Bắt đầu từ yêu cầu công tác
Quy trình phê duyệt công tác nên bắt đầu trước khi đặt chỗ hoặc cam kết tạm ứng. Yêu cầu cần có đủ ngữ cảnh để quản lý và bộ phận tài chính đánh giá chi phí, mục đích, mức độ phù hợp với chính sách và thời điểm.
- Người yêu cầu, phòng ban, điểm đến, ngày đi công tác, mục đích công việc, dự án và bối cảnh khách hàng hoặc sự kiện.
- Chi phí dự kiến cho vé máy bay, lưu trú, đi lại, ăn uống, phí đăng ký và các khoản chi khác.
- Người phụ trách ngân sách, trung tâm chi phí, nhóm chính sách và yêu cầu được lên kế hoạch hay khẩn cấp.
- Tệp đính kèm, ghi chú lịch trình, thư mời, báo giá hoặc giải thích cho ngoại lệ chính sách.
