必要な資料を具体的に依頼
資料名、対象期間、受付可能な形式、期限、業務で必要な理由を明記します。
具体的な依頼なら顧客も対応できます。「税務書類を送ってください」だけでは、不要なやり取りが増えます。会計事務所の顧客資料ワークフロー
どの顧客資料が揃い、何がまだ業務を止めているかを把握
資料提出依頼、受領した証憑、差し戻し判断、業務開始の準備状況を関連レコードで一元管理。フォルダーと督促用スプレッドシートを行き来する必要はありません。
顧客ごとのフォルダーを一つずつ開かなくても、不足資料、要修正資料、作業に使える資料を確認できます。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
コードを書かずに、項目・ワークフロー・ダッシュボードを調整できます。 1,000以上のアプリテンプレートと活用例を見る
サンプルレコードを確認するにはサインインしてください。顧客ファイルやアクセスルールを追加する前に、自社用のコピーをインストールしてください。
35提出依頼、レビュー、準備状況、期限の各状態を網羅したサンプルレコード
6依頼から証憑承認までの資料ステータス
1各指標から元の依頼・レビューを開ける準備状況ダッシュボード
すべての資料に目的、対象期間、レビュー結果を持たせる
資料は、何の業務に使うのか、次工程へ進める品質かが分かって初めて役立ちます。
業務情報に紐づけて受領
ファイルを元の依頼、業務案件、顧客、対象期間、提出版と紐づけて保管します。
ファイル名だけに証憑の意味を持たせません。一度のレビューで明確に判断
担当レビュー者を決め、証憑を承認するか、顧客が対応できる具体的な修正内容を示して差し戻します。
差し戻しと再提出の状態を残し、履歴を上書きしません。業務案件を準備完了にする
必要な証憑が承認されたときだけ、業務案件の準備状況を更新します。
作成担当者は着手前に、本当に作業を開始できる状態かを確認できます。証憑と業務を切り離さない管理方法を選ぶ
アップロードと検索だけでなく、依頼から作業開始までの流れ全体を検証します。
| 管理要件 | 確認項目 | 得られる効果 |
|---|---|---|
| 顧客からの資料回収 | 依頼内容、リマインダー、対象期間ごとの状況 | 未提出の資料を事務所が正確に把握できる |
| 証憑レビュー | レビュー担当者、差し戻し理由、再提出 | 「受領済み」を「準備完了」と誤認しない |
| 業務案件との関連 | 顧客、サービス、対象期間、期限、後続作業 | 資料が必要な理由をチームが把握できる |
| 例外管理 | 期限超過の依頼・レビューと対応担当者 | 約束した期限に遅れる前に管理者が介入できる |
実務で役立つ資料管理一覧にする
優れた資料管理は、フォルダー階層を増やすことではありません。現場の問いに確実に答えられる仕組みです。
不足している資料は何か
顧客、業務案件、対象期間、担当者、期限ごとに未提出の依頼を確認します。
届いたものの、使用できない資料は何か
受領ファイルと承認済み証憑を分け、レビュー担当者の指示を残します。
チームが着手できる業務は何か
承認済み証憑を、それを必要とする業務案件・作業項目に紐づけます。
期限を脅かしている要因は何か
納期に影響が出る前に、回収遅延、レビュー遅延、停止中の作業を可視化します。
サービス別にワークスペースを調整
開発待ちを発生させず、サービス別に管理項目を調整
月次決算、監査支援、税務申告では、依頼・レビューする証憑が異なります。Jodooなら、権限を持つ業務担当者がワークスペースを調整できます。
新たな個別開発を依頼せず、実用的な資料管理アプリを短時間で変更できます。- 01サービスごとの依頼区分と証憑チェックを追加
- 02責任分担の変更に合わせて、レビュー経路や必須項目を変更
- 03新しいサービスや顧客層向けの準備状況ダッシュボードを作成
- 04依頼、作成、レビュー業務に合わせて権限を設定
顧客フォルダーをすべて開かず、例外だけを確認
ダッシュボードで管理者が見るべき対象を絞り、各数値から元のレコードを開けます。
期限を過ぎた顧客資料
督促、上位者への連絡、作業順序の変更、顧客期限の見直しから対応を決めます。
差し戻し済みの提出資料
修正内容、担当者、再提出期限が業務案件の期限までに明確になっているか確認します。
レビュー待ち
到着済みでも未承認の証憑を、別の担当者へ割り当てるかエスカレーションします。
期限遅延リスク
リスクのある業務案件ごとに、立て直し策と担当者を確認します。
変更しやすい資料業務はJodooで管理し、専門システムは正本として維持
このワークスペースは、回収、証憑ステータス、関連業務を管理します。会計・文書管理の専門製品すべてを置き換えるものではありません。
Jodooが適している領域
顧客への資料提出依頼、提出時の業務情報、レビュー判断、準備状況、期限例外、柔軟なアクセス制御。
専門ツールは継続利用
税務、記帳、電子署名、改ざん防止アーカイブ、高度な文書作成には、それぞれの専門システムを利用します。
ガバナンスを確認
本番利用前に、事務所と所在地の法令に応じた保存期間、権限、外部アクセス、連携要件を定義します。
文書業務を変更する前に企業が尋ねる質問
会計資料管理ソフトウェアで何を追跡すべきですか？
ファイルだけでなく、顧客、業務案件、サービス期間、依頼資料、依頼理由、受付可能な形式、期限、担当者、提出版、レビュー担当者、判断、後続業務の準備状況を追跡します。
「受領済み」は「完了」と同じですか？
いいえ。受領ファイルは、判読不能、不完全、対象期間違い、根拠不足の可能性があります。受領、差し戻し、再提出、承認を別々の状態で管理します。
Jodooは税務書類アーカイブを置き換えられますか？
このページは、Jodooを法令対応の税務書類アーカイブとして紹介するものではありません。Jodooでは変更可能な資料業務を調整し、必要な保存期間、改ざん防止、コンプライアンス管理は事務所の要件に照らして検証してください。
顧客は資料をアップロードできますか？
Jodooフォームでは、ファイルと関連情報を収集できます。顧客へ展開する前に、必要な外部アクセスと認証の操作性を実際に確認してください。
コードを書かずに項目やワークフローを変更できますか？
はい。権限を持つ業務ユーザーが、サービスや責任分担の変更に合わせてフォーム、項目、ワークフロー、権限、ダッシュボードを調整できます。
どのように試験導入すればよいですか？
定期サービスを一つ、小規模な顧客グループを一つ選びます。展開前に、依頼、内容不備による差し戻し、修正後の再提出、承認、作業開始までを一通り検証してください。