Các đội ngũ mua sắm theo dõi đơn đặt hàng đã phát hành theo người phụ trách, trạng thái hiện tại, ngày giao hàng cam kết và xác nhận từ nhà cung cấp.
Mẫu theo dõi đơn đặt hàng
Theo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành sau khi gửi đi để xác nhận từ nhà cung cấp, ngày cam kết và các hoạt động theo dõi quá hạn luôn hiển thị rõ ràng.
Được thiết kế cho các đội ngũ mua sắm và vận hành cần theo dõi ngày cam kết từ nhà cung cấp, công việc theo dõi của người phụ trách, tuổi tồn đọng và rủi ro giao hàng trong một trình theo dõi sau khi PO được phát hành.
Tùy chỉnh các trường dữ liệu cần theo dõi, hàng đợi người phụ trách, chế độ xem theo tuổi tồn đọng và quy tắc nhắc việc để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu theo dõi đơn đặt hàng, rồi điều chỉnh trạng thái, chế độ xem tuổi tồn đọng và quy tắc nhắc việc cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Các đội ngũ mua sắm và vận hành sử dụng mẫu này sau khi đơn đặt hàng đã được phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. Điểm chậm trễ thường nằm ở việc xác nhận từ nhà cung cấp, ngày cam kết và hoạt động theo dõi của người phụ trách bị phân tán giữa hộp thư và bảng tính sau khi phát hành. Mẫu này giúp hiển thị rõ trạng thái PO đã phát hành, rủi ro giao hàng và các hoạt động theo dõi quá hạn trong một trình theo dõi duy nhất.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Nhà quản lý phát hiện xác nhận chậm, hạng mục tồn đọng lâu và các hoạt động theo dõi bị đình trệ trước khi tồn đọng tăng lên.
Người phụ trách vận hành duy trì một trình theo dõi có thể tìm kiếm cho trạng thái đơn hàng đã phát hành, theo dõi nhà cung cấp và rủi ro giao hàng thay vì phải tổng hợp lại từ email và bảng tính.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Không gian làm việc cho đơn đặt hàng đã phát hành.
Ghi nhận các trường dữ liệu chính, người phụ trách, xác nhận từ nhà cung cấp, ngày cam kết và chi tiết theo dõi cho từng bản ghi đơn đặt hàng đã phát hành.
Chế độ xem xác nhận nhà cung cấp và người phụ trách.
Xem lại các bản ghi đơn đặt hàng với trạng thái hiện tại, người phụ trách, ngày cam kết từ nhà cung cấp và ghi chú theo dõi trong một trình theo dõi trực tiếp.
Hiển thị tuổi tồn đọng, ngoại lệ và hoạt động theo dõi.
Phát hiện bản ghi quá hạn, công việc bị đình trệ, cập nhật chậm từ nhà cung cấp và xu hướng ngoại lệ trước khi chúng trở thành tồn đọng hoặc gây lỡ hạn.
Thành phần bao gồm
- Theo dõi đơn đặt hàng
- Nhật ký cập nhật trạng thái
- Nhật ký theo dõi ngoại lệ
- Danh sách theo dõi đơn đặt hàng
- Bảng tổng quan theo dõi
- Trình theo dõi tuổi tồn đọng và điểm nghẽn
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở lệch trạng thái
- Cảnh báo theo dõi cho người phụ trách
- Nhắc nhở trạng thái
- Thành viên nhóm
- Quản lý
- Người phụ trách quy trình
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giúp công việc liên quan đến đơn đặt hàng đã phát hành luôn hiển thị rõ theo người phụ trách, trạng thái, ngày cam kết của nhà cung cấp và bước tiếp theo trong một trình theo dõi.
- Làm nổi bật các hạng mục tồn đọng lâu, khoảng trống xác nhận và hoạt động theo dõi bị đình trệ trước khi chúng trở thành vấn đề tồn đọng.
- Cung cấp cho quản lý và nhân sự vận hành một bản ghi làm việc thống nhất thay vì nhiều bảng tính, email và cập nhật trạng thái thủ công riêng lẻ.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách theo dõi đơn đặt hàng.
Xem lại các bản ghi đơn đặt hàng với trạng thái hiện tại, người phụ trách, ngày đến hạn và ghi chú theo dõi trong một trình theo dõi trực tiếp.
Theo dõi đơn đặt hàng.
Cập nhật từng bản ghi đơn đặt hàng với trạng thái, người phụ trách, ngày tháng và ghi chú bước tiếp theo trong một biểu mẫu bản ghi.
Bảng tổng quan theo dõi.
Theo dõi tuổi tồn đọng, phân bổ trạng thái, khối lượng công việc theo người phụ trách và hoạt động theo dõi nhà cung cấp cho các đơn đặt hàng đã phát hành trong một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một thành viên nhóm tạo bản ghi đơn đặt hàng mới hoặc cập nhật trạng thái, người phụ trách, ngày tháng và chi tiết theo dõi trong trình theo dõi.
Người phụ trách xem hàng đợi của mình, thêm ghi chú theo dõi và chuyển công việc sang đúng trạng thái.
Bảng tổng quan và hàng đợi sẽ hiển thị các hạng mục tồn đọng lâu, điểm nghẽn và ngoại lệ cần được xử lý.
Các hạng mục đã hoàn tất vẫn được lưu trong trình theo dõi để phục vụ kiểm tra, báo cáo và phân tích vận hành định kỳ.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Trình theo dõi đơn đặt hàng giúp các đội ngũ giám sát những gì?
Nó giúp các đội ngũ giám sát các đơn đặt hàng đã phát hành, xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng cam kết, hoạt động theo dõi của người phụ trách, các ngoại lệ và lượng tồn đọng theo thời gian sau khi gửi cho nhà cung cấp.
Các đội ngũ theo dõi đơn đặt hàng quá hạn và các hoạt động theo dõi bị bỏ lỡ như thế nào?
Các đội ngũ có thể dùng hàng đợi của người phụ trách, chế độ xem theo ngày cam kết, nhật ký theo dõi và nhắc nhở để đánh dấu các đơn hàng bị đình trệ trước khi cam kết giao hàng bị chậm.
Bộ phận mua hàng có thể cập nhật trạng thái đơn đặt hàng từ thiết bị di động không?
Có. Bộ phận mua hàng và điều phối viên có thể cập nhật trạng thái, ghi chú, ngày đến hạn và các hành động theo dõi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Trình theo dõi đơn đặt hàng nên bao gồm những trường dữ liệu nào?
Hầu hết các đội ngũ theo dõi nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, người phụ trách, trạng thái hiện tại, ngày giao hàng cam kết, trạng thái xác nhận, ghi chú ngoại lệ và bước tiếp theo.
Ai sử dụng mẫu theo dõi đơn đặt hàng?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ mua sắm, vận hành và quản lý nhà cung cấp cần một trình theo dõi trực tiếp cho trạng thái đơn hàng đã phát hành, trách nhiệm của người phụ trách, hoạt động theo dõi nhà cung cấp và khả năng hiển thị tồn đọng.
Jodoo AI có thể điều chỉnh trình theo dõi đơn đặt hàng này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh các trường dữ liệu, bảng tổng quan, nhắc nhở và các bước quy trình cho quy trình theo dõi đơn đặt hàng của bạn.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.