EXCEL และตัวติดตามการจัดซื้อที่เชื่อมต่อ

เทมเพลตติดตามการจัดซื้อสำหรับ Excel และ Jodoo

ดาวน์โหลดสมุดงานที่แก้ไขได้สำหรับทะเบียนเจ้าของเดี่ยวที่ใช้งานได้จริง หรือสำรวจแอป Jodoo ที่เชื่อมต่อเมื่อคำขอ การอนุมัติ การเตือน สิทธิ์ และประวัติต้องทำงานร่วมกัน

สมุดงาน Excel พร้อมสำหรับการใช้งานทันทีและรวมตัวอย่างที่เติมข้อมูลแล้ว แอป Jodoo แสดงให้เห็นว่าคำถามการติดตามเดียวกันทำงานอย่างไรในฟอร์ม คิวการอนุมัติ แดชบอร์ดการส่งต่องานเพื่อเตรียม PO และการปิดงาน

ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต

ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ

ไฟล์ EXCEL ฟรี

ดาวน์โหลดตัวติดตามหรือดำเนินการต่อกับแอปที่เชื่อมต่อ

เวิร์กบุ๊กที่แก้ไขได้มีข้อมูลคำขอซื้อเบื้องต้นเจ้าของ ระยะเวลา วันครบกำหนด ค่า ข้อยกเว้น และการดำเนินการถัดไป ใช้งานได้โดยไม่ต้องลงทะเบียนเมื่อผู้ประสานงานเพียงคนเดียวเป็นเจ้าของไฟล์

  • ตัวอย่างข้อมูล 8 แถว
  • หมวดหมู่และสถานะที่แก้ไขได้
  • สัญญาณวันครบกำหนดและข้อยกเว้น
  • สูตรสรุปและแดชบอร์ด
ช่อง TRACKER

ติดตามช่องที่ช่วยให้ใครบางคนตัดสินใจได้

ทะเบียนยาวไม่เป็นประโยชน์เพราะมีหลายคอลัมน์ จะมีประโยชน์เมื่อแต่ละแถวอธิบายความเป็นเจ้าของ ความเสี่ยง และสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นต่อไป

  1. 01

    อัตลักษณ์และความต้องการ

    เก็บหมายเลขคำขอหรือใบขอซื้อ, ชื่อเรื่อง, ผู้ขอ, แผนก, หมวดหมู่, วันที่ต้องการ และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจให้เห็นชัด

  2. 02

    มูลค่าและเงินทุน

    ติดตามจำนวนเงินประมาณการหรือที่อนุมัติ, สกุลเงิน, ศูนย์ต้นทุน, สัญญาณงบประมาณ และเกณฑ์หรือข้อยกเว้นใด ๆ ที่อยู่ระหว่างการพิจารณา

  3. 03

    ขั้นตอนและการตัดสินใจ

    ใช้ขั้นตอนเฉพาะเช่น ความสมบูรณ์, งบประมาณ, แผนก, จำนวนเงิน, การจัดซื้อ,การอนุมัติให้ออก PO, การรับ และการปิดงาน แทนคำว่า 'อยู่ระหว่างดำเนินการ' แบบทั่วไป

  4. 04

    เจ้าของ, วันครบกำหนด และการดำเนินการถัดไป

    ทุกแถวที่เปิดอยู่ต้องมีเจ้าของที่รับผิดชอบ วันครบกำหนดที่มีความหมาย การดำเนินการถัดไป และการแก้ไขหรือการตัดสินใจที่เป็นอุปสรรค

ตัวอย่างจริง

ติดตามยอดรวมทั้งหมดกลับไปยังคำขอที่ต้องดำเนินการ

ตัวอย่างที่เชื่อมต่อรวมถึงบันทึกที่ใช้งานอยู่, เกินกำหนด, ส่งกลับ, อนุมัติ, พร้อมจัดทำ PO, ได้รับและปิด ดังนั้นแดชบอร์ดจะนำไปสู่ผู้รับผิดชอบและขั้นตอนถัดไปเสมอ

69ตัวอย่างบันทึกทั่วทั้งระบบ
6มุมมองการตัดสินใจ
7ประเภทบันทึกที่เชื่อมต่อกัน
1โมเดลขั้นตอนถัดไป
มุมมองสำหรับคำถามต่าง ๆ

ใช้ข้อมูลเดียวกันโดยไม่บังคับให้ทุกคนอยู่ในแผ่นงานขนาดใหญ่แผ่นเดียว

มุมมองบทบาทและการตัดสินใจช่วยลดเสียงรบกวนในขณะที่ยังคงแหล่งข้อมูลที่เป็นความจริงร่วมกัน

สถานะผู้ขอ

แสดงขั้นตอนที่เข้าใจได้ ผลลัพธ์ล่าสุด การชี้แจง และขั้นตอนถัดไปโดยไม่ต้องใช้การควบคุมเฉพาะผู้ตรวจสอบ

คิวการอนุมัติ

จัดกลุ่มการตัดสินใจตามขั้นตอน ผู้ตรวจสอบ วันที่ครบกำหนด จำนวน และสุขภาพ เพื่อให้ผู้อนุมัติคนถัดไปสามารถทำงานในคิวจริง

งานที่ส่งคืน

กรองใบขอซื้อที่ส่งคืนตามเจ้าของการแก้ไข เหตุผล วันที่ส่งซ้ำ และขั้นตอนที่จะตรวจสอบการแก้ไข

การส่งต่องานเพื่อเตรียม PO และการปิด

แยกงานที่ได้รับการอนุมัติแต่ยังไม่ออกแบบ ข้อยกเว้นทางการค้า ใบสั่งซื้อที่ออก ปัญหาการจัดส่ง ความพร้อมของใบแจ้งหนี้ และการซื้อที่ปิดแล้ว

การออกแบบสถานะของตัวติดตาม

ใช้สถานะที่สื่อถึงความรับผิดชอบถัดไป

หลีกเลี่ยงรายการสถานะเดียวที่ผสมระยะงาน กระบวนการตัดสินใจ และการปฏิบัติ

มิติตัวอย่างที่มีประโยชน์หลีกเลี่ยง
ระยะชีวิตของงานการรับคำขอ,ใบขอซื้อ, การอนุมัติ,การส่งต่องานเพื่อเตรียม PO, การรับกำลังดำเนินงานทั่วไป
ผลลัพธ์การตัดสินใจรอดำเนินการ, อนุมัติ, ส่งกลับ, ปฏิเสธอนุมัติถูกใช้เป็นระยะของกระบวนการ
ข้อยกเว้นรายละเอียดขาด, ช่องว่างงบประมาณ, ตรวจสอบผู้จำหน่าย, ปัญหากฎข้อกำหนดความเสี่ยงที่เป็นข้อความอิสระโดยไม่มีเจ้าของ
การดำเนินการถัดไประบุข้อกำหนดถูกต้อง, ตรวจสอบงบประมาณ, อนุมัติ POรอโดยไม่มีการดำเนินการที่ระบุชื่อ
สัญญาณการเสร็จสิ้นPO ออกแล้ว, การส่งมอบได้รับการยอมรับ, ปิดแล้วเสร็จก่อนที่ผลลัพธ์ข้างล่างจะมีอยู่
เมื่อเครื่องมือติดตามขยายเกินไฟล์

รู้ว่าปัญหาใดต้องการเวิร์กโฟลว์แทนคอลัมน์อื่น

สเปรดชีตสามารถเป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยม ความเสี่ยงเกิดขึ้นเมื่อหลายคนต้องทำการควบคุมการกระทำและประวัติ

การอนุมัติกลายเป็นความคิดเห็นหรืสี

ย้ายไปยังงานอนุมัติที่กำหนดเมื่อการอนุญาตต้องมีผู้ตรวจสอบที่ระบุ ผลลัพธ์ที่ได้รับการป้องกัน เส้นทางการคืน และประวัติวันที่

แถวถูกคัดลอกระหว่างทีม

เชื่อมโยงคำขอใบขอซื้อการตัดสินใจการส่งต่องานเพื่อเตรียม PO และบันทึกรับ แทนการสร้างแผ่นสถานะที่แตกต่างเล็กน้อย

การแจ้งเตือนขึ้นอยู่กับความจำ

ใช้มุมมองวันที่ครบกำหนดและระบบอัตโนมัติเมื่อการตัดสินใจที่ล้าสมัย เกินเวลา หรือการแก้ไขที่ส่งกลับต้องการการติดตามอย่างเป็นระบบ

รายงานไม่สามารถอธิบายจำนวนได้

ใช้แผงควบคุมแบบ drill-down ที่เชื่อมโยงกับบันทึกสดเพื่อให้การนับหรือค่าหนึ่งนำไปสู่คำร้องพื้นฐานและการดำเนินการถัดไป

เมื่อวิธีนี้เหมาะสม

เลือก Excel สำหรับการลงทะเบียนง่าย ๆ และ Jodoo สำหรับงานที่แชร์กัน

จุดเริ่มต้นที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับจำนวนคนที่ต้องอัปเดต, ตรวจสอบ และดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูล

ไฟล์สามารถใช้ได้กับเจ้าของหนึ่งคนและปริมาณงานไม่มาก

ใช้สมุดงานที่ดาวน์โหลดได้เมื่อมีผู้ประสานงานหนึ่งคนดูแลข้อมูลและไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์อย่างเป็นทางการ, งานเวิร์กโฟลว์ และบันทึกที่เชื่อมต่อ

ใช้ Jodoo เมื่อมีการแจกจ่างงาน

ย้ายไปที่แอปเมื่อผู้ขอ, ผู้อนุมัติ, ผู้ซื้อ, และผู้รับต้องการสิทธิ์การเข้าถึง, มุมมอง, การแจ้งเตือน, ประวัติ, และการดำเนินการที่แตกต่างกัน

เก็บบันทึกทางการเงินอย่างเป็นทางการไว้ที่อื่นเมื่อจำเป็น

ตัวติดตามสามารถเชื่อมโยงกับ PO, ใบเสร็จ, ใบแจ้งหนี้, หรือ ERP โดยไม่อ้างว่าแทนที่การดำเนินการบัญชีที่มีอำนาจ

ปรับใช้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด

เปลี่ยนตัวติดตามให้เป็นระบบที่ทีมของคุณจริงๆ ต้องการ

เก็บทะเบียนที่เป็นประโยชน์ไว้ จากนั้นเพิ่มการควบคุมโดยไม่สูญเสียคำถามการปฏิบัติงานที่คุ้นเคย

  • เพิ่มฟอร์มเพื่อให้พนักงานหยุดแก้ไขแถวที่แชร์กัน
  • เส้นทางการตัดสินใจตามจำนวน, แผนก, ประเภท, หรือข้อยกเว้น
  • สร้างคิวและการแจ้งเตือนเฉพาะบทบาทจากเจ้าของและวันครบกำหนด
  • สร้างแดชบอร์ดงบประมาณสด รอบ เวลาและข้อยกเว้น และความพร้อม PO
คำถามที่พบบ่อย

คำถามเกี่ยวกับ เทมเพลตติดตามการจัดซื้อ

ใช้คำตอบเหล่านี้เพื่อเลือกช่องทางที่ถูกต้องในตัวติดตาม ตัดสินใจว่าเมื่อใดที่แค่หนึ่งบรรทัดก็เพียงพอ และรู้ว่าเมื่อใดที่การทำงานร่วมกันแบบมีการแบ่งปันปลอดภัยกว่าสเปรดชีต

ตัวติดตามการจัดซื้อควรมีอะไรบ้าง?

รวมถึงเอกลักษณ์ของคำขอ ผู้ขอ แผนก หมวดหมู่ วันที่ต้องการ มูลค่า ศูนย์ต้นทุน สัญญาณงบประมาณ เส้นทางซัพพลายเออร์ ขั้นตอน ผลลัพธ์ เจ้าของ วันที่ครบกำหนด ข้อยกเว้น การดำเนินการถัดไป สถานะ PO สถานะใบเสร็จ และการปิดเมื่อเกี่ยวข้อง

การติดตามการจัดซื้อควรใช้แถวหนึ่งต่อคำขอหรือไม่?

นั่นใช้ได้สำหรับทะเบียนง่าย ๆ เมื่อใบขอซื้อมีหลายรายการย่อย การอนุมัติ การตรวจสอบซัพพลายเออร์ การสลับงาน หรือใบเสร็จ ระเบียนที่เชื่อมโยงเก็บรายละเอียดและประวัติได้อย่างน่าเชื่อถือมากกว่าการทำซ้ำคอลัมน์

ฉันสามารถเริ่มต้นด้วย Excel แล้วค่อยไปที่ Jodoo ได้ไหม?

ได้ค่ะ กำหนดสถานะและโมเดลความเป็นเจ้าของในไฟล์ก่อน แล้วค่อยย้ายไปที่ Jodoo เมื่อคุณต้องการฟอร์ม, สิทธิ์การเข้าถึง, งานอนุมัติที่กำหนด, การแจ้งเตือน, ประวัติ, แดชบอร์ด หรือระเบียนที่เชื่อมโยง

ฉันจะหลีกเลี่ยงคอลัมน์สถานะมากเกินไปได้อย่างไร?

แยกระยะเวลาของวงจรชีวิต, ผลลัพธ์การตัดสินใจ, ข้อยกเว้น, และการดำเนินการถัดไป แต่ละอันตอบคำถามที่แตกต่างกัน เก็บเจ้าของผู้รับผิดชอบและวันครบกำหนดเพียงหนึ่งสำหรับการดำเนินการที่เปิดอยู่ตอนนี้

มีแดชบอร์ดประเภทใดที่มีประโยชน์สำหรับการติดตามการจัดซื้อ?

มุมมองที่มีประโยชน์รวมถึง มูลค่าที่เปิดตามระยะ, การตัดสินใจที่ล่าช้า, คำขอที่ถูกส่งคืน, ช่องว่างงบประมาณ, ข้อยกเว้นของผู้จำหน่าย, งานค้าง พร้อมจัดทำ PO, ปัญหาการรับของ, ระยะเวลาวงจร, และการเจาะลึกไปยังระเบียนฐาน

เปิดตัวติดตามที่มีข้อมูลและติดตามทุกตัวเลขไปยังบันทึกจริง

ตรวจสอบศูนย์ควบคุม คิวที่ส่งกลับ การอนุมัติ ความพร้อมของ PO และการปิดงาน คัดลอกแอปเมื่อคุณต้องการการเข้าถึงที่ควบคุม เส้นทาง การอนุญาต การเตือน และประวัติมากกว่าสเปรดชีต

ใช้ตัวติดตามการจัดซื้อที่เชื่อมต่อ