การอนุมัติการจัดซื้อหลายขั้นตอน
เวิร์กโฟลว์อนุมัติการจัดซื้อสำหรับการส่งกลับและส่งใหม่
ส่งเอกสารที่เหมาะสมให้ผู้ตัดสินใจที่ถูกต้อง ปกป้องผลการพิจารณา ส่งงานที่ไม่ครบกลับพร้อมระบุสิ่งที่ต้องแก้ และดำเนินสายอนุมัติต่อโดยไม่สูญเสียประวัติ
ตัวอย่างรวมถึงงานขั้นตอนสำหรับการอนุมัติใบขอซื้อและการอนุมัติ PO พร้อมคิวที่เต็มไปด้วยงานที่รอดำเนินการ ถูกส่งคืน ส่งซ้ำ ได้รับการอนุมัติ และงานของ พร้อมจัดทำ PO
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
ให้แต่ละขั้นตอนการอนุมัติมีคำถามที่ชัดเจนหนึ่งข้อ
ความครบถ้วน งบประมาณ ความจำเป็นทางธุรกิจ นโยบายผู้จำหน่าย และการอนุมัติ PO เป็นการตัดสินใจที่แตกต่างกัน ผู้ตรวจสอบแต่ละคนควรเห็นหลักฐานที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจนั้น และส่งผลลัพธ์ให้คนต่อไปสามารถวางใจได้
- 01
การตรวจสอบความครบถ้วน
ผู้ซื้อหรือผู้อนุมัติสามารถเข้าใจความจำเป็น รายการ ข้อกำหนด เวลาที่กำหนด การประมาณค่า และหลักฐานสนับสนุนโดยไม่ต้องเดาได้หรือไม่?
- 02
การตรวจสอบงบประมาณและแผนก
ความจำเป็นนี้ถูกต้องสำหรับแผนกหรือไม่ มีเงินทุนเพียงพอหรือไม่ และจำนวนที่เสนออยู่ในศูนย์ต้นทุนและงวดที่ระบุหรือไม่?
- 03
การตรวจสอบจำนวนเงินและการจัดซื้อ
มูลค่านี้ต้องการอำนาจจากผู้อื่นหรือไม่ และผู้จำหน่าย ใบเสนอราคา หมวดหมู่ หรือเส้นทางข้อยกเว้นสอดคล้องกับนโยบายหรือไม่?
- 04
การอนุมัติ PO
ข้อผูกพันที่ผู้จำหน่ายต้องปฏิบัติตามตรงกับใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติ ข้อตกลงที่ยอมรับ รายละเอียดการจัดส่ง และเงื่อนไขการปล่อยหรือไม่?
ให้เอกสารที่จำเป็นต่อการตัดสินใจแต่ละครั้งเท่านั้น
สิ่งนี้ช่วยหลีกเลี่ยงสายงานคู่ขนานยาวที่ทุกคนเห็นแบบฟอร์มเดียวกันแต่ไม่มีใครเป็นเจ้าของคำถามที่แท้จริง
| การตัดสินใจ | หลักฐาน | ผลลัพธ์ที่ใช้โดย |
|---|---|---|
| ความสมบูรณ์ | ความจำเป็น, รายการสินค้า, ข้อกำหนด, เวลา, ไฟล์ | การตรวจสอบงบประมาณและแผนก |
| งบประมาณ | ศูนย์ต้นทุน, ความพร้อม, จำนวน, เจ้าของ | การตรวจสอบจำนวนเงินและการจัดซื้อ |
| หน่วยงานหรือจำนวนเงิน | วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ, จำนวนรวม, ทางเลือก, เกณฑ์ | การจัดซื้อและการตัดสินใจขั้นสุดท้าย |
| การจัดซื้อ | เส้นทางผู้จำหน่าย, ใบเสนอราคาหรือข้อยกเว้น, หมวดหมู่, เงื่อนไข | ส่งต่องานเพื่อเตรียม PO |
| การอนุมัติ PO | แหล่งที่ได้รับการอนุมัติ, ผู้จำหน่าย, จำนวนเงินขั้นสุดท้าย, เงื่อนไข, การจัดส่ง | ออกใบสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ |
ตรวจสอบการตัดสินใจเบื้องหลังทุกคำขอที่รอดำเนินการหรือได้รับการอนุมัติ
ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ประกอบด้วยงานทบทวนที่ได้รับมอบหมาย ผลลัพธ์ที่มีวันที่ การแก้ไขที่ถูกส่งคืน การยื่นซ้ำ และการส่งมอบลำดับถัดไปที่สร้างขึ้นหลังจากการอนุมัติเท่านั้น
วางแผนว่าจะทำอย่างไรเมื่อมีการส่งคำขอกลับ
เวิร์กโฟลว์ที่มีประโยชน์จะบอกผู้ขออย่างชัดเจนว่าต้องแก้ไขอะไร และนำคำขอที่แก้ไขแล้วกลับไปยังผู้ตรวจสอบที่ถูกต้องโดยไม่สูญเสียการตัดสินใจเดิม
ส่งกลับพร้อมการแก้ไขเฉพาะ
ผู้ตรวจสอบจะระบุข้อเท็จจริงที่หายไปหรือไม่สอดคล้อง เจ้าของการแก้ไข และวันที่กำหนดให้ส่งคำขอใหม่
ปกป้องผลลัพธ์ของผู้ตรวจสอบ
ผู้ขอสามารถแก้ไขช่องข้อมูลการแก้ไขได้แต่ไม่สามารถเลือก "อนุมัติ" เขียนเหตุผลใหม่ หรือย้ายบันทึกไปยัง พร้อมจัดทำ PO
ส่งคำขอใหม่ไปยังผู้ตรวจสอบที่ถูกต้อง
ใบขอซื้อที่แก้ไขแล้วจะกลับไปยังการตัดสินใจที่ล้มเหลวและจะไม่ข้ามเกณฑ์หรือการตรวจสอบผู้จัดจำหน่ายอื่น
เก็บผลลัพธ์ทั้งสองไว้
ประวัติแสดงการตัดสินใจที่ถูกส่งคืน ค่าแก้ไข การส่งซ้ำ การอนุมัติขั้นสุดท้าย และผลกระทบต่อระเบียนที่แน่นอน
เปลี่ยนแผนผังการตัดสินใจตามนโยบายที่พัฒนา
ผู้ดูแลระบบสามารถปรับปรุงเส้นทาง เอกสาร คิว และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องสร้างทุกแบบฟอร์มใหม่
- เพิ่มหรือลบเกณฑ์จำนวนเงินในขณะที่ยังคงการซื้อปกติ
- แทรกการตรวจสอบซัพพลายเออร์หรือความปลอดภัยเฉพาะสำหรับหมวดหมู่ที่เลือก
- เปลี่ยนการกำหนดผู้ตรวจสอบตามแผนก หมวดหมู่ หรือข้อยกเว้น
- เพิ่มมุมมองที่เกินกำหนด, คืนแล้ว, ส่งใหม่ และรอบการอนุมัติ
ทำให้การทำงานอนุมัติสามารถจัดการได้หลังจากเปิดตัว
แค่การส่งต่อไม่สามารถป้องกันความล่าช้า ทีมจำเป็นต้องมีคิวและสัญญาณความเป็นเจ้าของที่จะเปลี่ยนงานที่เปิดอยู่ให้เป็นการดำเนินการ
การตัดสินใจที่ครบกำหนดและสถานะสุขภาพ
แสดงการตัดสินใจที่ตรงเวลา ใกล้ครบกำหนด เลยกำหนด และเสร็จสิ้นตามผู้ตรวจและขั้นตอน
ไม่มีผู้อนุมัติหรือเจ้าของที่ไม่พร้อมใช้งาน
กำหนดการยกระดับหรือการจัดการโดยผู้ดูแลก่อนที่เวิร์กโฟลว์จะรออย่างไม่มีกำหนดในงานที่ว่าง
การเปลี่ยนแปลงเกณฑ์หลังจากส่ง
ตรวจสอบจำนวนปัจจุบันหรือข้อกำหนดของนโยบายเมื่อขออนุมัติมากกว่าการพึ่งพาค่าที่คัดลอกเก่า
การส่งมอบที่ควบคุมโดยการอนุมัติ
เฉพาะผลลัพธ์ที่ได้รับการอนุมัติเท่านั้นที่ควรทำให้ใบขอซื้อพร้อมจัดทำ PO หรืออนุมัติใบสั่งซื้อ การตัดสินใจที่ถูกส่งคืนหรือรอดำเนินการจะทำให้การส่งมอบถูกบล็อก
ใช้ภารกิจการอนุมัติเมื่อการอนุญาตมีความสำคัญ; ใช้อัตโนมัติสำหรับงานเบื้องหลัง
การอัปเดตสถานะและภารกิจการตรวจทบทวนไม่สามารถใช้แทนกันได้
เวิร์กโฟลว์มนุษย์สำหรับการอนุมัติ, การคืน, และการปฏิเสธ
ใช้ภารกิจที่มอบหมายเมื่อบุคคลที่ระบุต้องตรวจสอบเอกสาร บันทึกการตัดสินใจ และควบคุมขั้นตอนถัดไป
อัตโนมัติสำหรับการเตือนความจำและการอัปเดตเบื้องหลัง
ใช้กฎสำหรับการแจ้งเตือน การอัปเดตสถานะครบกำหนด ค่าที่คัดลอกมา และงานบ้านที่ไม่ใช่ข้อกำหนดหลัก ในขณะที่ยังคงการตัดสินใจที่รับผิดชอบกับผู้ตรวจสอบที่ระบุชื่อ
ให้แต่ละบทบาทอยู่ในความรับผิดชอบของตน
ให้ผู้ขอสามารถแก้ไขรายละเอียดการซื้อที่ตนเป็นเจ้าของ ผู้ตรวจสอบควบคุมผลลัพธ์การอนุมัติ และผู้ซื้อเตรียมการส่งต่องานเพื่อเตรียม PO ยืนยันสิทธิ์เหล่านั้นกับบทบาทจริงที่คุณวางแผนจะใช้
คำถามเกี่ยวกับ กระบวนการอนุมัติการจัดซื้อ
คำตอบเหล่านี้ช่วยกำหนดจำนวนระดับอนุมัติ วิธีนำคำขอที่ส่งกลับเข้าสู่กระบวนการอีกครั้ง และแยกงานของผู้ตรวจสอบออกจากงานอัตโนมัติเบื้องหลัง
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดซื้อคืออะไร?
มันคือลำดับของการตัดสินใจของมนุษย์และการสนับสนุนการทำงานอัตโนมัติที่ใช้ในการอนุมัติการซื้อ ซึ่งมักครอบคลุมความสมบูรณ์ ความต้องการของแผนก งบประมาณ เกณฑ์จำนวน นโยบายของซัพพลายเออร์หรือประเภท การตรวจสอบการจัดซื้อ และการปล่อยใบสั่งซื้อ
การซื้อควรมีระดับการอนุมัติกี่ระดับ?
ใช้ระดับน้อยที่สุดที่ตอบคำถามเกี่ยวกับความเสี่ยงหรืออำนาจที่แตกต่างกัน หลีกเลี่ยงการส่งหลักฐานเดียวกันไปยังหลายคนเพียงเพราะนโยบายทั่วไประบุชื่อ ตำแหน่ง เพิ่มขั้นตอนโดยมูลค่า ประเภท แผนก ผู้จัดจำหน่าย หรือข้อยกเว้นเมื่อมีผลต่อการตัดสินใจอย่างมีนัยสำคัญ
คำร้องที่ส่งกลับควรเข้าสู่เวิร์กโฟลว์ใหม่อย่างไร?
ส่งคืนระเบียนพร้อมกับการแก้ไขเฉพาะ เจ้าของ และวันที่ครบกำหนด ให้ผู้ร้องแก้ไขเฉพาะช่องที่จำเป็น จากนั้นส่งระเบียนที่แก้ไขแล้วกลับไปยังขั้นตอนที่ส่งกลับพร้อมเก็บประวัติเดิมไว้
ความแตกต่างระหว่างเวิร์กโฟลว์กับอัตโนมัติคืออะไร?
เวิร์กโฟลว์ของมนุษย์สร้างงานที่รับผิดชอบพร้อมสิทธิ์และการตัดสินใจ ระบบอัตโนมัติทำงานเบื้องหลัง เช่น การแจ้งเตือนหรือการอัปเดตสถานะ กฎที่เปลี่ยนสถานะไม่ได้เป็นหลักฐานว่ามนุษย์อนุมัติการซื้อ
Jodoo สามารถรองรับการอนุมัติการจัดซื้อแบบมีเงื่อนไขได้หรือไม่?
ได้ คุณสามารถจัดเส้นทางตามจำนวนเงิน แผนก หมวดหมู่ ความเร่งด่วน เส้นทางผู้จำหน่าย หรือข้อยกเว้น และกำหนดฟิลด์ สิทธิ์ แบบฟอร์ม คิว และแดชบอร์ด ทดสอบทุกสาขาที่รองรับและผลกระทบต่อเนื่อง
ตรวจสอบงานอนุมัติ งานที่ถูกส่งกลับ และการส่งมอบขั้นสุดท้าย
เปิดเวิร์กโฟลว์ที่มีข้อมูลเพื่อดูการตัดสินใจที่รอดำเนินการ อนุมัติ และถูกส่งกลับที่เชื่อมโยงกับใบขอซื้อจริง คัดลอกแอปและทดสอบผู้ตรวจสอบที่แม่นยำของคุณ เกณฑ์การอนุมัติ การแก้ไข สิทธิ์ และผลลัพธ์ต่อไป
เปิดขั้นตอนการอนุมัติ