แบบฟอร์มใบขอซื้อพร้อมรายละเอียดที่ผู้ตรวจต้องการ
เปลี่ยนความต้องการซื้อที่ได้รับการยอมรับให้เป็นบันทึกการอนุมัติภายในที่ครบถ้วนพร้อมปริมาณ รายละเอียด รหัส งบประมาณ เส้นทางผู้จำหน่าย ผู้อนุมัติ และผลลัพธ์ที่มองเห็นได้
แตกต่างจากแบบฟอร์มคำขอสั้น ๆ แบบฟอร์มนี้ถูกออกแบบมาสำหรับผู้ตรวจสอบบันทึกอย่างเป็นทางการให้อนุมัติ รายการสินค้าและประวัติการตัดสินใจจะยังคงเชื่อมโยงกัน แทนที่จะถูกรวมเป็นแถวเดียวในสเปรดชีตยาว
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
ตรวจสอบใบขอซื้อรายการต่าง ๆ ของมัน และทุกการตัดสินใจ
ตัวอย่างที่กรอกข้อมูลแล้วจะเชื่อมโยงรหัสบัญชี งบประมาณ ข้อมูลผู้จำหน่าย ประวัติการอนุมัติ และสถานะพร้อมจัดทำ PO ไว้กับใบขอซื้อเดียวกัน
ให้ข้อมูลเดียวกันกับผู้ตรวจสอบทุกคนโดยไม่ต้องใช้แบบฟอร์มที่อ่านไม่ได้
เก็บหัวข้อใบขอซื้อรายละเอียดบรรทัด หลักฐานสนับสนุน และบันทึกการตัดสินใจให้เชื่อมโยงแต่มีจุดประสงค์
- 01
หัวข้อและคำชี้แจงทางธุรกิจ
ระบุผู้ขอ แผนก คำขอเดิม วันที่ต้องการ ความเร่งด่วน รวมทั้งหมด ประเภท และผลลัพธ์ที่การซื้อสนับสนุน
- 02
รายละเอียดรายการ
บันทึกรายการหรือบริการ คุณสมบัติ จำนวน หน่วย ราคาประมาณ ศูนย์ต้นทุน สถานที่จัดส่ง วันที่ต้องการ และสถานะบรรทัดสำหรับแต่ละส่วนที่ขอ
- 03
งบประมาณและเส้นทางผู้จัดหา
เปิดเผยงบประมาณที่มี เจ้าของงบประมาณ ผู้จัดหาเดิมหรือใหม่ ข้อกำหนดใบเสนอราคา และข้อยกเว้นแหล่งเดียวหรือเงื่อนไข
- 04
การอนุมัติและการดำเนินการถัดไป
แสดงขั้นปัจจุบัน ผู้อนุมัติที่ตั้งชื่อ ผลลัพธ์ หมายเหตุการตัดสินใจ กำหนดวันครบกำหนด เจ้าของรายต่อไป และว่าบันทึกนั้นได้รับการอนุมัติ ถูกส่งคืน ถูกปฏิเสธ หรือ พร้อมจัดทำ PO
จับคู่แต่ละกลุ่มฟิลด์กับเจ้าของจริงของมัน
ความเป็นเจ้าของทำให้ฟอร์มสั้นลงสำหรับแต่ละบทบาทและลดการแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ
| กลุ่มฟิลด์ | ใครเป็นผู้จัดหา | ใครเป็นผู้พึ่งพา |
|---|---|---|
| ความต้องการและเวลาที่ต้องใช้ | ผู้ร้องขอ | ผู้ตรวจสอบแผนกและการจัดซื้อ |
| รายการตามบรรทัดและข้อกำหนด | ผู้ร้องขอพร้อมการสนับสนุนจากผู้ซื้อ | ผู้ซื้อ ผู้อนุมัติ และทีมรับสินค้า |
| ศูนย์ต้นทุนและงบประมาณ | แผนกและเจ้าของงบประมาณ | ฝ่ายการเงินและผู้อนุมัติจำนวนเงิน |
| ผู้จัดหาและเส้นทางการค้า | การจัดซื้อหรือผู้ซื้อ | ผู้ตรวจสอบผู้จัดหาและผู้อนุมัติ PO |
| ผลลัพธ์และเหตุผล | ผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมาย | ผู้ร้องขอ ผู้ซื้อ การตรวจสอบ และทีม ในขั้นตอนถัดไป |
กำหนดความสมบูรณ์ก่อนที่ใบขอซื้อจะเข้าสู่การอนุมัติ
เวลาในการอนุมัติถูกเสียเปล่าเมื่อผู้ตรวจสอบถูกขอให้ค้นหาข้อมูลที่ขาดหายไป
ข้อกำหนดสามารถนำไปปฏิบัติได้
ผู้ซื้อสามารถระบุได้ว่ากำลังซื้ออะไร จำนวนเท่าไร ภายในเมื่อไหร่ และผลการยอมรับหรือการให้บริการใดที่สำคัญ
คุณค่ามีความสอดคล้องภายใน
ผลรวมของบรรทัดสนับสนุนใบขอซื้อผลรวม และประมาณการเป็นปัจจุบันเพียงพอสำหรับการตัดสินใจที่ร้องขอ
เจ้าของงบประมาณสามารถตัดสินใจได้
ศูนย์ค่าใช้จ่าย ประเภท จำนวนเงินที่มีอยู่ จำนวนเงินที่เสี่ยง และเส้นทางข้อยกเว้นสามารถมองเห็นได้ก่อนการอนุมัติงบประมาณ
เส้นทางผู้จัดหากำหนดชัดเจน
ใบขอซื้อระบุว่าทีมจะใช้ผู้จัดหาที่ได้รับการอนุมัติ ตรวจสอบผู้จัดหาใหม่ เปรียบเทียบใบเสนอราคา หรืออนุมัติข้อยกเว้นที่มีเหตุผลหรือไม่
ใช้แบบฟอร์มนี้สำหรับการอนุญาตอย่างเป็นทางการ ไม่ใช่บันทึกการซื้อทุกครั้ง
ใบขอซื้อเป็นบันทึกที่ควบคุมหนึ่งรายการในกระบวนการซื้อที่ยาวขึ้น
เริ่มต้นที่นี่เมื่อผู้ร้องขอรู้รายละเอียดที่ต้องการ
เทมเพลตแบบทางการเหมาะสำหรับผู้ประสานงานฝ่ายที่ได้รับการฝึกอบรมแล้วหรือเมื่อคำขอสั้นในขั้นต้นได้รับการยอมรับแล้ว
ใช้คำขอสั้นสำหรับการรับพนักงานแบบไม่เป็นทางการ
อย่าบังคับให้พนักงานทุกคนเลือกศูนย์ต้นทุน เส้นทางซัพพลายเออร์ หรือขั้นตอนการอนุมัติเพียงเพราะกระบวนการสนับสนุนหลังบ้านต้องการ
ส่งมอบข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติไปยังระบบใบสั่งซื้อที่มีอำนาจ
ระบบ PO หรือ ERP อาจยังคงรับผิดชอบในการออกใบสั่งซื้อทางกฎหมาย การรับสินค้า การบัญชี ภาษี การจับคู่ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงิน
เก็บการแก้ไขโดยไม่ทำลายเส้นทางการตัดสินใจ
สถานะที่ส่งคืนเป็นสถานะที่ควบคุมได้ ไม่ใช่การปฏิเสธแบบคลุมเครือหรืออีเมลใหม่
ระบุการแก้ไขที่แน่นอน
บันทึกสิ่งที่ขาดหายไปหรือไม่สอดคล้องกัน ใครเป็นเจ้าของการแก้ไข และกำหนดส่งเมื่อใด
ปกป้องช่องที่เจ้าของตรวจสอบเป็นผู้ครอบครอง
การกรอกคำร้องธรรมดาไม่ควรให้ผู้ส่งเลือก "อนุมัติ" เขียนเหตุผลของผู้ตรวจสอบใหม่ หรือทำให้บันทึกเป็น พร้อมจัดทำ PO
ส่งใหม่ไปยังขั้นตอนที่ถูกต้อง
บันทึกที่แก้ไขจะกลับไปยังการตัดสินใจที่ล้มเหลว แทนที่จะข้ามการตรวจสอบงบประมาณ แผนก จำนวน หรือการจัดซื้อ
เก็บหลักฐานก่อนหน้าให้มองเห็นได้
ทีมสามารถเห็นคำร้องเดิม ผลลัพธ์ก่อนหน้า ค่าที่แก้ไข วันที่ส่งใหม่ และการตัดสินใจสุดท้ายโดยไม่ต้องเปรียบเทียบไฟล์แนบด้วยตนเอง
ปรับใบขอซื้อให้เหมาะสมกับหมวดหมู่ ฝ่าย และเกณฑ์
Jodoo ช่วยให้ผู้ดูแลระบบเปลี่ยนบันทึกอย่างเป็นทางการและประสบการณ์การอนุมัติได้พร้อมกัน
- แสดงช่องขอบเขตบริการสำหรับบริการและช่องปริมาณสำหรับสินค้า
- ต้องการคำพูดอ้างอิงหรือเหตุผลข้อยกเว้นเฉพาะที่สูงกว่าระดับที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
- เพิ่มการอนุมัติของแผนก งบประมาณ การจัดซื้อ หรือผู้บริหารโดยไม่ซ้ำแบบฟอร์ม
- สร้างมุมมองรายการย่อย งานที่ส่งคืน งบประมาณ และ พร้อมจัดทำ PO จากบันทึกเดียวกัน
คำถามเกี่ยวกับ แบบฟอร์มใบขอซื้อ
ใช้คำตอบเหล่านี้ในการตัดสินใจว่าสิ่งใดควรอยู่บนใบขอซื้อวิธีการจัดเก็บรายการสินค้า/บริการ และวิธีแก้งานที่ถูกส่งคืน
แบบฟอร์มใบขอซื้อคืออะไร?
มันคือบันทึกภายในอย่างเป็นทางการที่ใช้เพื่ออธิบายการซื้อที่เสนอ บันทึกรายการย่อยและเหตุผล ระบุรหัสและความเป็นเจ้าของงบประมาณ จัดเส้นทางการอนุมัติ และเก็บผลลัพธ์ก่อนที่จะสร้าง ใบสั่งซื้อ หรือการผูกมัด
ความแตกต่างระหว่างใบขอซื้อและ ใบสั่งซื้อ คืออะไร?
Aใบขอซื้อขอการอนุมัติจากองค์กรเพื่อทำการซื้อ A ใบสั่งซื้อ มักจะเป็นใบสั่งซื้อจากภายนอกหรือจากระบบหลักที่ออกให้กับซัพพลายเออร์หลังจากได้รับการอนุมัติภายในและตรวจสอบด้านธุรกิจแล้ว
รายการสินค้า/บริการควรอยู่ในตารางย่อยหรือบันทึกแยกต่างหาก?
ทั้งสองแบบสามารถใช้ได้ การมีบันทึกรายการสินค้า/บริการแยกที่เชื่อมโยงช่วยให้การค้นหา รายงาน การระบุเจ้าของ และการกระทบยอดภายหลังดีขึ้น; ตารางย่อยอาจง่ายกว่า สำหรับคำขอขนาดเล็ก เลือกตามสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการตรวจสอบและรายงาน
ควรจัดการใบขอซื้อที่ถูกส่งคืนอย่างไร?
บันทึกการแก้ไขที่ชัดเจนหนึ่งรายการ ระบุเจ้าของและวันที่ครบกำหนด ปกป้องการตัดสินใจก่อนหน้า และส่งบันทึกที่แก้ไขกลับไปที่ขั้นตอนที่ส่งคืนมา อย่าทำให้ผู้ขอสร้างบันทึกทดแทนที่ไม่เชื่อมต่อ
ประเภทต่าง ๆ สามารถใช้ฟิลด์และการอนุมัติต่างกันได้หรือไม่?
ใช่ Jodoo สามารถแสดงฟิลด์ตามเงื่อนไขและกำหนดเส้นทางเวิร์กโฟลว์ตามประเภท แผนก จำนวน ความเร่งด่วน เส้นทางผู้จัดหา หรือข้อยกเว้น ทดสอบทุกสาขาที่รองรับและสิทธิ์ของมันก่อนเปิดใช้งาน
ตรวจสอบใบขอซื้อ, เส้นของมัน และประวัติการตัดสินใจของมัน
เปิดตัวอย่างที่มีอยู่เพื่อดูใบขอซื้อที่ถูกส่งคืน, รอดำเนินการ, ได้รับการอนุมัติ, พร้อมจัดทำ PO, และปิดแล้ว คัดลอกแอปและปรับโค้ด รายละเอียดเส้นเกณฑ์ สิทธิ์ผู้ตรวจสอบ และการส่งมอบต่อ
เปิดแบบฟอร์มใบขอซื้อ





