行：対象者
継続して使う従業員識別子に、職務と拠点を関連付けます。現在のレビューに含める在籍中の作業者を定義し、過去のレコードは別に保持します。
管理者が判断に使える研修マトリクスを作成
適切な要件と意味の明確な状態を定義し、充足率を計算します。空欄や修了済みコースをすべて同じようには扱いません。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
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サンプルから始めて、チームに合わせて調整できます。
マトリクスの一行から管理者が何を読み取るかを決定
コースの長い一覧ではなく、必要な判断から考えます。管理者が知りたいのは、従業員に適用される要件、現在その要件を満たす証拠、残る不足への対応です。研修修了、有効な資格、実証された能力を同じものとして扱わず、マトリクスからそれぞれを読み取れるようにします。
列：適用される要件
対象職務に必要な資格やスキルを並べます。各要件を満たすものが、研修修了、更新が必要な資格、実技観察に基づく評価のどれかを明示してください。
マトリクスの各状態の意味を定義
| 状態 | 根拠となる証拠 | 管理者の対応 |
|---|---|---|
| 対象外 | この人の現在の職務/拠点には適用されない要件です。 | 必須要件の充足率から除外します。 |
| 未充足 | 必要な要件ですが、それを満たす有効な受理済みレコードがありません。 | 学習や評価を割り当てます。 |
| 割り当て済み | 必要な対応に担当者と実施計画が設定されています。 | 期限が近い対応を確認します。 |
| レビュー中 | 結果はありますが、まだ受理されていません。 | レビューの判断を得ます。 |
| 有効 | 受理済みの証拠資料が、現時点で適用される要件を満たしています。 | 根拠資料を保持し、変更を確認します。 |
| 期限間近 / 期限切れ | 資格の有効期限が近づいている、または過ぎています。 | 更新作業を開きます。 |
| 要実習 | 観察対象の必須基準が未達のままです。 | 不足に絞った実習と再評価を手配します。 |
対象外のセルで充足率を高く見せずに計算
カタログではなく職務の要件から分母を設定
設計の計算例：技術者三人にそれぞれ四つ、検査員二人にそれぞれ三つの要件が必要なら、適用される要件は18件です。14件が有効なら、充足率は14 ÷ 18 = 77.8%です。残る四件については、理由と次の対応を明確にする必要があります。
その後、技術者一人が検査業務に異動したとします。以前の要件が一つ不要になり、新たな要件が二つ加わるなら、分母は19になります。新しい分子を計算する前に、どの受理済み証拠が引き続き適用されるか再確認してください。以前の割合を新しい職務にそのまま引き継がないでください。
未解決の状態は、別のビューでも確認できるようにします。充足率が同じ75%のチームでも、一方が証拠資料のレビュー待ちで、もう一方が資格の期限切れや必須の実務スキル不足を抱えているなら、必要な対応は大きく異なります。
月次集計に加えて変更時にもレビュー
職務の変更
適用範囲を再確認し、新しい職務の要件も満たす証拠資料を保持します。過去のコースをすべて重複させず、新たに必要な研修を割り当てます。
研修バージョンの変更
過去の修了レコードは元のバージョンに関連付けて保持します。新しい要件に再研修が必要か判断してください。
資格や評価の有効期限切れ
管理会議の間にも、現在の作業遂行の準備状況を見直します。不足の情報に、更新や再評価の担当者と期限を関連付けておきます。
証拠資料の修正
変更後のレコードを再び判断の根拠とする前に、レビューします。過去の受理によって、別のファイルや結果を自動で認めないようにしてください。
役立つマトリクスから、担当を明確にしたフォローアップへ
スプレッドシートは、職務、要件、定義をすり合わせる実用的な方法です。設計が固まったら、 Jodooマトリクス で各要件を割り当て、現在の証拠資料、次の対応に関連付けられます。研修調整担当者はチームの変化に合わせて要件やビューを調整でき、管理者は状態の根拠となるレコードを確認できます。
実際の判断に役立つマトリクスの設計
マトリクスにはコースとコンピテンシーのどちらを載せるべきですか？
判断に必要な要件を載せます。コース修了が要件の証拠となる場合もあれば、実務スキルには実技観察による評価が必要な場合もあります。要件の種類を明示して、修了と実証された能力を同じものとして扱わないようにします。
マトリクスはどのくらいの頻度で見直すべきですか？
職務、要件、証拠資料が変わったときと、人員配置の判断に役立つ周期で見直します。有効期限に基づく確認は、管理者の定期レビューの間にも必要です。月次会議だけでは、明日期限が切れる資格を見逃す可能性があります。
退職者も現在のマトリクスに残すべきですか？
現在の人員の充足率からは在籍していない人を除外し、レコードは保管ルールに従って保持します。除外しないと、分母が実際の配置対象チームを正しく表さなくなる可能性があります。
不足が見つかったらどうすべきですか？
研修調整の責任者、対応内容、期限を明確にします。割り当てや再評価を、その要件に関連付けてください。不足を色で示すだけで担当者がいなければ、報告にとどまり、フォローアップにつながりません。
設計したマトリクスを実務に活用
最新の研修マトリクスを使う
サンプルレコードを確認し、チームに合わせて要件、フィールド、業務用ビューを設定してください。