Jadwalkan demoDaftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDashboardIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplateBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Jadwalkan demoDaftar
Template AI
Panduan
Panduan Persetujuan Keuangan
Panduan Workflow Persetujuan Perjalanan
Panduan

Panduan Workflow Persetujuan Perjalanan

Rencanakan workflow persetujuan perjalanan untuk permintaan perjalanan, pengecekan kebijakan, review manajer, uang muka perjalanan, handoff reimbursement, dan pelacakan finance.

Persetujuan perjalanan mudah bermasalah ketika permintaan perjalanan, pengecekan kebijakan, uang muka, kuitansi, dan tindak lanjut reimbursement berada di tempat yang terpisah. Gunakan panduan ini untuk menentukan apa saja yang harus dicatat di setiap permintaan perjalanan sebelum tim membuka formulir atau workflow persetujuan di Jodoo.

Tinjau field persetujuan perjalananBuka template reimbursement perjalanan
Formulir Penggantian Biaya PerjalananMulai dari: Formulir Penggantian Biaya Perjalanan
01

Mulai dari permintaan perjalanan

Persetujuan perjalanan sebaiknya dimulai sebelum pemesanan atau uang muka disetujui. Permintaan harus memiliki konteks yang cukup agar manajer dan finance bisa menilai biaya, tujuan, kesesuaian dengan kebijakan, dan waktunya.

  • Pengaju, departemen, tujuan, tanggal perjalanan, tujuan bisnis, proyek, serta konteks pelanggan atau acara.
  • Perkiraan biaya tiket pesawat, penginapan, transportasi darat, makan, registrasi, dan biaya lain yang diperkirakan.
  • Owner anggaran, cost center, kategori kebijakan, dan apakah permintaan direncanakan atau mendesak.
  • Lampiran, catatan itinerary, file undangan, penawaran, atau penjelasan pengecualian kebijakan.
02

Pisahkan review kebijakan dari persetujuan anggaran

Perjalanan mungkin memerlukan kepatuhan kebijakan sekaligus persetujuan anggaran. Memisahkan kedua keputusan ini membuat alasan permintaan disetujui, dikembalikan, atau ditolak menjadi lebih jelas.

  • Persetujuan manajer untuk kebutuhan bisnis dan waktu perjalanan.
  • Persetujuan owner anggaran untuk nominal, cost center, atau dampak ke proyek.
  • Review finance untuk pengecualian kebijakan, permintaan uang muka perjalanan, atau kuitansi yang belum lengkap.
  • Alasan pengembalian dan pembaruan dari pengaju ketika informasi belum lengkap.
03

Hubungkan uang muka dan reimbursement

Permintaan perjalanan yang disetujui harus terhubung ke pembayaran uang muka dan reimbursement berikutnya agar finance dapat melihat apa yang sudah dibayar dan apa yang masih perlu direkonsiliasi.

  • Nominal uang muka yang diminta, nominal yang disetujui, status pembayaran, dan tanggal rekonsiliasi yang diharapkan.
  • Kuitansi, pengeluaran aktual, nominal reimbursement, dan selisih dari perkiraan.
  • Permintaan pembayaran, otorisasi pembayaran, atau owner tindak lanjut AP.
  • Status selesai, dibayar sebagian, ditolak, dikembalikan, atau menunggu kuitansi.
04

Berikan tampilan status untuk finance

Workflow persetujuan perjalanan memerlukan tampilan operasional, bukan hanya formulir. Manajer dan tim finance memerlukan antrean untuk review tertunda, perjalanan melebihi anggaran, uang muka, kuitansi yang belum ada, dan tindak lanjut pembayaran.

  • Menunggu manajer, menunggu owner anggaran, menunggu finance, dikembalikan, disetujui, ditolak.
  • Uang muka diminta, uang muka dibayar, reimbursement diajukan, siap dibayar, selesai.
  • Tampilan melebihi kebijakan, melebihi anggaran, mendesak, kuitansi belum ada, dan rekonsiliasi terlambat.
  • Dashboard berdasarkan departemen, proyek, pelaku perjalanan, approver, dan status pembayaran.
Field workflow

Field persetujuan perjalanan yang perlu ditentukan sebelum membuat workflow

Gunakan field ini agar keputusan perjalanan, pembayaran uang muka, dan tindak lanjut reimbursement tetap terhubung.

Area fieldYang perlu dicatatPertanyaan reviewOwner
Konteks perjalananTujuan, tanggal, tujuan perjalanan, proyek, pengaju.Mengapa perjalanan ini diperlukan?Pengaju
Perkiraan biayaTiket pesawat, hotel, transportasi, makan, registrasi, biaya lain.Berapa biayanya?Pengaju atau finance
Kebijakan dan anggaranCost center, pengecualian kebijakan, owner anggaran, ambang batas.Apakah perjalanan ini diizinkan dan didanai?Manajer atau owner anggaran
Uang mukaUang muka yang diminta, nominal yang disetujui, status pembayaran, tanggal rekonsiliasi.Apakah dana perlu diberikan sebelum perjalanan?Finance
Penggantian biayaKuitansi, nominal aktual, selisih, owner pembayaran, status penutupan.Apa yang masih perlu direimburse?Finance atau AP
Template

Hubungkan persetujuan perjalanan dengan kontrol finance

Gunakan panduan ini untuk menentukan field permintaan, persetujuan, uang muka, reimbursement, dan pembayaran sebelum membuka template Jodoo yang sesuai.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Formulir Reimbursement Perjalanan

Mulai dari sini jika record perjalanan perlu mencakup detail perjalanan, kuitansi, catatan review, status persetujuan, dan tindak lanjut finance dalam satu workflow.

Formulir Penggantian Biaya PerjalananFormulir Penggantian Biaya PerjalananTemplate formulir penggantian biaya perjalanan untuk mengumpulkan detail penting, file pendukung, dan catatan review dalam satu formulir terstruktur.Formulir Penggantian Biaya PerjalananFormulir Penggantian Biaya PerjalananKumpulkan klaim penggantian biaya perjalanan dengan detail perjalanan, bukti struk, kategori, pengecualian kebijakan, persetujuan, dan status pembayaran.Template Formulir Permintaan Uang Muka PerjalananTemplate Formulir Permintaan Uang Muka PerjalananKumpulkan permintaan uang muka perjalanan dengan detail perjalanan, nominal yang diminta, pengecekan anggaran, persetujuan, status pembayaran, dan tindak lanjut rekonsiliasi pengeluaran.Alur kerja Persetujuan PengeluaranAlur kerja Persetujuan PengeluaranAtur perutean alur kerja persetujuan pengeluaran melalui keputusan approver, penanganan pengecualian, dan visibilitas keterlambatan dalam satu alur kerja persetujuan yang terstruktur.Formulir Klaim PengeluaranFormulir Klaim PengeluaranKumpulkan detail klaim pengeluaran, berkas pendukung, dan catatan peninjauan dalam satu formulir terstruktur.Workflow Persetujuan AnggaranWorkflow Persetujuan AnggaranGunakan template aplikasi persetujuan anggaran dengan intake permintaan, batas belanja, konteks varians, pemberi persetujuan yang diatur routing-nya, dan pelacakan status siap audit.Formulir Permintaan PembayaranFormulir Permintaan PembayaranKumpulkan permintaan pembayaran dengan detail penerima pembayaran, dokumen pendukung, dan kesiapan persetujuan yang terlihat sebelum dana dicairkan.Template Formulir Otorisasi PembayaranTemplate Formulir Otorisasi PembayaranGunakan Formulir Otorisasi Pembayaran untuk mengumpulkan detail pembayaran, file, status peninjauan, keputusan pemilik, dan tindak lanjut AP.
FAQ

Pertanyaan tentang workflow persetujuan perjalanan

Apa itu workflow persetujuan perjalanan?

Ini adalah proses untuk mengumpulkan permintaan perjalanan, mengecek kebijakan dan anggaran, mengatur routing persetujuan, melacak uang muka, dan menghubungkan perjalanan yang disetujui ke reimbursement atau tindak lanjut pembayaran.

Apakah uang muka perjalanan harus menjadi bagian dari workflow yang sama?

Harus tetap terhubung, tetapi bisa menjadi record terpisah jika finance perlu melacak nominal yang disetujui, status pembayaran, dan rekonsiliasi setelahnya.

Apa yang harus terjadi setelah perjalanan disetujui?

Permintaan yang disetujui harus terhubung ke pemesanan, pembayaran uang muka, pengajuan reimbursement, review kuitansi, otorisasi pembayaran, dan status penutupan.

Langkah berikutnya

Buka template persetujuan perjalanan atau pengeluaran

Pratinjau template awal, lalu sesuaikan field perjalanan, pengecekan kebijakan, approver, pelacakan uang muka, status reimbursement, dan handoff pembayaran untuk tim Anda.

Pratinjau template ini