Hàng: những người trong phạm vi
Dùng định danh nhân viên ổn định, kèm vai trò và địa điểm. Xác định người lao động đang làm việc nào thuộc lần rà soát hiện tại và lưu riêng hồ sơ lịch sử.
Xây dựng ma trận đào tạo hữu ích cho quản lý
Chọn đúng yêu cầu, định nghĩa trạng thái rõ nghĩa và tính mức độ đáp ứng mà không đánh đồng mọi ô trống hoặc mọi khóa học đã hoàn thành.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Bắt đầu với ví dụ. Điều chỉnh cho đội ngũ của bạn.
Xác định quản lý cần biết gì từ một dòng
Bắt đầu từ quyết định cần đưa ra, thay vì một danh mục khóa học dài. Quản lý cần biết yêu cầu nào áp dụng cho nhân viên, minh chứng nào đang đáp ứng và cần làm gì với phần còn thiếu. Ma trận cần trình bày những câu trả lời đó dễ hiểu, đồng thời phân biệt hoàn thành đào tạo, chứng chỉ còn hiệu lực và năng lực đã thể hiện.
Cột: yêu cầu áp dụng
Liệt kê yêu cầu chuyên môn hoặc kỹ năng phù hợp với các vai trò trong phạm vi. Xác định từng yêu cầu được đáp ứng bằng hoàn thành đào tạo, chứng chỉ cần gia hạn hay đánh giá nhiệm vụ qua quan sát.
Định nghĩa ý nghĩa từng trạng thái trong ma trận
| Trạng thái | Minh chứng làm cơ sở | Việc quản lý cần làm |
|---|---|---|
| Không yêu cầu | Yêu cầu không áp dụng cho vai trò/địa điểm hiện tại của người này. | Loại khỏi phép tính mức độ đáp ứng bắt buộc. |
| Còn thiếu | Có yêu cầu, nhưng chưa có bản ghi hiện hành đã được chấp nhận đáp ứng. | Giao việc học hoặc đánh giá. |
| Đã giao | Công việc bắt buộc đã có người phụ trách và kế hoạch thực hiện. | Theo dõi việc đến hạn. |
| Đang xét duyệt | Đã có kết quả nhưng chưa được chấp nhận. | Hoàn tất quyết định xét duyệt. |
| Đang đáp ứng | Minh chứng đã được chấp nhận đáp ứng yêu cầu áp dụng ở thời điểm hiện tại. | Giữ nguồn minh chứng và theo dõi thay đổi. |
| Sắp hết hạn / đã hết hạn | Chứng chỉ có ngày hết hiệu lực liên quan sắp đến hoặc đã qua. | Mở công việc gia hạn. |
| Cần thực hành | Các tiêu chí thiết yếu đã quan sát vẫn chưa đạt. | Sắp xếp thực hành đúng phần còn thiếu và đánh giá lại. |
Tính mức độ đáp ứng mà không cộng lợi thế từ ô không liên quan
Xác định mẫu số từ vai trò, không phải từ danh mục
Ví dụ thiết kế có tính toán: ba kỹ thuật viên, mỗi người cần đáp ứng bốn yêu cầu, và hai kiểm tra viên, mỗi người cần đáp ứng ba yêu cầu. Tổng cộng có 18 yêu cầu áp dụng. Nếu 14 yêu cầu đang được đáp ứng, tỷ lệ là 14 ÷ 18 = 77.8%; bốn yêu cầu còn lại vẫn cần lý do và việc tiếp theo.
Sau đó, một kỹ thuật viên chuyển sang kiểm tra. Giả sử một yêu cầu cũ không còn áp dụng và có hai yêu cầu mới. Mẫu số trở thành 19. Kiểm tra lại minh chứng đã được chấp nhận nào vẫn áp dụng trước khi tính tử số mới; không giữ nguyên tỷ lệ cũ cho vai trò mới.
Giữ chế độ xem riêng cho các trạng thái chưa giải quyết. Hai nhóm cùng đạt 75% mức độ đáp ứng có thể cần cách xử lý rất khác nếu một nhóm đang chờ xét duyệt minh chứng, còn nhóm kia có chứng chỉ hết hạn hoặc tiêu chí thực hành thiết yếu chưa đạt.
Rà soát cả thay đổi lẫn báo cáo tổng hợp hằng tháng
Vai trò thay đổi
Kiểm tra lại phạm vi áp dụng và giữ minh chứng vẫn đáp ứng vai trò mới. Giao phần việc mới được yêu cầu thay vì lặp lại mọi khóa học cũ.
Phiên bản đào tạo thay đổi
Giữ các lần hoàn thành trong lịch sử gắn với phiên bản gốc. Quyết định yêu cầu mới có cần đào tạo lại không.
Chứng chỉ hoặc kết quả đánh giá hết hiệu lực
Đánh giá lại mức độ sẵn sàng hiện tại giữa các kỳ họp quản lý. Gắn người phụ trách gia hạn hoặc đánh giá lại và hạn chót với phần còn thiếu.
Minh chứng được sửa
Xét duyệt bản ghi đã thay đổi trước khi dùng lại làm căn cứ. Không để quyết định chấp nhận cũ tự động xác nhận một tệp hoặc kết quả khác.
Từ ma trận hữu ích đến theo dõi tiếp có người chịu trách nhiệm
Bảng tính là cách thiết thực để thống nhất vai trò, yêu cầu và định nghĩa. Khi thiết kế đã rõ, ma trận Jodoo liên kết từng yêu cầu với nhiệm vụ đào tạo, minh chứng hiện hành và việc tiếp theo. Điều phối viên có thể điều chỉnh yêu cầu và chế độ xem khi đội ngũ thay đổi, còn quản lý có thể kiểm tra bản ghi làm cơ sở cho một trạng thái.
Thiết kế ma trận hỗ trợ ra quyết định thực tế
Ma trận nên liệt kê khóa học hay năng lực?
Dùng yêu cầu làm cơ sở cho quyết định cần đưa ra. Một khóa học có thể là minh chứng cho yêu cầu, còn kỹ năng thực hành có thể cần đánh giá qua quan sát. Ghi rõ loại yêu cầu để không coi hoàn thành khóa học và năng lực đã thể hiện là tương đương.
Nên rà soát ma trận bao lâu một lần?
Rà soát khi vai trò, yêu cầu hoặc minh chứng thay đổi, đồng thời duy trì tần suất phù hợp với quyết định bố trí nhân sự. Cần kiểm tra theo hạn hiệu lực cả giữa các kỳ rà soát của quản lý; chỉ họp hằng tháng có thể bỏ sót chứng chỉ hết hạn ngay ngày mai.
Có nên giữ nhân viên đã nghỉ việc trong ma trận hiện tại không?
Loại người không còn làm việc khỏi phép tính mức độ đáp ứng của đội ngũ hiện tại, đồng thời giữ hồ sơ theo quy tắc lưu trữ. Nếu không, mẫu số có thể phản ánh sai đội ngũ mà quản lý thực sự cần bố trí.
Cần làm gì sau khi phát hiện yêu cầu chưa đáp ứng?
Chỉ định điều phối viên chịu trách nhiệm, việc cần làm và hạn chót. Liên kết nhiệm vụ đào tạo hoặc lần đánh giá lại với yêu cầu đó. Một ô màu báo thiếu nhưng không có người phụ trách chỉ là báo cáo, chưa phải quy trình theo dõi tiếp.
Đưa thiết kế ma trận vào thực tế
Sử dụng ma trận đào tạo trực tiếp
Khám phá bản ghi mẫu, rồi cấu hình yêu cầu, trường dữ liệu và chế độ xem làm việc cho đội ngũ của bạn.