлять работу, а не подменять коммерческое или юридическое решение.
| Сигнал | Исходные данные | Действие |
|---|---|---|
| Дней до крайнего срока направления договорного уведомления | Текущая дата и крайний срок направления договорного уведомления | Эскалировать, если запас времени сокращается |
| Дней до окончания срока договора | Текущая дата и дата окончания срока договора | Спланировать переход или внедрение |
| Комплектность пакета материалов | Требуемые данные и имеющиеся подтверждающие документы | Назначить ответственного за недостающую информацию |
| Изменение стоимости | Текущая и предлагаемая годовая стоимость | Направить на согласование сотруднику с нужными полномочиями |
| Состояние процесса принятия решения | Целевая дата решения и статус рассмотрения | Показывать заявки без движения и заявки, возвращенные на доработку |
Проверяйте реальные статусы
Добавьте в трекер не только простые случаи продления
Надежный пилот должен включать случаи, из-за которых команды перестают доверять простому списку.
Крайний срок направления договорного уведомления пропущен
Риск автоматического продления и маршрут немедленной эскалации.
Пересмотр условий
Проверка завершена, но цена, объем или условия обслуживания не согласованы.
Не хватает подтверждающих материалов
Сроки не вызывают риска, но подтверждение исполнения или выполнения договорного обязательства остается неполным.
Продление срока
Ограниченное по сроку продление с указанием стоимости, последствий и плана выхода.
Выход из договора
Договорное уведомление направлено, ответственный за переход назначен, задачи по закрытию видны.
Завершенное продление
Решение, измененные даты и следующий цикл зафиксированы в договоре.
Когда для трекера нужно приложение
Переходите на приложение, когда нужны связанные данные и совместная работа
Не ждите, пока ошибки в таблице останутся незамеченными.
Оставьте компактный реестр
Один ответственный ведет небольшой портфель, а напоминания, подтверждающие документы и решения остаются простыми.
Перейдите к связанным записям
Несколько ответственных обновляют заявки, договорные обязательства и подтверждающие документы, для которых нужна отдельная история изменений.
Добавьте встроенное согласование
Рекомендации о продлении нужно возвращать на доработку, согласовывать или отклонять с фиксацией решения в контролируемых полях.
Добавьте представления портфеля
Руководству нужна детализация: от рисков из-за приближения срока уведомления до конкретных записей о продлениях и исключениях.
Практические вопросы
Вопросы о трекерах продления договоров
Эти ответы помогут отличить рабочий реестр от простого списка напоминаний.
Какие даты нужно учитывать в трекере продления договоров?
Отдельно отслеживайте дату окончания договора, срок уведомления о продлении, непродлении или расторжении и более раннюю внутреннюю дату принятия решения. Если выбранный сценарий этого требует, добавьте этапы переговоров, перехода или внедрения.
Насколько заранее нужно начинать отслеживать продление?
Планируйте от крайнего срока направления договорного уведомления, а не только от даты окончания договора. Заложите время на сбор подтверждающих документов, проверку заинтересованными сторонами, анализ альтернатив, переговоры и согласование.
Можно ли отслеживать продление договоров в электронной таблице?
Для небольшого портфеля с централизованным ведением этого может быть достаточно. Связанное приложение надежнее, когда растет число ответственных, подтверждающих документов, согласований, договорных обязательств, продлений срока и историй исключений.
Нужно ли отправлять всем одинаковые напоминания?
Нет. Уведомляйте ответственного за следующий шаг и эскалируйте с учетом последствий и оставшегося запаса времени. Массовые универсальные напоминания создают лишний шум.
Что происходит после решения о продлении?
Отслеживайте направление договорного уведомления, переговоры, дополнительное соглашение, продление срока, замену договора или работы по закрытию. Итоговые даты и результат зафиксируйте в договоре.
Проверьте трекер на реальных статусах
Откройте примеры с пропущенным сроком, приближающейся датой решения, пересмотром условий и выходом из договора
Заполненное представление продлений позволяет оценить поля и процесс принятия решений до импорта вашего портфеля.