ドキュメント承認のワークフロー
誰がどのバージョンをレビューするか,何を決定したか,何が変更されたか,そして文書がいつ公開されるかを制御する.
責任ある審査と解放のために使用するドキュメント承認のワークフロー
文書承認ワークフロー：レビュー、改訂、発行
1つの管理対象文書を受付、レビュー、承認、改訂、発行、確認へ進め、判断履歴をすべて保持します。
文書承認ワークフローは、特定の文書版を草案から承認・発行済みの状態へ進めるために、人と証跡を調整します。レビュー対象版、レビュー担当者、判断、コメント、差し戻し内容、発効日、後続の確認を保持し、承認と発行・利用を混同しないようにします。
業務,品質,法律HR事業文書を複数の担当者間でレビューするプロジェクトチームメール,チャット,共有ドライブ,またはスプレッドシートトラッカーに埋め込まれた承認決定を代替するチーム組織は,完全な企業文書管理セットを採用せずに構成可能なレビュー経路と可視証跡を必要とする.
直接的な答え
ドキュメント承認ワークフローはバージョン,決定およびリリースを制御します
ワークフローでは 一つのファイルを承認し,別のファイルをリリースすることが不可能になります 提案されたバージョン,審査員経路,決定,返還した変更,承認されたバージョン،有効日期,および後の確認を同じ記録に接続してください.
- 01
提出する
文書担当者文書,提案されたバージョン,レビュー理由,審査者,期限とソースファイルを特定する.
- 02
認証
調整者または文書制御完全性,必要な参照,レビュー準備のファイル,担当とルーティング条件を確認する.
- 03
審査と決定
割り当てられた審査員及び承認者正確なバージョンに対して承認,返還,拒否または他のレビュー者に要求する.
- 04
修正する
文書担当者コメントを解決し,次の提案されたバージョンを作成して,必要なレビュー経路で返します.
- 05
解放とフォローアップ
リリース担当者承認されたバージョン,有効日期,視聴者,承認,レビュー日期および時代遅れの状態を設定します.
作業された承認記録
返済された V1 ドラフトからリリースされた V2 に 1 つのドキュメントをフォローする
この例では,下記のJodooアプリで倉庫受信標準記録と承認ログ構造を使用しています. 返還と再提出ではなくシミュレーション形式の相互作用に生き残る証跡を証明する.
- 01
V1 提出
文書担当者倉庫受信標準 v2.4 は文書管理審査に入ります.
証跡: ドキュメントID,提案されたバージョン,変更概要,ソースファイル,レビュー者,期限. - 02
修正のために返還された
品質レビュー担当者検疫の担当と審査証跡が不完全であるため 草案は返却されました
証跡: 理由,審査員,決定時間,コメント,そして正確なV1ファイルがレビューされた. - 03
V2 再提出
プロセスオーナーオーナーはコメントを解決し,修正されたバージョンを要求される経路で提出します.
証跡: V2ファイル,変更応答,再提出日期,保留されたV1決定と現在の担当者. - 04
承認され,解放された
部門の承認および解放担当者V2は承認されたバージョンとなり,配布と代わるコピーアクションが始まります.
証跡: 承認,決定,承認されたバージョン,有効日期,聴衆,そして時代遅れのコピー行動.
適切な層を選択する
承認路由を保存,署名または抽出と混同しないでください
これらのツールが接続できますが 様々なボトルネックスを解決します 境界を定義することで,設定可能な承認層が置き換えることを過大評価することなく,ワークフローは有用になります.
文書管理システム
レポジトリ構造,許可,検索,保存,記録管理およびより広範なドキュメントライフサイクル制御を追加します.
貯蔵庫が主な要件であるときに使用する.電子署名
正式な署名イベントを必要とする文書の身分,同意,署名証明書および完了を記録する.
署名証明が必須の場合使用します.OCR または文書 AI
ファイルを分類し,個人またはワークフローが情報を検証して行動する前にフィールドを抽出します.
抽出量がボトルネックであるときに使用する.Jodoo文書作業流
本物のワークフロー,ドキュメント記録,レビューキュー,ダッシュボードをチェック
このJodooアプリはドキュメントのメタデータとワークフロー状態をまとめている. 送信,文書制御レビュー,部門承認,返信経路,リリース,担当および報告が構成可能なワークスペースにどのように適合しているか確認するために各表示を開きます.
ルーティング論理
通常のレビューと文書例外を異なる方法で行います
有用な文書レビューワークフローは,すべてのファイルを1つの幸せな経路に強制しません. 返還された草案,並行審査,高リスク承認および置き換えられたバージョンには明示的な証跡が必要です.
ワークフロー経路制御信号振り分け保存された証跡
標準審査完全な草案,既知の担当者,通常のリスク,例外的な変化の影響はない.準備チェック →割り当てのレビュー →承認 →制御放出.レビューされたバージョン,決定,コメント,レビュー者,タイムスタンプ,有効日付.
修正のために返還された文脈が欠落し,コメントが解消されず,内容が間違えたり,準備チェックが失敗したり持ち主へ戻る →要求された変更を記録する → 次の提案したバージョンを提出する.返信理由,コメント担当者,修正されたバージョン,再提出日期,保存履歴.
条件付きの承認ドキュメントタイプ,部門,価値,リスク,または変化の影響は別の権限を必要とします.条件を適用する →追加専門医またはより高い権威のレビュー →継続または停止.条件結果,権限ベース,追加審査員,決定と例外経路.
同行審査複数の機能が互いに待たないうちに同じバージョンを再見しなければならない.一つのバージョンを並行審査員に送信する → 決定を統合する →紛争を解決する.すべてのレビュー結果,コメント,完成状態,紛争,最終承認担当者
解放または代替承認された文書は有効になるか,以前のバージョンを置き換えるか準備ができている.設定版主と日付 →配布 →承認 →取り替えバージョンを退用する.承認されたバージョン,有効日期,聴衆,承認と時代遅れの記録.
ワークフローの段階
テンプレートがプロセス全体でどう連携するか
01
文書と承認文脈を提出する
審査開始前に文書ID,タイトル,タイプ,担当者,提案されたバージョン,変更理由,レビュー者,期限,ソースファイルおよび裏付け証跡を記録します.
02
レビュー準備のバージョンを検証する
承認者に決定する前に,必要なセクション,附件,参照,担当,正確なファイルバージョンが完了していることを確認してください.
03
経路審査と承認
決定権,期限,コメントおよびエスカレーションを文書記録に可視で保持しながら連続的,並行または条件の審査員を割り当てます.
04
履歴を破らずに修正を差し戻しする
要求された変更を記録し,文書の担当者に返して,次のレビューバージョンを作成し,各レビュー者が評価したバージョンを保存します.
05
解放,承認,再検討
承認されたバージョン,有効日期,配布視聴者,確認要求,次回レビューの日付,および代替文書の時代遅れの状態を設定する.
連携される詳細
申請からフォローアップまで重要な情報を引き継ぐ
- ドキュメントID,担当者,文書タイプ,提案されたバージョン,変更理由が提出から準備審査に移ります.
- 審査準備のファイル,裏付け参照,審査員役割,期限が承認経路に移行する.
- 決定,コメント,返信理由,レビューされたバージョン,審査員身分とタイムスタンプは同じ歴史に繋がっています.
- 承認されたバージョン,有効日期,リリース担当者,配信オーディエンス,および確認要件が公開されます.
- 次回のレビュー日期,置き換えたバージョン,時代遅れの状態,開いた例外担当者は制御サイクルを目に見えるようにします.
最適な開始ポイント
ボトルネックに応じて最初のテンプレートを選ぶ
- バージョン,担当者,ステータス,レビュー履歴が不明になった場合,制御されたドキュメントレジスタから開始します.
- ドキュメントのタイプ,価値,リスク,部門または変更の影響がレビュー者経路を変化させる場合,条件付きまたは並行承認を追加します.
- 準備のチェックリストを追加すると,不完全な草案が承認者に繰り返し届きます.
- 承認が制御された配分または繰り返し更新につながる場合,確認とレビューの日付を追加する.
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このワークフローパックに関するよくある質問
文書承認のワークフローとは?
ドキュメント承認作業流は,特定の文書バージョンを提出,準備性チェック,レビュー,承認または返却,公開およびフォローアップを通じて移動する定義されたプロセスであり,審査員,決定を維持しながら, コメント,日付,歴史
文書の承認手続きにはどんなステップがあるか?
典型的なステップは,提出,検証,レビュー,承認または返信,修正,リリース,確認,次のレビューをスケジュールします. 正確な経路は文書の種類,リスク,価値,部門または変化の影響に依存する.
ワークフローはドキュメントの修正をどのように処理すべきか?
評価された正確なバージョンにリンクして 差し戻しした変更を記録し,コメントと決定を保存し,次の提案されたバージョンを作成し,誤って古いレビューファイルが公開されないようにします.
文書の承認は文書管理と同じですか?
違うわ ドキュメント承認は,文書バージョンの決定経路を制御する. ドキュメント管理システムは,リポジトリ構造,検索,保存,許可,記録管理,共同作成およびより広範なガバナンスも提供することができる.
文書の承認には電子署名が必要ですか?
いつもそうじゃない 内部承認は,認証された決定と監査履歴のみを必要とする. 署名身分,同意,証明書証跡または規制された署名要件が適用される場合,専用の電子署名機能を使用する.
Jodooは文書承認のワークフローソフトウェアのニーズに対応できますか?
Jodooは設定可能な入力フォーム,レビュー者ルーティング,条件決策,返信経路,リマインダー,バージョンフィールド,キュー,ダッシュボード,ワークフロー履歴をサポートできます. 専門的なDMS,電子署名,OCR,または記録プラットフォームを選択してください これらのより深い機能が中心である場合.
次のステップ
最も近いテンプレートから始めて、ワークフローを調整
このワークフローパックの最初のテンプレートをプレビューし、フィールド、担当者、ステータス、自動化をチーム向けにカスタマイズしましょう。