An eight-hour schedule
2 ngày = 16 giờHai ngày làm việc trọn vẹn theo lịch của Maya là 16 giờ. Nếu sau đó cô ấy chỉ xin nghỉ buổi sáng, hãy nhập số giờ thực tế theo lịch của buổi sáng đó.
Số giờ còn có thể nghỉ và các thay đổi liên quan
Theo dõi PTO để biết số giờ còn lại
Xem số giờ được cấp, thời gian nghỉ đã duyệt và số giờ còn lại của từng nhân viên. Tra cứu các bản ghi giải thích số dư khi yêu cầu thay đổi.
Đăng nhập để xem trước. Cài đặt kèm dữ liệu mẫu để tự thử tạo và xử lý yêu cầu và quyết định.
Số dư cần có căn cứ giải thích
Nếu nhân viên hỏi “Vì sao tôi còn sáu giờ?”, câu trả lời cần chỉ ra các bản ghi, thay vì một con số ai đó nhập vào bảng tổng hợp.
Leah Morgan · Tài khoản PTO
24 hĐã cấp
−18 hLượt nghỉ đã duyệt
=6 hCòn khả dụng
Tài khoản mẫu có khoản cấp đầu kỳ 24 giờ. Một yêu cầu đã duyệt ghi nhận ba ngày nghỉ, mỗi ngày sáu giờ. Sáu giờ còn lại được tính từ hai nguồn đó. Tài khoản nghỉ ốm riêng không được tính vào đây.
Dữ liệu mẫu minh họa. Các số giờ này không phải khuyến nghị về quyền lợi nghỉ phép.
Những sự kiện nào thay đổi số giờ PTO còn lại?
| Sự kiện | Tác động đến số giờ còn lại | Bản ghi cần xem |
|---|---|---|
| Khoản cấp đầu kỳ được duyệt | Cộng số giờ đã ghi nhận | Điều chỉnh hạn mức liên kết với tài khoản của nhân viên |
| Yêu cầu được gửi hoặc trả lại | Không trừ giờ | Yêu cầu chờ duyệt và lịch sử sửa đổi nếu có |
| Yêu cầu được duyệt | Trừ số giờ đã duyệt nghỉ | Yêu cầu gốc và quyết định của quản lý đã ghi nhận |
| Yêu cầu bị từ chối | Không trừ giờ | Quyết định từ chối và giải thích |
| Hủy được phê duyệt | Hoàn lại số giờ đã đặt nghỉ ban đầu | Yêu cầu hủy liên kết với yêu cầu nghỉ đó |
| Hủy bị từ chối | Giữ nguyên số giờ đã trừ | Lịch nghỉ không đổi cùng yêu cầu hủy bị từ chối |
Cách tính tài khoản lấy các khoản cấp đã ghi nhận và lịch nghỉ hiện tại từ những bản ghi liên kết. Biểu mẫu đang mở có thể hiển thị số dư tại thời điểm tải: hãy làm mới trước khi xét duyệt yêu cầu khác.
Dùng giờ khi các ngày làm việc không dài như nhau
A six-hour schedule
3 ngày = 18 giờLeah làm sáu giờ mỗi ngày. Nếu coi ngày nào cũng có tám giờ, yêu cầu này sẽ bị tính thừa sáu giờ.
A shorter Friday
Thứ Sáu = 4 giờNgày thứ Sáu của Ava ngắn hơn lịch từ thứ Hai–thứ Năm. Dùng lịch làm việc của cô ấy khi kiểm tra yêu cầu có ngày thứ Sáu.
Ngày nghỉ cho biết khi nào một người vắng mặt. Số giờ theo lịch cho biết lịch nghỉ đó sử dụng bao nhiêu giờ trong hạn mức. Ví dụ không tự động loại trừ cuối tuần, ngày lễ hay giờ nghỉ giải lao.
Tìm nguyên nhân khi số dư có tranh chấp
- Số giờ còn lại có vẻ quá thấp
- Kiểm tra xem có lịch nghỉ đã duyệt nào đang chờ hủy không. Đề nghị hủy chưa hoàn tác lịch nghỉ.
- Có vẻ thiếu một khoản cấp
- Mở bản ghi điều chỉnh. Điều chỉnh nháp hoặc chưa hoàn tất chưa được ghi nhận cộng giờ. Xác nhận bản ghi trỏ đến đúng nhân viên, loại phép và kỳ áp dụng.
- Phê duyệt mới không khớp với biểu mẫu đang mở
- Làm mới chế độ xem tài khoản. Sau đó xem chính lịch nghỉ và xác nhận số giờ đã cập nhật trước khi duyệt thêm thời gian nghỉ.
- Hai quản lý cùng xét duyệt yêu cầu
- Chỉ định một người xét duyệt lần lượt các yêu cầu dùng cùng tài khoản. Ứng dụng kiểm tra số dư khi phê duyệt, nhưng không bảo đảm hai quyết định xảy ra đúng cùng lúc sẽ giữ riêng số giờ. Làm mới tài khoản giữa các quyết định.
Xem quyết định phê duyệt và hủy phép ảnh hưởng đến các bản ghi này như thế nào →
Theo dõi số giờ được cấp khác với tích lũy phép tự động
Quản trị viên ghi số giờ cấp cho từng nhân viên. Điều chỉnh được phê duyệt cộng hoặc trừ giờ khi hạn mức thay đổi. Ứng dụng này không tự động tích lũy phép mỗi kỳ lương, tính hạn mức theo tỷ lệ thời gian làm việc cho người mới vào, loại bỏ phép chuyển kỳ đã hết hiệu lực hay tính tiền thanh toán phép. Chọn công cụ có sẵn các quy tắc đó nếu chúng là trọng tâm chính sách của bạn.
So sánh công cụ về tích lũy phép và quy tắc chính sách →Giữ cấu trúc tài khoản, thay đổi chi tiết chính sách
Quản trị viên nghiệp vụ có thể thêm loại phép, tạo kỳ chính sách tiếp theo, sửa ghi chú lịch làm việc và chỉ định người xét duyệt tài khoản. Giữ từng kỳ riêng biệt để điều chỉnh năm mới không vô tình thay đổi số dư năm trước.
Các phép tính giữa bản ghi và tự động hóa được minh họa cần những tính năng Jodoo tương ứng. Kiểm tra giới hạn gói trước khi chuyển từ đánh giá sang sử dụng hằng ngày.
Bắt đầu với bảng theo dõi nghỉ phép Excel →Theo dõi riêng thời gian nghỉ và giờ làm việc
Tài khoản PTO giải thích thời gian nghỉ đã được chấp thuận. Bảng chấm công giải thích công việc đã thực hiện. Thống nhất các định nghĩa trước khi kết hợp vào báo cáo hoặc tính lương.
Quản lý kỳ ghi nhận giờ làm và phê duyệt bảng chấm công →Câu hỏi về số dư PTO
Nghỉ phép và nghỉ ốm có thể có số dư riêng không?
Có. Ví dụ có tài khoản PTO và nghỉ ốm riêng cho từng nhân viên. Mỗi yêu cầu chọn một tài khoản, nên phê duyệt PTO không trừ vào số dư nghỉ ốm của người đó.
Tôi có thể theo dõi PTO theo ngày thay vì giờ không?
Bạn có thể điều chỉnh ứng dụng, nhưng hãy chọn một đơn vị nhất quán cho từng tài khoản và các giao dịch của tài khoản đó. Ví dụ dùng giờ vì nghỉ một phần ngày và lịch làm việc khác nhau khiến một tỷ lệ quy đổi ngày sang giờ chung không đáng tin cậy.
Nên chuyển thời gian chưa dùng sang năm sau thế nào?
Tạo kỳ tài khoản mới và ghi nhận số giờ được duyệt chuyển sang như một khoản điều chỉnh theo chính sách của bạn. Ví dụ này không tự quyết định số giờ được chuyển hoặc thời điểm hết hiệu lực.
Điều gì xảy ra nếu yêu cầu hủy bị từ chối?
Lịch nghỉ gốc tiếp tục bị trừ vào tài khoản. Trong mẫu, lịch nghỉ bốn giờ của Maya vẫn giữ nguyên sau khi yêu cầu hủy bị từ chối. Quyết định từ chối hủy vẫn được lưu trong lịch sử.
Tôi có thể bắt đầu bằng Excel rồi chuyển sang ứng dụng sau không?
Có. Công cụ theo dõi có thể tải về dùng khóa tài khoản và dòng yêu cầu riêng, với giờ là đơn vị chung. Trước khi chuyển dữ liệu, đối soát số giờ cấp đầu kỳ, yêu cầu đã duyệt và lịch nghỉ đã hủy để không nhập cùng một khoản trừ hai lần.