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Leitfäden
Leitfäden für Finanzfreigaben
Leitfaden für den Workflow zur Reisefreigabe
Leitfaden

Leitfaden für den Workflow zur Reisefreigabe

Planen Sie einen Workflow für Reisefreigaben mit Reiseanfragen, Richtlinienprüfungen, Manager-Freigabe, Reisevorschüssen, Übergabe an die Erstattung und Finanz-Tracking.

Reisefreigaben geraten schnell ins Stocken, wenn Reiseanfragen, Richtlinienprüfungen, Vorschüsse, Belege und die Nachverfolgung von Erstattungen an verschiedenen Stellen liegen. Mit diesem Leitfaden legen Sie fest, welche Angaben jede Reiseanfrage erfassen sollte, bevor Ihr Team ein Jodoo-Formular oder einen Freigabe-Workflow öffnet.

Felder für Reisefreigaben prüfenVorlage für Reisekostenerstattung öffnen
ReisekostenerstattungsformularStarten Sie mit: Reisekostenerstattungsformular
01

Mit der Reiseanfrage starten

Die Reisefreigabe sollte beginnen, bevor die Buchung oder der Vorschuss verbindlich veranlasst wird. Die Anfrage braucht genug Kontext, damit Management und Finanzteam Kosten, Zweck, Richtlinienkonformität und Timing beurteilen können.

  • Anfragende Person, Abteilung, Reiseziel, Reisedaten, geschäftlicher Zweck, Projekt sowie Kunden- oder Veranstaltungskontext.
  • Geschätzte Kosten für Flug, Unterkunft, Bodentransport, Verpflegung, Anmeldung und weitere erwartete Ausgaben.
  • Budget-Owner, Kostenstelle, Richtlinienkategorie und ob die Anfrage geplant oder dringend ist.
  • Anhänge, Reiseroutenhinweise, Einladungsdateien, Angebote oder die Begründung für eine Richtlinienausnahme.
02

Richtlinienprüfung von der Budgetfreigabe trennen

Für Reisen können sowohl die Einhaltung von Richtlinien als auch eine Budgetfreigabe erforderlich sein. Wenn diese Entscheidungen getrennt werden, ist klarer nachvollziehbar, warum eine Anfrage genehmigt, zurückgegeben oder abgelehnt wird.

  • Manager-Freigabe für geschäftliche Notwendigkeit und Timing.
  • Freigabe durch den Budget-Owner für Betrag, Kostenstelle oder Projektauswirkung.
  • Prüfung durch das Finanzteam bei Richtlinienausnahmen, Reisevorschussanfragen oder fehlenden Belegen.
  • Grund für die Rückgabe und Aktualisierung durch die anfragende Person, wenn Informationen unvollständig sind.
03

Vorschüsse und Erstattungen verknüpfen

Die genehmigte Reiseanfrage sollte mit der Vorschusszahlung und der späteren Erstattung verbunden sein, damit das Finanzteam sieht, was bereits bezahlt wurde und was noch abgestimmt werden muss.

  • Angefragter Vorschussbetrag, genehmigter Betrag, Zahlungsstatus und erwartetes Abstimmungsdatum.
  • Belege, tatsächliche Ausgaben, Erstattungsbetrag und Abweichung von der Schätzung.
  • Zahlungsanfrage, Zahlungsfreigabe oder zuständiger Owner für die Nachverfolgung in der Kreditorenbuchhaltung.
  • Status geschlossen, teilweise bezahlt, abgelehnt, zurückgegeben oder wartend auf Beleg.
04

Statusansichten für das Finanzteam bereitstellen

Workflows für Reisefreigaben brauchen operative Ansichten, nicht nur ein Formular. Management und Finanzteams benötigen Warteschlangen für ausstehende Prüfungen, Reisen über Budget, Vorschüsse, fehlende Belege und die Nachverfolgung von Zahlungen.

  • Ausstehend bei Manager, ausstehend bei Budget-Owner, ausstehend beim Finanzteam, zurückgegeben, genehmigt, abgelehnt.
  • Vorschuss angefragt, Vorschuss ausgezahlt, Erstattung eingereicht, zahlungsbereit, abgeschlossen.
  • Ansichten für Richtlinienverstoß, Budgetüberschreitung, dringend, fehlender Beleg und überfällige Abstimmung.
  • Dashboards nach Abteilung, Projekt, Reisenden, Freigebenden und Zahlungsstatus.
Workflow-Felder

Felder für Reisefreigaben vor dem Aufbau des Workflows definieren

Mit diesen Feldern bleiben Reiseentscheidungen, Vorschusszahlungen und die Nachverfolgung von Erstattungen miteinander verbunden.

FeldbereichWas erfasst werden sollPrüffrageOwner
ReisekontextReiseziel, Daten, Zweck, Projekt, anfragende Person.Warum wird diese Reise benötigt?Anfragende Person
KostenschätzungFlug, Hotel, Transport, Verpflegung, Anmeldung, weitere Kosten.Was wird die Reise kosten?Anfragende Person oder Finanzteam
Richtlinie und BudgetKostenstelle, Richtlinienausnahme, Budget-Owner, Schwellenwert.Ist die Reise zulässig und finanziert?Manager oder Budget-Owner
VorschussAngefragter Vorschuss, genehmigter Betrag, Zahlungsstatus, Abstimmungsdatum.Soll vor der Reise Geld ausgezahlt werden?Finanzteam
ErstattungBelege, tatsächlicher Betrag, Abweichung, Zahlungs-Owner, Abschlussstatus.Was muss noch erstattet werden?Finanzteam oder Kreditorenbuchhaltung
Vorlagen

Reisefreigaben mit Finanzkontrollen verbinden

Nutzen Sie den Leitfaden, um Anfrage-, Freigabe-, Vorschuss-, Erstattungs- und Zahlungsfelder zu definieren, bevor Sie die passenden Jodoo-Vorlagen öffnen.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Startpunkt: Formular für Reisekostenerstattung

Starten Sie hier, wenn Reisedatensätze Reisedetails, Belege, Prüfnotizen, Freigabestatus und Finanz-Nachverfolgung in einem Workflow abbilden sollen.

ReisekostenerstattungsformularReisekostenerstattungsformularVorlage für ein Reisekostenerstattungsformular, um wichtige Angaben, Belege und Prüfnotizen in einem strukturierten Formular zu erfassen.Formular für die ReisekostenerstattungFormular für die ReisekostenerstattungErfassen Sie Anträge auf Reisekostenerstattung mit Reisedetails, Belegen, Kategorien, Richtlinienausnahmen, Freigaben und Auszahlungsstatus.Vorlage für Reisekostenvorschuss-AnfragenVorlage für Reisekostenvorschuss-AnfragenErfassen Sie Anfragen für Reisekostenvorschüsse mit Reisedetails, angeforderten Beträgen, Budgetprüfungen, Freigaben, Zahlungsstatus und Nachverfolgung der Spesenabrechnung.Spesenfreigabe-WorkflowSpesenfreigabe-WorkflowLeiten Sie den Spesenfreigabe-Workflow mit Entscheidungen der Genehmigenden, Ausnahmebehandlung und Transparenz bei überfälligen Vorgängen in einem strukturierten Freigabe-Workflow.SpesenabrechnungsformularSpesenabrechnungsformularErfassen Sie Angaben zur Spesenabrechnung, Belege und Prüfnotizen in einem strukturierten Formular.Budgetfreigabe-WorkflowBudgetfreigabe-WorkflowNutzen Sie eine App-Vorlage für Budgetfreigaben mit Anfrageerfassung, Ausgabenlimits, Abweichungskontext, gerouteten Freigebern und auditfähiger Statusverfolgung.Formular für ZahlungsanforderungenFormular für ZahlungsanforderungenErfassen Sie Zahlungsanforderungen mit Zahlungsempfängerdaten, Nachweisdokumenten und sichtbarer Freigabebereitschaft, bevor Mittel freigegeben werden.Vorlage für ein ZahlungsfreigabeformularVorlage für ein ZahlungsfreigabeformularVerwenden Sie ein Zahlungsfreigabeformular, um Zahlungsdaten, Dateien, Prüfstatus, Entscheidungen der Verantwortlichen und AP-Follow-up-Maßnahmen zu erfassen.
FAQ

Fragen zu Workflows für Reisefreigaben

Was ist ein Workflow für Reisefreigaben?

Das ist der Prozess zum Erfassen einer Reiseanfrage, zur Prüfung von Richtlinie und Budget, zur Weiterleitung der Freigabe, zur Nachverfolgung von Vorschüssen und zur Verbindung genehmigter Reisen mit Erstattungen oder der Nachverfolgung von Zahlungen.

Sollten Reisevorschüsse Teil desselben Workflows sein?

Sie sollten verbunden sein, können aber als separater Datensatz geführt werden, wenn das Finanzteam genehmigten Betrag, Zahlungsstatus und die spätere Abstimmung nachverfolgen muss.

Was sollte nach der Reisefreigabe passieren?

Die genehmigte Anfrage sollte mit Buchung, Vorschusszahlung, Einreichung der Erstattung, Belegprüfung, Zahlungsfreigabe und Abschlussstatus verknüpft sein.

Nächster Schritt

Vorlage für Reise- oder Ausgabenfreigaben öffnen

Sehen Sie sich die Ausgangsvorlage in der Vorschau an und passen Sie dann Reisefelder, Richtlinienprüfungen, Freigebende, Vorschuss-Tracking, Erstattungsstatus und die Zahlungsübergabe für Ihr Team an.

Vorschau dieser Vorlage