МНОГОЭТАПНОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКУПОК
Согласование закупок с возвратом и повторной подачей
Направляйте нужные подтверждения ответственному за решение, защищайте результаты согласующих, возвращайте неполные задачи с точным исправлением и продолжайте цепочку согласования без потери истории.
Пример содержит задачи процесса для согласования заявки и авторизации PO, а также заполненные очереди ожидающих, возвращенных, повторно поданных, утвержденных и готовых к PO задач.
Бесплатно для команды до пяти пользователей. Банковская карта не нужна.
Настраивайте поля, процессы и панели мониторинга без программирования. Посмотреть более 1 000 шаблонов приложений и сценариев
Дайте каждому этапу согласования один ясный вопрос
Комплектность, бюджет, деловая потребность, политика поставщиков и выпуск PO — разные решения. Каждый согласующий должен видеть подтверждения, необходимые именно для его решения, и передавать результат, на который может опереться следующий участник.
- 01
Проверка комплектности
Может ли закупщик или согласующий без догадок понять потребность, позиции, спецификацию, сроки, оценку и подтверждающие материалы?
- 02
Проверка бюджета и подразделения
Обоснована ли потребность подразделения, доступно ли финансирование и относится ли предложенная сумма к указанному центру затрат и периоду?
- 03
Проверка суммы и закупки
Требует ли стоимость дополнительных полномочий и соответствуют ли поставщик, предложение, категория или маршрут исключения политике?
- 04
Авторизация PO
Соответствует ли фактическое обязательство перед поставщиком утвержденной заявке, принятым условиям, данным поставки и условиям выпуска?
Дайте каждому решению только необходимые подтверждения
Так вы избежите длинных параллельных цепочек, где все видят одну форму, но никто не отвечает за настоящий вопрос.
| Решение | Подтверждение | Кто использует результат |
|---|---|---|
| Комплектность | Потребность, позиции, спецификация, сроки, файлы | Проверка бюджета и подразделения |
| Бюджет | Центр затрат, доступность, сумма, ответственный | Проверка суммы и закупки |
| Подразделение или сумма | Деловая цель, итог, альтернативы, порог | Отдел закупок и окончательное решение |
| Закупка | Маршрут поставщика, предложение или исключение, категория, условия | Передача PO |
| Авторизация PO | Утвержденный источник, поставщик, окончательная сумма, условия, поставка | Выпуск официального заказа |
Изучите решения по каждому ожидающему или утвержденному запросу
Пример процесса содержит назначенные задачи проверки, датированные результаты, возвращенные исправления, повторные подачи и последующую передачу, которая создается только после утверждения.
Спланируйте действия при возврате запроса
Хороший процесс точно сообщает инициатору, что исправить, и возвращает обновленный запрос нужному согласующему без потери предыдущего решения.
Вернуть с конкретным исправлением
Согласующий указывает недостающий или противоречивый факт, ответственного за исправление и срок повторной подачи.
Защитить результат согласующего
Инициатор может редактировать поля исправления, но не может выбрать «Утверждено», переписать обоснование или сделать запись готовой к PO.
Повторно направить правильному согласующему
Исправленная заявка возвращается к решению, которое не было принято, и не обходит другую проверку порога или поставщика.
Сохранить оба результата
История показывает решение о возврате, исправленные значения, повторную подачу, окончательное утверждение и последующее влияние на конкретную запись.
Меняйте карту решений вместе с политикой
Администраторы могут улучшать маршрутизацию, подтверждающие материалы, очереди и панели без перестройки каждой формы.
- Добавить или убрать порог суммы, сохранив обычные закупки.
- Включать проверку поставщика или безопасности только для выбранных категорий.
- Изменить назначение согласующих по подразделению, категории или исключению.
- Добавить представления просроченных, возвращенных, повторно поданных задач и цикла согласования.
Сделать работу с согласованиями управляемой после запуска
Одна маршрутизация не предотвращает задержки. Командам нужны очереди и признаки ответственности, превращающие открытые задачи в действия.
Срок решения и состояние
Показывайте своевременные, скоро наступающие, просроченные и завершенные решения по согласующим и этапам.
Согласующий не назначен или недоступен
Настройте эскалацию или обработку администратором до того, как процесс начнет бесконечно ждать пустого назначения.
Порог изменился после отправки
При авторизации повторно проверяйте текущую сумму или условие политики, не полагаясь на устаревшее скопированное значение.
Передача под контролем согласования
Только утвержденный результат может сделать заявку готовой к PO или авторизовать заказ. Возвращенные и ожидающие решения оставляют передачу заблокированной.
Используйте задачи согласования там, где важна авторизация, а автоматизацию — для фоновой работы
Обновление статуса и задача проверки не взаимозаменяемы.
Человеческий процесс для утверждения, возврата и отклонения
Используйте назначенную задачу, когда конкретный человек должен проверить подтверждения, зафиксировать решение и определить дальнейшие действия.
Автоматизация напоминаний и фоновых обновлений
Используйте правила для уведомлений, обновления состояния сроков, копирования значений и служебных обновлений, не являющихся решениями, сохраняя ответственное решение за назначенным согласующим.
Удерживайте каждую роль в пределах ее ответственности
Инициаторы исправляют принадлежащие им детали закупки, согласующие управляют результатами согласования, а закупщики готовят передачу PO. Подтвердите эти права с помощью фактических ролей, которые планируете использовать.
Вопросы о процесс согласования закупок
Эти ответы помогут определить число согласований, порядок возврата и действия, которые должны выполнять проверяющие, а не фоновая автоматизация.
Что такое процесс согласования закупок?
Это последовательность решений людей и вспомогательных автоматизаций, используемая для авторизации закупки. Обычно она охватывает комплектность, потребность подразделения, бюджет, порог суммы, политику поставщика или категории, проверку закупок и выпуск PO.
Сколько уровней согласования должно быть у закупки?
Используйте минимальное число уровней, отвечающих на разные вопросы риска или полномочий. Не отправляйте одни подтверждения нескольким людям только потому, что общая политика перечисляет должности. Добавляйте этапы по стоимости, категории, подразделению, поставщику или исключению, если они существенно меняют решение.
Как возвращенные запросы должны снова входить в процесс?
Верните запись с конкретным исправлением, ответственным и сроком. Позвольте инициатору изменить только нужные поля, затем направьте исправленную запись на вернувший ее этап, сохранив прежнюю историю.
Чем процесс отличается от автоматизации?
Человеческий процесс создает ответственную задачу с правами и решением. Автоматизация выполняет фоновую работу, например напоминания или обновления состояния. Правило, меняющее статус, не доказывает, что человек утвердил закупку.
Поддерживает ли Jodoo условные согласования закупок?
Да. Можно направлять по сумме, подразделению, категории, срочности, маршруту поставщика или исключению и настраивать поля, права, формы, очереди и панели. Проверьте каждую поддерживаемую ветвь и ее последующий эффект.
Изучите задачи согласования, возвращенные работы и окончательную передачу
Откройте заполненный процесс, чтобы увидеть ожидающие, утвержденные и возвращенные решения, связанные с реальными заявками. Скопируйте приложение и проверьте своих согласующих, пороги, исправления, права и последующие результаты.
Открыть процесс согласования