Сформулируйте точный запрос
Укажите документ, период услуги, допустимый формат, срок и причину, по которой он нужен для проекта.
На точный запрос клиент может ответить однозначно; просьба «пришлите налоговые документы» приводит к лишней переписке.ДОКУМЕНТООБОРОТ С КЛИЕНТАМИ БУХГАЛТЕРСКОЙ ФИРМЫ
Сразу видно, какие документы готовы, а какие еще задерживают работу
Свяжите запросы документов, полученные подтверждения, решения по исправлениям и готовность клиентского проекта в единой системе вместо папок и отдельной таблицы контроля.
Не открывая каждую папку клиента, узнайте, каких файлов не хватает, какие нужно исправить и какие готовы к обработке.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Войдите, чтобы посмотреть примеры записей. Установите собственную копию до добавления файлов клиентов или правил доступа.
35Примеры записей для запросов, проверок, готовности и сроков
6Этапы документа от запроса до принятого подтверждения
1Панель готовности с переходом к запросам и проверкам, стоящим за каждым сигналом
У каждого документа должны быть назначение, период и результат проверки
Документ полезен, когда команда понимает, для чего он нужен и достаточно ли он полон для следующего этапа работы.
Примите документ с контекстом
Храните файл вместе с исходным запросом, проектом, клиентом, периодом и версией отправленного материала.
Имя файла не должно быть единственным источником смысла документа.Проверьте один раз по существу
Назначьте ответственного проверяющего, который примет документ или вернет его с исправлением, понятным клиенту.
Возвращенные и повторно отправленные версии остаются видимыми и не затирают историю.Отметьте проект как готовый
Меняйте состояние готовности проекта только после принятия всех обязательных документов.
Исполнитель видит, действительно ли работа готова к началу, прежде чем тратить на нее время.Выбирайте средства контроля, сохраняющие связь документов с работой
Проверяйте весь путь от запроса до готовности, а не только загрузку и поиск.
| Потребность | Что проверить | Полезный результат |
|---|---|---|
| Сбор документов у клиента | Детали запроса, напоминания и статус по периоду | Фирма точно знает, какие документы еще не получены |
| Проверка подтверждений | Назначенный проверяющий, причина возврата и повторная отправка | Полученный документ не принимают за готовый к работе |
| Контекст проекта | Клиент, услуга, период, срок и зависимая работа | Команда понимает, зачем нужен документ |
| Контроль исключений | Просроченные запросы и проверки, ответственность за корректирующие действия | Руководители вмешиваются до срыва обещанного срока |
Сделайте реестр документов полезным для реальной работы с клиентами
Хорошее управление документами — это не больше папок, а надежные ответы на рабочие вопросы.
Чего не хватает?
Покажите незакрытые запросы по клиенту, проекту, периоду, ответственному и сроку.
Что получено, но непригодно для работы?
Отделяйте полученные файлы от принятых подтверждений и сохраняйте указания проверяющего.
Что команда может начать?
Свяжите принятые документы с проектом и работой, которая от них зависит.
Что угрожает сроку?
Покажите просроченный сбор, просроченную проверку и заблокированную работу до срыва обещанного срока.
НАСТРОЙТЕ РАБОЧЕЕ ПРОСТРАНСТВО ПОД КАЖДУЮ УСЛУГУ
Настройте записи под каждое направление услуг без очереди на разработку
Для ежемесячного закрытия, сопровождения аудита и налоговой декларации нужны разные документы и проверки. В Jodoo уполномоченный владелец процесса может адаптировать рабочее пространство.
Команда может изменить сложное приложение контроля документов за несколько часов вместо заказа еще одной индивидуальной разработки.- 01Добавьте категории запросов и проверки документов для конкретных услуг
- 02Измените маршрут проверки или обязательные поля при смене ответственности
- 03Создайте панель готовности для новой услуги или группы клиентов
- 04Согласуйте права ролей с запросом, подготовкой и проверкой
Проверяйте исключения, а не открывайте каждую папку клиента
Панель направляет внимание руководителя на важное, а каждая цифра ведет к исходным записям.
Просроченные документы клиента
Решите, нужно ли напомнить, эскалировать, изменить последовательность работ или перенести срок для клиента.
Возвращенные материалы
Убедитесь, что исправление понятно, назначено ответственному и должно быть выполнено до срока проекта.
Ожидающие проверки
Переназначьте или эскалируйте полученные, но еще не принятые документы.
Риск срыва срока
Подтвердите корректирующее действие и ответственного по каждому проекту под угрозой.
Используйте Jodoo для настраиваемых операций с документами, а профильные системы оставляйте источником достоверных данных
Это рабочее пространство управляет сбором, состоянием документов и связанной работой. Оно не претендует на замену всех бухгалтерских систем и хранилищ.
Хорошо подходит
Запросы клиентских документов, контекст отправки, решения по проверке, готовность, риски сроков и настраиваемый доступ.
Сохраните профильные инструменты
Используйте налоговые и бухгалтерские системы, электронную подпись, неизменяемый архив и профессиональные средства подготовки контента по их назначению.
Проверьте требования управления
До запуска определите требования вашей фирмы и юрисдикции к хранению, правам, внешнему доступу и интеграциям.
Вопросы перед изменением операций с документами
Что должна отслеживать программа управления бухгалтерскими документами?
Отслеживайте клиента, проект, период услуги, запрошенный документ, причину, допустимый формат, срок, ответственного, версию, проверяющего, решение и последующую готовность, а не только файл.
Означает ли «получено», что документ полный?
Нет. Полученный файл может быть нечитаемым, неполным, относиться к другому периоду или не иметь подтверждения. Ведите состояния «получено», «возвращено», «отправлено повторно» и «принято» отдельно.
Может ли Jodoo заменить налоговый архив?
На этой странице Jodoo не представлен как регулируемый налоговый архив. Используйте Jodoo для координации настраиваемых операций с документами и проверьте необходимые фирме требования к хранению, неизменности и соответствию нормам.
Могут ли клиенты загружать документы?
Формы Jodoo позволяют собирать файлы и контекст. До запуска для клиентов проверьте требуемый порядок внешнего доступа и аутентификации.
Можно ли менять поля и процесс без кода?
Да. Уполномоченные бизнес-пользователи могут менять формы, поля, этапы процесса, права и панели при изменении услуг или ответственности.
Как провести пилот?
Выберите одну повторяющуюся услугу и небольшую группу клиентов. До расширения протестируйте полный запрос, возврат неполного материала, исправленную повторную отправку, принятие и допуск работы.
ПРОВЕРЬТЕ РАБОТАЮЩИЙ ПРИМЕР
Посмотреть заполненную систему готовности документов
Изучите запросы клиентов, полученные документы, решения по проверке и риски сроков за панелью, прежде чем решать, как адаптировать систему для фирмы.
Использовать приложение для клиентских документов