Đội ngũ tuyến đầu gửi thông tin yêu cầu mua hàng chung kèm tài liệu và bối cảnh mà người xét duyệt cần.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung
Ghi nhận yêu cầu mua hàng chung với ngân sách, bối cảnh người yêu cầu và thông tin phê duyệt mà người xét duyệt cần ngay từ đầu.
Được xây dựng cho đội ngũ mua sắm và tài chính cần có đầy đủ nhu cầu kinh doanh, bối cảnh ngân sách và thông tin người yêu cầu trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ mua sắm và tài chính sử dụng biểu mẫu này để tiếp nhận các yêu cầu mua hàng nội bộ trước khi liên hệ nhà cung cấp hoặc bắt đầu xử lý PO. Điểm chậm trễ thường gặp là thiếu thông tin về nhu cầu kinh doanh, mã ngân sách hoặc ngày cần hàng, khiến người xét duyệt phải theo dõi tiếp. Biểu mẫu này giữ bối cảnh yêu cầu, tệp đính kèm và thông tin sẵn sàng phê duyệt cùng nhau ngay từ lần gửi đầu tiên.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người xét duyệt kiểm tra những gì còn thiếu trước khi hạng mục được chuyển sang các bước xử lý tiếp theo.
Người phụ trách quy trình giảm công việc làm lại do tiếp nhận chưa đầy đủ, thiếu tệp hoặc theo dõi trùng lặp.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận quy trình yêu cầu mua hàng chung.
Thu thập các trường dữ liệu chính, bối cảnh, người phụ trách và thông tin hỗ trợ cần thiết cho từng yêu cầu mua hàng chung.
Tiếp nhận yêu cầu gửi và sẵn sàng xét duyệt.
Thu thập thông tin mà người xét duyệt cần, đánh dấu sớm thông tin còn thiếu và chuyển các yêu cầu đầy đủ sang bước tiếp theo.
Cập nhật trạng thái và cộng tác.
Theo dõi tiến độ, phê duyệt, bình luận, nhắc việc và bàn giao trong một quy trình dùng chung.
Khả năng hiển thị của biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung.
Cung cấp cho đội ngũ các bản ghi có thể tìm kiếm, lịch sử người phụ trách và khả năng theo dõi trạng thái để báo cáo và xử lý lặp lại.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung
- Ghi chú theo dõi tiếp yêu cầu gửi
- Danh sách biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung
- Hàng đợi yêu cầu gửi mới
- Hàng đợi xét duyệt yêu cầu gửi
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở yêu cầu gửi chưa đầy đủ
- Nhắc nhở trạng thái
- Người dùng tuyến đầu
- Quản lý
- Đội ngũ vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Thu thập thông tin mà người xét duyệt cần trước khi yêu cầu mua hàng chung được chuyển sang các bước xử lý tiếp theo.
- Giảm các yêu cầu gửi chưa đầy đủ, thiếu tệp và công việc làm lại khi tiếp nhận có thể tránh được.
- Lưu mọi yêu cầu gửi trong một bản ghi thay vì phải dựng lại bối cảnh từ các chuỗi email.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung.
Rà soát các yêu cầu mua hàng chung mới gửi, thông tin còn thiếu và cập nhật mới nhất từ một hàng đợi duy nhất.
Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung.
Thu thập thông tin yêu cầu mua hàng chung, tệp đính kèm và ghi chú xét duyệt trong một biểu mẫu tiếp nhận.
Danh sách biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung.
Rà soát các yêu cầu mua hàng chung mới gửi, thông tin còn thiếu và cập nhật mới nhất từ một hàng đợi duy nhất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người gửi hoàn thành biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung với các thông tin chính, tệp đính kèm và bối cảnh hỗ trợ.
Người xét duyệt kiểm tra mức độ đầy đủ, đánh dấu thông tin còn thiếu và yêu cầu cập nhật khi cần.
Khi yêu cầu gửi đã sẵn sàng, bản ghi sẽ được chuyển sang quy trình xét duyệt, phê duyệt hoặc thực hiện tiếp theo.
Đội ngũ luôn giữ bản ghi đã gửi sẵn có để theo dõi tiếp, báo cáo và tra cứu sau này.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung này bao gồm những gì?
Mẫu này bao gồm một biểu mẫu tiếp nhận, các chế độ xem làm việc như Danh sách biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung, Hàng đợi yêu cầu gửi mới và Hàng đợi xét duyệt yêu cầu gửi, cùng các tự động hóa như Thông báo cho người phụ trách và Nhắc nhở yêu cầu gửi chưa đầy đủ để giúp đội ngũ thu thập và rà soát các yêu cầu mua hàng chung trong Jodoo.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu của biểu mẫu, logic xác thực, trạng thái xét duyệt, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người xét duyệt có thể phát hiện các yêu cầu gửi chưa đầy đủ trước khi chúng được chuyển tiếp không?
Có. Đội ngũ có thể rà soát yêu cầu gửi, đánh dấu thông tin còn thiếu, thông báo cho người gửi và chuyển các mục đầy đủ sang bước tiếp theo của quy trình.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ mua sắm, tài chính và quản lý nhà cung cấp cần quy trình tiếp nhận yêu cầu mua hàng chung nhất quán hơn trước khi công việc được chuyển sang các bước tiếp theo.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh các trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình yêu cầu mua hàng chung của bạn sau khi bạn bắt đầu từ mẫu này.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.