申請人提交新的供應商資料，包含稅務 ID、聯絡人、付款條件與必要文件。
供應商設定表單範本
用一份結構化表單集中蒐集供應商設定資料、稅務 ID、付款條件、W-9 檔案、聯絡人資訊與財務審查備註。
專為採購與應付帳款團隊打造，協助您更完善地建立供應商主檔、蒐集必要文件、審查付款條件，並掌握後續追蹤進度。
可自訂表單、檢視、角色與自動化設定，以符合您的工作流程。 先預覽供應商設定表單工作流程，再依團隊需求自訂範本。
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總覽
此範本可協助您管理的內容
採購與應付帳款團隊需要一套可靠的供應商設定表單，讓申請人在供應商記錄核准或建立前，先提交供應商身分、稅務、付款、聯絡資訊與相關佐證文件。
適用對象
最能從此範本受益的團隊
財務或應付帳款審查人員在建立供應商前，檢查 W-9 檔案、付款條件、分類與缺漏資訊。
採購團隊減少因供應商設定申請不完整、缺少檔案或負責人不明確所造成的重工。
包含內容
此範本包含的工作流程與元件
主要工作流程
供應商身分與付款資料進件。
蒐集供應商名稱、聯絡資訊、分類、稅務 ID 或 EIN、付款條件、地址與佐證文件。
必要文件審查。
在供應商記錄進入下一步前，標示缺少的 W-9 檔案、稅務資料、付款資訊與內部備註。
應付帳款與採購交接。
在供應商設定進入財務審查流程時，追蹤審查負責人、提交狀態、到期日、提醒與留言。
供應商設定記錄歷程。
保留可搜尋的設定記錄，包含申請人背景、審查備註、文件狀態與後續追蹤歷程。
包含的元件
- 供應商設定表單
- 提交後續追蹤備註
- 供應商設定表單清單
- 新提交項目佇列
- 提交審查佇列
- 負責人通知
- 不完整提交提醒
- 狀態提醒
- 第一線使用者
- 主管
- 營運團隊
團隊使用它的原因
此工作流程有效的原因
- 在同一套共享工作流程中清楚掌握供應商設定負責人、文件狀態、付款條件與下一步。
- 在建立供應商主檔記錄前，先蒐集稅務、聯絡、付款與檔案資料。
- 減少不完整的供應商提交、缺少 W-9 檔案，以及可避免的應付帳款後續追蹤。
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供應商設定表單清單。
從單一佇列依供應商、分類、付款條件、缺漏文件、負責人與最新更新狀態審查供應商設定提交項目。
供應商設定表單。
在單一進件表單中蒐集供應商身分、稅務 ID、聯絡人、付款條件、年度支出預估、W-9 檔案與審查備註。
供應商設定表單清單。
從單一佇列依供應商、分類、付款條件、缺漏文件、負責人與最新更新狀態審查供應商設定提交項目。
運作方式
從設定到上線
申請人提交供應商身分、聯絡資訊、稅務資料、付款條件、支出預估與佐證文件。
財務或採購審查人員檢查資料是否完整，標示缺少的 W-9 或稅務資訊，並在需要時要求更新。
核准後的提交項目可進入供應商主檔設定、應付帳款審查或後續導入作業，並保留完整負責人歷程。
團隊可保留已提交記錄，供後續追蹤、報表分析、稽核審查與日後供應商更新使用。
常見問題
關於此範本的常見問題
這個供應商設定表單範本包含哪些內容？
內容包含供應商身分進件、稅務 ID 與付款條件欄位、文件上傳、審查佇列、提醒，以及用於供應商主檔設定的後續追蹤備註。
可以自訂欄位與工作流程嗎？
可以。您可依流程調整必要的供應商欄位、W-9 或稅務文件檢查、付款條件選項、審查狀態、檢視與自動化設定。
審查人員可以找出缺漏的供應商設定資訊嗎？
可以。審查人員可在供應商記錄進入下一步前，檢查缺少的稅務 ID、付款條件、佐證檔案、聯絡資訊與後續追蹤備註。
審查人員可以在不完整的提交進入下一步前先攔下來嗎？
可以。團隊可先審查提交內容、標示缺少的 W-9 檔案或付款資料、通知提交人，並將完整項目推進至下一個設定步驟。
這個範本最適合哪些團隊？
適合採購、應付帳款、財務與供應商管理團隊，在主資料建立或付款作業往下游推進前，先完成一致的供應商設定進件。
AI 可以協助調整這個範本嗎？
可以。在您從此範本開始後，AI 可協助依供應商設定流程調整欄位、文件要求、審查佇列、自動化設定與工作流程步驟。
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