Quản lý yêu cầu tài liệu, chứng từ đã nhận, quyết định chỉnh sửa và mức độ sẵn sàng của hồ sơ công việc dưới dạng các bản ghi liên kết, thay vì dùng thư mục kèm một bảng tính theo dõi riêng.
Xem ngay tệp nào còn thiếu, tệp nào cần chỉnh sửa và tệp nào đã sẵn sàng để lập hồ sơ mà không phải mở từng thư mục khách hàng.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để xem trước hồ sơ mẫu. Hãy cài đặt bản sao của riêng bạn trước khi thêm tệp khách hàng hoặc quy tắc truy cập.
Tài liệu chỉ thực sự hữu ích khi đội ngũ biết tài liệu đó phục vụ việc gì và đã đủ đầy để chuyển sang bước tiếp theo hay chưa.
Nêu rõ tài liệu, kỳ dịch vụ, định dạng được chấp nhận, hạn chót và lý do hồ sơ công việc cần tài liệu đó.
Khách hàng có thể phản hồi một yêu cầu cụ thể; câu “hãy gửi tài liệu thuế” chỉ tạo thêm những lượt trao đổi không cần thiết.Lưu tệp cùng yêu cầu ban đầu, hồ sơ công việc, khách hàng, kỳ và phiên bản nộp.
Tên tệp không nên là nơi duy nhất thể hiện ý nghĩa của chứng từ.Chỉ định một người rà soát chịu trách nhiệm chấp nhận chứng từ hoặc trả lại với hướng dẫn mà khách hàng có thể thực hiện.
Trạng thái bị trả lại và gửi lại luôn được giữ rõ ràng thay vì ghi đè lịch sử.Chỉ cập nhật hồ sơ công việc sang sẵn sàng khi tất cả chứng từ bắt buộc đã được chấp nhận.
Người lập biết công việc có thực sự sẵn sàng hay chưa trước khi bắt đầu đầu tư thời gian.Kiểm thử toàn bộ hành trình từ yêu cầu đến sẵn sàng, không chỉ khả năng tải lên và tìm kiếm.
| Nhu cầu | Nội dung cần kiểm tra | Kết quả hữu ích |
|---|---|---|
| Thu thập từ khách hàng | Chi tiết yêu cầu, nhắc việc và trạng thái theo kỳ | Công ty biết chính xác những gì vẫn chưa được cung cấp |
| Rà soát chứng từ | Người rà soát được chỉ định, lý do trả lại và lần gửi lại | Tài liệu đã nhận không bị nhầm là đã sẵn sàng |
| Bối cảnh hồ sơ công việc | Khách hàng, dịch vụ, kỳ, hạn chót và công việc phụ thuộc | Đội ngũ biết vì sao tài liệu đó quan trọng |
| Kiểm soát ngoại lệ | Yêu cầu và lượt rà soát quá hạn, cùng trách nhiệm khắc phục | Nhà quản lý có thể thiệp trước khi ngày cam kết bị trễ |
Quản lý tài liệu tốt không phải là tạo thêm nhiều tầng thư mục, mà là đưa ra câu trả lời đáng tin cậy cho các vấn đề vận hành.
Xem các yêu cầu chưa hoàn tất theo khách hàng, hồ sơ công việc, kỳ, người phụ trách và hạn chót.
Phân biệt tệp đã nhận với chứng từ đã được chấp nhận, đồng thời lưu nguyên hướng dẫn của người rà soát.
Liên kết chứng từ đã chấp nhận với hồ sơ công việc và hạng mục phụ thuộc vào chứng từ đó.
Làm nổi bật việc thu thập quá hạn, rà soát quá hạn và công việc bị chặn trước khi cam kết bàn giao bị trễ.
Dịch vụ chốt sổ hàng tháng, hỗ trợ kiểm toán và khai thuế không yêu cầu hay rà soát cùng một loại chứng từ. Jodoo cho phép người phụ trách nghiệp vụ được ủy quyền điều chỉnh không gian làm việc.
Đội ngũ có thể thay đổi một ứng dụng kiểm soát tài liệu phức tạp trong vài giờ thay vì đặt làm thêm một dự án phần mềm tùy chỉnh.Bảng điều khiển giúp nhà quản lý tập trung đúng chỗ, đồng thời mỗi con số vẫn mở được hồ sơ nền tương ứng.
Quyết định nhắc việc, nâng cấp xử lý, sắp xếp lại công việc hay điều chỉnh ngày cam kết với khách hàng.
Kiểm tra xem hướng dẫn chỉnh sửa đã rõ ràng, có người phụ trách và có hạn trước hạn chót của hồ sơ hay chưa.
Phân công lại hoặc nâng cấp xử lý đối với chứng từ đã đến nhưng chưa được chấp nhận.
Xác nhận hành động khắc phục và người phụ trách cho từng hồ sơ có nguy cơ trễ hạn.
Không gian này kiểm soát việc thu thập, trạng thái chứng từ và công việc liên quan; không nhằm thay thế mọi sản phẩm kế toán hay lưu trữ hồ sơ.
Yêu cầu tài liệu khách hàng, bối cảnh lần nộp, quyết định rà soát, mức độ sẵn sàng, ngoại lệ hạn chót và quyền truy cập có thể cấu hình.
Dùng hệ thống thuế, ghi sổ kế toán, chữ ký điện tử, lưu trữ bất biến và biên soạn nội dung nâng cao cho đúng nghiệp vụ chuyên môn của chúng.
Trước khi vận hành chính thức, hãy xác định yêu cầu về lưu giữ, quyền, truy cập bên ngoài và tích hợp phù hợp với công ty cùng khu vực pháp lý của bạn.
Hãy theo dõi khách hàng, hồ sơ công việc, kỳ dịch vụ, tài liệu được yêu cầu, lý do, định dạng chấp nhận, hạn chót, người phụ trách, phiên bản nộp, người rà soát, quyết định và mức độ sẵn sàng phía sau, chứ không chỉ tệp.
Không. Tệp đã nhận có thể không đọc được, chưa đầy đủ, sai kỳ hoặc thiếu căn cứ. Hãy giữ các trạng thái đã nhận, bị trả lại, đã gửi lại và được chấp nhận tách biệt.
Trang này không giới thiệu Jodoo như một kho lưu trữ thuế được quản lý chuyên biệt. Hãy dùng Jodoo để điều phối hoạt động tài liệu có thể cấu hình và xác thực các biện pháp lưu giữ, bất biến và tuân thủ mà công ty bạn cần.
Biểu mẫu Jodoo có thể thu thập tệp cùng bối cảnh. Hãy xác thực chính xác trải nghiệm truy cập và xác thực bên ngoài trước khi triển khai cho khách hàng.
Có. Người dùng nghiệp vụ được ủy quyền có thể điều chỉnh biểu mẫu, trường, bước quy trình, quyền và bảng điều khiển khi dịch vụ hoặc trách nhiệm thay đổi.
Chọn một dịch vụ định kỳ và một nhóm khách hàng nhỏ. Kiểm thử trọn vẹn yêu cầu, trả lại do chưa đầy đủ, gửi lại sau chỉnh sửa, chấp nhận và chuyển sang thực hiện trước khi mở rộng.
Kiểm tra các yêu cầu khách hàng, chứng từ đã nhận, quyết định rà soát và ngoại lệ hạn chót phía sau bảng điều khiển trước khi quyết định cách điều chỉnh cho công ty bạn.
Sử dụng ứng dụng quản lý tài liệu kế toán
