Các đội ngũ mua sắm theo dõi đơn đặt hàng đã phát hành theo người phụ trách, trạng thái hiện tại, ngày giao hàng cam kết và xác nhận từ nhà cung cấp.
Mẫu theo dõi đơn đặt hàng
Theo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành sau khi gửi đi để xác nhận từ nhà cung cấp, ngày cam kết và các hoạt động theo dõi quá hạn luôn hiển thị rõ ràng.
Được thiết kế cho các đội ngũ mua sắm và vận hành cần theo dõi ngày cam kết từ nhà cung cấp, công việc theo dõi của người phụ trách, tuổi tồn đọng và rủi ro giao hàng trong một trình theo dõi sau khi PO được phát hành.
Tùy chỉnh các trường dữ liệu cần theo dõi, hàng đợi người phụ trách, chế độ xem theo tuổi tồn đọng và quy tắc nhắc việc để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu theo dõi đơn đặt hàng, rồi điều chỉnh trạng thái, chế độ xem tuổi tồn đọng và quy tắc nhắc việc cho đội ngũ của bạn.
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Các đội ngũ mua sắm và vận hành sử dụng mẫu này sau khi đơn đặt hàng đã được phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. Điểm chậm trễ thường nằm ở việc xác nhận từ nhà cung cấp, ngày cam kết và hoạt động theo dõi của người phụ trách bị phân tán giữa hộp thư và bảng tính sau khi phát hành. Mẫu này giúp hiển thị rõ trạng thái PO đã phát hành, rủi ro giao hàng và các hoạt động theo dõi quá hạn trong một trình theo dõi duy nhất.
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Nhà quản lý phát hiện xác nhận chậm, hạng mục tồn đọng lâu và các hoạt động theo dõi bị đình trệ trước khi tồn đọng tăng lên.
Người phụ trách vận hành duy trì một trình theo dõi có thể tìm kiếm cho trạng thái đơn hàng đã phát hành, theo dõi nhà cung cấp và rủi ro giao hàng thay vì phải tổng hợp lại từ email và bảng tính.
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Không gian làm việc cho đơn đặt hàng đã phát hành.
Ghi nhận các trường dữ liệu chính, người phụ trách, xác nhận từ nhà cung cấp, ngày cam kết và chi tiết theo dõi cho từng bản ghi đơn đặt hàng đã phát hành.
Chế độ xem xác nhận nhà cung cấp và người phụ trách.
Xem lại các bản ghi đơn đặt hàng với trạng thái hiện tại, người phụ trách, ngày cam kết từ nhà cung cấp và ghi chú theo dõi trong một trình theo dõi trực tiếp.
Hiển thị tuổi tồn đọng, ngoại lệ và hoạt động theo dõi.
Phát hiện bản ghi quá hạn, công việc bị đình trệ, cập nhật chậm từ nhà cung cấp và xu hướng ngoại lệ trước khi chúng trở thành tồn đọng hoặc gây lỡ hạn.
Thành phần bao gồm
- Theo dõi đơn đặt hàng
- Nhật ký cập nhật trạng thái
- Nhật ký theo dõi ngoại lệ
- Danh sách theo dõi đơn đặt hàng
- Bảng tổng quan theo dõi
- Trình theo dõi tuổi tồn đọng và điểm nghẽn
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở lệch trạng thái
- Cảnh báo theo dõi cho người phụ trách
- Nhắc nhở trạng thái
- Thành viên nhóm
- Quản lý
- Người phụ trách quy trình
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giúp công việc liên quan đến đơn đặt hàng đã phát hành luôn hiển thị rõ theo người phụ trách, trạng thái, ngày cam kết của nhà cung cấp và bước tiếp theo trong một trình theo dõi.
- Làm nổi bật các hạng mục tồn đọng lâu, khoảng trống xác nhận và hoạt động theo dõi bị đình trệ trước khi chúng trở thành vấn đề tồn đọng.
- Cung cấp cho quản lý và nhân sự vận hành một bản ghi làm việc thống nhất thay vì nhiều bảng tính, email và cập nhật trạng thái thủ công riêng lẻ.
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính

Danh sách theo dõi đơn đặt hàng.
Xem lại các bản ghi đơn đặt hàng với trạng thái hiện tại, người phụ trách, ngày đến hạn và ghi chú theo dõi trong một trình theo dõi trực tiếp.

Theo dõi đơn đặt hàng.
Cập nhật từng bản ghi đơn đặt hàng với trạng thái, người phụ trách, ngày tháng và ghi chú bước tiếp theo trong một biểu mẫu bản ghi.

Bảng tổng quan theo dõi.
Theo dõi tuổi tồn đọng, phân bổ trạng thái, khối lượng công việc theo người phụ trách và hoạt động theo dõi nhà cung cấp cho các đơn đặt hàng đã phát hành trong một bảng tổng quan.
Từ thiết lập đến triển khai
Một thành viên nhóm tạo bản ghi đơn đặt hàng mới hoặc cập nhật trạng thái, người phụ trách, ngày tháng và chi tiết theo dõi trong trình theo dõi.
Người phụ trách xem hàng đợi của mình, thêm ghi chú theo dõi và chuyển công việc sang đúng trạng thái.
Bảng tổng quan và hàng đợi sẽ hiển thị các hạng mục tồn đọng lâu, điểm nghẽn và ngoại lệ cần được xử lý.
Các hạng mục đã hoàn tất vẫn được lưu trong trình theo dõi để phục vụ kiểm tra, báo cáo và phân tích vận hành định kỳ.
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Trình theo dõi đơn đặt hàng giúp các đội ngũ giám sát những gì?
Nó giúp các đội ngũ giám sát các đơn đặt hàng đã phát hành, xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng cam kết, hoạt động theo dõi của người phụ trách, các ngoại lệ và lượng tồn đọng theo thời gian sau khi gửi cho nhà cung cấp.
Các đội ngũ theo dõi đơn đặt hàng quá hạn và các hoạt động theo dõi bị bỏ lỡ như thế nào?
Các đội ngũ có thể dùng hàng đợi của người phụ trách, chế độ xem theo ngày cam kết, nhật ký theo dõi và nhắc nhở để đánh dấu các đơn hàng bị đình trệ trước khi cam kết giao hàng bị chậm.
Bộ phận mua hàng có thể cập nhật trạng thái đơn đặt hàng từ thiết bị di động không?
Có. Bộ phận mua hàng và điều phối viên có thể cập nhật trạng thái, ghi chú, ngày đến hạn và các hành động theo dõi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Trình theo dõi đơn đặt hàng nên bao gồm những trường dữ liệu nào?
Hầu hết các đội ngũ theo dõi nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, người phụ trách, trạng thái hiện tại, ngày giao hàng cam kết, trạng thái xác nhận, ghi chú ngoại lệ và bước tiếp theo.
Ai sử dụng mẫu theo dõi đơn đặt hàng?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ mua sắm, vận hành và quản lý nhà cung cấp cần một trình theo dõi trực tiếp cho trạng thái đơn hàng đã phát hành, trách nhiệm của người phụ trách, hoạt động theo dõi nhà cung cấp và khả năng hiển thị tồn đọng.
Jodoo AI có thể điều chỉnh trình theo dõi đơn đặt hàng này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh các trường dữ liệu, bảng tổng quan, nhắc nhở và các bước quy trình cho quy trình theo dõi đơn đặt hàng của bạn.
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Phần mềm CRM cho sản xuất
Kết nối bản ghi khách hàng trong sản xuất, khách hàng tiềm năng, báo giá, hợp đồng, đơn hàng, bàn giao sang sản xuất, cập nhật giao hàng và theo dõi khiếu nại.
Công cụ theo dõi pipeline bán hàng / Biểu mẫu thiết lập khách hàng / Theo dõi đơn đặt hàng17 mẫuTự động hóa quy trình mua sắm
Tự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung29 mẫuMẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng11 mẫuPhần mềm mua sắm điện tử
Xây dựng quy trình mua sắm điện tử cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bản ghi nhà cung cấp, phê duyệt, theo dõi PO, tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung8 mẫuPhần mềm quản lý đơn đặt hàng
Lập kế hoạch quản lý đơn đặt hàng cho yêu cầu PO, phê duyệt, bàn giao nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, thay đổi và thông tin tiếp nhận hàng.
Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng / Theo dõi đơn đặt hàng8 mẫuPhần mềm hóa đơn và đơn đặt hàng
Kết nối quy trình hóa đơn và đơn đặt hàng để nắm ngữ cảnh PO, rà soát hóa đơn, xử lý yêu cầu thanh toán, quản lý bản ghi nhà cung cấp và theo dõi tiếp AP.
Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng7 mẫuPhần mềm phê duyệt hóa đơn mua hàng
Xây dựng quy trình phê duyệt hóa đơn mua hàng cho đối chiếu PO, thông tin nhà cung cấp, rà soát AP, định tuyến người phê duyệt và sẵn sàng thanh toán.
Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Trình theo dõi công nợ phải trả / Yêu cầu hóa đơn7 mẫuPhần mềm theo dõi đơn đặt hàng
Theo dõi đơn đặt hàng từ yêu cầu và phê duyệt đến xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng, thay đổi và theo dõi tiếp khi nhận hàng.
Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng8 mẫuPhần mềm phê duyệt hóa đơn
Lập kế hoạch quy trình phần mềm phê duyệt hóa đơn cho tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, định tuyến người phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và theo dõi tiếp của bộ phận công nợ phải trả.
Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả9 mẫuHệ thống đề nghị mua hàng
Lập kế hoạch hệ thống đề nghị mua hàng cho khâu tiếp nhận, thông tin ngân sách, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, tạo PO và khả năng theo dõi cho người yêu cầu.
Đơn yêu cầu mua hàng chung / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàngXem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO
Kết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo PO và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.
01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngBiểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng13 mẫuBộ mẫu quy trình Procure to Pay
Kết nối yêu cầu mua sắm, phê duyệt, đơn đặt hàng, bằng chứng nhận hàng, rà soát hóa đơn và theo dõi thanh toán trong một quy trình procure to pay.
01 Ghi nhận yêu cầu mua sắm02 Định tuyến phê duyệt và bàn giao PO03 Ghi nhận bằng chứng nhận hàng04 Rà soát hóa đơn và theo dõi thanh toánBiểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sáchSo sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
Phần mềm mua sắm tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
So sánh các lựa chọn phần mềm mua sắm cho yêu cầu mua hàng, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, theo dõi đơn đặt hàng, kiểm tra tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung8 mẫuPhần mềm quản lý đơn đặt hàng tốt nhất để kiểm soát quy trình
So sánh các lựa chọn phần mềm đơn đặt hàng cho yêu cầu PO, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.
Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng / Theo dõi đơn đặt hàngLập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Cẩm nang tự động hóa quy trình mua sắm
Lập kế hoạch tự động hóa quy trình mua sắm cho khâu tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, đơn đặt hàng và theo dõi tuân thủ.
Hướng dẫnCách Thiết Lập Hệ Thống Đơn Mua Hàng
Thiết lập hệ thống đơn mua hàng với khâu tiếp nhận yêu cầu, định tuyến phê duyệt, thông tin nhà cung cấp, theo dõi PO, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.
Cẩm nangCẩm nang phê duyệt và theo dõi đơn đặt hàng
Lập kế hoạch các trường dữ liệu cho phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng và thay đổi trong quy trình theo dõi đơn đặt hàng.
Cẩm nangCẩm nang về danh sách kiểm tra và trường dữ liệu kiểm tra hàng tiếp nhận
Lập kế hoạch các trường dữ liệu kiểm tra hàng tiếp nhận, xử lý sai lệch, bằng chứng và bàn giao nhập kho trước khi mở mẫu tiếp nhận hàng trong kho.
Thêm mẫu gần với quy trình này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.




