PHÊ DUYỆT MUA SẮM NHIỀU GIAI ĐOẠN
Quy trình phê duyệt mua sắm có trả lại và nộp lại
Chuyển đúng tài liệu đến đúng người ra quyết định, bảo vệ kết quả của người đánh giá, trả lại hồ sơ chưa đầy đủ kèm yêu cầu sửa cụ thể và tiếp tục chuỗi phê duyệt mà không mất lịch sử.
Ví dụ bao gồm các nhiệm vụ quy trình công việc cho phê duyệt phiếu đề nghị mua hàng và ủy quyền PO, với các hàng đợi đã điền cho đang chờ, đã trả lại, đã nộp lại, đã phê duyệt và công việc sẵn sàng lập PO.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đặt một câu hỏi rõ ràng cho mỗi giai đoạn phê duyệt
Hoàn thiện, ngân sách, nhu cầu kinh doanh, chính sách nhà cung cấp và phê duyệt PO là những quyết định khác nhau. Mỗi người đánh giá nên xem các tài liệu cần thiết cho quyết định đó và đưa ra kết quả mà người tiếp theo có thể dựa vào.
- 01
Đánh giá độ hoàn thiện
Người mua hoặc người phê duyệt có thể hiểu nhu cầu, các hạng mục, thông số kỹ thuật, thời gian, ước tính và tài liệu hỗ trợ mà không phải đoán không?
- 02
Đánh giá ngân sách và phòng ban
Nhu cầu có hợp lý cho phòng ban không, có cấp ngân sách không, và số tiền đề xuất có thuộc trung tâm chi phí và kỳ hạn đã nêu không?
- 03
Đánh giá số tiền và mua sắm
Giá trị này có cần một thẩm quyền khác không, và nhà cung cấp, báo giá, loại, hoặc đường ngoại lệ có phù hợp với chính sách không?
- 04
Phê duyệt PO
Liệu cam kết đối với nhà cung cấp thực tế có phù hợp với phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, các điều khoản đã chấp nhận, chi tiết giao hàng và các điều kiện phát hành không?
Chỉ cung cấp tài liệu cần thiết cho từng quyết định
Điều này tránh các chuỗi song song dài trong đó mọi người đều thấy cùng một biểu mẫu nhưng không ai sở hữu câu hỏi thực sự.
| Quyết định | Tài liệu | Kết quả được sử dụng bởi |
|---|---|---|
| Sự hoàn chỉnh | Nhu cầu, các hạng mục, thông số kỹ thuật, thời gian, tệp | Đánh giá ngân sách và phòng ban |
| Ngân sách | Trung tâm chi phí, tính khả dụng, số tiền, chủ sở hữu | Đánh giá số tiền và mua sắm |
| Bộ phận hoặc số tiền | Mục đích kinh doanh, tổng số, các lựa chọn thay thế, ngưỡng | Mua sắm và quyết định cuối cùng |
| Mua sắm | Phương án nhà cung cấp, báo giá hoặc ngoại lệ, danh mục, điều khoản | Bàn giao để chuẩn bị PO |
| Phê duyệt PO | Nguồn được phê duyệt, nhà cung cấp, số tiền cuối cùng, điều khoản, giao hàng | Phát hành đơn đặt hàng chính thức |
Kiểm tra các quyết định đằng sau mọi yêu cầu đang chờ hoặc đã được phê duyệt
Ví dụ quy trình công việc bao gồm các nhiệm vụ xem xét được phân công, kết quả có ngày tháng, các chỉnh sửa trả lại, gửi lại và bàn giao bước sau chỉ được tạo sau khi phê duyệt.
Lên kế hoạch cho những gì xảy ra khi một yêu cầu bị trả lại
Một quy trình làm việc hữu ích cho người yêu cầu biết chính xác những gì cần phải sửa và đưa yêu cầu đã chỉnh sửa trở lại người đánh giá phù hợp mà không làm mất quyết định trước đó.
Trả lại với một sửa chữa cụ thể
Người đánh giá ghi tên các thông tin thiếu hoặc không nhất quán, chủ sở hữu sửa chữa và ngày hạn nộp lại.
Bảo vệ kết quả của người đánh giá
Người yêu cầu có thể chỉnh sửa các trường sửa chữa nhưng không thể chọn Phê duyệt, viết lại lý do, hoặc chuyển bản ghi sang sẵn sàng lập PO.
Nộp lại cho người đánh giá phù hợp
Phiếu đề nghị mua hàng đã được sửa trả về quyết định đã thất bại và không bỏ qua ngưỡng hoặc đánh giá nhà cung cấp khác.
Giữ cả hai kết quả
Lịch sử hiển thị quyết định trả lại, giá trị đã sửa, gửi lại, phê duyệt cuối cùng và tác động tiếp theo trên bản ghi chính xác.
Thay đổi sơ đồ quyết định khi chính sách phát triển
Người quản trị có thể cải thiện việc phân luồng, tài liệu, hàng đợi và bảng điều khiển mà không cần xây dựng lại mọi biểu mẫu.
- Thêm hoặc loại bỏ ngưỡng số tiền trong khi vẫn giữ các giao dịch mua thông thường.
- Chèn đánh giá nhà cung cấp hoặc bảo mật chỉ cho các danh mục được chọn.
- Thay đổi việc phân công người đánh giá theo phòng ban, danh mục hoặc ngoại lệ.
- Thêm các chế độ xem quá hạn, đã trả về, đã nộp lại và vòng phê duyệt.
Làm cho việc phê duyệt có thể quản lý được sau khi ra mắt
Chỉ điều hướng không ngăn chặn được sự chậm trễ. Các nhóm cần hàng đợi và tín hiệu sở hữu biến các nhiệm vụ mở thành hành động.
Ngày đến hạn quyết định và tình trạng
Hiển thị quyết định đúng hạn, sắp đến hạn, quá hạn và đã kết thúc theo người đánh giá và giai đoạn.
Không có người phê duyệt hoặc chủ sở hữu không có sẵn
Xác định xử lý leo thang hoặc quản trị viên trước khi một luồng công việc chờ vô thời hạn trên một nhiệm vụ trống.
Thay đổi ngưỡng sau khi nộp
Kiểm tra lại số tiền hiện tại hoặc các điều kiện tiên quyết của chính sách khi cấp quyền thay vì dựa vào giá trị sao chép cũ.
Chuyển giao dưới sự kiểm soát phê duyệt
Chỉ có kết quả được phê duyệt mới cho phép phiếu đề nghị mua hàng sẵn sàng lập PO hoặc cho phép đặt hàng. Các quyết định trả lại và đang chờ xử lý sẽ giữ cho việc chuyển giao bị chặn.
Sử dụng nhiệm vụ phê duyệt nơi quyền hạn quan trọng; sử dụng tự động hóa cho công việc nền
Cập nhật trạng thái và nhiệm vụ đánh giá không thể thay thế lẫn nhau.
Quy trình làm việc con người để phê duyệt, trả lại và từ chối
Sử dụng nhiệm vụ được giao khi một người cụ thể phải kiểm tra tài liệu, ghi nhận quyết định và kiểm soát các bước tiếp theo.
Tự động hóa cho nhắc nhở và cập nhật nền
Sử dụng các quy tắc cho thông báo, cập nhật trạng thái đến hạn, giá trị sao chép và công việc quản lý không chính thức, đồng thời giữ quyết định có trách nhiệm với người đánh giá được đặt tên.
Giữ mỗi vai trò trong phạm vi trách nhiệm của mình
Cho phép người yêu cầu sửa thông tin mua sắm mà họ sở hữu, người đánh giá kiểm soát kết quả phê duyệt, và người mua chuẩn bị bàn giao để chuẩn bị PO. Xác nhận những quyền này với các vai trò thực tế mà bạn dự định sử dụng.
Các câu hỏi về Quy trình phê duyệt mua sắm
Những câu trả lời này giúp bạn xác định số cấp phê duyệt cần thiết, cách xử lý hồ sơ bị trả lại và hành động nào thuộc về người đánh giá thay vì tự động hóa nền.
Quy trình phê duyệt mua sắm là gì?
Đó là chuỗi các quyết định của con người và tự động hóa hỗ trợ được sử dụng để cấp phép mua hàng. Nó thường bao gồm tính đầy đủ, nhu cầu của phòng ban, ngân sách, ngưỡng số tiền, nhà cung cấp hoặc chính sách danh mục, xem xét mua sắm và phát hành đơn hàng.
Một đơn mua hàng nên có bao nhiêu cấp phê duyệt?
Sử dụng số cấp thấp nhất mà vẫn trả lời các câu hỏi về rủi ro hoặc thẩm quyền riêng biệt. Tránh gửi cùng một tài liệu tới nhiều người chỉ vì một chính sách chung liệt kê các chức danh. Thêm các giai đoạn theo giá trị, loại, phòng ban, nhà cung cấp hoặc ngoại lệ khi chúng làm thay đổi đáng kể quyết định.
Các yêu cầu bị trả lại nên được đưa trở lại quy trình làm việc như thế nào?
Trả lại hồ sơ với các chỉnh sửa cụ thể, người phụ trách và hạn chót. Để người yêu cầu chỉ chỉnh sửa các trường bắt buộc, sau đó chuyển hồ sơ đã chỉnh sửa trở lại giai đoạn đã trả nó đồng thời giữ nguyên lịch sử trước đó.
Sự khác nhau giữa quy trình làm việc và tự động hóa là gì?
Quy trình có người xử lý tạo nhiệm vụ rõ người chịu trách nhiệm, quyền hạn và quyết định. Tự động hóa đảm nhiệm việc nền như nhắc việc hoặc cập nhật trạng thái. Một quy tắc đổi trạng thái không chứng minh rằng một người đã phê duyệt giao dịch mua.
Jodoo có hỗ trợ phê duyệt mua sắm có điều kiện không?
Có. Bạn có thể phân luồng theo số tiền, phòng ban, loại, mức độ khẩn cấp, phương án nhà cung cấp hoặc ngoại lệ; đồng thời cấu hình trường, quyền, biểu mẫu, hàng đợi và bảng điều khiển. Hãy kiểm tra từng nhánh được hỗ trợ và ảnh hưởng của nhánh đó đến bước tiếp theo.
Kiểm tra các nhiệm vụ phê duyệt, công việc trả lại và bàn giao cuối cùng.
Mở quy trình làm việc đã được điền để xem các quyết định đang chờ, đã được phê duyệt và trả lại liên quan đến phiếu đề nghị mua hàng thực tế. Sao chép ứng dụng và kiểm tra các người đánh giá chính xác, ngưỡng, chỉnh sửa, quyền hạn và kết quả tiếp theo của bạn.
Mở quy trình phê duyệt