Chu kỳ và thời gian chờ đợi
Đánh giá tổng thời gian hoàn thành và thời gian chờ theo giai đoạn, người phụ trách, thực thể, tài khoản và loại luồng công việc.
Tự động hóa quy trình làm việc kế toán
Workflow phê duyệt hóa đơn Jodoo đang hoạt độngTự động hóa quy trình làm việc kế toán
Quản lý và tự động hóa việc nhận kế toán, xem xét, phê duyệt, nhiệm vụ đóng cửa, ngoại lệ, bằng chứng và ký kết xung quanh ERP hoặc sổ cái chung. Xem Jodoo phù hợp với đâu và các hệ thống tài chính chuyên môn nên vẫn có thẩm quyền.
- Điều phối hóa đơn, chi phí, nhật ký, hòa giải, ngoại trừ nợ và làm việc chặt chẽ.
- Giữ người chuẩn bị, người xem xét, bằng chứng, quyết định, ngoại lệ, đăng tài liệu tham khảo và ký hiệu hiển thị.
- Giữ ERP hoặc sổ cái chung có thẩm quyền cho số dư, bài đăng, thời gian và báo cáo.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.
Các nhóm hoạt động kế toán và tài chính thay thế bảng tính, hộp thư đến và phối hợp dựa trên trò chuyện xung quanh công việc lặp đi lặp lại.Người kiểm soát cần có quyền sở hữu rõ ràng hơn, xem xét bằng chứng, khả năng hiển thị muộn, tuổi tác ngoại lệ và sẵn sàng chặt chẽ.Các tổ chức bổ sung các dòng công việc có thể cấu hình xung quanh một ERP hiện tại, nền tảng kế toán, hệ thống AP, nền platform thanh toán hoặc công cụ hòa giải.
Công việc kế toán đường mà không giả vờ thay thế sổ cáiKiểm tra các điều khiển workflow, sau đó chọn ranh giới hệ thống chính xác.Câu trả lời trực tiếp
Tự động hóa quy trình làm việc kế toán là gì?
Tự động hóa luồng công việc kế toán sử dụng các kích hoạt, hồ sơ có cấu trúc, giao dịch, quy tắc xác nhận, đường xem xét, nhắc nhở, tích hợp và cập nhật tình trạng để di chuyển công việc lập kế toán lặp đi lặp lại từ khởi đầu đến kiểm soát hoàn thành. Nó cải thiện sự phối hợp xung quanh kế toán; nó không làm cho một nền tảng luồng công việc trở thành sổ cái.
Ví dụ về quản lý dòng công việc kế toán
Quản lý năm dòng công việc kế toán lặp đi lặp lại, sau đó tự động hóa các giao hàng đúng
Đối với một nhóm tài chính nội bộ hoặc thực hành kế toán, mỗi quy trình cần một kích hoạt rõ ràng, mục tiêu kiểm soát, người phụ trách có trách nhiệm, đường dẫn ngoại lệ và hệ thống ghi chép.
| Quá trình | Kích hoạt | Kiểm soát dòng công việc | Biên giới hệ thống |
|---|---|---|---|
| Việc xem xét hóa đơn và chi phí | Đơn xin hóa đơn, hoàn lại hoặc chi tiêu được nộp | Thiết lập bằng chứng, bối cảnh mã hóa, chính sách, thẩm quyền, ngoại lệ và sẵn sàng thanh toán. | Chuyển động công việc Jodoo cộng với kế toán, AP, chi phí hoặc hệ thống thanh toán ghi chép. |
| Ứng dụng đăng ký | Lập nhật ký thủ công hoặc lặp lại được chuẩn bị | Đặt người chuẩn bị và người xem xét riêng biệt, giữ lại sự hỗ trợ, ghi lại quyết định và theo dõi tình trạng đăng ký. | Jodoo có thể quản lý đánh giá; ERP hoặc sổ cái chung đăng và sở hữu mục nhập. |
| Kết hợp tài khoản | Thời gian, cân bằng, sự khác biệt hoặc mục không có tương đương cần xem xét | Đề xuất người chuẩn bị và kiểm tra, thu thập bằng chứng, giải quyết các trường hợp ngoại lệ, và ghi lại chữ ký. | Jodoo có thể phối hợp công việc; sổ cái và nguồn hòa giải vẫn có thẩm quyền. |
| Kết thúc cuối tháng | Open Closed Calendar hoặc hoàn thành một nhiệm vụ phụ thuộc | Các nhiệm vụ theo trình tự, phơi bày các chất ngăn chặn, leo thang công việc trễ, giữ dấu hiệu và đóng danh sách kiểm tra thời gian. | Jodoo có thể phối hợp việc đóng cửa; ERP, hệ thống hợp nhất và báo cáo sở hữu các kết quả tài chính. |
| Khác trừ nợ | Khiếu nại, số dư trễ, thanh toán ngắn hạn hoặc tiền mặt không được áp dụng xuất hiện | Định hướng ngoại lệ, chỉ định theo dõi, giữ bằng chứng và ghi lại việc chuyển giải pháp. | Jodoo có thể quản lý ngoại lệ; AR, hệ thống thanh toán, ngân hàng và thu thập giữ hồ sơ của họ. |
Mô hình kiểm soát
Kết nối tiếp nhận, xem xét, đăng tải, hòa giải và ký kết
Hãy coi việc phê duyệt là một giai đoạn trong quá trình kiểm soát kế toán, chứ không phải là kết thúc của quy trình.
- 01
Trigger và intake
Bắt đầu từ một giao dịch, nhiệm vụ, thời hạn, ngoại lệ hoặc sự kiện được chấp thuận trước dòng.
- 02
Thiết lập hồ sơ
yêu cầu tham chiếu kế toán, thời gian, số tiền, bằng chứng, người phụ trách và bối cảnh chính sách cần thiết để xem xét.
- 03
Đường du lịch và xem xét
Thực hiện các quy tắc vai trò, số tiền, thực thể, tài khoản, rủi ro hoặc ngoại lệ trong khi vẫn giữ phân biệt nhiệm vụ.
- 04
Trở lại hoặc leo thang
Đưa lại công việc không hoàn chỉnh với một lý do, hoặc chỉ định người phụ trách ngoại lệ và ngày hết hạn mà không mất lịch sử.
- 05
Đặt và hòa giải
Lưu trữ ERP tiếp theo, sổ cái, thanh toán hoặc tham chiếu hòa giải và giữ cho lỗi hiển thị.
- 06
Đăng tắt và đóng cửa
Đảm nhận hoàn thành, giữ bằng chứng và lịch sử quyết định, báo cáo về lão hóa, làm việc lại và mở ngoại lệ.
Quá trình làm việc kế toán trong Jodoo
Xem cách kiểm tra hóa đơn được cấu hình, ghi lại và theo dõi
Thay đổi giữa bốn lượt xem kết nối từ một ứng dụng chấp thuận hóa đơn: đường lưu lượng công việc, hồ sơ kế toán, nhật ký quyết định và bảng điều khiển chấp thuận. ERP hoặc sổ cái chung vẫn là tài chính cho việc đăng ký và cân bằng.
Biên giới lựa chọn phần mềm
Chọn hệ thống mà phải sở hữu mỗi kết quả kế toán
Một lớp workflow có thể cấu hình chỉ có giá trị khi giới hạn sở hữu của nó là rõ ràng.
| Đường dây hệ thống | Những gì nó nên sở hữu | Khi nào sử dụng |
|---|---|---|
| Lớp lưu lượng công việc Jodoo | Các yêu cầu, nhiệm vụ, người phụ trách, các con đường xem xét, quyết định, nhắc nhở, ngoại lệ, bằng chứng, tình trạng và bảng điều khiển hoạt động. | Sử dụng khi khoảng cách chính là sự phối hợp trách nhiệm xung quanh công việc kế toán. |
| ERP hoặc sổ cái chung | Hồ sơ kế toán, đăng nhật ký, kiểm soát giai đoạn, sổ sách quy định, tổng hợp và báo cáo tài chính. | Giữ nó có thẩm quyền đối với số dư kế toán và giao dịch được đăng tải. |
| AP, chi phí hoặc nền tảng thanh toán | Thu thập hóa đơn, OCR, phát hiện trùng lặp, thu thuế, tín dụng thẻ, thực thi thanh toán, hồ sơ ngân hàng và chuyển tiền. | Sử dụng các hệ thống chuyên môn khi khai thác tài liệu hoặc chuyển tiền là trung tâm. |
| Nền tảng đóng cửa hoặc hòa giải | Đáp ứng tự động, chứng nhận, giấy tờ làm việc, phân tích biến thể, dàn xếp chặt chẽ và kiểm soát kế toán ERP bản địa. | Sử dụng một nền tảng chuyên dụng khi tự động hóa tài chính sâu sắc và đóng cửa nhiều thực thể là chủ yếu. |
| Hệ thống thuế, tiền lương, ngân hàng hoặc kiểm toán | Các tính toán được quy định, hồ sơ nộp đơn, bảng lương, kết nối ngân hàng, thủ tục kiểm toán và hồ sơ tuân thủ chuyên gia. | Không tạo lại các chức năng được quy định hoặc chuyên môn trong ứng dụng lưu lượng công việc chung. |
Đường đo
Đánh giá chất lượng kiểm soát, không chỉ hoàn thành nhiệm vụ
Sử dụng số liệu hoạt động để tìm chờ đợi, làm việc lại, bằng chứng thiếu, ngoại lệ chưa được giải quyết và tích hợp không đáng tin cậy.
Sự hoàn chỉnh của quá trình đi qua đầu tiên
Các hồ sơ theo dõi được chấp nhận mà không thiếu hỗ trợ, ngữ cảnh mã hóa, các trường yêu cầu hoặc ngoại lệ thẩm quyền.
Tỷ lệ trả lại và ngoại lệ
Đưa ra các hồ sơ không đầy đủ, ngoại lệ về chính sách, sự bất đồng, thất bại trong việc tích hợp và số dư chưa được giải quyết.
Nằm sẵn sàng
Theo thời gian, giám sát các công việc bị hạn chế, trễ, chặn, trả lại, phê duyệt, đăng ký, hòa giải và ký kết.
Bằng chứng kiểm soát
Các hồ sơ báo cáo với một người chuẩn bị, kiểm tra, quyết định, dấu thời gian, hỗ trợ và tham chiếu tiếp theo được đặt tên.
Độ tin cậy về tự động hóa
Theo dõi các kích hoạt thất bại, ghi chép trùng lặp, thử lại, can thiệp thủ công và hòa giải kết quả tiếp theo.
Mẫu
Các mẫu quy trình làm việc kế toán để xem xét, ngoại lệ, đăng tải theo dõi và kết thúc
Bắt đầu với một quá trình kế toán và giữ cho việc nhận, chuẩn bị, đánh giá, bằng chứng, ngoại lệ, tham chiếu tiếp theo, kết quả hòa giải và dấu hiệu của nó hiển thị. Thêm các workflow riêng biệt chỉ khi đường điều khiển hoặc ranh giới hệ thống khác nhau đáng kể.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
9 mẫu
Phần mềm quản lý quy trình công việc
So sánh phần mềm quản lý dòng công việc bằng cách xử lý yêu cầu, phê duyệt, sở hữu, thời hạn, ngoại lệ, lịch sử kiểm toán, bảng điều khiển, quyền và tích hợp tốt như thế nào.
Quy trình phê duyệt chi phí / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn9 mẫuPhần mềm tự động hóa quy trình làm việc
Đánh giá phần mềm tự động hóa quy trình làm việc cho các biểu mẫu, hồ sơ, quy tắc định tuyến, phê duyệt, nhắc nhở, ngoại lệ, tích hợp, bảng điều khiển và lịch sử sẵn sàng kiểm toán.
Quy trình phê duyệt chi phí / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn10 mẫuPhần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán
Quá trình công việc phê duyệt thiết kế hướng các yêu cầu theo số lượng, rủi ro, bộ phận hoặc chính sách, sau đó giữ cho quyết định, công việc trả lại, bằng chứng và tình trạng hiển thị.
Sổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Phê duyệt đơn mua hàng / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách9 mẫuPhần mềm quản lý và tự động hóa quy trình tài liệu
Quản lý và tự động hóa việc nhập, xem xét, phê duyệt, tạo, phát hành, phân phối, xác nhận, ngoại lệ và báo cáo trạng thái tài liệu với các dòng công việc có thể cấu hình.
Sổ đăng ký tài liệu được kiểm soát / Mẫu biểu mẫu yêu cầu tài liệu khách hàng / Quy trình phê duyệt hợp đồng4 mẫuPhần mềm quản lý workflow thuế cho công ty dịch vụ thuế
Quản lý việc tiếp nhận hồ sơ dịch vụ thuế, tài liệu khách hàng, chuẩn bị tờ khai, rà soát, công việc bị trả lại, thời hạn, gia hạn, ngoại lệ, mức độ sẵn sàng nộp hồ sơ và kết thúc xung quanh phần mềm thuế chuyên dụng.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu tài liệu khách hàng / Mẫu Theo Dõi Thu thập Tài liệu Đối tác / Danh sách kiểm tra chuẩn bị tài liệuCâu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Tự động hóa quy trình làm việc kế toán là gì?
Tự động hóa luồng công việc kế toán sử dụng các kích hoạt, hồ sơ có cấu trúc, giao dịch, quy tắc xác nhận, đường xem xét, nhắc nhở, tích hợp và cập nhật tình trạng để di chuyển công việc lập kế toán lặp đi lặp lại từ khởi đầu đến kiểm soát hoàn thành. Nó cải thiện sự phối hợp xung quanh hồ sơ kế toán mà không thay thế hệ thống kế toán của hồ sơ.
Phần mềm quản lý dòng công việc kế toán là gì?
Phần mềm quản lý luồng công việc kế toán giữ cho các công việc tài chính lặp đi lặp lại, người phụ trách, ngày hết hạn, bằng chứng, giai đoạn xem xét, ngoại lệ và tình trạng hoàn thành hiển thị trong một quá trình hoạt động. Tự động hóa có thể định tuyến và cập nhật công việc, nhưng quản lý cũng bao gồm người phụ trách, tải trọng công việc , kiểm soát bằng chứng, leo thang, báo cáo và cải thiện liên tục.
Các công ty kế toán nên quản lý các dòng công việc như thế nào?
Các công ty kế toán nên chuẩn hóa từng dòng công việc dịch vụ xung quanh một người phụ trách được đặt tên, các thông tin nhập của khách hàng cần thiết, ngày hết hạn, vai trò người chuẩn bị và kiểm tra, lý do trả lại, xử lý ngoại lệ, bằng chứng, ký kết và thực hành hệ thống vẫn còn có thẩm quyền. Bắt đầu với một quá trình lặp lại và thử nghiệm nó với các đối tác, kế toán viên, đánh giá, quản trị viên và khách hàng trước khi mở rộng.
Quá trình làm việc kế toán nào có thể được tự động hóa?
Các ứng cử viên phổ biến bao gồm kiểm tra hóa đơn và chi phí, phê duyệt đăng ký nhật ký, hòa giải tài khoản, nhiệm vụ đóng cuối tháng, ngoại lệ nợ, thu thập tài liệu hỗ trợ, yêu cầu kiểm toán, và phê duyệt hoặc gửi theo dõi. Giữ phán đoán, chính sách kế toán, ngoại lệ vật chất và ủy quyền cuối cùng với những người có trình độ.
Jodoo thay thế phần mềm kế toán hay ERP?
Không, không. Jodoo có thể phối hợp nhập khẩu, người phụ trách, phê duyệt, nhắc nhở, bằng chứng, ngoại lệ, tình trạng và bảng điều khiển hoạt động. ERP hoặc nền tảng kế toán nên vẫn có thẩm quyền đối với biểu đồ tài khoản, tạp chí, sổ cái, giai đoạn, số dư, hợp nhất, sổ sách quy định và báo cáo tài chính.
Jodoo có thể tự động hóa việc chấp thuận đăng nhập nhật ký và hòa giải tài khoản không?
Jodoo có thể cấu trúc các yêu cầu, thực thi bằng chứng cần thiết, tách ra vai trò chuẩn bị và kiểm tra viên, ngoại lệ đường dẫn, giữ lại quyết định và theo dõi tình trạng dòng chảy tiếp theo. Việc đăng nhập, tính toán số dư, kết hợp tự động, chứng nhận hoặc logic hòa giải có thể thuộc về ERP hoặc một nền tảng đóng cửa và hòa giải chuyên dụng.
Làm thế nào để tự động hóa quy trình làm việc kế toán xử lý các tích hợp?
Xác định nguồn sự thật, kích hoạt, bản đồ trường, xác nhận, xử lý trùng lặp, ủy quyền, chính sách thử lại, người phụ trách thất bại, tham chiếu tiếp theo và bước hòa giải. Đừng coi cuộc gọi API thành công như bằng chứng cho thấy kết quả kế toán đã hoàn tất.
Làm thế nào để tự động hóa quy trình làm việc kế toán được đo lường?
Chu kỳ theo dõi và thời gian chờ đợi, tính hoàn chỉnh của lần vượt qua đầu tiên, tỷ lệ trả lại, sự già đi ngoại lệ, nhiệm vụ đóng cửa trễ, khối lượng công việc của nhà phê duyệt, hồ sơ có bằng chứng đầy đủ, các lỗi đăng ký hoặc hòa giải, can thiệp thủ công, và Đăng ký có trách nhiệm.
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình trước khi chọn mẫu
Hướng dẫn tự động hóa dòng công việc
Tự động hóa quy trình làm việc: định nghĩa, ví dụ và cách nó hoạt động
Tự động hóa dòng công việc sử dụng các kích hoạt phần mềm và quy tắc để di chuyển hồ sơ kinh doanh thông qua giao dịch, phê duyệt, hành động, ngoại lệ và đóng cửa trong khi giữ cho người phụ trách và lịch sử hiển thị.
Hướng dẫn quản lý quy trình công việcQuản lý quy trình công việc: Khái niệm, hệ thống, quy trình và ví dụ
Quản lý dòng công việc là thực tiễn xác định, gán, thực hiện, giám sát và cải thiện một chuỗi làm việc lặp lại để mỗi mục có giai đoạn hiện tại, người phụ trách chịu trách nhiệm, ngày hết hạn, đường dẫn ngoại lệ và ghi kết quả.
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.
Bắt đầu miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.