Mẫu theo dõi đơn đặt hàng

Theo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành sau khi gửi đi để xác nhận từ nhà cung cấp, ngày cam kết và các hoạt động theo dõi quá hạn luôn hiển thị rõ ràng.

Xem trước mẫu trực tiếpDùng mẫu

Được thiết kế cho các đội ngũ mua sắm và vận hành cần theo dõi ngày cam kết từ nhà cung cấp, công việc theo dõi của người phụ trách, tuổi tồn đọng và rủi ro giao hàng trong một trình theo dõi sau khi PO được phát hành.

Tùy chỉnh các trường dữ liệu cần theo dõi, hàng đợi người phụ trách, chế độ xem theo tuổi tồn đọng và quy tắc nhắc việc để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu theo dõi đơn đặt hàng, rồi điều chỉnh trạng thái, chế độ xem tuổi tồn đọng và quy tắc nhắc việc cho đội ngũ của bạn.

Quy trình tương tácXem trước chính

Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp

Tổng quan

Mẫu này giúp bạn quản lý gì

Các đội ngũ mua sắm và vận hành sử dụng mẫu này sau khi đơn đặt hàng đã được phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. Điểm chậm trễ thường nằm ở việc xác nhận từ nhà cung cấp, ngày cam kết và hoạt động theo dõi của người phụ trách bị phân tán giữa hộp thư và bảng tính sau khi phát hành. Mẫu này giúp hiển thị rõ trạng thái PO đã phát hành, rủi ro giao hàng và các hoạt động theo dõi quá hạn trong một trình theo dõi duy nhất.

Phù hợp với ai

Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này

Các đội ngũ mua sắm theo dõi đơn đặt hàng đã phát hành theo người phụ trách, trạng thái hiện tại, ngày giao hàng cam kết và xác nhận từ nhà cung cấp.

Nhà quản lý phát hiện xác nhận chậm, hạng mục tồn đọng lâu và các hoạt động theo dõi bị đình trệ trước khi tồn đọng tăng lên.

Người phụ trách vận hành duy trì một trình theo dõi có thể tìm kiếm cho trạng thái đơn hàng đã phát hành, theo dõi nhà cung cấp và rủi ro giao hàng thay vì phải tổng hợp lại từ email và bảng tính.

Bao gồm những gì

Các quy trình và thành phần có trong mẫu này

Quy trình chính

Không gian làm việc cho đơn đặt hàng đã phát hành.

Ghi nhận các trường dữ liệu chính, người phụ trách, xác nhận từ nhà cung cấp, ngày cam kết và chi tiết theo dõi cho từng bản ghi đơn đặt hàng đã phát hành.

Chế độ xem xác nhận nhà cung cấp và người phụ trách.

Xem lại các bản ghi đơn đặt hàng với trạng thái hiện tại, người phụ trách, ngày cam kết từ nhà cung cấp và ghi chú theo dõi trong một trình theo dõi trực tiếp.

Hiển thị tuổi tồn đọng, ngoại lệ và hoạt động theo dõi.

Phát hiện bản ghi quá hạn, công việc bị đình trệ, cập nhật chậm từ nhà cung cấp và xu hướng ngoại lệ trước khi chúng trở thành tồn đọng hoặc gây lỡ hạn.

Thành phần bao gồm

Biểu mẫu

Trình theo dõi đơn mua hàng
Nhật ký cập nhật trạng thái
Nhật ký theo dõi ngoại lệ

Chế độ xem

Danh sách theo dõi đơn đặt hàng
Bảng tổng quan theo dõi
Trình theo dõi tuổi tồn đọng và điểm nghẽn

Tự động hóa

Thông báo cho người phụ trách
Nhắc nhở lệch trạng thái
Cảnh báo theo dõi cho người phụ trách
Nhắc nhở trạng thái

Vai trò

Thành viên nhóm
Quản lý
Người phụ trách quy trình

Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này

Vì sao quy trình này hiệu quả

Giúp công việc liên quan đến đơn đặt hàng đã phát hành luôn hiển thị rõ theo người phụ trách, trạng thái, ngày cam kết của nhà cung cấp và bước tiếp theo trong một trình theo dõi.
Làm nổi bật các hạng mục tồn đọng lâu, khoảng trống xác nhận và hoạt động theo dõi bị đình trệ trước khi chúng trở thành vấn đề tồn đọng.
Cung cấp cho quản lý và nhân sự vận hành một bản ghi làm việc thống nhất thay vì nhiều bảng tính, email và cập nhật trạng thái thủ công riêng lẻ.

Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới

Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp

Xem trước mẫu

Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính

Purchase Order Tracker list preview. — Danh sách theo dõi đơn đặt hàng.
Xem lại các bản ghi đơn đặt hàng với trạng thái hiện tại, người phụ trách, ngày đến hạn và ghi chú theo dõi trong một trình theo dõi trực tiếp.

Purchase Order Tracker preview. — Theo dõi đơn đặt hàng.
Cập nhật từng bản ghi đơn đặt hàng với trạng thái, người phụ trách, ngày tháng và ghi chú bước tiếp theo trong một biểu mẫu bản ghi.

Tracking Dashboard preview. — Bảng tổng quan theo dõi.
Theo dõi tuổi tồn đọng, phân bổ trạng thái, khối lượng công việc theo người phụ trách và hoạt động theo dõi nhà cung cấp cho các đơn đặt hàng đã phát hành trong một bảng tổng quan.

Cách hoạt động

Từ thiết lập đến triển khai

Một thành viên nhóm tạo bản ghi đơn đặt hàng mới hoặc cập nhật trạng thái, người phụ trách, ngày tháng và chi tiết theo dõi trong trình theo dõi.

Người phụ trách xem hàng đợi của mình, thêm ghi chú theo dõi và chuyển công việc sang đúng trạng thái.

Bảng tổng quan và hàng đợi sẽ hiển thị các hạng mục tồn đọng lâu, điểm nghẽn và ngoại lệ cần được xử lý.

Các hạng mục đã hoàn tất vẫn được lưu trong trình theo dõi để phục vụ kiểm tra, báo cáo và phân tích vận hành định kỳ.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi thường gặp về mẫu này

Trình theo dõi đơn đặt hàng giúp các đội ngũ giám sát những gì?

Nó giúp các đội ngũ giám sát các đơn đặt hàng đã phát hành, xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng cam kết, hoạt động theo dõi của người phụ trách, các ngoại lệ và lượng tồn đọng theo thời gian sau khi gửi cho nhà cung cấp.

Các đội ngũ theo dõi đơn đặt hàng quá hạn và các hoạt động theo dõi bị bỏ lỡ như thế nào?

Các đội ngũ có thể dùng hàng đợi của người phụ trách, chế độ xem theo ngày cam kết, nhật ký theo dõi và nhắc nhở để đánh dấu các đơn hàng bị đình trệ trước khi cam kết giao hàng bị chậm.

Bộ phận mua hàng có thể cập nhật trạng thái đơn đặt hàng từ thiết bị di động không?

Có. Bộ phận mua hàng và điều phối viên có thể cập nhật trạng thái, ghi chú, ngày đến hạn và các hành động theo dõi từ máy tính hoặc thiết bị di động.

Trình theo dõi đơn đặt hàng nên bao gồm những trường dữ liệu nào?

Hầu hết các đội ngũ theo dõi nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, người phụ trách, trạng thái hiện tại, ngày giao hàng cam kết, trạng thái xác nhận, ghi chú ngoại lệ và bước tiếp theo.

Ai sử dụng mẫu theo dõi đơn đặt hàng?

Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ mua sắm, vận hành và quản lý nhà cung cấp cần một trình theo dõi trực tiếp cho trạng thái đơn hàng đã phát hành, trách nhiệm của người phụ trách, hoạt động theo dõi nhà cung cấp và khả năng hiển thị tồn đọng.

Jodoo AI có thể điều chỉnh trình theo dõi đơn đặt hàng này không?

Có. AI có thể giúp điều chỉnh các trường dữ liệu, bảng tổng quan, nhắc nhở và các bước quy trình cho quy trình theo dõi đơn đặt hàng của bạn.

Tình huống sử dụng

Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này

6 mẫu

phần mềm hóa đơn nhà cung cấp

Giữ nhà cung cấp, bối cảnh mua hàng, xác minh hóa đơn, ngoại lệ, phê duyệt, hạn thanh toán và bàn giao trên cùng một hồ sơ hóa đơn có trách nhiệm.

Trình theo dõi công nợ phải trả / Yêu cầu hóa đơn / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn 5 mẫu

Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng xây dựng cho mức độ sẵn sàng của gói công việc

Điều phối nhà cung cấp, gói vật tư, phê duyệt, cam kết giao hàng, tiếp nhận và ngoại lệ ảnh hưởng đến dự án.

Biểu mẫu yêu cầu vật tư xây dựng / Biểu mẫu Sơ tuyển Nhà thầu phụ / Danh sách kiểm tra so sánh nhà cung cấp 5 mẫu

Phần mềm tồn kho bảo trì để kiểm soát phụ tùng

Liên kết phụ tùng bảo trì, số dư kho, giữ chỗ, xuất kho, trả lại, nhập kho, thiếu hụt, hành động đặt lại và mức tiêu thụ thực tế của lệnh công việc.

Biểu mẫu yêu cầu phụ tùng thay thế / Theo dõi bảo trì thiết bị / Biểu mẫu yêu cầu lệnh công việc số 8 mẫu

Phần mềm CRM cho sản xuất

Kết nối bản ghi khách hàng trong sản xuất, khách hàng tiềm năng, báo giá, hợp đồng, đơn hàng, bàn giao sang sản xuất, cập nhật giao hàng và theo dõi khiếu nại.

Công cụ theo dõi pipeline bán hàng / Biểu mẫu thiết lập khách hàng / Trình theo dõi đơn mua hàng 17 mẫu

Tự động hóa quy trình mua sắm

Tự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 29 mẫu

Mẫu quy trình mua sắm

So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng 5 mẫu

Phần mềm quản lý đơn hàng giúp kiểm soát toàn bộ đơn của khách

Kiểm soát đơn hàng của khách từ khâu tiếp nhận, xác minh, cam kết giao hàng, xử lý ngoại lệ đến hoàn tất đơn, giao hàng, theo dõi hóa đơn và đóng hồ sơ trong một không gian làm việc có thể tùy chỉnh.

Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn / Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệt / Trình theo dõi đơn mua hàng 5 mẫu

Phần mềm quản lý đơn bán hàng dành cho đội ngũ B2B

Liên kết việc tiếp nhận PO của khách hàng B2B, xác minh điều kiện thương mại, ngày cam kết, thay đổi đơn, tiến độ thực hiện, bằng chứng giao hàng, bàn giao hóa đơn và công việc theo dõi có người chịu trách nhiệm.

Mẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn / Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệt / Biểu mẫu lệnh giao hàng 11 mẫu

Phần mềm quản lý mua sắm

Quản lý yêu cầu mua, phê duyệt, nhà cung cấp, đơn mua hàng, nhận hàng, chênh lệch và theo dõi trong một hệ thống có thể cấu hình.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 8 mẫu

Phần mềm quản lý đơn đặt hàng

Yêu cầu mua quyền điều khiển, phê chuẩn, nhà cung cấp, giao hàng, nhận ngoại lệ, và đóng cửa với phần mềm quản lý mua hàng có thể cấu hình.

Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng / Trình theo dõi đơn mua hàng 8 mẫu

Phần mềm hóa đơn và đơn đặt hàng

Kết nối quy trình hóa đơn và đơn đặt hàng để nắm ngữ cảnh PO, rà soát hóa đơn, xử lý yêu cầu thanh toán, quản lý bản ghi nhà cung cấp và theo dõi tiếp AP.

Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng 7 mẫu

Phần mềm phê duyệt hóa đơn mua hàng

Xây dựng quy trình phê duyệt hóa đơn mua hàng cho đối chiếu PO, thông tin nhà cung cấp, rà soát AP, định tuyến người phê duyệt và sẵn sàng thanh toán.

Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả / Yêu cầu hóa đơn 7 mẫu

Phần mềm theo dõi đơn đặt hàng

Theo dõi đơn đặt hàng từ yêu cầu và phê duyệt đến xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng, thay đổi và theo dõi tiếp khi nhận hàng.

Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng 8 mẫu

Phần mềm phê duyệt hóa đơn

Lập kế hoạch quy trình phần mềm phê duyệt hóa đơn cho tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, định tuyến người phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và theo dõi tiếp của bộ phận công nợ phải trả.

Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả 9 mẫu

Hệ thống đề nghị mua hàng

Lập kế hoạch hệ thống đề nghị mua hàng cho khâu tiếp nhận, thông tin ngân sách, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, tạo PO và khả năng theo dõi cho người yêu cầu.

Đơn yêu cầu mua hàng chung / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng

Bộ quy trình

Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ

6 mẫu

Quy trình quản lý đơn hàng: Từ tiếp nhận đến đóng hồ sơ

Lập bản đồ quyết định, người phụ trách, bằng chứng, nhánh xử lý ngoại lệ và bàn giao hệ thống để đưa đơn của khách từ lúc tiếp nhận đến khi xác nhận đóng hồ sơ.

01 Tiếp nhận và xác minh đơn02 Xác nhận nguồn cung, điều khoản và cam kết03 Ra quyết định về thay đổi và ngoại lệ04 Thực hiện đơn và xác nhận giao hàngMẫu theo dõi đơn hàng và lập hóa đơn / Mẫu theo dõi đơn hàng đặc biệt / Biểu mẫu lệnh giao hàng 10 mẫu

Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Kết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo PO và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.

01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngBiểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng 13 mẫu

Bộ quy trình từ mua hàng đến thanh toán

Kết nối yêu cầu mua hàng, phê duyệt, đơn đặt hàng, bằng chứng nhận hàng, kiểm tra hóa đơn và theo dõi thanh toán trong một quy trình xuyên suốt.

01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Luân chuyển phê duyệt và bàn giao đơn mua hàng03 Ghi nhận bằng chứng nhận hàng04 Kiểm tra hóa đơn và theo dõi thanh toánBiểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách

So sánh phần mềm

So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này

3 mẫu

Phần mềm quản lý mua sắm tốt nhất

So sánh năm giải pháp theo độ sâu luồng việc, kiểm soát nhà cung cấp và PO, khả năng cấu hình, tích hợp, ranh giới hệ thống và mức phù hợp với đội ngũ.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Trình theo dõi đơn mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 3 mẫu