Tồn kho
Mỗi dòng là một phụ tùng tại một kho hoặc ô kệ cụ thể. Nhập đơn vị tồn kho, số dư đầu kỳ đã xác nhận và mức tối thiểu. Đọc lượng hiện có, tạm giữ, giữ trước, sẵn có và dưới tối thiểu trong các cột tính toán.
Mẫu tồn kho phụ tùng có thể áp dụng ngay
Bắt đầu bằng danh sách tồn kho giải thích được số dư. Sổ Excel tách những gì đang có, những gì đã cam kết cho công việc bảo trì và những gì thực sự đã di chuyển.
Thư viện ảnh hiển thị ứng dụng Jodoo. Tệp XLSX riêng có thể chỉnh sửa và tải xuống mà không cần tài khoản Jodoo.
Tải sổ làm việc tồn kho phụ tùng có thể chỉnh sửa
Tồn kho, yêu cầu và luân chuyển
Bốn trang tính gồm hướng dẫn, bản ghi mẫu giả định, danh sách thả xuống, 100 dòng chuẩn bị sẵn trên mỗi trang nghiệp vụ và công thức số lượng. Không có macro hoặc đồng bộ ứng dụng.
XLSX · 50 KB
Dùng ba trang nghiệp vụ cho ba loại sự kiện khác nhau
Yêu cầu
Mỗi dòng là nhu cầu phụ tùng của một công việc. Ghi số lượng yêu cầu, phân bổ được phép, quyết định và ngày đến hạn. So sánh lượng đã xuất và giải phóng với phần vẫn còn giữ trước.
Luân chuyển
Mỗi dòng là một lần nhận, xuất, hoàn trả chưa dùng hoặc giải phóng giữ trước. Liên kết lần xuất với yêu cầu và lần hoàn trả với lần xuất ban đầu. Chỉ những dòng đánh dấu Posted mới ảnh hưởng đến phép tính tồn kho.
Trang Read me giải thích thứ tự nhập, cách xử lý ô trống so với giá trị bằng không và các kiểm soát thủ công mà sổ làm việc không thay thế. Ô màu hổ phách là dữ liệu nhập; ô màu xám chứa phép tính.
Đặt số dư đầu kỳ một lần, sau đó ghi luân chuyển
Xác định từng vị trí trước khi sao chép số lượng tồn
Dùng Stock ID riêng biệt. Cùng vòng bi ở Xưởng phía Bắc, ô A-01, và Xưởng phía Nam, ô B-03 cần hai dòng tồn kho. Dùng cùng mã phụ tùng danh mục nhưng ID vị trí khác nhau.
Thay ví dụ bằng số dư chuyển đổi đã xác nhận
Kiểm đếm hoặc đối soát tồn kho tại ngày bắt đầu đã chọn. Nhập giá trị bằng không cho ô kệ được xác nhận trống. Để trống số lượng chưa biết đến khi kiểm tra; trang tính sẽ đánh dấu giá trị đầu kỳ bị thiếu.
Chỉ ghi hoạt động sau đó
Nhập yêu cầu và luân chuyển sau này với ID tương ứng. Đừng ghi lại lần nhận cũ đã nằm trong số dư đầu kỳ. Giữ ID lần xuất ban đầu khi nhập hoàn trả để kiểm tra được lượng còn có thể trả.
Đọc ví dụ trước khi nhập lần xuất đầu tiên
| Hành động | Hiện có | Vẫn đang giữ trước | Sẵn có | Lý do |
|---|---|---|---|---|
| Bắt đầu với 12 vòng bi | 12 | 0 | 12 | Chưa có phần nào được phân bổ. |
| Cho phép 5 chiếc cho một sửa chữa | 12 | 5 | 7 | Phân bổ là cam kết, không phải xuất vật lý. |
| Xuất 3 chiếc theo yêu cầu đó | 9 | 2 | 7 | Lần xuất giảm tồn thực tế và phần giữ trước chưa hoàn tất. |
| Giải phóng 2 chiếc không còn cần | 9 | 0 | 9 | Chỉ phân bổ thay đổi; không có phụ tùng nào thực tế hoàn về. |
| Nhận 1 phụ tùng hoàn trả còn tốt | 10 | 0 | 10 | Lần xuất ban đầu vẫn giải thích nguồn gốc hoàn trả. |
| Nhận 1 phụ tùng hoàn trả cần kiểm tra | 11 | 0 | 10 | Phụ tùng hoàn trả bị tạm giữ, chưa sẵn có cho công việc khác. |
Tồn kho sẵn có bằng lượng hiện có trừ phân bổ chưa hoàn tất và hàng tạm giữ. Sổ làm việc mở rộng công thức thành tổng luân chuyển và yêu cầu trực tiếp để tránh trừ một lần xuất đã ghi sổ hai lần. Dòng tồn kho đã ngừng dùng không hiển thị lượng sẵn có.
Coi cảnh báo là lý do cần kiểm tra dữ liệu nhập
Kiểm tra các dòng nguồn
Số dư phân bổ âm có thể nghĩa là lần xuất vượt số lượng được phép hoặc giải phóng đã nhập hai lần. Lượng còn có thể hoàn âm nghĩa là hoàn trả vượt lần xuất ban đầu. Kiểm tra ID và số lượng trước khi sửa bản ghi nguồn.
Đừng ghi đè số dư tính toán để làm cảnh báo biến mất. Việc đó che giấu vấn đề và làm hỏng phép tính tiếp theo.
Hiển thị rõ giới hạn của sổ làm việc
Danh sách thả xuống và công thức giúp sắp xếp nhập liệu nhưng không chứng minh người đánh dấu Approved hoặc Posted đã được ủy quyền. Chỉnh sửa tệp chung cũng không đảm bảo khóa tồn kho khi hai người cùng phân bổ tại một thời điểm.
Sổ làm việc ghi nhận hoàn trả tạm giữ nhưng không tính lần giải phóng hoặc loại bỏ sau đó. Lưu riêng các quyết định kiểm tra và đối soát số dư trước lần xuất tiếp theo; đừng đánh dấu hoàn trả bị hỏng là dùng được chỉ để xóa cảnh báo.
Trước khi dùng tệp cho tồn kho thực tế, xác nhận danh sách thả xuống và công thức hoạt động trong phần mềm bảng tính của bạn, đồng thời đối soát vài luân chuyển mẫu với kiểm đếm trên kệ.
Chuyển sang ứng dụng khi việc bàn giao cần nhiệm vụ riêng
Trong sổ làm việc, đội ngũ tự ghi quyết định
Một người nhập phân bổ, người phê duyệt và trạng thái ghi sổ. Bạn cần quy trình riêng quy định ai được sửa tệp, cách rà soát chỉnh sửa và bản sao nào là hiện hành.
Trong Jodoo, cấu hình người rà soát và ghi sổ
Ví dụ định tuyến yêu cầu phụ tùng và luân chuyển kho tới người duyệt, hỗ trợ trả lại và gửi lại, đồng thời tính tác động của quyết định đã ghi. Quản trị viên có thể điều chỉnh chi tiết bắt buộc, danh mục và chế độ xem cho thủ kho mà không thay sổ tồn kho.
Dùng mẫu cùng quy trình kho rõ ràng
Quyết định quy tắc đặt tên và luân chuyển
Thống nhất một đơn vị tồn kho, nhãn ô kệ hữu ích và trách nhiệm với phương án thay thế cùng hoàn trả.
Làm cho yêu cầu gửi đến hữu ích
Cung cấp cho thủ kho phụ tùng đã xác định, công việc bảo trì, số lượng và ngày cần.
Câu hỏi về cách dùng mẫu Excel
Tôi bắt đầu giữa tháng như thế nào?
Chọn ngày chuyển đổi, xác nhận số lượng đầu kỳ thực tế của từng vị trí tồn kho và chỉ nhập các giao dịch sau thời điểm đó. Không nhập lại các lần nhận hàng trước đây vì tác động của chúng đã nằm trong số dư đầu kỳ. Nếu cần bằng chứng về cách xác lập số lượng đầu kỳ, hãy lưu biên bản kiểm đếm bên ngoài sổ làm việc.
Tôi có thể mua theo thùng nhưng xuất kho theo từng chiếc không?
Chọn một đơn vị tồn kho cho từng vị trí và quy đổi số lượng sang đơn vị đó trước khi nhập. Sổ làm việc không tự động đổi hộp thành từng chiếc. Nếu một thùng có mười hai bộ lọc và bạn quản lý theo từng bộ lọc, một thùng nhập kho phải được ghi là mười hai, không phải một.
Có bao nhiêu dòng được chuẩn bị sẵn?
Mỗi trong ba trang tính nghiệp vụ có 100 dòng nhập liệu được chuẩn bị sẵn. Nếu cần thêm, hãy mở rộng đồng thời bảng, công thức, phạm vi xác thực và tham chiếu tổng hợp. Đây là sổ theo dõi khởi điểm quy mô nhỏ, không phải cơ sở dữ liệu tồn kho không giới hạn.
Để trống số lượng đầu kỳ có giống nhập bằng không không?
Không. Số lượng đầu kỳ để trống sẽ được đánh dấu là thiếu. Chỉ nhập bằng không khi đã xác nhận vị trí tồn kho thực sự trống. Để trống một số lượng chưa kiểm đếm sẽ tránh biến dữ liệu chưa biết thành số dư bằng không gây hiểu nhầm.
Tệp Excel có phê duyệt yêu cầu hoặc đồng bộ với Jodoo không?
Không. Sổ làm việc ghi nhận quyết định do đội ngũ nhập và tính tác động của chúng lên số lượng. Tệp không giao nhiệm vụ rà soát, không giới hạn người được quyết định và không tự động đồng bộ với ví dụ Jodoo. Hãy dùng ứng dụng khi quyết định cần được giao cho người duyệt, trả lại để chỉnh sửa và hoàn tất theo nhiệm vụ riêng.