ระบบบริหารงานจัดซื้อก่อสร้าง
งานจัดซื้อก่อสร้างตั้งแต่คำขอจนถึงส่งมอบ
ให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อได้รับข้อมูลความต้องการที่อนุมัติแล้วอย่างครบถ้วน และให้หน้างานติดตามความคืบหน้าได้หลังทำข้อตกลงกับผู้จำหน่าย
เข้าสู่ระบบเพื่อสำรวจแอปที่มีข้อมูลตัวอย่าง จากนั้นติดตั้งพร้อมข้อมูลตัวอย่างเพื่อทดสอบรายการข้อมูล ความสัมพันธ์ กระบวนการทำงาน และแดชบอร์ด
สิ่งที่ซอฟต์แวร์ควรทำได้
ระบบบริหารงานจัดซื้อก่อสร้างควรเชื่อมความต้องการของไซต์งานกับการพิจารณา การจัดหา ข้อตกลงการส่งมอบของผู้จำหน่าย การติดตามส่งมอบ การรับวัสดุ และการแก้ไขปัญหา กระบวนการปฏิบัติงานนี้เสริมงานจัดซื้ออย่างเป็นทางการใน ERP โดยเก็บเหตุผลที่ต้องใช้วัสดุ จุดใช้งาน และสิ่งที่โครงการต้องทำเมื่อผู้จำหน่ายเปลี่ยนสิ่งที่รับปากไว้
- ข้อมูลความต้องการที่อนุมัติแล้วส่งถึงเจ้าหน้าที่จัดซื้อพร้อมรายละเอียดประกอบ
- เก็บทั้งปริมาณและวันที่ที่ผู้จำหน่ายรับปากไว้
- หน้างานและฝ่ายจัดซื้อใช้ข้อมูลปัญหาชุดเดียวกัน
จุดส่งต่องานจัดซื้อก่อสร้าง
รักษาข้อมูลประกอบให้ครบเมื่อส่งงานจากไซต์งานถึงเจ้าหน้าที่จัดซื้อ
แต่ละจุดส่งต่องานเพิ่มผลการตัดสินใจ โดยไม่ทำให้ความต้องการของโครงการสูญหาย
คำขอจากหน้างาน
โครงการ วัสดุที่ได้รับอนุมัติ ปริมาณ จุดปฏิบัติงาน วันที่ต้องการใช้ รหัสต้นทุน ความเร่งด่วน และหลักฐาน
การพิจารณาด้านปฏิบัติการและเทคนิค
อนุมัติความต้องการ ส่งกลับให้เติมรายละเอียดข้อกำหนดที่ขาด ปฏิเสธคำขอ หรือระงับการขอวัสดุที่เลิกใช้งานแล้ว
การจัดหาและตกลงส่งมอบ
บันทึกผู้จำหน่าย ปริมาณที่ตกลงส่งมอบ มูลค่า วันที่รับปากส่งมอบ เจ้าหน้าที่จัดซื้อ การยืนยัน และเอกสารอ้างอิงทางการค้า
การเร่งรัดและส่งมอบ
อัปเดตหมุดหมาย การเปลี่ยนวันที่คาดการณ์ หลักฐาน สถานะความเสี่ยง และสิ่งที่ผู้จำหน่ายต้องทำต่อไป
การรับวัสดุและปิดงาน
ตรวจเทียบปริมาณและสภาพจริง แล้วจัดการกรณีรับไม่ครบ กักไว้ ไม่ผ่านการรับ และยอดตามข้อตกลงที่ยังส่งมอบไม่ครบ
รายการงานของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ
จัดลำดับตามผลกระทบต่อโครงการ ไม่ใช่ลำดับข้อความเข้า
รายการงานที่ครบถ้วนช่วยให้เห็นความเร่งด่วนและข้อมูลที่ขาดก่อนมีคนโทรมาติดตาม
| สถานะงานรอดำเนินการ | สิ่งที่เจ้าหน้าที่จัดซื้อเห็น | งานขั้นต่อไป |
|---|---|---|
| อนุมัติแล้ว ยังไม่มีข้อตกลงการส่งมอบ | วันที่ต้องการใช้ ลำดับความสำคัญ โครงการ วัสดุ ปริมาณ ข้อกำหนดวัสดุ | จัดหาผู้จำหน่ายหรือจัดทำข้อตกลงการส่งมอบ |
| รอใบเสนอราคา | ผู้จำหน่าย วันที่ขอ กำหนดตอบกลับ ประเด็นทางการค้าหรือทางเทคนิค | ติดตามหรือเชิญผู้จำหน่ายรายอื่นเสนอราคา |
| ตกลงส่งมอบแล้ว แต่มีความเสี่ยง | วันที่รับปากส่งมอบ วันที่คาดการณ์ของหมุดหมาย ผลกระทบต่อโครงการ | แก้ไขให้กลับเข้าแผน เร่งรัด แบ่งส่ง ใช้วัสดุทดแทน หรือส่งต่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจ |
| ส่งมอบบางส่วน | ปริมาณที่ตกลงส่งมอบ ส่งถึงแล้ว ค้างส่ง รับผ่าน และกักไว้ | ยืนยันยอดค้างส่งและกำหนดส่งมอบใหม่ |
| ระงับไว้ | วัสดุที่เลิกใช้งานแล้ว ข้อกำหนดไม่ชัดเจน วัสดุรับเข้าที่ไม่ผ่าน หรือรอการตัดสินใจ | ส่งกลับให้ผู้มีหน้าที่ตัดสินใจเรื่องนั้น |
รายการงานจัดซื้อที่ปรับตามโครงการได้
เพิ่มกฎหรือมุมมองการทำงานได้โดยไม่ต้องรอคิวพัฒนาระบบ
ผู้ดูแลระบบฝั่งธุรกิจที่ผ่านการฝึกอบรมปรับช่องคำขอ เส้นทางส่งให้ผู้พิจารณา รายการงานจัดซื้อ และแดชบอร์ดความเสี่ยงได้ภายในไม่กี่นาทีถึงไม่กี่ชั่วโมง โดยยังคงข้อมูลอ้างอิง ERP ไว้ครบถ้วน
ปรับการรับคำขอ
เพิ่มช่องชุดงานโครงการ เอกสารอ้างอิงข้อกำหนดวัสดุ แนวทางจัดหา ข้อมูลงบประมาณ หรือผู้มีอำนาจอนุมัติกรณีฉุกเฉิน
ปรับการส่งต่องาน
ส่งคำขอตามโครงการ มูลค่า หมวดหมู่ ความเสี่ยง หรือผู้พิจารณาที่รับผิดชอบ และเก็บการส่งกลับให้แก้ไขไว้ในรายการเดิม
ปรับรายการงานจัดซื้อ
สร้างมุมมองสำหรับความต้องการที่ยังไม่มีข้อตกลงส่งมอบ ใบเสนอราคาที่ยังไม่ตอบกลับ การส่งมอบที่เลยกำหนดรับปาก การส่งมอบบางส่วน และการตัดสินใจที่ติดขัด
กำหนดขอบเขตข้อมูลหลักทางการค้าให้ชัดเจน
Jodoo ประสานการติดตามงานปฏิบัติการ ส่วนใบสั่งซื้ออย่างเป็นทางการและอำนาจอนุมัติด้านการเงินยังอยู่ใน ERP หรือระบบบัญชี
ขอบเขตของระบบด้านการค้า
คงอำนาจอนุมัติไว้ใน ERP และติดตามงานปฏิบัติการใน Jodoo
ทั้งสองระบบควรแลกเปลี่ยนรหัสอ้างอิงที่คงที่ แทนการทำซ้ำทุกช่องข้อมูล
ID คำขอใน Jodoo
เก็บความต้องการของโครงการ ประวัติการพิจารณา จุดปฏิบัติงาน ความเร่งด่วน และหลักฐาน
เลขอ้างอิงใบสั่งซื้อใน ERP
ระบุภาระผูกพันทางการค้าอย่างเป็นทางการ โดยไม่ต้องสร้างเอกสารทางการเงินซ้ำ
ข้อมูลข้อตกลงการส่งมอบของผู้จำหน่าย
ติดตามปริมาณสำหรับปฏิบัติงาน วันที่รับปากส่งมอบ การยืนยัน สถานะความเสี่ยงในการส่งมอบ และการติดตามครั้งถัดไป
ข้อมูลเชื่อมโยงการรับวัสดุและปัญหา
แสดงว่าอะไรส่งมาถึงแล้ว อะไรพร้อมใช้ และอะไรต้องให้ผู้จำหน่ายหรือโครงการดำเนินการ
คำถามสำหรับการใช้งานจริง
คำถามก่อนเชื่อมความต้องการหน้างานกับงานจัดซื้อ
กำหนดอำนาจด้านการค้า การอนุมัติ การแบ่งข้อตกลงส่งมอบ ความต้องการเร่งด่วน และผู้ที่ปรับรายการงานได้ให้ชัดเจน
ข้อมูลจัดซื้อใดควรเก็บไว้ใน ERP?
เก็บข้อมูลหลักผู้จำหน่าย ใบสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ ใบแจ้งหนี้ ภาษี บัญชีแยกประเภท และอำนาจอนุมัติภาระผูกพันทางการเงินไว้ใน ERP หรือระบบบัญชี ส่วน Jodoo เก็บความต้องการโครงการที่เปลี่ยนแปลงได้ การพิจารณา สิ่งที่รับปากส่งมอบ การติดตามส่งมอบ รายละเอียดการรับวัสดุ และงานแก้ไขปัญหา โดยเชื่อมกับเอกสารอ้างอิงเหล่านั้น
ทีมจัดซื้อปรับรายการงานของตนเองได้เร็วเพียงใด?
ผู้ดูแลระบบฝั่งธุรกิจที่ผ่านการฝึกอบรมมักเพิ่มช่องข้อมูล ตัวกรอง มุมมอง ตัวชี้วัดบนแดชบอร์ด หรือกฎส่งงานเฉพาะจุดได้ภายในไม่กี่นาทีถึงไม่กี่ชั่วโมง ควรคงรหัสอ้างอิงคำขอและใบสั่งซื้อไว้ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงไม่กระทบการตรวจสอบย้อนกลับ
Jodoo ส่งคำขอวัสดุก่อสร้างเข้าสู่การอนุมัติได้หรือไม่?
ได้ ตัวอย่างนี้ใช้กระบวนการคำขอวัสดุในตัวระบบ มีการส่งคำขอ งานของผู้พิจารณา การอนุมัติ ส่งกลับให้แก้ไข ปฏิเสธ และบันทึกหมายเหตุ พร้อมเก็บรายละเอียดประกอบคำขอไว้ ควรกำหนดผู้พิจารณาและสิทธิ์ให้เหมาะกับองค์กรก่อนเริ่มใช้
คำขอเดียวสร้างข้อตกลงการส่งมอบกับผู้จำหน่ายหลายรายการได้หรือไม่?
ได้ โดยเก็บคำขอต้นฉบับที่อนุมัติแล้วไว้ และเชื่อมข้อตกลงหนึ่งรายการหรือหลายรายการเมื่อแบ่งปริมาณตามผู้จำหน่าย เที่ยวส่งมอบ หรือระยะโครงการ พร้อมแสดงปริมาณที่ตกลงส่งมอบ รับแล้ว และคงค้างในมุมมองการทำงาน
ควรจัดการคำขอเร่งด่วนจากหน้างานอย่างไร?
ความเร่งด่วนควรเปลี่ยนลำดับความสำคัญและการส่งต่อให้ผู้มีอำนาจ ไม่ใช่ยกเว้นการควบคุมข้อกำหนดวัสดุ ต้นทุน การพิจารณา หรือการรับวัสดุ กำหนดช่องทางเร่งด่วนที่ระบุผู้มีอำนาจชัดเจนและเก็บหลักฐานย้อนหลัง แทนการข้ามขั้นตอนโดยไม่มีบันทึก
สำรวจระบบทำงานของเจ้าหน้าที่จัดซื้อ
เปิดดูความต้องการที่อนุมัติแล้ว สิ่งที่ผู้จำหน่ายรับปากไว้ ความเสี่ยงการส่งมอบ และปัญหาการรับวัสดุที่เป็นที่มาของรายการงาน
ตัวอย่างนี้เก็บรายละเอียดโครงการไว้คู่กับเอกสารอ้างอิงทางการค้าแต่ละรายการ เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อและหน้างานใช้ข้อเท็จจริงล่าสุดชุดเดียวกัน