สต็อก
หนึ่งแถวแทนอะไหล่หนึ่งชนิดในคลังหรือตำแหน่งจัดเก็บที่ระบุ กรอกหน่วยเก็บสต็อก ยอดยกมาที่ยืนยันแล้ว และขั้นต่ำ ดูจำนวนคงเหลือ พักไว้ จองไว้ พร้อมใช้ และจำนวนที่ต่ำกว่าขั้นต่ำได้ในคอลัมน์คำนวณ
เริ่มจากรายการสต็อกที่อธิบายที่มาของยอดได้ เวิร์กบุ๊ก Excel แยกของที่มีอยู่ ส่วนที่จัดสรรให้งานซ่อมบำรุงแล้ว และสิ่งที่เคลื่อนไหวจริง
แกลเลอรีแสดงแอป Jodoo ส่วนไฟล์ XLSX ที่แยกไว้แก้ไขได้ และดาวน์โหลดได้โดยไม่ต้องมีบัญชี Jodoo
สี่ชีตพร้อมคำแนะนำ เรคคอร์ดตัวอย่างสมมติ ดรอปดาวน์ แถวพร้อมกรอก 100 แถวต่อชีตทำงาน และสูตรคำนวณจำนวน ไม่มีแมโครหรือการซิงค์กับแอป
XLSX · 50 KB
หนึ่งแถวแทนอะไหล่หนึ่งชนิดในคลังหรือตำแหน่งจัดเก็บที่ระบุ กรอกหน่วยเก็บสต็อก ยอดยกมาที่ยืนยันแล้ว และขั้นต่ำ ดูจำนวนคงเหลือ พักไว้ จองไว้ พร้อมใช้ และจำนวนที่ต่ำกว่าขั้นต่ำได้ในคอลัมน์คำนวณ
หนึ่งแถวแทนความต้องการอะไหล่ของงาน บันทึกจำนวนที่ขอ การจัดสรรที่อนุมัติ ผลการพิจารณา และวันครบกำหนด เปรียบเทียบจำนวนที่จ่ายและยกเลิกการจองแล้วกับส่วนที่ยังจองไว้
หนึ่งแถวต่อการรับ การจ่าย การคืนอะไหล่ที่ไม่ได้ใช้ หรือการยกเลิกการจอง เชื่อมรายการจ่ายกับคำขอและรายการคืนกับรายการจ่ายเดิม เฉพาะแถวที่ระบุ Posted เท่านั้นที่มีผลต่อการคำนวณสต็อก
ชีต Read me อธิบายลำดับการกรอก วิธีจัดการค่าว่างกับศูนย์ และการควบคุมด้วยคนที่เวิร์กบุ๊กนี้ใช้แทนไม่ได้ เซลล์สีเหลืองอำพันใช้กรอกข้อมูล ส่วนเซลล์สีเทามีสูตรคำนวณ
ใช้ Stock ID ที่ไม่ซ้ำ ตลับลูกปืนชนิดเดียวกันที่โรงซ่อมฝั่งเหนือ ตำแหน่ง A-01 และโรงซ่อมฝั่งใต้ ตำแหน่ง B-03 ต้องมีแถวสต็อกสองแถว ใช้รหัสอะไหล่ในแค็ตตาล็อกเดียวกัน แต่แยก ID ของตำแหน่ง
ตรวจนับหรือกระทบยอดสต็อก ณ วันที่เลือกเริ่มต้น กรอกศูนย์เมื่อตำแหน่งจัดเก็บว่างจริงและยืนยันแล้ว หากยังไม่ทราบจำนวนให้เว้นว่างจนกว่าจะตรวจสอบ ชีตจะเตือนว่าขาดยอดยกมา
กรอกคำขอและการเคลื่อนไหวที่เกิดภายหลังพร้อม ID ที่ตรงกัน อย่าบันทึกรายการรับเก่าที่รวมอยู่ในยอดยกมาแล้ว เมื่อกรอกการคืน ให้คง ID รายการจ่ายเดิมไว้เพื่อให้ตรวจสอบจำนวนที่ยังคืนได้
| การดำเนินการ | คงเหลือ | ยังจองไว้ | พร้อมใช้ | เหตุผล |
|---|---|---|---|---|
| เริ่มด้วยตลับลูกปืน 12 ชิ้น | 12 | 0 | 12 | ยังไม่มีการจัดสรร |
| อนุมัติ 5 ชิ้นสำหรับงานซ่อม | 12 | 5 | 7 | การจัดสรรเป็นการรับปากให้อะไหล่ ยังไม่ใช่การจ่ายจริง |
| จ่าย 3 ชิ้นโดยอ้างอิงคำขอนั้น | 9 | 2 | 7 | การจ่ายลดทั้งสต็อกจริงและยอดจองที่ยังค้าง |
| ยกเลิกการจอง 2 ชิ้นที่ไม่ต้องใช้ | 9 | 0 | 9 | เปลี่ยนเฉพาะการจัดสรร ไม่มีอะไหล่จริงถูกส่งคืน |
| รับคืนอะไหล่ใช้ได้ 1 ชิ้น | 10 | 0 | 10 | รายการจ่ายเดิมยังบอกได้ว่าอะไหล่ที่คืนมาจากไหน |
| รับคืนอะไหล่ที่ต้องตรวจสอบ 1 ชิ้น | 11 | 0 | 10 | อะไหล่ที่คืนถูกพักไว้ ยังไม่พร้อมใช้กับงานอื่น |
สต็อกพร้อมใช้เท่ากับยอดคงเหลือหักยอดจัดสรรที่ยังค้างและสต็อกที่พักไว้ เวิร์กบุ๊กแยกสูตรนี้ออกเป็นยอดรวมจากการเคลื่อนไหวและคำขอโดยตรง เพื่อไม่ให้หักรายการจ่ายที่ลงบันทึกแล้วซ้ำสองครั้ง แถวสต็อกที่เลิกใช้จะไม่แสดงจำนวนพร้อมใช้
ยอดจัดสรรติดลบอาจหมายถึงจ่ายเกินจำนวนอนุมัติหรือกรอกการยกเลิกการจองซ้ำสองครั้ง จำนวนที่ยังคืนได้ติดลบหมายถึงคืนเกินรายการจ่ายเดิม ตรวจสอบ ID และจำนวนก่อนแก้ข้อมูลต้นทาง
อย่าเขียนทับยอดที่คำนวณเพื่อให้คำเตือนหายไป เพราะจะซ่อนปัญหาและทำให้การคำนวณครั้งถัดไปผิดพลาด
ดรอปดาวน์และสูตรช่วยจัดระเบียบการกรอก แต่ไม่ได้พิสูจน์ว่าคนที่เลือก Approved หรือ Posted มีสิทธิ์ทำเช่นนั้น การแก้ไฟล์ร่วมกันก็ไม่ได้รับประกันว่าจะล็อกสต็อกได้เมื่อคนสองคนจัดสรรพร้อมกัน
เวิร์กบุ๊กบันทึกอะไหล่คืนที่พักไว้ แต่ไม่คำนวณการปล่อยกลับหรือตัดทิ้งในภายหลัง เก็บผลพิจารณาการตรวจสอบเหล่านั้นแยกไว้และกระทบยอดก่อนจ่ายครั้งถัดไป อย่าระบุอะไหล่คืนที่เสียหายว่าใช้ได้เพียงเพื่อให้คำเตือนหายไป
ก่อนใช้ไฟล์กับสต็อกจริง ยืนยันว่าดรอปดาวน์และสูตรทำงานในซอฟต์แวร์สเปรดชีตของคุณ และลองกระทบยอดรายการเคลื่อนไหวตัวอย่างบางรายการกับยอดตรวจนับบนชั้นวาง
ผู้ใช้งานกรอกการจัดสรร ผู้อนุมัติ และสถานะการลงบันทึก คุณต้องมีขั้นตอนของตัวเองว่าใครแก้ไฟล์ได้ ตรวจสอบการแก้ไขอย่างไร และสำเนาใดเป็นฉบับปัจจุบัน
ตัวอย่างส่งคำขออะไหล่และรายการเคลื่อนไหวสต็อกให้ผู้ตรวจสอบ รองรับการส่งกลับและส่งใหม่ และคำนวณผลของการตัดสินใจที่บันทึกไว้ ผู้ดูแลปรับรายละเอียดที่ต้องกรอก หมวดหมู่ และมุมมองเจ้าหน้าที่คลังได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนทะเบียนสต็อก
ตกลงใช้หน่วยเก็บสต็อกเดียว กำหนดป้ายตำแหน่งจัดเก็บที่ใช้งานได้ และผู้รับผิดชอบอะไหล่ทดแทนกับการคืน
ให้ข้อมูลอะไหล่ที่ระบุชัด งานซ่อมบำรุง จำนวน และวันที่ต้องการแก่เจ้าหน้าที่คลัง
เลือกวันที่เริ่มใช้ระบบ ยืนยันจำนวนยกมาที่นับได้จริงของแต่ละตำแหน่งสต็อก แล้วบันทึกเฉพาะการเคลื่อนไหวหลังวันนั้น อย่าบันทึกรายการรับก่อนหน้านั้นซ้ำ เพราะรวมอยู่ในยอดยกมาแล้ว หากต้องการหลักฐานว่ากำหนดจำนวนยกมาอย่างไร ให้เก็บบันทึกการตรวจนับแยกไว้นอกเวิร์กบุ๊ก
กำหนดหน่วยเก็บสต็อกเพียงหน่วยเดียวสำหรับแต่ละตำแหน่งสต็อก แล้วแปลงจำนวนให้เป็นหน่วยนั้นก่อนกรอก เวิร์กบุ๊กไม่ได้แปลงแพ็กเป็นชิ้นให้อัตโนมัติ หากหนึ่งกล่องมีไส้กรองสิบสองชิ้น และคุณเก็บสต็อกเป็นไส้กรองรายชิ้น การรับหนึ่งกล่องต้องกรอกจำนวนสิบสอง ไม่ใช่หนึ่ง
เวิร์กบุ๊กมีแถวพร้อมกรอก 100 แถวในแต่ละชีตทำงานทั้งสามชีต หากต้องการเพิ่ม ให้ขยายตาราง สูตร ช่วงตรวจสอบข้อมูล และการอ้างอิงสรุปยอดไปพร้อมกัน ไฟล์นี้เป็นบัญชีสต็อกขนาดเล็กสำหรับเริ่มต้น ไม่ใช่ฐานข้อมูลสต็อกที่รองรับได้ไม่จำกัด
ไม่เท่ากัน หากเว้นจำนวนยกมาว่างไว้ ระบบจะเตือนว่าข้อมูลขาดหาย กรอกศูนย์ต่อเมื่อยืนยันแล้วว่าตำแหน่งสต็อกนั้นไม่มีของ การเว้นว่างเมื่อยังไม่ทราบจำนวนช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่ยังไม่ได้ตรวจนับกลายเป็นยอดศูนย์ที่ทำให้เข้าใจผิด
ไม่ได้ เวิร์กบุ๊กบันทึกผลการตัดสินใจที่ทีมกรอกและคำนวณผลต่อจำนวนสต็อก แต่ไม่ได้มอบหมายงานตรวจสอบ จำกัดสิทธิ์การตัดสินใจตามสมาชิกทีม หรือซิงค์กับตัวอย่าง Jodoo โดยอัตโนมัติ ใช้แอปเมื่อต้องมอบหมายการพิจารณาให้ผู้ตรวจสอบ ส่งกลับให้แก้ไข และให้ผู้ตรวจสอบดำเนินการจนเสร็จ