Система управления закупками в строительстве
Закупки в строительстве: от заявки до доставки
Передавайте закупщикам полную согласованную потребность и информируйте стройплощадку о ходе работы после подтверждения поставки.
Войдите, чтобы изучить приложение с заполненными данными, затем установите его с примерами и проверьте записи, связи, рабочий процесс и панели показателей.
Что должна обеспечивать программа
Система управления закупками в строительстве должна связывать потребности стройплощадки с согласованием, выбором поставщика, его обязательствами, контролем доставки, приёмкой и устранением отклонений. Этот рабочий процесс дополняет официальные закупки в ERP: сохраняет сведения о том, зачем нужен материал, где его будут использовать и что должен предпринять проект при изменении договорённостей.
- Закупщик получает согласованную потребность со всеми необходимыми сведениями
- В договорённостях с поставщиком сохраняются объём и дата
- Стройплощадка и отдел закупок работают с одной записью об отклонении
Переходы между этапами закупок в строительстве
Не допускайте потери сведений при передаче заявки со стройплощадки закупщику
На каждом переходе добавляется решение, а исходная потребность проекта сохраняется.
Заявка со стройплощадки
Проект, согласованный материал, количество, зона работ, требуемая дата, код затрат, срочность и подтверждающие материалы.
Проверка потребности и техническое согласование
Согласуйте потребность, верните заявку для уточнения спецификации, отклоните её или заблокируйте выведенный из использования материал.
Выбор поставщика и подтверждение поставки
Укажите поставщика, согласованный объём, стоимость, обещанную дату, закупщика, подтверждение и ссылку на коммерческий документ.
Контроль исполнения поставки и доставка
Обновляйте этапы, изменения прогноза, подтверждающие материалы, состояние рисков и следующее действие поставщика.
Приёмка и закрытие
Сверьте фактическое количество и состояние, затем урегулируйте недопоставки, блокировки, отказы в приёмке и неисполненные обязательства поставщика.
Рабочий список закупщика
Определяйте приоритет по последствиям для проекта, а не по порядку входящих сообщений
Полный рабочий список показывает срочность и недостающие сведения ещё до первого звонка.
| Состояние в рабочем списке | Что видит закупщик | Следующее действие |
|---|---|---|
| Согласовано, поставка не подтверждена | Требуемая дата, приоритет, проект, материал, количество, спецификация | Подобрать поставщика или оформить подтверждённую поставку |
| Ожидается коммерческое предложение | Поставщик, дата запроса, срок ответа, коммерческий или технический вопрос | Напомнить поставщику или запросить предложение у другого |
| Поставка подтверждена, есть риск срыва | Обещанная дата, прогноз по этапам, влияние на проект | Принять меры по устранению риска, ускорить или разделить поставку, согласовать замену либо передать вопрос руководству |
| Частично доставлено | Согласованное, доставленное, недопоставленное, принятое и заблокированное количество | Подтвердить оставшийся объём и новый срок поставки |
| Заблокировано | Выведенный из использования материал, неясная спецификация, отказ в приёмке или ожидание решения | Передать вопрос ответственному за решение |
Рабочий список закупщика, который меняется вместе с проектом
Добавляйте правила и рабочие представления без постановки задач в очередь разработки
Обученный администратор со стороны бизнеса может адаптировать поля заявок, маршруты согласования, рабочие списки закупщиков и панели рисков за время от нескольких минут до нескольких часов, сохраняя ссылку на ERP.
Меняйте порядок подачи заявок
Добавьте поле комплекса работ, ссылки на спецификацию, способа выбора поставщика, бюджетных данных или полномочий на экстренную закупку.
Меняйте передачу заявки между этапами
Направляйте заявки по проекту, стоимости, категории, риску или ответственному согласующему, сохраняя доработки после возврата в исходной записи.
Меняйте рабочий список закупщика
Создавайте представления для потребностей без подтверждённой поставки, запросов предложений без ответа, просроченных обязательств, частичных поставок и заблокированных решений.
Чётко определите систему коммерческого учёта
Jodoo координирует оперативное исполнение; официальные заказы на закупку и финансовые полномочия остаются в ERP или бухгалтерской системе.
Границы коммерческого учёта
Сохраните финансовые полномочия в ERP, а оперативное сопровождение — в Jodoo
Две системы должны обмениваться постоянными ссылками, а не дублировать каждое поле.
ID заявки в Jodoo
Сохраняет потребность проекта, историю согласования, зону работ, срочность и подтверждающие материалы.
Ссылка на заказ на закупку в ERP
Указывает на официальное коммерческое обязательство без повторного создания финансового документа.
Запись об обязательстве поставщика
Содержит согласованное количество, обещанную дату, подтверждение поставщика, сведения о соблюдении сроков и следующее контрольное действие.
Связь с приёмкой и отклонениями
Показывает, что прибыло, что стало доступным для использования и где требуются действия поставщика или проектной команды.
Практические вопросы
Вопросы перед объединением потребностей стройплощадки с работой закупщиков
Определите коммерческие полномочия, порядок согласования, разделения поставок и обработки срочных потребностей, а также круг лиц, которые могут менять рабочий список.
Какие закупочные данные следует оставить в ERP?
Оставьте справочник поставщиков, официальные заказы на закупку, счета, налоги, бухгалтерский учёт и полномочия по финансовым обязательствам в ERP или бухгалтерской системе. В Jodoo можно вести изменяющиеся потребности проекта, согласование, договорённости, контроль доставки, сведения о приёмке и работу с отклонениями, связывая их с этими документами.
Как быстро отдел закупок может адаптировать свой рабочий список?
Обученный администратор со стороны бизнеса часто может добавить поле, фильтр, представление, показатель на панели или отдельное правило маршрутизации за время от нескольких минут до нескольких часов. Сохраняйте постоянные ссылки на заявки и заказы на закупку, чтобы изменения не нарушали прослеживаемость.
Может ли Jodoo направлять заявки на строительные материалы на согласование?
Да. В примере используется встроенный процесс работы с заявкой на материалы: подача, задание согласующему, согласование, возврат на доработку, отклонение и замечания с сохранением сведений заявки. Перед внедрением настройте назначение согласующих и права доступа для вашей организации.
Может ли одна заявка быть связана с несколькими обязательствами поставщиков?
Да. Сохраняйте исходную согласованную заявку и связывайте с ней одно или несколько обязательств, если объём распределяется между поставщиками, поставками или этапами проекта. Показывайте в рабочем представлении согласованное, полученное и оставшееся количество.
Как обрабатывать срочные заявки со стройплощадки?
Срочность должна менять приоритет и порядок передачи вопроса руководству, но не отменять требования к спецификации, затратам, согласованию и приёмке. Установите ускоренный порядок с определёнными полномочиями и последующим документальным подтверждением, вместо неоформленных обходных действий.
Изучите рабочую систему закупщика
Откройте согласованные потребности, договорённости с поставщиками, риски доставки и отклонения при приёмке, представленные в рабочем списке
В примере каждый коммерческий документ связан со сведениями о проекте, чтобы закупщики и стройплощадка работали с одними актуальными данными.