ỦY QUYỀN MUA HÀNG CHÍNH THỨC
Biểu mẫu phiếu đề nghị mua hàng với chi tiết mà người đánh giá cần
Biến một nhu cầu mua được chấp nhận thành một hồ sơ ủy quyền nội bộ hoàn chỉnh với số lượng, thông số kỹ thuật, mã, ngân sách, phương án nhà cung cấp, người phê duyệt và kết quả hiển thị.
Khác với mẫu yêu cầu ngắn, mẫu này được thiết kế cho các nhà đánh giá hồ sơ chính thức phê duyệt. Các mục hàng và lịch sử quyết định vẫn được kết nối thay vì bị gộp thành một hàng bảng tính dài.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, các hạng mục của nó và mọi quyết định
Ví dụ đã điền liên kết mã kế toán, ngân sách, thông tin nhà cung cấp, lịch sử phê duyệt và trạng thái đủ điều kiện lập PO với cùng một phiếu đề nghị mua hàng.
Cung cấp cho mọi người đánh giá cùng một thông tin mà không dùng một biểu mẫu khó đọc
Giữ tiêu đề phiếu đề nghị mua hàng, chi tiết dòng, tài liệu hỗ trợ, và nhật ký quyết định được kết nối nhưng có mục đích.
- 01
Tiêu đề và lý do kinh doanh
Xác định người yêu cầu, phòng ban, yêu cầu gốc, ngày yêu cầu, tính cấp bách, tổng số, danh mục, và kết quả mà việc mua hàng hỗ trợ.
- 02
Chi tiết từng mục
Ghi lại mặt hàng hoặc dịch vụ, thông số kỹ thuật, số lượng, đơn vị, giá ước tính, trung tâm chi phí, địa điểm giao hàng, ngày yêu cầu, và trạng thái dòng cho từng thành phần được yêu cầu.
- 03
Ngân sách và đường đi nhà cung cấp
Hiển thị ngân sách có sẵn, người sở hữu ngân sách, nhà cung cấp hiện có hoặc mới, yêu cầu báo giá, và bất kỳ nguồn duy nhất hoặc ngoại lệ về điều khoản nào.
- 04
Phê duyệt và hành động tiếp theo
Hiển thị giai đoạn hiện tại, những người phê duyệt được đặt tên, kết quả, ghi chú quyết định, ngày đến hạn, chủ sở hữu tiếp theo, và liệu hồ sơ có được phê duyệt, trả lại, từ chối, hay sẵn sàng lập PO.
Khớp từng nhóm trường với người sở hữu thực sự của nó
Trách nhiệm giúp biểu mẫu ngắn hơn cho từng vai trò và giảm các chỉnh sửa nhầm lẫn.
| Nhóm trường | Ai cung cấp nó | Ai dựa vào nó |
|---|---|---|
| Nhu cầu và thời điểm | Người yêu cầu | Người đánh giá phòng ban và mua sắm |
| Các hạng mục và thông số kỹ thuật | Người yêu cầu với sự hỗ trợ của người mua | Người mua, người phê duyệt và đội nhận hàng |
| Trung tâm chi phí và ngân sách | Phòng ban và chủ sở hữu ngân sách | Tài chính và người phê duyệt số tiền |
| Nhà cung cấp và đường lối thương mại | Bộ phận mua sắm hoặc người mua | Người đánh giá nhà cung cấp và người phê duyệt PO |
| Kết quả và lý do | Người phê duyệt được giao | Người yêu cầu, người mua, kiểm toán và các nhóm ở bước tiếp theo |
Xác định hoàn thành trước khi phiếu đề nghị mua hàng tiến vào phê duyệt
Thời gian phê duyệt bị lãng phí khi người xem xét được yêu cầu tìm kiếm thông tin thiếu.
Yêu cầu kỹ thuật có thể thực hiện được
Người mua có thể xác định những gì đang được mua, số lượng, thời hạn, và kết quả chấp nhận hoặc dịch vụ nào quan trọng.
Giá trị có sự nhất quán nội bộ
Tổng dòng hỗ trợ tổng phiếu đề nghị mua hàng và ước tính đủ cập nhật cho quyết định đang được yêu cầu.
Chủ sở hữu ngân sách có thể quyết định
Trung tâm chi phí, loại, số tiền có sẵn, số tiền rủi ro và đường đi ngoại lệ có thể xem trước khi phê duyệt ngân sách.
Phương án nhà cung cấp rõ ràng
Phiếu đề nghị mua hàng cho biết liệu nhóm sẽ sử dụng nhà cung cấp đã được phê duyệt, xem xét nhà cung cấp mới, so sánh báo giá, hay phê duyệt một ngoại lệ được biện minh.
Sử dụng biểu mẫu này để ủy quyền chính thức, không phải cho mọi hồ sơ mua hàng
Phiếu đề nghị mua hàng là một hồ sơ được kiểm soát trong quá trình mua dài hơn.
Bắt đầu từ đây khi người yêu cầu biết các chi tiết cần thiết
Mẫu chính thức hoạt động tốt cho các điều phối viên phòng ban đã được đào tạo hoặc khi một yêu cầu ngắn từ bước trước đã được chấp nhận.
Sử dụng yêu cầu ngắn hơn cho việc tiếp nhận nhân viên thông thường.
Không ép buộc mọi nhân viên phải chọn trung tâm chi phí, phương án nhà cung cấp hoặc giai đoạn phê duyệt chỉ vì quy trình hậu cần cần chúng.
Giao dữ liệu được phê duyệt cho hệ thống đặt hàng có thẩm quyền.
Một hệ thống PO hoặc ERP có thể vẫn chịu trách nhiệm phát hành đơn hàng hợp pháp, tiếp nhận, kế toán, thuế, đối chiếu hóa đơn và thanh toán.
Giữ nguyên sự sửa chữa mà không phá hủy lịch sử quyết định
Trạng thái Trả lại là trạng thái được kiểm soát, không phải là từ chối mơ hồ hay một chuỗi email mới.
Nêu rõ sự sửa chữa chính xác
Ghi lại những gì thiếu hoặc không nhất quán, ai là người sở hữu việc sửa chữa, và khi nào phải hoàn thành.
Bảo vệ các trường thuộc quyền của người đánh giá
Mục nhập yêu cầu thông thường không nên cho người gửi chọn Đã phê duyệt, viết lại lý do của người đánh giá, hoặc tạo bản ghi sẵn sàng lập PO.
Gửi lại đến giai đoạn đúng
Bản ghi đã được chỉnh sửa trở lại quyết định thất bại thay vì bỏ qua đánh giá ngân sách, phòng ban, số tiền hoặc mua sắm.
Giữ các chứng cứ trước đó hiển thị
Nhóm có thể thấy yêu cầu gốc, kết quả trước đó, giá trị đã chỉnh sửa, ngày gửi lại và quyết định cuối cùng mà không cần so sánh tệp đính kèm thủ công.
Điều chỉnh phiếu đề nghị mua hàng theo danh mục, phòng ban và ngưỡng.
Jodoo cho phép quản trị viên thay đổi trải nghiệm hồ sơ và phê duyệt chính thức cùng lúc.
- Hiển thị các trường phạm vi dịch vụ cho các dịch vụ và các trường số lượng cho hàng hóa.
- Chỉ yêu cầu trích dẫn hoặc lý do ngoại lệ trên mức ngưỡng liên quan.
- Thêm một phòng ban, ngân sách, mua sắm hoặc sự phê duyệt của lãnh đạo mà không sao chép biểu mẫu.
- Tạo các chế độ xem theo từng mục, công việc đã trả lại, ngân sách và sẵn sàng lập PO từ cùng một hồ sơ.
Các câu hỏi về Biểu mẫu phiếu đề nghị mua hàng
Sử dụng những câu trả lời này để quyết định những gì thuộc về phiếu đề nghị mua hàng, cách lưu trữ các khoản mục, và cách sửa chữa công việc đã trả lại.
Biểu mẫu phiếu đề nghị mua hàng là gì?
Đó là hồ sơ nội bộ chính thức được sử dụng để mô tả một giao dịch mua dự kiến, ghi lại các mục và lý do, xác định mã và trách nhiệm ngân sách, chuyển hướng phê duyệt, và lưu giữ kết quả trước khi tạo đơn đặt hàng hoặc cam kết.
Sự khác biệt giữa phiếu đề nghị mua hàng và đơn đặt hàng là gì?
Một phiếu đề nghị mua hàng yêu cầu tổ chức cấp phép để mua hàng. Một đơn đặt hàng thường là đơn đặt hàng bên ngoài hoặc theo hệ thống ghi nhận được phát hành cho nhà cung cấp sau khi đã được phê duyệt nội bộ và kiểm tra thương mại.
Các hạng mục nên ở trong một bảng phụ hay ghi nhận riêng lẻ?
Cả hai đều có thể hoạt động. Các bản ghi hạng mục riêng lẻ liên kết cải thiện việc tìm kiếm, báo cáo, trách nhiệm và đối chiếu sau này; một bảng phụ có thể đơn giản hơn cho các yêu cầu nhỏ. Chọn dựa trên những gì người dùng cần xem xét và báo cáo.
Phiếu đề nghị mua hàng đã trả về nên được xử lý như thế nào?
Ghi nhận một sửa đổi rõ ràng, chủ sở hữu và ngày hết hạn, bảo vệ các quyết định trước đó và gửi bản ghi đã sửa trở lại giai đoạn đã trả về. Không yêu cầu người yêu cầu tạo một bản thay thế không liên kết.
Các hạng mục khác nhau có thể sử dụng các trường và phê duyệt khác nhau không?
Có. Jodoo có thể hiển thị các trường theo điều kiện và điều hướng quy trình làm việc theo hạng mục, phòng ban, số tiền, mức độ khẩn cấp, phương án nhà cung cấp hoặc các trường hợp ngoại lệ. Hãy kiểm tra mọi nhánh được hỗ trợ và quyền hạn của chúng trước khi triển khai.
Kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, các dòng của nó, và lịch sử quyết định của nó
Mở ví dụ đã được điền để xem phiếu đề nghị mua hàng đã trả về, đang chờ, được phê duyệt, sẵn sàng lập PO, và đóng. Sao chép Ứng dụng và điều chỉnh mã hóa, chi tiết dòng, ngưỡng, quyền của người đánh giá, và bàn giao xuống.
Mở mẫu phiếu đề nghị mua hàng