01
收集到職申請
蒐集員工資料、職務、到職日、主管、部門、地點、到職類型，以及所需的設定背景資訊。
工作流程套件
員工到職工作流程套件
串接到職申請、新進員工檢查清單、準備任務、設備、權限、政策確認、培訓與就緒狀態。
當 HR、主管、IT、總務與培訓負責人都會影響到職日是否就緒時，員工到職不只是任務清單而已。這套工作流程會串接新進員工進件、準備任務、設備、權限、政策確認、培訓、阻塞事項與結案狀態，讓團隊在第一天前就能清楚掌握哪些項目已準備就緒。
協調主管、IT、總務與培訓負責人之間到職作業的 HR 團隊。需要在到職日前掌握哪些事項阻礙新進員工就緒的主管。以負責人可見的工作流程取代到職試算表的小型團隊。
01收集到職申請02指派就緒任務03協調設備與權限04完成培訓並確認就緒
工作流程階段
範本如何在流程中衔接
02
指派就緒任務
建立負責人可見的任務，涵蓋文件作業、工作空間、設備、帳號設定、政策確認與到職說明。
03
協調設備與權限
在到職日前追蹤筆電、識別證、系統權限、帳號設定、必要簽核，以及受阻的交接。
04
完成培訓並確認就緒
確認必要培訓、政策確認、缺漏證明、就緒風險，以及 HR 最終結案。
關鍵資訊交接
讓關鍵資訊從申請到後續追蹤保持連貫
- 新進員工資料、到職日、主管、職務與部門會從進件帶入任務規劃。
- 任務負責人、到期日、相依關係、狀態與阻塞原因，在就緒審查期間都維持可見。
- 設備、權限、政策確認與培訓記錄會連結到到職追蹤表。
- 就緒狀態、缺漏資料、逾期任務與結案備註，可協助 HR 檢視第一天到職風險。
最佳起點
根據目前瓶頸選擇第一個範本
- 如果第一個交接環節不清楚，先從到職申請表單開始。
- 如果已有任務，但負責人與到期日不夠清楚，先從新進員工檢查清單開始。
- 若是否就緒取決於其他團隊，請加入設備、權限、政策與培訓範本。
包含的範本
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33 個範本
HR 員工作業工作流程
規劃涵蓋申請、到職、離職、請假、設備、培訓、政策確認與員工記錄異動的 HR 員工作業工作流程。
員工申請表單 / 請假申請表 / 請假申請表37 個範本HR 員工申請範本
瀏覽適用於請假申請、到職任務、工時表簽核、員工訓練、費用報銷及員工後續追蹤的 HR 範本。
員工申請表單 / 請假申請表 / 請假申請表13 個範本員工申請管理軟體
透過結構化進件、負責人指派、審查狀態、檔案、提醒與後續追蹤儀表板，管理員工申請。
員工申請表單 / 員工設備申請表 / 員工文件申請表17 個範本存取與安全工作流程範本
這個專區可用於管理存取申請、權限審查、訪客管制、例外處理，以及與安全相關的營運工作流程。
存取權限申請表單 / 使用者帳號申請表 / VPN 存取申請23 個範本資產與設備控管範本
瀏覽適用於資產歸還、報廢處置、資產標籤、交接、筆電申請、設備預約、借用登記、維護與工具追蹤的資產與設備控管範本。
資產交接表單 / 資產歸還表單 / 資產移轉表單26 個範本財務簽核範本
從這裡開始，建立更完善控管的預算、費用、發票、付款、授信與分錄簽核工作流程。
預算簽核工作流程 / 費用簽核工作流程 / 應付帳款追蹤器更多工作流程組合包
比較相似的工作流程組合包
8 個範本
員工離職工作流程套件
串連離職檢查清單、權限移除、資產歸還、文件交接、知識移轉、簽核與結案佐證。
01 開啟離職記錄02 處理資產歸還與權限移除03 完成文件與交接04 關閉離職記錄HR 員工作業工作流程 / HR 員工申請範本 / 員工申請管理軟體 / 存取與安全工作流程範本 / 資產與設備控管範本 / 財務簽核範本員工離職交接清單 / 員工離職清單 / 員工資產歸還表單8 個範本請假申請工作流程套組
串接請假申請、休假表單、缺勤回報、請假追蹤、代理安排規劃、主管簽核與 HR 後續追蹤。
01 收集請假或休假申請02 審查代理安排與排班影響03 追蹤缺勤與餘額情況04 完成 HR 與薪資團隊交接HR 員工作業工作流程 / HR 員工申請範本 / 員工申請管理軟體 / 存取與安全工作流程範本 / 資產與設備控管範本 / 財務簽核範本請假申請表 / 請假申請表 / 員工請假追蹤器8 個範本員工設備申請工作流程套件
串連員工設備申請、協議、筆電申請、資產歸還、歸屬、簽核、狀態與結案。
01 蒐集設備需求02 簽核並指派資產03 追蹤保管與異動04 歸還並結案HR 員工作業工作流程 / HR 員工申請範本 / 員工申請管理軟體 / 存取與安全工作流程範本 / 資產與設備控管範本 / 財務簽核範本員工設備申請表 / 員工設備領用同意書 / 員工資產歸還表單8 個範本員工資料異動工作流程套件
串接員工資料異動、狀態變更、異動申請、文件申請、審查負責人、簽核與更新歷程。
01 收集異動申請02 審查狀態或敏感異動03 收集佐證文件04 確認更新並結案HR 員工作業工作流程 / HR 員工申請範本 / 員工申請管理軟體 / 存取與安全工作流程範本 / 資產與設備控管範本 / 財務簽核範本員工資訊變更表單 / 員工狀態異動表單 / 員工異動申請表8 個範本政策簽收工作流程套件
串接政策簽收表單、員工記錄、到職任務、培訓佐證、例外情況、提醒與審查狀態。
01 指派政策簽收02 串接到職與培訓03 管理例外與提醒04 檢視完成佐證HR 員工作業工作流程 / HR 員工申請範本 / 員工申請管理軟體 / 存取與安全工作流程範本 / 資產與設備控管範本 / 財務簽核範本政策知悉確認表單 / 員工培訓追蹤器 / 培訓申請表8 個範本員工培訓申請工作流程組合包
串接培訓申請、主管簽核、預算審查、課程排程、完訓證明、續期與員工培訓追蹤器。
01 蒐集培訓申請02 審查簽核與預算03 追蹤完訓證明04 管理續期與到職訓練關聯HR 員工作業工作流程 / HR 員工申請範本 / 員工申請管理軟體 / 存取與安全工作流程範本 / 資產與設備控管範本 / 財務簽核範本培訓申請表 / 員工培訓追蹤器 / 新進員工到職檢查清單12 個範本設施巡檢與維護工作流程組合
串聯設施巡檢、設備檢查、不合格項目、維護申請、工作指派與結案佐證。
01 建立巡檢或申請記錄02 分流不合格項目03 指派並完成工作04 檢視趨勢與重複發生的問題設施與設備巡檢範本 / 工作申請管理範本 / 適用於現場、安全與品質檢查的檢查管理軟體 / 品質與安全範本 / 資產與設備控管範本 / 現場服務與維護範本工作申請表單 / 設備維修申請表單 / 工單申請表7 個範本設施工單申請工作流程套件
串接設施申請進件、工單分流、工作指派、狀態追蹤、零件備註、完工佐證與申請人更新。
01 收集申請內容02 分流並指派工作03 追蹤狀態與阻塞因素04 以佐證完成結案設施維護管理 / 設施工單系統 / 維修申請管理 / 工作申請管理範本 / 資產與設備控管範本維修申請表單 / 設施申請表單 / 設施工單表單10 個範本預防性維護巡檢工作流程組合包
串接 PM 排程、維護檢查表結果、讀值、異常項目、維修負責人、矯正措施與服務佐證資料。
01 規劃定期檢查02 完成巡檢03 分派異常項目04 檢視重複發生的問題設施維護管理 / 預防性維護工作流程 / 設備巡檢應用程式 / 資產與設備控管範本 / 全員生產保全軟體預防性維護檢查表 / 設備維護檢查表 / 設備檢查清單8 個範本車隊行前檢查工作流程套件
串聯車輛檢查、行前檢查結果、缺失備註、維修負責人、到期日、佐證資料與主管審查。
01 完成車輛檢查02 標記缺失以供審查03 指派維修後續追蹤04 結案並檢視趨勢車隊巡檢應用程式 / 設施維護管理 / 設備巡檢應用程式 / 設施與設備巡檢範本 / 資產與設備控管範本車輛檢查表單 / 車隊檢查清單 / 出車前檢查清單10 個範本精實持續改善工作流程套件
串接 5S 稽核、Gemba 現場觀察、Kaizen 改善提案、Andon 警示、TPM 任務、根本原因分析，以及經驗證的矯正後續追蹤。
01 擷取改善訊號02 指派負責人並分析原因03 更新標準並驗證結案精實製造軟體 / 5S 稽核軟體 / Gemba Walk 軟體 / Andon 系統 / 全員生產保全軟體 / 資產與設備控管範本 / 分層製程稽核軟體 / 製造工作流程軟體 / 現場管理軟體流程稽核檢查表 / 品質稽核檢查清單 / 矯正措施申請表範本10 個範本生產排程與追蹤工作流程套件
串接生產排程、工單、備料狀態、進度回報、品質阻塞、Andon 警示與設備後續追蹤。
01 下達並排定工作02 確認物料與備妥狀態03 追蹤進度與例外狀況04 結案並持續改善生產排程軟體 / 生產追蹤軟體 / 製造工單軟體 / 現場管理軟體 / Andon 系統 / 製造工作流程軟體 / 倉儲與庫存範本 / 適用於稽核、CAPA 與檢查工作流程的品質管理軟體 / 全員生產保全軟體 / 資產與設備控管範本製造業庫存管理軟體 / 工單申請表 / 材料領用表單10 個範本客訴處理工作流程組合包
串接客訴進件、分流、調查、RMA 授權、保固審查、退款，以及矯正措施的後續追蹤。
01 收集並分流客訴02 核准退貨或保固審查03 簽核退款或更換04 防止問題再次發生客訴管理軟體 / 退貨管理軟體 / RMA 軟體 / 保固管理軟體 / 品質與安全範本 / 財務簽核範本客訴追蹤範本 / 客訴表單 / RMA 申請表單12 個範本付款簽核工作流程組合包
串接付款申請、發票簽核、ACH 撥款控管、支票申請、供應商付款追蹤，以及 AP 後續追蹤。
01 建立付款申請02 確認發票與 AP 背景03 控管付款撥款04 追蹤付款後續財務簽核範本 / 差旅核准系統 / 應付帳款自動化 / 發票簽核軟體 / 採購工作流程範本 / 供應商管理範本付款申請表單 / 採購付款申請 / AP 發票簽核工作流程10 個範本採購申請到 PO 工作流程組合包
將採購進件、預算審查、採購團隊後續追蹤、採購訂單建立與 PO 狀態追蹤串接在同一套採購工作流程中。
01 收集採購申請02 分派簽核與預算審查03 將核准需求轉入 PO 作業04 追蹤變更與訂單狀態採購工作流程範本 / 採購流程自動化 / 請購系統 / 財務簽核範本 / 供應商管理範本採購進件表單 / 物資申請表單 / 採購申請表單17 個範本財務簽核控管工作流程包
將預算、費用、發票、付款、CapEx、信用與分錄簽核整理為更清晰的財務控管工作流程。
01 財務申請進件02 檢視預算與政策背景03 分派受控簽核04 追蹤付款與後續追蹤財務簽核範本 / 差旅核准系統 / 採購工作流程範本 / 供應商管理範本預算簽核工作流程 / 費用簽核工作流程 / 差旅費報支表單8 個範本應付帳款、發票簽核與付款控管工作流程套件
串接 AP 發票進件、會計科目編碼簽核、ACH 付款放行控管、付款狀態，以及與合約連動的付款排程。
01 擷取發票與付款背景資訊02 分派 AP 編碼與發票簽核03 準備受控的付款放行04 監控 AP 帳齡與合約義務財務簽核範本 / 供應商管理範本 / 採購工作流程範本應付帳款追蹤器 / AP 發票簽核工作流程 / ACH 付款申請表19 個範本供應商導入與資格審查工作流程組合
在同一套供應商管理工作流程中，串聯供應商進件、建檔、資格審查、比較、稽核與矯正措施後續追蹤。
01 擷取供應商進件02 建立供應商記錄03 評估與比較供應商04 稽核並追蹤矯正措施供應商稽核軟體 / 供應商品質管理系統 / 供應商績效管理軟體 / 供應商風險管理軟體 / 供應商管理範本 / 採購工作流程範本 / 財務簽核範本 / 製造工作流程軟體供應商建檔表單 / 供應商設定表單 / 供應商資訊表單25 個範本倉庫收貨與庫存控管工作流程套件
串接物料申請、收貨檢查、庫存領用、退料、低庫存提醒、補貨、檢查與庫存調整。
01 申請並領用物料02 收貨並檢驗庫存03 控管異動與異常04 盤點、補貨並稽核儲存狀態倉庫收貨軟體 / 循環盤點軟體 / 倉儲庫存控管軟體 / 庫存控管軟體 / 庫存移動系統 / 倉儲與庫存範本 / 採購工作流程範本 / 品質與安全範本 / 資產與設備控管範本 / 製造工作流程軟體 / 現場管理軟體物料申請表單 / 物資申請表單 / 學校物資申請表單58 個範本現場服務派工與維護工作流程套件
串聯工單申請、派工、技術人員排程、維護後續追蹤、大樓服務，以及各工種的預約工作流程。
01 收集服務需求02 派工並指派工作03 安排各工種預約04 追蹤維護後續進度現場服務與維護範本 / 營建作業範本 / 資產與設備控管範本 / 品質與安全範本服務叫修表單範本 / 外勤服務工單範本 / 技術人員派工表單範本11 個範本資產與設備領用管控工作流程組合包
串接資產交接、歸還、轉移、報廢、標籤管理、設備預約、領用、工具追蹤與校準後續追蹤。
01 申請並指派資產02 為設備加上標籤並完成登錄03 預約並領用共用物品04 歸還、校準或報廢資產與設備控管範本 / 倉儲與庫存範本 / 現場服務與維護範本 / 營建作業範本 / 製造工作流程軟體 / 現場管理軟體資產交接表單 / 資產歸還表單 / 資產移轉表單15 個範本存取與安全申請控管工作流程套組
串連存取申請、帳號建立、VPN 與特權存取、政策例外、確認簽收、訪客管制及鑰匙交接工作流程。
01 蒐集存取需求02 審查特權與遠端存取03 控管確認簽收與鑰匙04 追蹤訪客存取存取與安全工作流程範本 / 使用者權限審查軟體 / 資產與設備控管範本 / 適用於申請、規則與稽核軌跡的簽核工作流程軟體 / 品質與安全範本存取權限申請表單 / 使用者帳號申請表 / VPN 存取申請11 個範本IT 變更管理工作流程套件
規劃 IT 變更申請、影響審查、簽核分派、實施任務、復原計畫、驗證與可供稽核的結案流程。
01 建立變更申請02 審查風險與簽核03 協調實施作業04 驗證並結案存取與安全工作流程範本 / 使用者權限審查軟體 / 適用於申請、規則與稽核軌跡的簽核工作流程軟體 / 資產與設備控管範本變更管制軟體 / 政策例外申請 / 存取權限申請表單6 個範本合約進件、簽核與續約工作流程組合包
串接合約進件、簽核分派、合約追蹤、供應商背景、政策例外，以及續約或展延的後續追蹤。
01 建立合約進件資料02 分派簽核與例外處理03 追蹤義務與重要日期04 管理展延與續約採購工作流程範本 / 供應商管理範本 / 財務簽核範本合約受理表單 / 合約簽核工作流程 / 合約追蹤器27 個範本HR 員工申請與到職工作流程組合包
串接請假申請、到職任務、工時表簽核、員工培訓、費用報銷、出勤與權限設定等工作流程。
01 收集員工申請02 分派主管與 HR 簽核03 管理到職準備狀態04 追蹤培訓與員工後續事項HR 員工作業工作流程 / HR 員工申請範本 / 員工申請管理軟體 / 存取與安全工作流程範本 / 資產與設備控管範本 / 財務簽核範本員工申請表單 / 請假申請表 / 請假申請表常見問題
關於這個工作流程組合包的常見問題
這是完整的 HRIS 到職模組嗎？
不是。這是一套用於管理到職作業記錄、任務負責歸屬、設備、權限、培訓與就緒後續追蹤的工作流程套件。
員工到職工作流程應包含哪些內容？
應包含員工資料、到職日、主管、任務負責人、到期日、文件、設備、權限設定、政策確認、培訓、阻塞事項與就緒狀態。
IT 和總務任務應該納入到職流程嗎？
如果這些任務會影響第一天到職就緒，就應納入。讓設備、權限與工作空間任務保持可見，能減少延誤交接。
下一步
從最接近的範本開始，再調整工作流程
先預覽這個工作流程組合包中的第一個範本，再為您的團隊調整欄位、負責人、狀態和自動化。