Руководство

Руководство по рабочему процессу согласования командировок

Спланируйте рабочий процесс согласования командировок для запросов на поездку, проверки по политике, согласования руководителем, авансов, передачи в возмещение и финансового контроля.

Согласование командировок дает сбои, когда запросы на поездку, проверки по политике, авансы, чеки и последующие действия по возмещению находятся в разных местах. Используйте это руководство, чтобы определить, какие данные должен содержать каждый запрос на командировку, прежде чем команда откроет форму Jodoo или рабочий процесс согласования.

Посмотреть поля согласования командировкиОткрыть шаблон возмещения командировочных расходов

Начните с: Форма возмещения командировочных расходов

Начните с запроса на командировку

Согласование командировки должно начинаться до бронирования или выдачи аванса. В запросе должно быть достаточно контекста, чтобы руководители и финансовая команда могли оценить стоимость, цель, соответствие политике и сроки.

Заявитель, отдел, направление поездки, даты, цель поездки, проект и контекст клиента или мероприятия.
Оценка стоимости авиабилетов, проживания, наземного транспорта, питания, регистрационных сборов и других ожидаемых расходов.
Ответственный за бюджет, центр затрат, категория политики и отметка о том, плановая это поездка или срочная.
Вложения, примечания по маршруту, файлы приглашений, сметы или пояснение по исключению из политики.

Разделяйте проверку по политике и согласование бюджета

Для командировки могут требоваться и проверка на соответствие политике, и согласование бюджета. Если разделить эти решения, будет понятнее, почему запрос согласован, возвращен или отклонен.

Согласование руководителем по деловой необходимости и срокам.
Согласование владельцем бюджета по сумме, центру затрат или влиянию на проект.
Проверка финансовой командой по исключениям из политики, запросам на аванс или отсутствующим чекам.
Причина возврата и обновление от заявителя, если информации недостаточно.

Свяжите авансы и возмещение

Согласованный запрос на командировку должен быть связан с выплатой аванса и последующим возмещением, чтобы финансовая команда видела, что уже оплачено и что еще нужно сверить.

Запрошенная сумма аванса, согласованная сумма, статус выплаты и ожидаемая дата сверки.
Чеки, фактические расходы, сумма возмещения и отклонение от оценки.
Запрос на оплату, разрешение на оплату или ответственный за последующие действия по AP.
Статусы: закрыто, частично оплачено, отклонено, возвращено или ожидание чека.

Дайте финансовой команде представления по статусам

Для рабочих процессов согласования командировок нужны не только формы, но и операционные представления. Руководителям и финансовой команде нужны очереди для ожидающих проверки, поездок сверх бюджета, авансов, отсутствующих чеков и последующих действий по оплате.

Ожидает руководителя, ожидает владельца бюджета, ожидает финансы, возвращено, согласовано, отклонено.
Аванс запрошен, аванс выплачен, возмещение отправлено, готово к оплате, закрыто.
Превышение политики, превышение бюджета, срочно, отсутствует чек и просроченная сверка.
Дашборды по отделам, проектам, командированным сотрудникам, согласующим и статусу оплаты.

Поля рабочего процесса

Поля согласования командировки, которые нужно определить до настройки рабочего процесса

Используйте эти поля, чтобы связать решения по командировке, выплаты авансов и последующие действия по возмещению.

Область поляЧто фиксироватьВопрос для проверкиОтветственный

Контекст поездкиНаправление, даты, цель, проект, заявитель.Зачем нужна эта поездка?Заявитель

Оценка затратАвиабилеты, отель, транспорт, питание, регистрация, прочие расходы.Сколько это будет стоить?Заявитель или финансы

Политика и бюджетЦентр затрат, исключение из политики, владелец бюджета, порог.Поездка разрешена и обеспечена бюджетом?Руководитель или владелец бюджета

АвансЗапрошенный аванс, согласованная сумма, статус выплаты, дата сверки.Нужно ли выдать деньги до поездки?Финансы

ВозмещениеЧеки, фактическая сумма, отклонение, ответственный за оплату, статус закрытия.Что осталось возместить?Финансы или AP

Шаблоны

Свяжите согласование командировок с финансовым контролем

Используйте руководство, чтобы определить поля запроса, согласования, аванса, возмещения и оплаты перед открытием подходящих шаблонов Jodoo.

Лучший шаблон для стартаЛучший вариант для старта: форма возмещения командировочных расходов

Начните здесь, если вам нужно вести данные о поездке, чеки, комментарии по проверке, статус согласования и последующие финансовые действия в одном рабочем процессе.

Форма возмещения командировочных расходовШаблон формы возмещения командировочных расходов для сбора ключевых данных, подтверждающих файлов и заметок по проверке в одной структурированной форме.

Форма возмещения командировочных расходовСобирайте заявки на возмещение командировочных расходов с данными о поездке, чеками, категориями, исключениями из политики, согласованиями и статусом выплаты.

Шаблон формы запроса аванса на командировкуСобирайте запросы на аванс на командировку: данные о поездке, запрошенные суммы, проверку бюджета, согласования, статус выплаты и последующую сверку расходов.

Рабочий процесс согласования расходовНаправляйте согласование расходов через решения согласующих, обработку исключений и контроль просрочек в едином структурированном рабочем процессе.

Форма заявки на возмещение расходовСобирайте данные по заявкам на возмещение расходов, подтверждающие файлы и заметки по проверке в одной структурированной форме.

Рабочий процесс согласования бюджетаИспользуйте шаблон приложения для согласования бюджета с приемом заявок, лимитами расходов, контекстом отклонений, маршрутизацией к согласующим и отслеживанием статусов для аудита.

Форма запроса на оплатуСобирайте запросы на оплату с данными получателя, подтверждающими документами и статусом готовности к согласованию до перечисления средств.

Шаблон формы авторизации платежаИспользуйте форму авторизации платежа, чтобы собрать платежные данные, файлы, статус проверки, решения ответственных и действия по AP.

Связанные группы шаблонов

Изучите связанные рабочие процессы для командировок и финансов

Шаблоны финансовых согласований Система согласования командировок Автоматизация кредиторской задолженности ПО для рабочих процессов согласования Шаблоны рабочих процессов закупок Шаблоны управления поставщиками

Связанный рабочий процесс

Посмотрите, как командировки связаны с финансовыми согласованиями

Пакет рабочих процессов для кредиторской задолженности, согласования счетов и контроля оплат Пакет рабочих процессов для контроля финансовых согласований

Часто задаваемые вопросы

Вопросы о рабочих процессах согласования командировок

Что такое рабочий процесс согласования командировок?

Это процесс сбора запроса на поездку, проверки политики и бюджета, маршрутизации согласования, отслеживания авансов и связи согласованной командировки с возмещением или последующими действиями по оплате.

Должны ли авансы на командировку быть частью того же рабочего процесса?

Они должны быть связаны, но могут вестись как отдельная запись, если финансовой команде нужно отслеживать согласованную сумму, статус выплаты и последующую сверку.

Что должно происходить после согласования командировки?

Согласованный запрос должен быть связан с бронированием, выплатой аванса, отправкой на возмещение, проверкой чеков, разрешением на оплату и статусом закрытия.

Следующий шаг

Откройте шаблон согласования командировки или расходов

Просмотрите стартовый шаблон, а затем адаптируйте поля поездки, проверки по политике, согласующих, отслеживание авансов, статус возмещения и передачу на оплату под вашу команду.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы