提交業務問題
由申請人說明期望結果，以及期限為何重要。僅在必要時要求提供佐證資料。明確說明服務範圍，讓同仁知道哪些申請應交由法務處理，哪些應轉向其他單位。
法務進件軟體，讓業務部門清楚提出需求
為業務部門提供明確、統一的法務申請管道。收集必要背景、退回補件，再由指定審查人決定團隊是否受理。
最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境
探索虛構範例。登入後即可預覽或使用應用程式。
依申請類型詢問所需資訊
冗長的問卷會讓人不願提出日常申請，卻仍可能漏掉重要背景。先保留少量共通問題，再依所選申請類型顯示需要回答的問題。
| 申請類型 | 應收集的背景資訊 | 審查人需判斷的事項 |
|---|---|---|
| 商務合約 | 交易相對人、商務內容摘要、期望結果及業務期限 | 需求範圍是否足夠明確，可以分派審查工作？ |
| 勞動人事問題 | 需要釐清的程序問題、相關背景及希望取得的指引 | 是否已提供法務所需的背景，並避免收集不必要的個人資料？ |
| 政策審查 | 政策名稱、版本、受影響團隊及預計修改的內容 | 是否有可供審查的草案，並已明確指定政策決策負責人？ |
| 其他業務諮詢 | 相關事實、期望結果及急迫程度 | 這項申請是否屬於企業內部法務的服務範圍？ |
別讓資料不全的申請成為未被掌握的工作
確認資料是否完整、申請是否在服務範圍內
指定審查人確認申請類別、背景、期限及期望結果。在此範例中，標示為需補件的申請無法受理。審查人可退回申請並具體說明原因，不必另開一封電子郵件往返溝通。
補正後重新提交
申請人在內建工作流程中更新同一筆記錄，再次提交。先前的審查歷程會保留在該申請中。審查人可先檢視補正後的背景資訊，再決定是否受理。
受理後，明確指派承辦人
記錄由誰處理申請，並視工作需要建立案件。簡短的問題釐清不一定需要另建案件。明確完成交接，避免申請受理後仍留在無人負責的待辦清單中。
妥善處理常見的進件例外狀況
期限很急，卻未說明原因
詢問哪項業務安排需要這項法律意見、業務部門何時得知需求，以及期限若有變動會造成什麼影響。這些資訊有助於判斷優先順序。應用程式會記錄業務期限，但不會計算法定期限或法院期限。
申請含有敏感個人資料
進件時，僅收集分派及評估申請所需的資訊。敏感原始資料應視情況透過經核准且限制存取的管道提供。開放提交真實申請前，請先設定已安裝應用程式的權限；此範例使用的都是虛構資料。
申請不在法務服務範圍內
不予受理時，請清楚說明原因，並提供合適的下一步建議。例如，個人法律諮詢不應在未向申請人說明的情況下，直接納入企業內部的業務待辦清單。保留受理與否的決定，讓申請人不必猜測是否有人正在處理。
針對合約相關問題，請先使用 合約進件表單 →
調整進件方式，不必讓所有人重新學習一套系統
透過 Jodoo，法務營運負責人可隨服務需求變化，調整欄位、類別選項、依條件顯示的問題及內建審查步驟。新增商務流程時，可加入審查人所需的特定資訊，不必讓每位申請人都填寫更長的表單。
此範例將填報與審查職責分開。業務申請人在提交申請的步驟中，無法代替審查人選擇受理或不予受理。內建的退回與重新提交功能，讓補正作業留在同一工作流程中；進件清單則會一併顯示申請與待補資訊。
除了表單，也要明確約定服務方式，包括由誰負責進件、多久進行一次初步評估與分流、如何認定急件，以及申請人應如何進行後續追蹤。軟體能讓交接情況清楚可見，但仍需由團隊釐清內部服務規則。
從一種申請類別與明確的交接方式開始
適合起步的情境
業務團隊需要法務審查經銷合約，並提供交易相對人、商務內容摘要、期望結果及期望完成日期。若缺少商務內容摘要，審查人會退回補件；補正後再受理，並分派法務工作。
讓進件負責人方便掌握待辦申請
將待補件申請與可進行初步評估的申請分開。開啟申請後，檢視業務期限及待補資訊，再向申請人提供明確答覆或補正要求。團隊建立案件時，已受理的申請仍保留原有負責人與參照資訊。
法務進件軟體常見問題
這是律師事務所的客戶進件系統嗎？
此範例適用於業務部門向企業內部法務團隊提出申請。律師事務所的潛在客戶資格評估、委任書、客戶身分查核、客戶信託帳務及律所管理系統整合，屬於不同需求。若這些才是主要工作，請評估專為相關用途設計的工具。
進件表單應有哪些共通欄位？
可先納入申請人、部門、申請類型、業務問題、期望結果、期望完成日期及急迫原因，再視需要加入佐證檔案及各類別所需的背景資訊。目標是取得足以判斷下一步的資訊，而非設計越長越好的問卷。
可以用手機填寫表單嗎？
Jodoo 支援透過行動裝置填寫表單，此範例的申請表單也可從手機開啟。請讓共通問題保持簡潔，並測試團隊實際使用的類別、檔案處理方式及權限設定。行動版會顯示相同的申請類別及對應問題。
受理申請，就代表核准相關交易嗎？
不是。受理僅代表法務會處理該申請。合約簽核、商務授權或其他業務決策，可能需要各自的工作流程與獲授權的簽核人。請分別明確標示這些決定，避免將進件狀態誤認為執行交易的授權。