库存
每一行代表某个库房或货位中的一种备件。填写库存单位、已确认的期初余额和最低库存；通过计算列查看现存、待检、预留、可用和低于最低库存的数量。
一份可直接投入使用的备件库存模板
从一份能够解释余额构成的库存清单开始。Excel 工作簿会区分现有库存、已承诺给维修任务的数量和实际库存变动。
画廊展示的是 Jodoo 应用。单独提供的 XLSX 文件可编辑，下载无需 Jodoo 账号。
下载可编辑的备件库存工作簿
库存、申请与变动
共 4 个工作表，包含使用说明、虚构示例记录、下拉选项、每个工作表 100 行预设录入区和数量公式；不含宏，也不会与应用同步。
XLSX · 50 KB
三个工作表分别记录三类事实
申请
每一行代表某项维修任务的备件需求。记录申请数量、授权分配、决定和到期日期，并将已领用和已释放数量与仍预留数量进行比较。
库存变动
每次收货、领用、余料退回或预留释放各占一行。领用应关联申请，退回应关联原领用记录。只有标记为“已过账”的行才会影响库存计算。
“使用说明”工作表介绍录入顺序、空白与零的区别，以及本工作簿无法替代的人工控制。琥珀色单元格用于输入，灰色单元格为计算结果。
期初余额只设置一次，之后持续记录库存变动
复制库存数量前，先识别每个库存位置
使用唯一的库存 ID。同一种轴承分别存放在北区车间 A-01 货位和南区车间 B-03 货位时，需要建立两行库存记录。目录备件编号可相同，但位置 ID 必须分开。
用确认的切换日余额替换示例
在选定的起始日期盘点或核对库存。确认空货位填写零；未知数量在核查前保持空白，工作表会标记缺失的期初值。
只记录此后的业务活动
录入后续申请和库存变动，并使用对应 ID。不要再次记录已经包含在期初余额中的历史收货。录入退回时保留原领用 ID，以便核查剩余可退数量。
首次录入领用前先阅读示例
| 操作 | 现存 | 仍处于预留状态 | 可用 | 原因 |
|---|---|---|---|---|
| 期初有 12 个轴承 | 12 | 0 | 12 | 尚未进行任何分配。 |
| 为维修任务授权 5 个 | 12 | 5 | 7 | 分配是一项承诺，不代表实物领用。 |
| 针对该申请领用 3 个 | 9 | 2 | 7 | 领用会减少实物库存和未完成预留。 |
| 释放不再需要的 2 个 | 9 | 0 | 9 | 只改变分配数量，没有实物退回。 |
| 接收 1 个可用的余料退回 | 10 | 0 | 10 | 原领用记录仍能说明退回件的来源。 |
| 接收 1 个待检退回件 | 11 | 0 | 10 | 退回件处于待检状态，不可用于其他维修任务。 |
可用库存等于现存库存减去未完成分配和待检库存。工作簿将其展开为库存变动和申请的直接汇总，避免重复扣减已过账领用。已停用库存行不显示可用数量。
把警告视为检查录入记录的提示
检查源记录
分配余额为负，可能表示领用超过授权数量或重复录入了预留释放；剩余可退数量为负，则表示退回超过原领用数量。请先核对 ID 和数量，再修正源记录。
不要覆盖计算余额来消除警告。这样会掩盖问题，并破坏后续计算。
清楚说明工作簿的局限
下拉选项和公式有助于规范录入，但不能证明将状态标记为“已批准”或“已过账”的人确有权限。多人编辑共享文件时，也无法保证两个人同时分配库存不会发生冲突。
工作簿会记录退回待检，但不会计算后续放行或报废。请另行保存检验决定，并在下一次领用前核对余额；不能为了消除警告而把损坏退回件标为可用。
将文件用于真实库存前，请确认其下拉选项和公式在所用电子表格软件中正常运行，并用几笔示例库存变动与货架盘点结果进行核对。
当交接需要独立任务时，应转用应用
在工作簿中，由团队自行记录决定
由人员填写分配、审批人和过账状态。团队需要自行规定谁可以编辑文件、如何审核修正，以及哪一份副本才是当前版本。
在 Jodoo 中配置由谁审核和过账
示例会把备件申请和库存变动分派给审核人，支持退回修改和重新提交，并计算已记录决定对库存的影响。管理员可以调整必填详情、类别和库管员视图，无需更换库存台账。
使用 Excel 模板的常见问题
月中开始使用时怎么办？
选择一个切换日期，确认每个库存位置当时的实物期初数量，并只录入此后的库存变动。不要重复录入更早的收货，因为它们的影响已经包含在期初余额中。如需保留期初数量的确认依据，请在工作簿之外保存盘点记录。
采购按箱、领用按件，可以吗？
请为每个库存位置确定一种库存计量单位，并在录入前把数量换算成该单位。工作簿不会自动将箱换算为件。如果每箱有 12 个过滤器，而库存按个管理，那么收到一箱时应录入 12，而不是 1。
预设了多少行？
三个工作表各预设了 100 行录入区。如需更多行，请同时扩展表格、公式、数据验证范围和汇总引用。这只是一个小型起步台账，并非容量不限的库存数据库。
期初数量留空是否等于零？
不等于。期初数量留空会被标记为缺失。只有确认库存位置为空时才填写零。未知盘点结果应保持空白，避免把缺失数据误当成零库存。
Excel 文件能审批申请或与 Jodoo 同步吗？
不能。工作簿只记录团队已做出的决定并计算数量影响；它不会分派审核任务、按成员限制决策权限，也不会自动与 Jodoo 示例同步。如果决策需要由指定审核人接收、退回和完成，请使用应用。