Quy trình phê duyệt tài liệu: Xem xét, chỉnh sửa và ban hành

Quá trình làm việc phê duyệt tài liệu là một quy trình được xác định chuyển đổi phiên bản tài liệu cụ thể thông qua nộp, kiểm tra sẵn sàng, xem xét, chấp thuận hoặc trả lại, phát hành và theo dõi trong khi giữ lại các nhà đánh giá, quyết định. bình luận, ngày và lịch sử.

Các bước điển hình là gửi, xác nhận, xem xét, phê duyệt hoặc trả lại, xem lại, phát hành, thừa nhận và lên lịch xem xét tiếp theo. Con đường chính xác nên phụ thuộc vào loại tài liệu, rủi ro, giá trị, bộ phận hoặc tác động thay đổi.

Giữ mỗi đánh giá liên kết với phiên bản chính xác mà đã được đánh giá. Lưu trữ các thay đổi trả lại, lưu ý và quyết định, tạo phiên bản đề xuất tiếp theo và ngăn chặn một tệp cũ được xem xét bị phát hành sai lầm.

Không, không. Việc phê duyệt tài liệu điều khiển một con đường quyết định xung quanh phiên bản tài liệu. Một hệ thống quản lý tài liệu cũng có thể cung cấp cấu trúc kho lưu trữ, tìm kiếm, giữ lại, quyền, quản lý hồ sơ, đồng tác giả và quản trị rộng hơn.

Không phải lúc nào cũng. Việc chấp thuận nội bộ chỉ có thể yêu cầu một quyết định xác thực và lịch sử kiểm toán. Sử dụng khả năng ký hiệu điện tử đặc biệt khi áp dụng danh tính chữ ký, sự đồng ý, bằng chứng về giấy chứng nhận hoặc các yêu cầu đăng ký được quy định.

Jodoo có thể hỗ trợ các biểu mẫu nhập được cấu hình, định tuyến người xem, quyết định điều kiện, đường trở lại, nhắc nhở, trường phiên bản, xếp hàng, bảng điều khiển và lịch sử luồng công việc. Chọn một nền tảng DMS chuyên môn, chữ ký điện tử, OCR hoặc ghi lại khi những khả năng sâu hơn đó là trung tâm.