แถว: บุคคลที่อยู่ในขอบเขต
ใช้ข้อมูลระบุตัวพนักงานที่คงที่ พร้อมบทบาทและสถานที่ กำหนดว่าผู้ปฏิบัติงานที่ยังทำงานอยู่คนใดต้องอยู่ในการทบทวนปัจจุบัน และเก็บเรคคอร์ดประวัติแยกไว้
สร้างตารางเมทริกซ์การฝึกอบรมที่ผู้จัดการใช้ตัดสินใจได้
เลือกข้อกำหนดที่เหมาะสม กำหนดสถานะที่สื่อความหมาย และคำนวณความครบถ้วนตามข้อกำหนดโดยไม่ถือว่าเซลล์ว่างทุกเซลล์—หรือหลักสูตรที่เรียนจบทุกหลักสูตร—มีความหมายเหมือนกัน
ใช้ฟรีได้สูงสุด 5 คน โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ปรับฟิลด์ เวิร์กโฟลว์ และแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด สำรวจเทมเพลตแอปและกรณีใช้งานกว่า 1,000 รายการ
เริ่มจากตัวอย่าง แล้วปรับให้เข้ากับทีมของคุณ
กำหนดว่าผู้จัดการควรรู้อะไรจากหนึ่งแถว
เริ่มจากการตัดสินใจ ไม่ใช่แค็ตตาล็อกหลักสูตรยาว ๆ ผู้จัดการต้องเข้าใจว่าข้อกำหนดใดใช้กับพนักงาน หลักฐานปัจจุบันใดทำให้ครบตามข้อกำหนด และต้องทำอะไรกับส่วนที่ยังขาด ตารางเมทริกซ์ควรแสดงคำตอบเหล่านี้ให้อ่านเข้าใจได้ โดยไม่ทำให้การฝึกอบรมที่เสร็จสิ้น การรับรองที่ยังมีผล และความสามารถที่แสดงให้เห็นดูเป็นเรื่องเดียวกัน
คอลัมน์: ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
ระบุคุณสมบัติหรือทักษะที่รองรับบทบาทในขอบเขต กำหนดว่าแต่ละข้อจะครบได้ด้วยการฝึกอบรมที่เสร็จสิ้น การรับรองที่ต้องต่ออายุ หรือการประเมินงานด้วยการสังเกต
กำหนดความหมายของแต่ละสถานะในตารางเมทริกซ์
| สถานะ | หลักฐานที่รองรับ | สิ่งที่ผู้จัดการต้องทำ |
|---|---|---|
| ไม่จำเป็น | ข้อกำหนดนี้ไม่เกี่ยวกับบทบาท/สถานที่ปัจจุบันของบุคคลนี้ | ไม่นำมาคำนวณความครบถ้วนของข้อกำหนดที่จำเป็น |
| ยังขาด | เป็นข้อกำหนดที่จำเป็น แต่ยังไม่มีเรคคอร์ดที่ผ่านการยอมรับและมีผลอยู่ซึ่งตรงตามข้อกำหนด | มอบหมายการเรียนรู้หรือการประเมิน |
| มอบหมายแล้ว | งานที่จำเป็นมีเจ้าของงานและแผนดำเนินการแล้ว | ติดตามงานที่ถึงกำหนด |
| อยู่ระหว่างตรวจ | มีผลแล้วแต่ยังไม่ผ่านการยอมรับ | ติดตามให้ได้คำตัดสินจากการตรวจ |
| มีผลอยู่ | หลักฐานที่ผ่านการยอมรับทำให้ครบตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องในวันนี้ | เก็บแหล่งหลักฐานและติดตามการเปลี่ยนแปลง |
| ใกล้หมดอายุ / หมดอายุแล้ว | การรับรองใกล้ถึงหรือเลยวันสิ้นสุดระยะเวลาที่มีผลที่เกี่ยวข้องแล้ว | เปิดงานต่ออายุ |
| ต้องฝึกปฏิบัติเพิ่ม | เกณฑ์จำเป็นที่สังเกตยังไม่ผ่าน | จัดการฝึกปฏิบัติเฉพาะจุดและประเมินซ้ำ |
คำนวณความครบถ้วนโดยไม่ให้เซลล์ที่ไม่เกี่ยวข้องเพิ่มผลลัพธ์
กำหนดตัวหารจากบทบาท ไม่ใช่จากแค็ตตาล็อก
ตัวอย่างการออกแบบพร้อมคำนวณ: ช่างสามคนต้องมีข้อกำหนดคนละสี่ข้อ และผู้ตรวจสองคนต้องมีคนละสามข้อ รวมเป็นข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง 18 ข้อ หากมีผลอยู่ 14 ข้อ ความครบถ้วนจะเป็น 14 ÷ 18 = 77.8% ส่วนอีกสี่ข้อยังต้องมีเหตุผลและขั้นตอนถัดไป
ต่อมาช่างหนึ่งคนย้ายไปทำงานตรวจ สมมติว่าข้อกำหนดเดิมหนึ่งข้อไม่เกี่ยวข้องแล้ว และมีข้อกำหนดใหม่สองข้อ ตัวหารจึงเป็น 19 ให้ตรวจใหม่ว่าหลักฐานที่ผ่านการยอมรับใดยังใช้ได้ก่อนคำนวณตัวตั้งใหม่ อย่านำเปอร์เซ็นต์เดิมมาใช้กับบทบาทใหม่
แยกมุมมองสำหรับสถานะที่ยังไม่เรียบร้อย สองทีมที่มีความครบถ้วน 75% อาจต้องดำเนินการต่างกันมาก หากทีมหนึ่งรอการตรวจหลักฐาน แต่อีกทีมมีการรับรองหมดอายุหรือมีข้อบกพร่องในเกณฑ์จำเป็นภาคปฏิบัติ
ทบทวนการเปลี่ยนแปลงควบคู่กับสรุปรายเดือน
บทบาทเปลี่ยน
ตรวจว่าข้อกำหนดใดยังเกี่ยวข้องและเก็บหลักฐานที่ยังตรงตามบทบาทใหม่ไว้ มอบหมายงานที่จำเป็นเพิ่ม แทนการทำซ้ำทุกหลักสูตรเดิม
เวอร์ชันการฝึกอบรมเปลี่ยน
เก็บผลการฝึกอบรมในอดีตให้เชื่อมกับเวอร์ชันเดิม ตัดสินใจว่าข้อกำหนดใหม่จำเป็นต้องฝึกอบรมซ้ำหรือไม่
การรับรองหรือการประเมินหมดอายุ
ประเมินความพร้อมปัจจุบันซ้ำระหว่างรอบประชุมผู้จัดการ ให้ส่วนที่ยังขาดเชื่อมกับผู้รับผิดชอบต่ออายุหรือประเมินซ้ำและวันครบกำหนดเสมอ
หลักฐานได้รับการแก้ไข
ตรวจเรคคอร์ดที่เปลี่ยนก่อนนำมาใช้อ้างอิงอีกครั้ง อย่าให้การยอมรับเดิมรับรองไฟล์หรือผลที่ต่างออกไปโดยอัตโนมัติ
ต่อยอดตารางเมทริกซ์ที่ใช้ได้จริงสู่การติดตามงานที่มีผู้รับผิดชอบ
สเปรดชีตเป็นวิธีที่ใช้งานได้จริงในการตกลงบทบาท ข้อกำหนด และคำจำกัดความ เมื่อออกแบบชัดเจนแล้ว ตารางเมทริกซ์ Jodoo จะเชื่อมแต่ละข้อกำหนดกับงานที่มอบหมาย หลักฐานปัจจุบัน และขั้นตอนถัดไป ผู้ประสานงานปรับข้อกำหนดและมุมมองได้เมื่อทีมเปลี่ยน ส่วนผู้จัดการเปิดตรวจเรคคอร์ดที่อยู่เบื้องหลังสถานะได้
การออกแบบตารางเมทริกซ์ที่ช่วยตัดสินใจได้จริง
ในตารางเมทริกซ์ควรระบุหลักสูตรหรือสมรรถนะ?
ใช้ข้อกำหนดที่ช่วยประกอบการตัดสินใจ หลักสูตรอาจเป็นหลักฐานสำหรับข้อกำหนดหนึ่ง ส่วนทักษะภาคปฏิบัติอาจต้องประเมินด้วยการสังเกต ระบุประเภทข้อกำหนดให้ชัด เพื่อไม่ให้ถือว่าการเรียนจบกับความสามารถที่แสดงให้เห็นใช้แทนกันได้
ควรทบทวนตารางเมทริกซ์บ่อยเพียงใด?
ทบทวนเมื่อบทบาท ข้อกำหนด หรือหลักฐานเปลี่ยน และตามรอบที่ช่วยในการจัดคนทำงาน ต้องมีการตรวจตามวันหมดอายุระหว่างรอบทบทวนของผู้จัดการด้วย การประชุมรายเดือนอย่างเดียวอาจพลาดการรับรองที่จะหมดอายุในวันพรุ่งนี้
ควรเก็บอดีตพนักงานไว้ในตารางเมทริกซ์ปัจจุบันหรือไม่?
ไม่นำผู้ที่ไม่ได้ปฏิบัติงานแล้วมาคำนวณความครบถ้วนของคุณสมบัติบุคลากรปัจจุบัน แต่ยังเก็บเรคคอร์ดตามกฎการเก็บรักษาของคุณ ไม่เช่นนั้นตัวหารอาจไม่สะท้อนทีมที่ผู้จัดการต้องจัดคนทำงานจริง
เมื่อพบสิ่งที่ยังขาดควรทำอะไรต่อ?
ระบุผู้ประสานงานที่รับผิดชอบ สิ่งที่ต้องทำ และวันครบกำหนด เชื่อมงานที่มอบหมายหรือการประเมินซ้ำกลับไปยังข้อกำหนดนั้น การแสดงสีว่ามีสิ่งที่ขาดโดยไม่มีเจ้าของงานเป็นเพียงรายงาน ยังไม่ใช่กระบวนการติดตามงาน
นำตารางเมทริกซ์ที่ออกแบบไว้มาใช้งานจริง
ใช้ตารางเมทริกซ์การฝึกอบรมที่อัปเดตตามข้อมูล
สำรวจเรคคอร์ดตัวอย่าง แล้วตั้งค่าข้อกำหนด ฟิลด์ และมุมมองการทำงานให้เหมาะกับทีม