1. 獲授權的離職事件
從獲授權的 HR 流程取得員工、主管、離職類型和準確的生效時間。
員工離職工作流程
Employee offboarding workflow from notice to verified closeout
讓獲授權的離職事項依次經過受限風險審查、負責人並行執行、交接退回、生效時間管控和最終結案，同時不掩蓋遺留例外。
協調工作流程絕不能暗示狀態變更就等於帳號已正式停用。應保留由身分、裝置、HR 與財務系統執行專業作業後提供的佐證。
最多 5 位使用者可免費使用，無需信用卡。
無需撰寫程式碼，即可調整欄位、工作流程和儀表板。 探索 1,000 多個應用程式範本與使用情境
- 先選擇風險處理流程，再向更多負責人分配任務
- 圍繞離職生效時間並行安排任務
- 最終決定仍為每項遺留例外指定負責人
已填入的實際範例包含正常、待處理、逾期、卡關、退回和已驗證狀態。安裝後可自行調整無需重建應用程式，即可修改欄位、規則、角色和資訊看板。
從獲授權的離職通知推進至已確認的結案決定
每個階段都有獨立的可見範圍和責任規則。
2. 受限風險審查
在分配任務或傳送敏感資訊之前，選擇日常、即時或其他獲核准的處理方式。
3. 生成收尾計畫
為知識、權限、資產、檔案和專業交接行動設定相對日期和負責人。
4. 並行執行
主管、IT、總務與設施、財務和 HR 分別完成任務，同時保持依賴與例外相互關聯。
5. 退回與改善
退回不完整交接，保留未完全歸還事項，並在不丟失歷史的前提下升級未解決的權限問題。
6. 最終審查
驗證佐證，並在關閉離職事項前為遺留改善任務指定負責人。
把前期準備與實際執行分開
部分工作可以提前開始；另一些操作必須在準確的授權時間執行。
提前準備
在獲得授權後，知識轉移、責任梳理、資產物流和系統盤點可在最後工作時點前開始。
按時執行
權限移除、通知變更及其他敏感管控應依照獲授權時間表，並在負責該操作的主責系統中執行。
事後驗證
收集主責佐證、核對資產，並讓遺漏或未完全執行的操作繼續保持開放。
在風險發生變化的位置保留人工決定
自動化應加快執行，但不能掩蓋責任歸屬。
風險處理流程決定
由獲授權的 HR、法務或安全負責人決定離職事項和原因可以向哪些人員公開。
知識交接確認
承接人決定交接內容是否為最新且可以使用。
例外確認
結案審查人決定某項遺留事項是否可以繼續開放，以及由誰負責改善。
最終結案
只有在佐證和遺留責任都可查閱後，才能關閉離職事項。
員工離職常見問題
什麼會觸發員工離職工作流程？
應使用來自 HR 流程的獲授權離職事件，其中包括員工身分、主管、離職類型和準確生效時間。不要因為一條未經驗證的資訊就向多人分配任務。
哪些離職步驟適合自動化？
可自動產生任務、計算相對時間、傳送提醒、進行流程分派、彙總狀態與提報異常；風險判斷、知識交接確認、敏感例外及最終結案仍由人員負責。
如何確認權限確已移除？
應使用來自主責身分或應用程式系統的佐證，或由其負責人驗證的操作。協調工作流程中的一個狀態欄位本身不能作為證明。
工作流程可以向所有負責人暴露敏感的離職原因嗎？
不應這樣做。只向每位負責人提供其執行工作所需的資訊，將受限內容留給獲授權的 HR、法務或安全角色，並另行記錄具體作業。
離職收尾流程的適應性如何？
受過訓練的管理員可在數小時內更新經核准流程、時間、負責人規則、佐證要求和資訊看板，無需等待傳統軟體發布。
用自己的流程試用
開啟員工離職工作流程應用程式上線前測試退回、部分完成和逾期流程
開啟已填入的離職事項，檢視不完整的知識交接和權限任務，並確認最終審查人能夠看到每項遺留例外。