TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH CÔNG TY KẾ TOÁN

Tự động hóa công việc định kỳ mà vẫn duy trì quyền kiểm soát rà soát

Kết nối mức độ sẵn sàng tài liệu, lập hồ sơ, quyết định của người rà soát, chỉnh sửa, hạn chót và hoàn tất để tự động hóa phản ánh đúng tiến trình thực tế của hồ sơ công việc.

Dành cho công ty kế toán điều phối công việc khách hàng định kỳ. Jodoo định tuyến con người và hồ sơ, còn hệ thống kế toán vẫn là nguồn chính thức cho bút toán, thuế và tiền lương.

Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.

Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng

Đăng nhập để xem trước hồ sơ mẫu. Hãy cài đặt bản sao của riêng bạn trước khi thêm tệp khách hàng hoặc quy tắc truy cập.

2quy trình rà soát tích hợp sẵn cho chứng từ và công việc đã hoàn tất
6các trạng thái vận hành từ chờ tài liệu đến hoàn tất
1bảng điều khiển liên khách hàng cho công việc bị chặn, bị trả lại và quá hạn
TỪ ĐẦU VÀO SẴN SÀNG ĐẾN CÔNG VIỆC HOÀN TẤT

Tự động hóa bàn giao nhưng giữ phán đoán chuyên môn ở người rà soát

Mỗi giai đoạn cần có điều kiện bắt đầu có thể quan sát, người phụ trách chịu trách nhiệm và quyết định hoàn tất.

01

Chuyển sang thực hiện khi đầu vào đã sẵn sàng

Dùng chứng từ đã được chấp nhận, không dùng trạng thái mơ hồ “khách hàng đã phản hồi”, để xác định việc lập hồ sơ có thể bắt đầu.

Chứng từ chưa đầy đủ vẫn hiển thị như một ngoại lệ thu thập.
02

Phân công lập hồ sơ theo khách hàng và kỳ

Tạo hoặc lên lịch công việc với đúng hồ sơ, người lập, hạn chót và điều kiện hoàn tất.

Hồ sơ công việc giúp đội ngũ thấy rõ tiến độ, trở ngại và trách nhiệm.
03

Chuyển công việc đã hoàn tất sang rà soát

Gửi công việc đến đúng người rà soát và tách quyết định rà soát khỏi trạng thái do người lập nhập.

Người rà soát có thể chấp nhận hoặc trả lại công việc với hướng dẫn có thể thực hiện.
04

Chỉ đóng sau khi kết quả được ghi nhận

Chỉ hoàn tất sau khi mọi chỉnh sửa, lượt rà soát cuối và sản phẩm bàn giao cho khách hàng đã được xử lý.

Bằng chứng hoàn tất luôn được lưu trên hồ sơ công việc.
TỰ ĐỘNG HÓA VIỆC THƯỜNG LỆ, LÀM RÕ NGOẠI LỆ

Làm cho công việc đình trệ dễ thấy hơn công việc đúng hạn

Tự động hóa cần giảm công sức điều phối nhưng vẫn giữ các điều kiện cần con người can thiệp.

01

Tài liệu đến muộn

Cảnh báo người phụ trách yêu cầu và cho biết bước nào chưa thể bắt đầu.

02

Việc lập hồ sơ bị chặn

Ghi lại hạng mục phụ thuộc cụ thể, người chịu trách nhiệm xử lý và ngày kiểm tra lại.

03

Rà soát bị trả lại

Lưu hướng dẫn rà soát, người phụ trách chỉnh sửa và hạn gửi lại cùng nhau.

04

Hạn chót của khách hàng gặp rủi ro

Nâng cấp ngoại lệ với hành động khắc phục cụ thể thay vì âm thầm đổi ngày nhiệm vụ.

HƯỚNG DẪN THIẾT KẾ QUY TRÌNH

Mỗi trạng thái phải có ý nghĩa vận hành thực tế

Nếu hai trạng thái dẫn đến cùng người phụ trách và hành động tiếp theo, có lẽ không cần tách riêng.

Trạng tháiBằng chứng tối thiểuHành động tiếp theo
Chờ tài liệuYêu cầu đang mở và hạn của khách hàngNhắc việc, nâng cấp xử lý hoặc thay đổi lịch
Sẵn sàngChứng từ bắt buộc đã được chấp nhậnPhân công hoặc bắt đầu lập hồ sơ
Đang rà soátĐã xác định điều kiện hoàn tất và người rà soátChấp nhận hoặc trả lại với hướng dẫn
Bị trả lạiHướng dẫn chỉnh sửa và người phụ tráchChỉnh sửa và gửi lại
Bị chặnYếu tố phụ thuộc, người phụ trách khắc phục và ngày xử lýGiải quyết, nâng cấp hoặc điều chỉnh cam kết
Hoàn tấtCông việc được chấp nhận và bằng chứng bàn giaoĐóng bước công việc
QUẢN LÝ LUỒNG CÔNG VIỆC

Dùng cùng một bộ hồ sơ cho công việc hằng ngày và rà soát hằng tuần

Hệ thống quy trình hữu ích phải trả lời được câu hỏi vận hành mà không cần một bản tổng hợp trạng thái riêng.

01

Hôm nay có thể bắt đầu việc gì?

Lọc công việc đã có đủ tài liệu được chấp nhận và đã phân công người phụ trách.

02

Công ty đang phải xử lý việc gì?

Xem hàng đợi lập hồ sơ và rà soát theo người chịu trách nhiệm và hạn chót.

03

Đang chờ khách hàng cung cấp gì?

Mở đúng yêu cầu tài liệu chưa hoàn tất thay vì gửi lời nhắc chung.

04

Việc gì cần quyết định quản lý?

Rà soát ngoại lệ hạn chót, công việc bị chặn và các lượt trả lại lặp lại cùng phương án khắc phục.

MỨC ĐỘ PHÙ HỢP

Điều phối công việc quanh kế toán, không đánh đồng quy trình với hệ thống kế toán

Jodoo phù hợp nhất khi công ty cần hồ sơ, định tuyến và quyết định có thể cấu hình quanh công việc khách hàng.

Phù hợp cao

Công việc định kỳ, yếu tố phụ thuộc tài liệu, bàn giao giữa người lập và người rà soát, công việc bị trả lại, hạn chót và ngoại lệ.

Không phải hệ thống kế toán

Giữ chức năng ghi bút toán, tính thuế, kê khai, xử lý tiền lương và kế toán theo luật định trong hệ thống chuyên dụng phù hợp.

Tích hợp có chủ đích

Xác định hệ thống nào phụ trách dữ liệu khách hàng, tài chính và kê khai trước khi tự động hóa cập nhật giữa các hệ thống.

GIỮ QUY TRÌNH LUÔN CẬP NHẬT

Cho phép công ty thay đổi quy trình khi dịch vụ và vai trò thay đổi

Mẫu cố định nhanh chóng không còn phù hợp khi trách nhiệm, phân khúc khách hàng hoặc chính sách rà soát thay đổi. Jodoo cho phép người phụ trách nghiệp vụ được ủy quyền chỉnh sửa quy trình.

Công ty có thể điều chỉnh một quy trình liên kết phức tạp trong vài giờ và để hoạt động cải tiến sát với người trực tiếp vận hành.
  1. 01Điều chỉnh mẫu công việc định kỳ và điều kiện hoàn tất riêng cho từng dịch vụ
  2. 02Thay đổi bước rà soát hoặc quy tắc trách nhiệm mà không phải xây dựng lại ứng dụng
  3. 03Thêm tín hiệu ngoại lệ và bảng điều khiển khi câu hỏi quản lý thay đổi
  4. 04Mở rộng hồ sơ khách hàng và hồ sơ công việc mà không làm phân mảnh quy trình
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Câu hỏi về tự động hóa công việc định kỳ của công ty kế toán

Tự động hóa quy trình kế toán là gì?

Đó là việc kiểm soát luồng công việc khách hàng định kỳ hoặc phát sinh qua điều kiện tiên quyết, người phụ trách, quyết định rà soát, chỉnh sửa và hoàn tất rõ ràng, không đơn thuần là lặp lại danh sách kiểm tra.

Thu thập tài liệu có nên là một phần của quy trình không?

Có, khi chứng từ khách hàng còn thiếu quyết định việc lập hồ sơ có thể bắt đầu hay chưa. Hãy kết nối trạng thái yêu cầu và chấp nhận với công việc bị ảnh hưởng.

Jodoo có thể tự động hóa phán đoán kế toán không?

Không. Jodoo không thay thế phán đoán chuyên môn. Hệ thống có thể định tuyến công việc và ghi nhận quyết định có trách nhiệm, còn người lập và người rà soát vẫn chịu trách nhiệm.

Có thể theo dõi công việc bị trả lại không?

Có. Quy trình rà soát tích hợp sẵn có thể trả lại công việc cùng nhận xét, hiển thị rõ người phụ trách chỉnh sửa và định tuyến công việc đã sửa trở lại để rà soát.

Người dùng nghiệp vụ có thể thay đổi quy trình không?

Người dùng được ủy quyền có thể thay đổi trường, biểu mẫu, bước quy trình, quyền và bảng điều khiển mà không cần viết mã. Quy tắc quản trị cần xác định ai được phép thay đổi quy trình vận hành chính thức.

Nên tự động hóa việc gì trước?

Chọn một dịch vụ định kỳ ổn định có độ trễ hoặc chi phí theo dõi dễ thấy. Mô hình hóa đầu vào, điều kiện hoàn tất, quyết định rà soát và ngoại lệ trước khi thêm dịch vụ khác.

THỬ ỨNG DỤNG MẪU ĐANG HOẠT ĐỘNG

Mở quy trình được xây dựng theo bàn giao thực tế của công ty kế toán

Xem hàng đợi công việc có sẵn dữ liệu, yếu tố phụ thuộc tài liệu, hướng trả lại và ngoại lệ hạn chót trước khi điều chỉnh quy trình cho một dịch vụ định kỳ của bạn.

Sử dụng ứng dụng quy trình kế toán