An eight-hour schedule
2 hari = 16 jamDua hari kerja penuh Maya adalah 16 jam. Jika kemudian ia hanya meminta izin pagi, masukkan jam kerja aktual untuk pagi tersebut.
Jam tersedia dan perubahan yang memengaruhinya
Pelacakan PTO yang menunjukkan sisa jatah
Lihat jam yang dialokasikan, cuti yang disetujui, dan jumlah yang masih tersedia untuk setiap karyawan. Telusuri catatan pembentuk saldo saat permintaan berubah.
Login untuk melihat pratinjau. Pasang dengan data contoh untuk mencoba permintaan dan keputusan Anda sendiri.
Saldo harus dapat dijelaskan
Jika karyawan bertanya, “Mengapa sisa saya enam jam?”, jawabannya harus merujuk pada catatan—bukan angka yang diketik seseorang dalam ringkasan.
Leah Morgan · Akun PTO
24 hDialokasikan
−18 hPemakaian disetujui
=6 hTersedia
Akun contoh memiliki alokasi awal 24 jam. Satu permintaan yang disetujui memakai tiga hari, masing-masing enam jam. Sisa enam jam berasal dari kedua sumber tersebut. Akun cuti sakit terpisah tidak disertakan.
Data contoh untuk ilustrasi. Jumlah ini bukan rekomendasi hak cuti.
Peristiwa apa yang mengubah PTO tersedia?
| Peristiwa | Dampak pada jam tersedia | Catatan yang perlu diperiksa |
|---|---|---|
| Alokasi awal disetujui | Menambahkan jam yang dibukukan | Penyesuaian jatah yang terhubung ke akun karyawan |
| Permintaan dikirim atau dikembalikan | Tidak ada pengurangan | Permintaan tertunda dan riwayat koreksinya |
| Permintaan disetujui | Mengurangi pemakaian yang disetujui | Permintaan awal dan keputusan manajer yang tercatat |
| Permintaan ditolak | Tidak ada pengurangan | Penolakan dan penjelasannya |
| Pembatalan disetujui | Mengembalikan jam yang semula terpakai | Pembatalan yang terhubung ke permintaan tersebut |
| Pembatalan ditolak | Mempertahankan pengurangan awal | Pemakaian tetap beserta pembatalan yang ditolak |
Perhitungan akun membaca alokasi yang dibukukan dan pemakaian aktif di seluruh catatan terhubung. Formulir yang sudah terbuka mungkin menampilkan saldo saat pertama dimuat; segarkan sebelum meninjau permintaan lain.
Gunakan jam jika durasi hari kerja berbeda
A six-hour schedule
3 hari = 18 jamLeah bekerja enam jam per hari. Menganggap setiap hari delapan jam akan melebihkan permintaan ini sebanyak enam jam.
A shorter Friday
Jumat = 4 jamJadwal Jumat Ava lebih singkat daripada Senin–Kamis. Gunakan pola kerjanya saat memeriksa permintaan yang mencakup Jumat.
Tanggal menjelaskan kapan seseorang tidak masuk. Jam kerja terjadwal menjelaskan jumlah jatah yang dipakai. Contoh tidak otomatis mengurangi akhir pekan, hari libur, atau waktu istirahat.
Temukan penyebab saldo yang diperdebatkan
- Jumlah tersedia tampak terlalu rendah
- Periksa pemakaian yang disetujui tetapi pembatalannya masih tertunda. Meminta pembatalan belum membalikkan pemakaian tersebut.
- Alokasi tampak hilang
- Buka catatan penyesuaiannya. Penyesuaian draf atau yang belum selesai belum menjadi kredit yang dibukukan. Pastikan catatan mengarah ke karyawan, kategori cuti, dan periode yang sama.
- Persetujuan baru tidak sesuai dengan formulir yang sudah terbuka
- Segarkan tampilan akun. Kemudian periksa pemakaiannya dan pastikan jumlah terbaru sebelum menyetujui cuti lain.
- Dua manajer meninjau permintaan bersamaan
- Tetapkan satu peninjau untuk memutuskan permintaan terhadap akun yang sama secara berurutan. Aplikasi memeriksa saldo saat persetujuan, tetapi dua keputusan yang dibuat pada waktu persis sama belum tentu mencadangkan jam secara terpisah. Segarkan akun di antara keputusan.
Lihat dampak keputusan persetujuan dan pembatalan pada catatan ini →
Pencatatan alokasi dan akrual otomatis adalah dua pekerjaan berbeda
Administrator mencatat jam yang diberikan kepada setiap karyawan. Penyesuaian yang disetujui menambah atau mengurangi jam saat jatah berubah. Aplikasi ini tidak otomatis menambah cuti setiap periode gaji, memprorata jatah karyawan baru, mengakhiri masa berlaku carryover, atau menghitung pembayaran. Pilih perangkat dengan aturan bawaan jika hal tersebut menjadi inti kebijakan Anda.
Bandingkan perangkat untuk aturan akrual dan kebijakan →Pertahankan struktur akun, ubah detail kebijakan
Administrator bisnis dapat menambah kategori cuti, membuat periode kebijakan berikutnya, menyesuaikan catatan pola kerja, dan menetapkan peninjau akun. Pisahkan setiap periode agar penyesuaian tahun baru tidak diam-diam mengubah saldo tahun lalu.
Perhitungan lintas catatan dan otomatisasi yang didemonstrasikan memerlukan fitur Jodoo terkait. Periksa batas paket sebelum beralih dari evaluasi ke penggunaan harian.
Mulai dengan pelacak cuti Excel →Pisahkan waktu tidak masuk dari jam kerja
Akun PTO menjelaskan cuti yang disepakati. Timesheet menjelaskan pekerjaan yang dilakukan. Rekonsiliasi definisinya sebelum menggabungkan keduanya dalam pelaporan atau payroll.
Kelola periode jam kerja dan persetujuan timesheet →Pertanyaan tentang saldo PTO
Dapatkah cuti tahunan dan cuti sakit memiliki saldo terpisah?
Ya. Contoh memiliki akun PTO dan cuti sakit terpisah untuk setiap karyawan. Setiap permintaan memilih satu akun, sehingga persetujuan PTO tidak mengurangi saldo cuti sakit karyawan tersebut.
Dapatkah saya melacak PTO dalam hari, bukan jam?
Anda dapat menyesuaikan aplikasi, tetapi gunakan satu satuan yang konsisten untuk setiap akun dan transaksinya. Contoh menggunakan jam karena permintaan sebagian hari dan pola kerja berbeda membuat konversi hari-ke-jam tunggal tidak andal.
Bagaimana cara memindahkan sisa cuti ke tahun berikutnya?
Buat periode akun baru dan bukukan jumlah carryover yang disetujui sebagai penyesuaian sesuai kebijakan. Contoh ini tidak otomatis menentukan jumlah yang dapat dibawa atau kapan masa berlakunya berakhir.
Apa yang terjadi jika pembatalan ditolak?
Pemakaian awal tetap mengurangi akun. Dalam contoh, pemakaian empat jam Maya tetap berlaku setelah pembatalannya ditolak. Pembatalan yang ditolak masih tersedia dalam riwayat.
Dapatkah saya memulai di Excel lalu beralih ke aplikasi?
Ya. Pelacak yang dapat diunduh menggunakan kunci akun dan baris permintaan terpisah, dengan jam sebagai satuan bersama. Sebelum memindahkan catatan, rekonsiliasi kredit awal, permintaan disetujui, dan pemakaian dibatalkan agar pengurangan yang sama tidak diimpor dua kali.