EXCEL VÀ TRÌNH THEO DÕI MUA SẮM KẾT NỐI
Mẫu theo dõi mua sắm cho Excel và Jodoo
Tải xuống sổ làm việc có thể chỉnh sửa cho một đăng ký chủ sở hữu duy nhất thực tế, hoặc khám phá Ứng dụng Jodoo kết nối khi các yêu cầu, phê duyệt, nhắc nhở, quyền hạn và lịch sử cần hoạt động cùng nhau.
Sổ làm việc Excel đã sẵn sàng để sử dụng ngay và bao gồm các ví dụ đã điền sẵn. Ứng dụng Jodoo cho thấy cách cùng một câu hỏi theo dõi hoạt động trên các biểu mẫu, hàng đợi phê duyệt, bảng điều khiển, bàn giao để chuẩn bị PO và việc đóng dự án.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
BẢNG TÍNH EXCEL MIỄN PHÍ
Tải xuống công cụ theo dõi hoặc tiếp tục với ứng dụng đã kết nối
Sổ tay có thể chỉnh sửa bao gồm yêu cầu mua hàng ban đầu đã được điền thông tin, người sở hữu, giai đoạn, ngày hạn, giá trị, ngoại lệ và các hành động tiếp theo. Sử dụng nó mà không cần đăng ký khi một điều phối viên sở hữu tệp.
- 8 dòng dữ liệu mẫu
- Các danh mục và trạng thái có thể chỉnh sửa
- Ngày đáo hạn và tín hiệu ngoại lệ
- Công thức tóm tắt và bảng điều khiển
Theo dõi các trường giúp ai đó đưa ra quyết định
Một sổ đăng ký dài không hữu ích vì có nhiều cột. Nó hữu ích khi mỗi hàng giải thích trách nhiệm, rủi ro và những gì phải diễn ra tiếp theo.
- 01
Danh tính và nhu cầu
Giữ yêu cầu hoặc số phiếu đề nghị mua hàng, tiêu đề, người yêu cầu, phòng ban, loại, ngày yêu cầu và mục đích kinh doanh hiển thị.
- 02
Giá trị và nguồn vốn
Theo dõi số tiền ước tính hoặc đã phê duyệt, loại tiền tệ, trung tâm chi phí, tín hiệu ngân sách và bất kỳ ngưỡng hoặc ngoại lệ nào đang được xem xét.
- 03
Giai đoạn và quyết định
Sử dụng các giai đoạn cụ thể như hoàn thiện, ngân sách, phòng ban, số tiền, mua sắm, phê duyệt phát hành PO, biên lai và kết thúc thay vì “đang tiến hành” chung chung.
- 04
Chủ sở hữu, ngày đến hạn và hành động tiếp theo
Mỗi hàng đang mở cần có một chủ sở hữu chịu trách nhiệm, một ngày đến hạn có ý nghĩa, hành động tiếp theo và các vấn đề ngăn cản cần sửa chữa hoặc quyết định.
Theo dõi mọi tổng số trở về yêu cầu cần hành động
Ví dụ kết nối bao gồm các hồ sơ đang hoạt động, quá hạn, đã trả lại, được phê duyệt, sẵn sàng lập PO, đã nhận và đã đóng nên bảng điều khiển luôn dẫn đến người chịu trách nhiệm và bước tiếp theo.
Sử dụng cùng một dữ liệu mà không ép mọi người vào một bảng lớn duy nhất
Các quan điểm về vai trò và quyết định giảm nhiễu trong khi vẫn giữ nguồn thông tin chung.
Trạng thái người yêu cầu
Hiển thị giai đoạn dễ hiểu, kết quả mới nhất, làm rõ và hành động tiếp theo mà không cần các điều khiển chỉ dành cho người đánh giá.
Hàng đợi phê duyệt
Nhóm các quyết định theo giai đoạn, người đánh giá, ngày đến hạn, số lượng và tình trạng để người phê duyệt tiếp theo có thể làm việc với một hàng đợi thực sự.
Công việc đã trả lại
Lọc kết quả phiếu đề nghị mua hàng theo chủ sở hữu sửa lỗi, lý do, ngày nộp lại và giai đoạn sẽ đánh giá việc sửa lỗi.
Bàn giao để chuẩn bị PO và kết thúc
Tách các công việc đã được phê duyệt nhưng chưa phát hành, ngoại lệ thương mại, đơn hàng đã phát hành, vấn đề giao hàng, sẵn sàng lập hóa đơn và mua hàng đã đóng.
Sử dụng trạng thái để truyền đạt trách nhiệm tiếp theo
Tránh danh sách trạng thái duy nhất pha trộn giai đoạn luồng công việc, kết quả quyết định và thực hiện.
| Chiều | Ví dụ hữu ích | Tránh |
|---|---|---|
| Giai đoạn vòng đời | Tiếp nhận, phiếu đề nghị mua hàng, phê duyệt, bàn giao để chuẩn bị PO, nhận | Đang tiến hành chung |
| Kết quả quyết định | Đang chờ, đã phê duyệt, trả lại, bị từ chối | Đã phê duyệt được sử dụng như một giai đoạn quy trình |
| Ngoại lệ | Thiếu chi tiết, thiếu ngân sách, xem xét nhà cung cấp, vấn đề điều khoản | Rủi ro văn bản tự do không có người chịu trách nhiệm |
| Hành động tiếp theo | Xác định đúng, xem xét ngân sách, phê duyệt PO | Đang chờ mà không có hành động được đặt tên |
| Tín hiệu hoàn thành | PO đã được phát hành, giao hàng được chấp nhận, đã đóng | Hoàn thành trước khi kết quả bước sau tồn tại |
Biết vấn đề nào cần một quy trình làm việc thay vì một cột khác
Một bảng tính có thể là khởi đầu tuyệt vời. Rủi ro xuất hiện khi nhiều người cần thực hiện các hành động được kiểm soát và lịch sử.
Phê duyệt trở thành các bình luận hoặc màu sắc
Chuyển sang các nhiệm vụ phê duyệt được chỉ định khi một sự ủy quyền phải có người xem xét được đặt tên, kết quả được bảo vệ, đường dẫn trả về và lịch sử có ngày.
Các hàng được sao chép giữa các nhóm
Kết nối các bản ghi yêu cầu, phiếu đề nghị mua hàng, quyết định, bàn giao để chuẩn bị PO và biên nhận thay vì tạo các bảng trạng thái hơi khác nhau.
Nhắc nhở phụ thuộc vào trí nhớ
Sử dụng các chế độ xem ngày đến hạn và tự động hóa khi các quyết định quá hạn, quá tuổi, hoặc các sửa đổi trả lại cần theo dõi có hệ thống.
Báo cáo không thể giải thích con số
Sử dụng bảng điều khiển phân tích chi tiết liên kết với các bản ghi trực tiếp để số lượng hoặc giá trị dẫn đến yêu cầu cơ bản và hành động tiếp theo.
Chọn Excel cho đăng ký đơn giản và Jodoo cho công việc chia sẻ
Điểm bắt đầu đúng phụ thuộc vào số người phải cập nhật, xem xét và thực hiện thông tin.
Một tập tin có thể sử dụng cho một chủ sở hữu và khối lượng vừa phải
Sử dụng sổ làm việc có thể tải xuống khi một điều phối viên duy trì dữ liệu và không cần quyền chính thức, nhiệm vụ luồng công việc, và các hồ sơ liên kết.
Sử dụng Jodoo khi công việc được phân phối
Chuyển sang Ứng dụng khi người yêu cầu, người phê duyệt, người mua và người nhận cần các quyền, chế độ xem, nhắc nhở, lịch sử và hành động khác nhau.
Giữ các hồ sơ tài chính chính thức ở nơi khác khi cần thiết
Bộ theo dõi có thể liên kết với PO, biên nhận, hóa đơn hoặc ERP mà không tuyên bố thay thế việc thực hiện kế toán chính thức.
Biến bộ theo dõi thành hệ thống mà nhóm của bạn thực sự cần
Giữ sổ đăng ký hữu ích, sau đó thêm các kiểm soát mà không mất các câu hỏi vận hành quen thuộc.
- Thêm một biểu mẫu để nhân viên ngừng chỉnh sửa các hàng được chia sẻ.
- Phân luồng quyết định theo số tiền, phòng ban, loại hoặc ngoại lệ.
- Tạo các hàng đợi và nhắc nhở theo vai trò từ chủ sở hữu và ngày đến hạn.
- Xây dựng bảng điều khiển ngân sách trực tiếp, chu kỳ, ngoại lệ và sẵn sàng PO.
Các câu hỏi về Mẫu theo dõi mua sắm
Sử dụng các câu trả lời này để chọn các trường theo dõi đúng, quyết định khi nào một hàng là đủ, và biết khi nào một quy trình chia sẻ an toàn hơn bảng tính.
Một bộ theo dõi mua sắm nên bao gồm những gì?
Bao gồm nhận dạng yêu cầu, người yêu cầu, phòng ban, danh mục, ngày yêu cầu, giá trị, trung tâm chi phí, tín hiệu ngân sách, phương án nhà cung cấp, giai đoạn, kết quả, người phụ trách, ngày đến hạn, ngoại lệ, hành động tiếp theo, trạng thái PO, trạng thái nhận hàng và đóng hồ sơ khi có liên quan.
Theo dõi mua sắm có nên dùng một hàng cho mỗi yêu cầu không?
Điều đó có hiệu quả cho một sổ đăng ký đơn giản. Khi một phiếu đề nghị mua hàng có nhiều mục, phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, chuyển giao hoặc biên nhận, các bản ghi liên kết giữ lại chi tiết và lịch sử đáng tin cậy hơn so với việc lặp lại các cột.
Tôi có thể bắt đầu với Excel và chuyển sang Jodoo sau không?
Có. Xác định trạng thái và mô hình sở hữu trong một tệp, sau đó chuyển sang Jodoo khi bạn cần biểu mẫu, quyền hạn, nhiệm vụ phê duyệt được chỉ định, nhắc nhở, lịch sử, bảng điều khiển, hoặc các bản ghi liên kết.
Làm thế nào để tránh quá nhiều cột trạng thái?
Tách các giai đoạn vòng đời, kết quả quyết định, ngoại lệ và hành động tiếp theo. Mỗi cái trả lời một câu hỏi khác nhau. Giữ một người chịu trách nhiệm và ngày hạn cho hành động đang mở hiện tại.
Những bảng điều khiển nào hữu ích cho việc theo dõi mua sắm?
Những chế độ xem hữu ích bao gồm giá trị mở theo giai đoạn, quyết định quá hạn, yêu cầu bị trả lại, thiếu hụt ngân sách, ngoại lệ của nhà cung cấp, tồn đọng sẵn sàng lập PO, các vấn đề về biên nhận, thời gian chu trình, và khả năng đi sâu vào các bản ghi cơ sở.
Mở công cụ theo dõi đã điền và theo dõi mọi số liệu đến một bản ghi thực
Kiểm tra trung tâm điều khiển, hàng đợi trả lại, phê duyệt, sự sẵn sàng PO, và hoàn tất. Sao chép ứng dụng khi bạn cần nhập dữ liệu có kiểm soát, phân luồng, quyền hạn, nhắc nhở và lịch sử vượt quá bảng tính.
Sử dụng trình theo dõi mua sắm kết nối