Chu kỳ và thời gian chờ đợi
Đánh giá tổng thời gian hoàn thành và thời gian chờ theo giai đoạn, người phụ trách, thực thể, tài khoản và loại luồng công việc.
Tự động hóa quy trình làm việc kế toán
Quy trình phê duyệt hóa đơn trong JodooTự động hóa quy trình kế toán
Quản lý tiếp nhận, rà soát, phê duyệt, công việc khóa sổ, ngoại lệ, bằng chứng và xác nhận quanh ERP hoặc sổ cái mà không thay thế hệ thống kế toán chính.
- Điều phối rà soát hóa đơn và chi phí, phê duyệt bút toán, đối chiếu tài khoản, ngoại lệ công nợ và công việc khóa sổ.
- Hiển thị rõ người lập, người rà soát, bằng chứng, quyết định, ngoại lệ, tham chiếu hạch toán và xác nhận cuối cùng.
- Giữ ERP hoặc sổ cái là nguồn chính thức cho số dư, bút toán, kỳ kế toán và báo cáo tài chính.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.
Đội ngũ kế toán và tài chính muốn thay việc phối hợp lặp lại qua bảng tính, hộp thư đến và trò chuyện.Quản lý cần thấy rõ người phụ trách, bằng chứng rà soát, công việc quá hạn, ngoại lệ tồn đọng và mức độ sẵn sàng khóa sổ.Tổ chức muốn bổ sung quy trình linh hoạt quanh ERP, nền tảng kế toán, hệ thống AP, thanh toán hoặc đối chiếu hiện có.
Công việc kế toán đường mà không giả vờ thay thế sổ cáiKiểm tra các điều khiển workflow, sau đó chọn ranh giới hệ thống chính xác.Câu trả lời trực tiếp
Tự động hóa quy trình làm việc kế toán là gì?
Tự động hóa luồng công việc kế toán sử dụng các kích hoạt, hồ sơ có cấu trúc, giao dịch, quy tắc xác nhận, đường xem xét, nhắc nhở, tích hợp và cập nhật tình trạng để di chuyển công việc lập kế toán lặp đi lặp lại từ khởi đầu đến kiểm soát hoàn thành. Nó cải thiện sự phối hợp xung quanh kế toán; nó không làm cho một nền tảng luồng công việc trở thành sổ cái.
Ví dụ về quản lý dòng công việc kế toán
Quản lý năm dòng công việc kế toán lặp đi lặp lại, sau đó tự động hóa các giao hàng đúng
Đối với một nhóm tài chính nội bộ hoặc thực hành kế toán, mỗi quy trình cần một kích hoạt rõ ràng, mục tiêu kiểm soát, người phụ trách có trách nhiệm, đường dẫn ngoại lệ và hệ thống ghi chép.
| Quá trình | Điểm kích hoạt | Kiểm soát dòng công việc | Biên giới hệ thống |
|---|---|---|---|
| Việc xem xét hóa đơn và chi phí | Đơn xin hóa đơn, hoàn lại hoặc chi tiêu được nộp | Thiết lập bằng chứng, bối cảnh mã hóa, chính sách, thẩm quyền, ngoại lệ và sẵn sàng thanh toán. | Chuyển động công việc Jodoo cộng với kế toán, AP, chi phí hoặc hệ thống thanh toán ghi chép. |
| Ứng dụng đăng ký | Lập nhật ký thủ công hoặc lặp lại được chuẩn bị | Đặt người chuẩn bị và người xem xét riêng biệt, giữ lại sự hỗ trợ, ghi lại quyết định và theo dõi tình trạng đăng ký. | Jodoo có thể quản lý đánh giá; ERP hoặc sổ cái chung đăng và sở hữu mục nhập. |
| Kết hợp tài khoản | Thời gian, cân bằng, sự khác biệt hoặc mục không có tương đương cần xem xét | Đề xuất người chuẩn bị và kiểm tra, thu thập bằng chứng, giải quyết các trường hợp ngoại lệ, và ghi lại chữ ký. | Jodoo có thể phối hợp công việc; sổ cái và nguồn hòa giải vẫn có thẩm quyền. |
| Kết thúc cuối tháng | Open Closed Calendar hoặc hoàn thành một nhiệm vụ phụ thuộc | Các nhiệm vụ theo trình tự, phơi bày các chất ngăn chặn, leo thang công việc trễ, giữ dấu hiệu và đóng danh sách kiểm tra thời gian. | Jodoo có thể phối hợp việc đóng cửa; ERP, hệ thống hợp nhất và báo cáo sở hữu các kết quả tài chính. |
| Khác trừ nợ | Khiếu nại, số dư trễ, thanh toán ngắn hạn hoặc tiền mặt không được áp dụng xuất hiện | Định hướng ngoại lệ, chỉ định theo dõi, giữ bằng chứng và ghi lại việc chuyển giải pháp. | Jodoo có thể quản lý ngoại lệ; AR, hệ thống thanh toán, ngân hàng và thu thập giữ hồ sơ của họ. |
Mô hình kiểm soát
Kết nối tiếp nhận, xem xét, đăng tải, hòa giải và ký kết
Hãy coi việc phê duyệt là một giai đoạn trong quá trình kiểm soát kế toán, chứ không phải là kết thúc của quy trình.
- 01
Trigger và intake
Bắt đầu từ một giao dịch, nhiệm vụ, thời hạn, ngoại lệ hoặc sự kiện được chấp thuận trước dòng.
- 02
Thiết lập hồ sơ
yêu cầu tham chiếu kế toán, thời gian, số tiền, bằng chứng, người phụ trách và bối cảnh chính sách cần thiết để xem xét.
- 03
Đường du lịch và xem xét
Thực hiện các quy tắc vai trò, số tiền, thực thể, tài khoản, rủi ro hoặc ngoại lệ trong khi vẫn giữ phân biệt nhiệm vụ.
- 04
Trở lại hoặc leo thang
Đưa lại công việc không hoàn chỉnh với một lý do, hoặc chỉ định người phụ trách ngoại lệ và ngày hết hạn mà không mất lịch sử.
- 05
Đặt và hòa giải
Lưu trữ ERP tiếp theo, sổ cái, thanh toán hoặc tham chiếu hòa giải và giữ cho lỗi hiển thị.
- 06
Đăng tắt và đóng cửa
Đảm nhận hoàn thành, giữ bằng chứng và lịch sử quyết định, báo cáo về lão hóa, làm việc lại và mở ngoại lệ.
Quá trình làm việc kế toán trong Jodoo
Xem cách kiểm tra hóa đơn được cấu hình, ghi lại và theo dõi
Thay đổi giữa bốn lượt xem kết nối từ một ứng dụng chấp thuận hóa đơn: đường lưu lượng công việc, hồ sơ kế toán, nhật ký quyết định và bảng điều khiển chấp thuận. ERP hoặc sổ cái chung vẫn là tài chính cho việc đăng ký và cân bằng.
Biên giới lựa chọn phần mềm
Chọn hệ thống mà phải sở hữu mỗi kết quả kế toán
Một lớp workflow có thể cấu hình chỉ có giá trị khi giới hạn sở hữu của nó là rõ ràng.
| Đường dây hệ thống | Dữ liệu và công việc nên quản lý | Khi nào sử dụng |
|---|---|---|
| Lớp lưu lượng công việc Jodoo | Các yêu cầu, nhiệm vụ, người phụ trách, các con đường xem xét, quyết định, nhắc nhở, ngoại lệ, bằng chứng, tình trạng và bảng điều khiển hoạt động. | Sử dụng khi khoảng cách chính là sự phối hợp trách nhiệm xung quanh công việc kế toán. |
| ERP hoặc sổ cái chung | Hồ sơ kế toán, đăng nhật ký, kiểm soát giai đoạn, sổ sách quy định, tổng hợp và báo cáo tài chính. | Giữ nó có thẩm quyền đối với số dư kế toán và giao dịch được đăng tải. |
| AP, chi phí hoặc nền tảng thanh toán | Thu thập hóa đơn, OCR, phát hiện trùng lặp, thu thuế, tín dụng thẻ, thực thi thanh toán, hồ sơ ngân hàng và chuyển tiền. | Sử dụng các hệ thống chuyên môn khi khai thác tài liệu hoặc chuyển tiền là trung tâm. |
| Nền tảng đóng cửa hoặc hòa giải | Đáp ứng tự động, chứng nhận, giấy tờ làm việc, phân tích biến thể, dàn xếp chặt chẽ và kiểm soát kế toán ERP bản địa. | Sử dụng một nền tảng chuyên dụng khi tự động hóa tài chính sâu sắc và đóng cửa nhiều thực thể là chủ yếu. |
| Hệ thống thuế, tiền lương, ngân hàng hoặc kiểm toán | Các tính toán được quy định, hồ sơ nộp đơn, bảng lương, kết nối ngân hàng, thủ tục kiểm toán và hồ sơ tuân thủ chuyên gia. | Không tạo lại các chức năng được quy định hoặc chuyên môn trong ứng dụng lưu lượng công việc chung. |
Chỉ số theo dõi
Đánh giá chất lượng kiểm soát, không chỉ hoàn thành nhiệm vụ
Sử dụng số liệu hoạt động để tìm chờ đợi, làm việc lại, bằng chứng thiếu, ngoại lệ chưa được giải quyết và tích hợp không đáng tin cậy.
Sự hoàn chỉnh của quá trình đi qua đầu tiên
Các hồ sơ theo dõi được chấp nhận mà không thiếu hỗ trợ, ngữ cảnh mã hóa, các trường yêu cầu hoặc ngoại lệ thẩm quyền.
Tỷ lệ trả lại và ngoại lệ
Đưa ra các hồ sơ không đầy đủ, ngoại lệ về chính sách, sự bất đồng, thất bại trong việc tích hợp và số dư chưa được giải quyết.
Nằm sẵn sàng
Theo thời gian, giám sát các công việc bị hạn chế, trễ, chặn, trả lại, phê duyệt, đăng ký, hòa giải và ký kết.
Bằng chứng kiểm soát
Các hồ sơ báo cáo với một người chuẩn bị, kiểm tra, quyết định, dấu thời gian, hỗ trợ và tham chiếu tiếp theo được đặt tên.
Độ tin cậy về tự động hóa
Theo dõi các kích hoạt thất bại, ghi chép trùng lặp, thử lại, can thiệp thủ công và hòa giải kết quả tiếp theo.
Mẫu
Các mẫu quy trình làm việc kế toán để xem xét, ngoại lệ, đăng tải theo dõi và kết thúc
Bắt đầu với một quá trình kế toán và giữ cho việc nhận, chuẩn bị, đánh giá, bằng chứng, ngoại lệ, tham chiếu tiếp theo, kết quả hòa giải và dấu hiệu của nó hiển thị. Thêm các workflow riêng biệt chỉ khi đường điều khiển hoặc ranh giới hệ thống khác nhau đáng kể.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
9 mẫu
Phần mềm quản lý quy trình công việc
So sánh phần mềm quản lý dòng công việc bằng cách xử lý yêu cầu, phê duyệt, sở hữu, thời hạn, ngoại lệ, lịch sử kiểm toán, bảng điều khiển, quyền và tích hợp tốt như thế nào.
Quy trình phê duyệt chi phí / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn9 mẫuPhần mềm tự động hóa quy trình làm việc
Khi đánh giá phần mềm tự động hóa quy trình, hãy xem xét khả năng xử lý biểu mẫu, hồ sơ nghiệp vụ, quy tắc điều phối, phê duyệt, nhắc việc, ngoại lệ, tích hợp, bảng điều khiển và lịch sử đầy đủ phục vụ kiểm toán.
Quy trình phê duyệt chi phí / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn10 mẫuPhần mềm quy trình phê duyệt có kiểm soát
Quá trình công việc phê duyệt thiết kế hướng các yêu cầu theo số lượng, rủi ro, bộ phận hoặc chính sách, sau đó giữ cho quyết định, công việc trả lại, bằng chứng và tình trạng hiển thị.
Sổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Phê duyệt đơn mua hàng / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách9 mẫuPhần mềm quản lý và tự động hóa quy trình tài liệu
Quản lý việc tiếp nhận, rà soát, phê duyệt, phát hành, phân phối và xác nhận tài liệu trong một quy trình có người phụ trách và lịch sử rõ ràng.
Sổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Mẫu biểu mẫu yêu cầu tài liệu khách hàng / Quy trình phê duyệt hợp đồng4 mẫuPhần mềm quản lý workflow thuế cho công ty dịch vụ thuế
Quản lý việc tiếp nhận hồ sơ dịch vụ thuế, tài liệu khách hàng, chuẩn bị tờ khai, rà soát, công việc bị trả lại, thời hạn, gia hạn, ngoại lệ, mức độ sẵn sàng nộp hồ sơ và kết thúc xung quanh phần mềm thuế chuyên dụng.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu tài liệu khách hàng / Mẫu Theo Dõi Thu thập Tài liệu Đối tác / Danh sách kiểm tra chuẩn bị tài liệuCâu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Tự động hóa quy trình kế toán là gì?
Đó là việc dùng bản ghi có cấu trúc, phân công, quy tắc kiểm tra, bước rà soát, nhắc việc, tích hợp và trạng thái để đưa công việc kế toán lặp lại từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất có kiểm soát.
Phần mềm quản lý quy trình kế toán là gì?
Phần mềm giúp hiển thị công việc tài chính, người phụ trách, thời hạn, bằng chứng, bước rà soát, ngoại lệ và trạng thái hoàn tất trong một quy trình chung.
Công ty dịch vụ kế toán nên quản lý quy trình ra sao?
Hãy chuẩn hóa người phụ trách, dữ liệu khách hàng cần cung cấp, thời hạn, vai trò người lập và người rà soát, lý do trả lại, cách xử lý ngoại lệ, bằng chứng và xác nhận cho từng dịch vụ.
Những quy trình kế toán nào có thể tự động hóa?
Các quy trình phổ biến gồm rà soát hóa đơn và chi phí, phê duyệt bút toán, đối chiếu tài khoản, công việc cuối tháng, ngoại lệ công nợ, thu thập chứng từ, yêu cầu kiểm toán và theo dõi sau hạch toán.
Jodoo có thay phần mềm kế toán hoặc ERP không?
Không. Jodoo điều phối tiếp nhận, phân công, phê duyệt, nhắc việc, bằng chứng, ngoại lệ và bảng điều khiển. ERP hoặc nền tảng kế toán vẫn quản lý hệ thống tài khoản, bút toán, sổ cái, kỳ kế toán, số dư và báo cáo tài chính.
Jodoo có thể hỗ trợ phê duyệt bút toán và đối chiếu tài khoản không?
Có. Jodoo có thể chuẩn hóa yêu cầu, bắt buộc chứng từ, tách vai trò người lập và người rà soát, chuyển ngoại lệ và lưu quyết định. Việc hạch toán, tính số dư và tự động khớp vẫn nên nằm ở ERP hoặc công cụ đối chiếu chuyên dụng.
Tích hợp trong quy trình kế toán cần được thiết kế thế nào?
Hãy xác định nguồn dữ liệu chính, sự kiện kích hoạt, ánh xạ trường, kiểm tra hợp lệ, chống trùng, quyền truy cập, thử lại, người xử lý lỗi, tham chiếu đầu ra và bước đối soát. Một lần gọi API thành công chưa chứng minh nghiệp vụ kế toán đã hoàn tất.
Nên đo lường tự động hóa quy trình kế toán như thế nào?
Theo dõi thời gian xử lý và chờ, mức đầy đủ ngay lần đầu, tỷ lệ trả lại, ngoại lệ tồn đọng, việc khóa sổ quá hạn, tải của người rà soát, hồ sơ đủ bằng chứng, lỗi hạch toán hoặc đối chiếu và số lần can thiệp thủ công.
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình trước khi chọn mẫu
Hướng dẫn tự động hóa dòng công việc
Tự động hóa quy trình: khái niệm và ví dụ
Tự động hóa dòng công việc sử dụng các kích hoạt phần mềm và quy tắc để di chuyển hồ sơ kinh doanh thông qua giao dịch, phê duyệt, hành động, ngoại lệ và đóng cửa trong khi giữ cho người phụ trách và lịch sử hiển thị.
Hướng dẫn quản lý quy trình công việcQuản lý quy trình: Cách vận hành và ví dụ thực tế
Quản lý dòng công việc là thực tiễn xác định, gán, thực hiện, giám sát và cải thiện một chuỗi làm việc lặp lại để mỗi mục có giai đoạn hiện tại, người phụ trách chịu trách nhiệm, ngày hết hạn, đường dẫn ngoại lệ và ghi kết quả.
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.