Người yêu cầu gửi thông tin nhà cung cấp mới kèm mã số thuế, liên hệ, điều khoản thanh toán và tài liệu bắt buộc.
Mẫu biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp
Thu thập thông tin thiết lập nhà cung cấp, mã số thuế, điều khoản thanh toán, tệp W-9, thông tin liên hệ và ghi chú rà soát tài chính trong một biểu mẫu duy nhất, có cấu trúc rõ ràng.
Được xây dựng cho đội ngũ mua sắm và AP cần quy trình thiết lập dữ liệu nhà cung cấp chuẩn hơn, thu thập đủ tài liệu bắt buộc, rà soát điều khoản thanh toán và theo dõi tiếp rõ ràng.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp, rồi tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ mua sắm và AP cần một biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp đáng tin cậy để người yêu cầu gửi thông tin nhận diện nhà cung cấp, thuế, thanh toán, liên hệ và tài liệu hỗ trợ trước khi bản ghi nhà cung cấp được phê duyệt hoặc tạo mới.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Bộ phận tài chính hoặc AP rà soát tệp W-9, điều khoản thanh toán, danh mục và thông tin còn thiếu trước khi tạo nhà cung cấp.
Đội ngũ mua sắm giảm làm lại do yêu cầu thiết lập nhà cung cấp chưa đầy đủ, thiếu tệp hoặc chưa rõ người phụ trách.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận thông tin nhà cung cấp và thanh toán.
Thu thập tên nhà cung cấp, thông tin liên hệ, danh mục, mã số thuế hoặc EIN, điều khoản thanh toán, địa chỉ và tài liệu hỗ trợ.
Rà soát tài liệu bắt buộc.
Đánh dấu các tệp W-9, thông tin thuế, thông tin thanh toán và ghi chú nội bộ còn thiếu trước khi bản ghi nhà cung cấp được chuyển tiếp.
Bàn giao giữa AP và mua sắm.
Theo dõi người phụ trách rà soát, trạng thái gửi, ngày đến hạn, nhắc nhở và bình luận khi quy trình thiết lập nhà cung cấp đi qua bước rà soát tài chính.
Lịch sử bản ghi thiết lập nhà cung cấp.
Lưu trữ các bản ghi thiết lập có thể tìm kiếm với ngữ cảnh người yêu cầu, ghi chú rà soát, trạng thái tài liệu và lịch sử theo dõi tiếp.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp
- Ghi chú theo dõi tiếp sau khi gửi
- Danh sách biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp
- Hàng đợi gửi mới
- Hàng đợi rà soát hồ sơ
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở hồ sơ gửi chưa đầy đủ
- Nhắc nhở trạng thái
- Người dùng tuyến đầu
- Quản lý
- Đội ngũ vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giúp hiển thị rõ người phụ trách thiết lập nhà cung cấp, trạng thái tài liệu, điều khoản thanh toán và bước tiếp theo trong một quy trình dùng chung.
- Thu thập thông tin thuế, liên hệ, thanh toán và tệp trước khi tạo bản ghi dữ liệu gốc nhà cung cấp.
- Giảm hồ sơ gửi nhà cung cấp chưa đầy đủ, thiếu tệp W-9 và các lần theo dõi tiếp từ AP có thể tránh được.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp.
Rà soát hồ sơ thiết lập nhà cung cấp theo nhà cung cấp, danh mục, điều khoản thanh toán, tài liệu còn thiếu, người phụ trách và cập nhật mới nhất trong một hàng đợi.
Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp.
Thu thập thông tin nhận diện nhà cung cấp, mã số thuế, liên hệ, điều khoản thanh toán, ước tính chi tiêu hằng năm, tệp W-9 và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu tiếp nhận.
Danh sách biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp.
Rà soát hồ sơ thiết lập nhà cung cấp theo nhà cung cấp, danh mục, điều khoản thanh toán, tài liệu còn thiếu, người phụ trách và cập nhật mới nhất trong một hàng đợi.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi thông tin nhận diện nhà cung cấp, liên hệ, thuế, điều khoản thanh toán, ước tính chi tiêu và tài liệu hỗ trợ.
Bộ phận tài chính hoặc người rà soát mua sắm kiểm tra mức độ đầy đủ, đánh dấu thiếu W-9 hoặc thông tin thuế và yêu cầu cập nhật khi cần.
Các hồ sơ đã được phê duyệt sẽ chuyển sang thiết lập dữ liệu nhà cung cấp, rà soát AP hoặc các bước tiếp nhận tiếp theo mà vẫn giữ nguyên lịch sử người phụ trách.
Đội ngũ có thể giữ lại bản ghi đã gửi để theo dõi tiếp, lập báo cáo, rà soát kiểm toán và cập nhật nhà cung cấp trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm phần tiếp nhận thông tin nhận diện nhà cung cấp, các trường dữ liệu về mã số thuế và điều khoản thanh toán, tải lên tài liệu, hàng đợi rà soát, nhắc nhở và ghi chú theo dõi tiếp cho quy trình thiết lập dữ liệu nhà cung cấp.
Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu nhà cung cấp bắt buộc, bước kiểm tra W-9 hoặc tài liệu thuế, tùy chọn điều khoản thanh toán, trạng thái rà soát, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Người rà soát có thể phát hiện thông tin thiết lập nhà cung cấp còn thiếu không?
Có. Người rà soát có thể kiểm tra mã số thuế còn thiếu, điều khoản thanh toán, tệp hỗ trợ, thông tin liên hệ và ghi chú theo dõi tiếp trước khi bản ghi nhà cung cấp được chuyển tiếp.
Người rà soát có thể phát hiện hồ sơ gửi chưa đầy đủ trước khi chuyển tiếp không?
Có. Đội ngũ có thể rà soát hồ sơ gửi, đánh dấu thiếu tệp W-9 hoặc thông tin thanh toán, thông báo cho người gửi và chuyển các mục đầy đủ sang bước thiết lập tiếp theo.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ mua sắm, AP, tài chính và quản lý nhà cung cấp cần quy trình tiếp nhận thiết lập nhà cung cấp nhất quán trước khi dữ liệu gốc hoặc công việc thanh toán được chuyển xuống các bước tiếp theo.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh các trường dữ liệu, yêu cầu tài liệu, hàng đợi rà soát, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình thiết lập nhà cung cấp của bạn sau khi bắt đầu từ mẫu này.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.