Các đội ngũ tuyến đầu gửi chi tiết yêu cầu mua hàng chung kèm tài liệu và bối cảnh mà người rà soát cần.
Mẫu đơn yêu cầu mua hàng chung
Ghi nhận yêu cầu mua hàng chung với ngân sách, thông tin người yêu cầu và chi tiết để phê duyệt mà người rà soát cần ngay từ đầu.
Dành cho đội ngũ mua sắm và tài chính cần có đầy đủ nhu cầu nghiệp vụ, bối cảnh ngân sách và thông tin người yêu cầu trước khi bắt đầu tìm nguồn cung.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình đơn yêu cầu mua hàng chung, rồi tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ mua sắm và tài chính dùng biểu mẫu này để ghi nhận các yêu cầu mua sắm nội bộ trước khi liên hệ nhà cung cấp hoặc bắt đầu xử lý PO. Nguyên nhân chậm trễ thường là thiếu nhu cầu nghiệp vụ, mã ngân sách hoặc thời điểm cần, khiến người rà soát phải quay lại theo dõi tiếp. Biểu mẫu này giữ toàn bộ bối cảnh yêu cầu, tệp hỗ trợ và thông tin đủ điều kiện phê duyệt trong cùng một nơi ngay từ lần gửi đầu tiên.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người rà soát kiểm tra nội dung còn thiếu trước khi yêu cầu chuyển sang bước xử lý tiếp theo.
Người phụ trách quy trình giảm việc làm lại do tiếp nhận chưa đầy đủ, thiếu tệp hoặc theo dõi tiếp trùng lặp.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận đơn yêu cầu mua hàng chung.
Ghi nhận các trường dữ liệu chính, bối cảnh, người phụ trách và thông tin hỗ trợ cần thiết cho từng đơn yêu cầu mua hàng chung.
Tiếp nhận yêu cầu và sẵn sàng rà soát.
Thu thập thông tin mà người rà soát cần, phát hiện sớm nội dung thiếu và chuyển các yêu cầu đã hoàn chỉnh sang phê duyệt mua sắm hoặc bàn giao cho bộ phận mua hàng.
Cập nhật trạng thái và phối hợp.
Theo dõi tiến độ, phê duyệt, bình luận, nhắc nhở và bàn giao trong một quy trình dùng chung.
Khả năng theo dõi đơn yêu cầu mua hàng chung.
Cung cấp cho đội ngũ các bản ghi có thể tìm kiếm, lịch sử người phụ trách và khả năng theo dõi trạng thái để phục vụ báo cáo và công việc lặp lại.
Thành phần bao gồm
- Đơn yêu cầu mua hàng chung
- Ghi chú theo dõi tiếp yêu cầu
- Danh sách đơn yêu cầu mua hàng chung
- Hàng chờ yêu cầu mới
- Hàng chờ rà soát yêu cầu
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở yêu cầu chưa đầy đủ
- Nhắc nhở trạng thái
- Người dùng tuyến đầu
- Quản lý
- Đội ngũ vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Thu thập thông tin mà người rà soát cần trước khi yêu cầu mua hàng chung chuyển sang bước xử lý tiếp theo.
- Giảm các yêu cầu chưa đầy đủ, thiếu tệp và việc làm lại ở khâu tiếp nhận có thể tránh được.
- Lưu mọi yêu cầu trong một bản ghi thay vì phải ghép lại bối cảnh từ các chuỗi email.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách đơn yêu cầu mua hàng chung.
Rà soát các yêu cầu mua hàng chung mới gửi, thông tin còn thiếu và cập nhật mới nhất từ một hàng chờ duy nhất.
Đơn yêu cầu mua hàng chung.
Thu thập chi tiết yêu cầu mua hàng chung, tệp hỗ trợ và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu tiếp nhận.
Danh sách đơn yêu cầu mua hàng chung.
Rà soát các yêu cầu mua hàng chung mới gửi, thông tin còn thiếu và cập nhật mới nhất từ một hàng chờ duy nhất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người gửi hoàn thành đơn yêu cầu mua hàng chung với các chi tiết chính, tệp và bối cảnh hỗ trợ cần thiết.
Người rà soát kiểm tra mức độ đầy đủ, đánh dấu thông tin còn thiếu và yêu cầu cập nhật khi cần.
Khi yêu cầu đã sẵn sàng, bản ghi được chuyển sang phê duyệt mua sắm, rà soát bởi bộ phận mua hàng hoặc theo dõi tiếp PO.
Đội ngũ lưu bản ghi đã gửi để phục vụ theo dõi tiếp, báo cáo và tham chiếu sau này.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu đơn yêu cầu mua hàng chung này bao gồm những gì?
Mẫu này bao gồm một biểu mẫu tiếp nhận, các chế độ xem làm việc như Danh sách đơn yêu cầu mua hàng chung, Hàng chờ yêu cầu mới và Hàng chờ rà soát yêu cầu, cùng các tự động hóa như Thông báo cho người phụ trách và Nhắc nhở yêu cầu chưa đầy đủ để giúp đội ngũ thu thập và rà soát các yêu cầu mua hàng chung trong Jodoo.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu của biểu mẫu, logic xác thực, trạng thái rà soát, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người rà soát có thể phát hiện các yêu cầu chưa đầy đủ trước khi chúng được chuyển tiếp không?
Có. Đội ngũ có thể rà soát yêu cầu, đánh dấu thông tin còn thiếu, thông báo cho người gửi và chuyển các mục đã hoàn chỉnh sang phê duyệt mua sắm hoặc bàn giao cho bộ phận mua hàng.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ mua sắm, tài chính và quản lý nhà cung cấp cần quy trình tiếp nhận yêu cầu mua hàng chung nhất quán hơn trước khi công việc chuyển sang các bước tiếp theo.
AI có thể giúp điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình yêu cầu mua hàng chung của bạn sau khi bạn bắt đầu từ mẫu này.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
17 mẫu
Tự động hóa quy trình mua sắm
Tự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung29 mẫuMẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng11 mẫuPhần mềm mua sắm điện tử
Xây dựng quy trình mua sắm điện tử cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bản ghi nhà cung cấp, phê duyệt, theo dõi PO, tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung8 mẫuPhần mềm quản lý đơn đặt hàng
Lập kế hoạch quản lý đơn đặt hàng cho yêu cầu PO, phê duyệt, bàn giao nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, thay đổi và thông tin tiếp nhận hàng.
Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng / Theo dõi đơn đặt hàng9 mẫuHệ thống đề nghị mua hàng
Lập kế hoạch hệ thống đề nghị mua hàng cho khâu tiếp nhận, thông tin ngân sách, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho bộ phận mua hàng, tạo PO và khả năng theo dõi cho người yêu cầu.
Đơn yêu cầu mua hàng chung / Quy trình Phê duyệt Mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàngBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
10 mẫu
Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO
Kết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo PO và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.
01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngBiểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng13 mẫuBộ mẫu quy trình Procure to Pay
Kết nối yêu cầu mua sắm, phê duyệt, đơn đặt hàng, bằng chứng nhận hàng, rà soát hóa đơn và theo dõi thanh toán trong một quy trình procure to pay.
01 Ghi nhận yêu cầu mua sắm02 Định tuyến phê duyệt và bàn giao PO03 Ghi nhận bằng chứng nhận hàng04 Rà soát hóa đơn và theo dõi thanh toánBiểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sáchSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
11 mẫu
Phần mềm mua sắm tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
So sánh các lựa chọn phần mềm mua sắm cho yêu cầu mua hàng, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, theo dõi đơn đặt hàng, kiểm tra tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung8 mẫuPhần mềm quản lý đơn đặt hàng tốt nhất để kiểm soát quy trình
So sánh các lựa chọn phần mềm đơn đặt hàng cho yêu cầu PO, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.
Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng / Theo dõi đơn đặt hàngHướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Cẩm nang
Cẩm nang tự động hóa quy trình mua sắm
Lập kế hoạch tự động hóa quy trình mua sắm cho khâu tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, đơn đặt hàng và theo dõi tuân thủ.
Hướng dẫnCách Thiết Lập Hệ Thống Đơn Mua Hàng
Thiết lập hệ thống đơn mua hàng với khâu tiếp nhận yêu cầu, định tuyến phê duyệt, thông tin nhà cung cấp, theo dõi PO, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.
Cẩm nangCẩm nang quy trình và phê duyệt yêu cầu mua hàng
Lên kế hoạch cho các trường dữ liệu, bước phê duyệt và bàn giao trong quy trình yêu cầu mua hàng trước khi mở một mẫu mua sắm.
Hướng dẫnHướng dẫn các trường dữ liệu và danh sách kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng
Sử dụng hướng dẫn này để lập kế hoạch các trường dữ liệu phiếu đề nghị mua hàng, hồ sơ minh chứng, kiểm tra ngân sách và định tuyến phê duyệt trước khi bắt đầu mua sắm.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.