Người yêu cầu gửi chi tiết yêu cầu thanh toán với đủ ngữ cảnh để được rà soát nhanh.
Mẫu yêu cầu thanh toán
Chuẩn bị yêu cầu thanh toán với đầy đủ thông tin hỗ trợ mà bộ phận tài chính và người phê duyệt cần trước khi giải ngân.
Được thiết kế cho đội ngũ tài chính và vận hành cần hiển thị rõ thông tin người thụ hưởng, tệp đính kèm và trạng thái sẵn sàng phê duyệt trước khi thanh toán được gửi đi.
Tùy chỉnh trường dữ liệu yêu cầu, quy tắc định tuyến, bước phê duyệt và cập nhật trạng thái để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu yêu cầu thanh toán, sau đó điều chỉnh phần tiếp nhận, định tuyến và chế độ xem trạng thái cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Bộ phận tài chính, vận hành và người phê duyệt sử dụng mẫu này để chuẩn bị yêu cầu thanh toán cho bước rà soát và giải ngân. Điểm chậm thường gặp là thông tin người thụ hưởng, tệp hỗ trợ và bối cảnh phê duyệt đến từ nhiều tin nhắn riêng lẻ. Mẫu yêu cầu này giúp hiển thị rõ bối cảnh thanh toán, bàn giao người phụ trách và trạng thái sẵn sàng giải ngân để bộ phận tài chính có thể rà soát và giải ngân với ít phải làm lại hơn.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người phụ trách phân loại các yêu cầu đến và theo dõi hạng mục nào cần xử lý tiếp theo.
Quản lý theo dõi khối lượng yêu cầu, điểm nghẽn và việc theo dõi tiếp với người yêu cầu trong toàn đội ngũ.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận quy trình yêu cầu thanh toán.
Thu thập thông tin thanh toán, tài liệu đính kèm và bối cảnh phê duyệt trước khi bản ghi chuyển sang bước rà soát hoặc công việc tiếp theo.
Tiếp nhận yêu cầu và theo dõi tiếp với người yêu cầu.
Ghi nhận chi tiết yêu cầu, định tuyến người phụ trách và hiển thị rõ cập nhật cho người yêu cầu sau khi gửi.
Tiếp nhận đơn gửi và trạng thái sẵn sàng rà soát.
Thu thập thông tin mà người rà soát cần, đánh dấu sớm thông tin còn thiếu và chuyển các đơn gửi đầy đủ sang bước tiếp theo.
Cập nhật trạng thái và cộng tác.
Chia sẻ bình luận, nhắc nhở và thay đổi trạng thái trong cùng một bản ghi thay vì qua các chuỗi email riêng lẻ.
Khả năng hiển thị của Biểu mẫu yêu cầu thanh toán.
Tìm kiếm yêu cầu thanh toán theo trạng thái, người phụ trách, ngày và hành động tiếp theo để phục vụ báo cáo và theo dõi tiếp.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu yêu cầu thanh toán
- Nhật ký theo dõi tiếp người yêu cầu
- Ghi chú theo dõi tiếp đơn gửi
- Danh sách yêu cầu thanh toán
- Hàng đợi yêu cầu đang mở
- Hàng đợi trạng thái người yêu cầu
- Hàng đợi đơn gửi mới
- Thông báo cho người phụ trách
- Thông báo cập nhật cho người yêu cầu
- Nhắc nhở đơn gửi
- Nhắc nhở đơn gửi chưa đầy đủ
- Người dùng tuyến đầu
- Quản lý
- Đội ngũ vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Cung cấp cho người yêu cầu một nơi duy nhất để gửi yêu cầu thanh toán với đầy đủ ngữ cảnh mà người rà soát cần ngay từ đầu.
- Định tuyến từng hạng mục đến đúng người phụ trách, hiển thị rõ trạng thái và giảm trao đổi qua lại sau khi gửi.
- Lưu toàn bộ quyết định, bình luận và lịch sử theo dõi tiếp gắn với yêu cầu cho đến khi hoàn tất.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách yêu cầu thanh toán.
Rà soát yêu cầu thanh toán theo người yêu cầu, người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo trong một danh sách có thể tìm kiếm.
Biểu mẫu yêu cầu thanh toán.
Thu thập thông tin thanh toán, tài liệu và bối cảnh phê duyệt để mỗi yêu cầu sẵn sàng cho bước rà soát, định tuyến và theo dõi tiếp.
Danh sách yêu cầu thanh toán.
Rà soát yêu cầu thanh toán theo người yêu cầu, người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo trong một danh sách có thể tìm kiếm.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi yêu cầu thanh toán kèm các thông tin mà người phụ trách cần để rà soát hoặc xử lý hạng mục đó.
Người phụ trách được chỉ định rà soát đơn gửi, yêu cầu cập nhật khi cần và chuyển sang đúng trạng thái.
Hàng đợi, lời nhắc và bình luận giúp người yêu cầu và người rà soát thống nhất về những gì đang chờ xử lý, đã phê duyệt hoặc đang bị chặn.
Các yêu cầu đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, kiểm tra và theo dõi tiếp trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu yêu cầu thanh toán này bao gồm những gì?
Bạn sẽ có các bản ghi yêu cầu như Biểu mẫu yêu cầu thanh toán, Nhật ký theo dõi tiếp người yêu cầu và Ghi chú theo dõi tiếp đơn gửi; các chế độ xem hàng đợi như Danh sách yêu cầu thanh toán, Hàng đợi yêu cầu đang mở và Hàng đợi trạng thái người yêu cầu; cùng các tự động hóa như Thông báo cho người phụ trách và Thông báo cập nhật cho người yêu cầu, để người yêu cầu có thể gửi thông tin người thụ hưởng, trạng thái phê duyệt và mức độ sẵn sàng giải ngân, còn người phụ trách có thể theo dõi tiếp trong cùng một luồng yêu cầu.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể điều chỉnh các trường dữ liệu tiếp nhận, quy tắc định tuyến, nhãn trạng thái và cập nhật cho người yêu cầu xoay quanh thông tin người thụ hưởng, trạng thái phê duyệt và mức độ sẵn sàng giải ngân.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Người yêu cầu và người phụ trách có thể cập nhật thông tin người thụ hưởng, trạng thái phê duyệt và mức độ sẵn sàng giải ngân trên thiết bị di động để yêu cầu vẫn tiếp tục được xử lý ngay cả khi không ai ngồi tại bàn làm việc.
Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem cập nhật trạng thái ở cùng một nơi không?
Có. Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem thông tin người thụ hưởng, trạng thái phê duyệt và mức độ sẵn sàng giải ngân, nhờ đó dễ biết yêu cầu nào đã sẵn sàng để rà soát và yêu cầu nào vẫn cần theo dõi tiếp.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho bộ phận tài chính, vận hành và người phê duyệt cần chuẩn bị yêu cầu thanh toán để rà soát, phê duyệt và giải ngân.
AI có thể giúp điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình theo cách bạn chuẩn bị yêu cầu thanh toán cho việc rà soát, phê duyệt và giải ngân.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.