Phát hiện thiếu sót hồ sơ trước khi cản trở công việc nhân sự
Liên kết sự kiện nhân viên với tài liệu bắt buộc, yêu cầu bảo mật, quyết định xét duyệt, xác nhận, hết hạn và công việc gia hạn.
Góc nhìn đầu tiên cần trả lời ai đã sẵn sàng, còn thiếu gì, tài liệu nào sắp hết hạn và người phụ trách nhân sự nào phải xử lý—mà không để sai đối tượng xem tệp nhạy cảm.
Bắt đầu với gói Miễn phí Jodoo cho tối đa năm người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
- Quy tắc tài liệu bắt buộc theo sự kiện nhân viên
- Hàng đợi công việc thiếu, bị từ chối và sắp hết hạn
- Truy cập hồ sơ nhạy cảm theo vai trò
Tạo đúng công việc hồ sơ khi tình trạng nhân viên thay đổi
Yêu cầu phải xuất phát từ sự kiện và vai trò—không phải danh sách tải tệp chung chung.
- Gia nhập
Tài liệu hội nhập nhân viên
Yêu cầu giấy tờ nhận dạng, xác nhận chính sách, điều kiện, chứng chỉ, thiết bị hoặc tài liệu địa điểm phù hợp với vai trò.
- Thay đổi
Cập nhật vai trò hoặc địa điểm
Tính lại quyền truy cập, đào tạo, chứng chỉ, thỏa thuận và phê duyệt quản lý cần thiết.
- Gia hạn
Hết hạn và chứng nhận lại
Hiển thị thời hạn sắp tới, yêu cầu bằng chứng mới, xét duyệt và giữ quan hệ thay thế.
- Rời công ty
Nghỉ việc và đóng hồ sơ
Liên kết tài liệu nghỉ việc, trả thiết bị, thay đổi quyền, xác nhận và quyết định lưu giữ của người có thẩm quyền.
Theo dõi yêu cầu riêng với tệp đã tải lên
Sự phân biệt này làm rõ công việc còn thiếu ngay cả khi chưa có tài liệu.
Yêu cầu nhân viên
Tài liệu nào bắt buộc cho người, vai trò, địa điểm hoặc sự kiện này?
Bắt buộc, được miễn, không áp dụng
Yêu cầu tài liệu
Đã yêu cầu ai, khi nào đến hạn và áp dụng hướng dẫn nào?
Đã yêu cầu, quá hạn, đã nhận
Xét duyệt bằng chứng
Tệp có được chấp nhận không và vì sao?
Đang xét duyệt, đã chấp nhận, bị từ chối
Gia hạn và xác nhận
Khi nào hồ sơ phải được làm mới hoặc xác nhận?
Còn hiệu lực, sắp hết hạn, đã hết hạn, chờ xác nhận
Thiết kế mỗi người được xem gì trước khi nhập hồ sơ nhân viên
Bảng điều khiển nhân sự hữu ích cần cho thấy mức sẵn sàng mà không phổ biến rộng bằng chứng nhạy cảm.
Nhân viên
Xem yêu cầu cá nhân, hạn xử lý, hướng dẫn, trạng thái gửi và lý do trả lại.
Người quản lý
Xem mức sẵn sàng vận hành và hành động được giao mà không thấy nội dung tài liệu mật không cần thiết.
Người xét duyệt nhân sự
Truy cập bằng chứng bắt buộc, trường quyết định, lý do trả lại và công việc gia hạn cho trường hợp được giao.
Quản trị viên nhân sự
Duy trì quy tắc, quyền, góc nhìn, quy trình, bảng điều khiển và ngoại lệ chất lượng dữ liệu với quản trị phù hợp.
Chuyển thiếu sót hồ sơ thành hàng đợi có thể xử lý
Ứng dụng cần giúp mỗi vai trò hoàn tất công việc thật, không chỉ đếm tệp đã tải.
Còn thiếu trước ngày bắt đầu
Hiển thị nhân viên, mục bắt buộc, ngày yêu cầu, hạn xử lý, hướng dẫn và người phụ trách nhân sự trước khi hội nhập bị chặn.
Bị từ chối và trả lại
Giữ bằng chứng bị từ chối, lý do cụ thể, hướng dẫn gửi lại, người phụ trách mới và hạn tiếp theo cùng nhau.
Sắp hết hạn
Ưu tiên gia hạn theo ngày hết hạn, vai trò, địa điểm, tác động vận hành và việc bằng chứng thay thế đã vào xét duyệt hay chưa.
Ngoại lệ bị hạn chế
Cho người dùng nhân sự có quyền xem bằng chứng cần thiết; vai trò khác chỉ thấy trạng thái sẵn sàng và hành động được giao.
Liên kết mức đầy đủ hồ sơ, quyền riêng tư và việc gia hạn
Quản lý tài liệu nhân viên không chỉ là một thư mục cho mỗi người.
Phần mềm quản lý tài liệu nhân sự là gì?
Phần mềm giúp đội ngũ nhân sự yêu cầu, nhận, phân loại, hạn chế truy cập, xét duyệt, xác nhận, gia hạn và tìm lại tài liệu nhân viên, đồng thời hiển thị mức đầy đủ hồ sơ và công việc tồn đọng.
Theo dõi tài liệu nhân viên còn thiếu như thế nào?
Tạo hồ sơ yêu cầu từ vai trò hoặc sự kiện nhân viên, so sánh với bằng chứng đã chấp nhận và đưa mục thiếu, bị từ chối, quá hạn, sắp hết hạn vào hàng đợi phù hợp từng vai trò.
Quản lý có thể xem tài liệu nhân viên không?
Quyền truy cập phải theo quy tắc riêng tư và nghiệp vụ. Chỉ cho quản lý xem thông tin sẵn sàng và hành động tối thiểu cần thiết; dành bằng chứng nhạy cảm cho vai trò nhân sự có quyền.
Jodoo có thay thế HRIS hoặc hệ thống lưu giữ hồ sơ không?
Không nhất thiết. Hãy giữ HRIS làm nguồn dữ liệu nhân viên chính và hệ thống hồ sơ hoặc chữ ký chuyên dụng khi cần. Jodoo có thể điều phối yêu cầu tài liệu, xét duyệt, ngoại lệ và bảng điều khiển có thể cấu hình quanh chúng.
Chứng minh mức sẵn sàng mà không để lộ toàn bộ hồ sơ
Nạp ví dụ đầy đủ, còn thiếu, bị từ chối, sắp hết hạn, đã hết hạn và bị hạn chế, rồi xác nhận mỗi vai trò thấy đúng hành động và bằng chứng.