Phần mềm quản lý hồ sơ thanh toán xây dựng cho rà soát và phê duyệt

Quản lý hồ sơ thanh toán xây dựng là một quy trình rà soát có kiểm soát, không chỉ là trạng thái thanh toán. Đội ngũ cần tập hợp kỳ thanh toán, bối cảnh dự án và hợp đồng, tham chiếu bảng giá trị, khối lượng đề nghị thanh toán, vật tư lưu kho, bằng chứng hỗ trợ, nhận xét của người rà soát, khoản giữ lại, số tiền được duyệt, ngoại lệ, điều kiện và bước bàn giao cuối cùng để thanh toán trong một hồ sơ có thể truy vết.

Một hệ thống hữu ích phải kết nối đề nghị giải ngân, bằng chứng, quy trình duyệt và bước bàn giao sẵn sàng thanh toán. Để thấy rõ trạng thái giải ngân giữa các dự án và kỳ thanh toán, nhóm cần mở được đúng dự án, vị trí, bên phụ trách, mốc thời gian, bằng chứng, ảnh hưởng và hành động liên quan.

Jodoo phù hợp khi chủ đầu tư, bên cho vay, nhà thầu và đội tài chính dự án cần cấu hình hồ sơ đề nghị và xét duyệt giải ngân theo quy trình riêng. Nhóm có thể bổ sung yêu cầu bằng chứng, người duyệt, ngưỡng phê duyệt, trường khoản giữ lại, luồng xử lý ngoại lệ, điều kiện, lời nhắc, hàng đợi theo thời gian tồn đọng hoặc bảng điều khiển giải ngân dự án. Khi hồ sơ thay đổi, họ vẫn có thể tự duy trì biểu mẫu, vai trò, lời nhắc, chế độ xem lọc và bảng điều khiển liên quan.

Khi cần, các hệ thống kế toán, ngân hàng, cho vay, mạng lưới miễn trừ quyền lưu giữ, thực hiện thanh toán và tuân thủ pháp luật vẫn là nguồn dữ liệu chính thức. Jodoo có thể quản lý quy trình vận hành gồm yêu cầu, bằng chứng, rà soát, ngoại lệ, phê duyệt và bàn giao.

Hãy thử một trường hợp bình thường và một trường hợp bị trễ, đình trệ, từ chối, vượt ngân sách hoặc chưa hoàn tất, từ lúc mở kỳ giải ngân và thu thập đề nghị theo gói cùng bằng chứng đến lúc xác nhận số tiền duyệt, điều kiện, bàn giao sẵn sàng thanh toán và lịch sử. Kiểm tra xem trạng thái giải ngân có hiển thị giữa các dự án và kỳ, số tiền cùng điều kiện đã duyệt có truy ngược được về bằng chứng, đề nghị giải ngân và người chịu trách nhiệm hay không.