庫存
每列代表一種備品在特定倉庫或儲位的庫存。填入庫存單位、已確認的期初結餘與最低庫存量，再從計算欄讀取現有量、暫存量、預留量、可用量，以及低於最低庫存量的差額。
可直接運用的備品庫存範本
從一份能說明結餘來源的庫存清單開始。Excel 活頁簿將現有庫存、已承諾給維護作業的數量，以及實際異動分開呈現。
圖庫展示的是 Jodoo 應用程式。另附的 XLSX 檔案可編輯，下載不需要 Jodoo 帳號。
下載可編輯的備品庫存活頁簿
庫存、申請與異動
共四張工作表，包含使用說明、虛構範例記錄、下拉選單、每張作業工作表預先準備的 100 列，以及數量公式。不含巨集，也不與應用程式同步。
XLSX · 50 KB
用三張作業工作表分別記錄三種事實
申請
每列代表一項作業的備品需求。記錄申請數量、核准核配量、決定與到期日，並比較已發料量、已解除量與仍預留的數量。
異動
每次收料、發料、未用備品退料或解除預留各記錄一列。發料須連結申請，退料須連結原始發料。只有標示為 Posted 的列會影響庫存計算。
Read me 工作表說明輸入順序、空白與零的處理差異，以及此活頁簿無法取代的人工管控。琥珀色儲存格供輸入資料，灰色儲存格則包含計算公式。
期初結餘只設定一次，之後持續記錄異動
複製庫存數量前，先確認每個位置的識別資訊
使用唯一的 Stock ID。同一種軸承若分別存放於北區工場的 A-01 儲位與南區工場的 B-03 儲位，就需要兩列庫存記錄。使用相同的目錄料號，但各自使用不同的位置 ID。
以已確認的切換日結餘取代範例資料
依選定的起始日期盤點或核對庫存。已確認為空的儲位請輸入零；尚未查明的數量先留白，工作表會標示缺少期初值。
只記錄起始日之後的作業
輸入之後的申請與異動，並填入相符的 ID。已計入期初結餘的舊收料不要再記錄。輸入退料時請保留原始發料 ID，才能檢查剩餘可退數量。
輸入第一筆發料前，先閱讀範例
| 動作 | 現有量 | 仍預留的數量 | 可用量 | 原因 |
|---|---|---|---|---|
| 以 12 個軸承作為期初庫存 | 12 | 0 | 12 | 尚未核配任何數量。 |
| 為維修核准 5 個 | 12 | 5 | 7 | 核配代表供料承諾，不是實際發料。 |
| 依該申請發出 3 個 | 9 | 2 | 7 | 發料會減少實物庫存，也會扣減尚未領用的預留量。 |
| 解除不再需要的 2 個預留量 | 9 | 0 | 9 | 只改變核配量，沒有實物備品退回。 |
| 收回 1 個可用退料 | 10 | 0 | 10 | 原始發料仍可說明退料來源。 |
| 收到 1 個需要檢驗的退料 | 11 | 0 | 10 | 退回的備品先暫存，不可供另一項作業使用。 |
可用庫存等於現有量減去尚未領用的核配量與暫存庫存。活頁簿將這個計算展開，直接使用異動與申請的合計數，避免將已過帳發料扣除兩次。已停用的庫存列不會顯示可用數量。
看到警示時，應檢查輸入內容
檢查來源資料列
核配餘額為負數，可能表示發料超過核准量，或重複輸入解除預留。剩餘可退數量為負數，則表示退料超過原始發料量。修正來源資料之前，請先檢查 ID 與數量。
不要直接覆寫計算結餘來消除警示。這會掩蓋問題，也會破壞下一次計算。
清楚掌握活頁簿的限制
下拉選單與公式有助於整理輸入內容，但無法證明將狀態標示為 Approved 或 Posted 的人已獲授權。共用檔案編輯也無法保證兩人同時核配時，庫存一定會被鎖定。
活頁簿會記錄暫存退料，但不計算後續放行或處置的影響。請另外保留這些檢驗決定，並在下一次發料前核對結餘；不要只為清除警示，就將已損壞的退料標為可用。
正式用於庫存管理之前，請確認下拉選單與公式能在您的試算表軟體正常運作，並用幾筆範例異動，核對計算結果與貨架盤點數量是否一致。
交接需要獨立任務時，改用應用程式
在活頁簿中，由團隊記錄決定
由人員輸入核配量、核准人與過帳狀態。您需要自行訂定程序，規範誰可以編輯檔案、修正如何審核，以及哪份副本是目前版本。
在 Jodoo 中，設定誰負責審核與過帳
本範例會將備品申請與庫存異動分派給審核人，支援退回與重新提交，並計算已記錄決定的影響。管理員可以調整必填資訊、分類與倉管檢視，無須更換庫存登錄表。
Excel 範本使用常見問題
如果要從月中開始記帳，該怎麼做？
選定切換日期，確認每個庫存位置的實際期初數量，之後只輸入該日期以後的異動。不要再次輸入更早的收料，因為這些數量已經包含在期初結餘中。如果需要保留期初數量的確認依據，請在活頁簿之外另行保存盤點記錄。
採購可以用箱，發料則用個數嗎？
每個庫存位置請選定一種庫存單位，輸入前先將數量換算成該單位。活頁簿不會自動將包裝數換算為個數。例如，一箱有十二個濾芯，而您的庫存以單個濾芯計量，收到一箱時就必須輸入十二，而不是一。
範本預先準備了多少列？
活頁簿的三張作業工作表，各預先準備了 100 列輸入列。若需要更多列，請一併擴充表格、公式、資料驗證範圍與彙總參照。這是一份供起步使用的小型庫存帳，並非容量無上限的庫存資料庫。
期初數量空白，等同於零嗎？
不是。期初數量空白會標示為資料缺漏。只有確認該庫存位置沒有存貨時，才應輸入零。尚未確認的數量保留空白，才能避免將未盤點的狀態誤呈現為零庫存。
Excel 檔案會核准申請，或與 Jodoo 同步嗎？
不會。活頁簿只記錄團隊輸入的決定，並計算其對數量的影響。它不會指派審核任務、不會依成員限制誰能作成決定，也不會自動與 Jodoo 範例同步。若決策流程需要指派給審核人，並由審核人退回或完成處理，請使用應用程式。