編集可能な契約上の義務トラッカー
担当者、期限、履行証明を管理する契約上の義務トラッカー
必要な対応、調整担当者、期限、有効な履行証明が分かる、対象を絞った義務台帳から始めます。ポートフォリオの拡大に応じて、繰り返し発生する履行証明や例外履歴を連携します。
5ユーザーまで無料。クレジットカードは不要です。
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義務トラッカーで管理すべき項目
契約上の義務トラッカーでは、元契約、契約上の義務、義務を負う当事者、社内担当者、カテゴリ、繰り返し頻度、現在の期限、必要な履行証明、重大度、ステータスを特定できるようにします。検証済み、期限超過、履行証明不足、係争中、免除は明確に区別する必要があります。
- 契約上の義務とその履行証明は別レコードで管理
- 繰り返し発生する義務は、実施回ごとに履歴を保持
- 係争と免除を通常の完了として扱わない
編集可能なワークブック（任意）
実際のステータスを含む義務台帳をダウンロード
オプションのワークブックには、繰り返しおよび単発の契約上の義務、必要な履行証明、社内担当者、履行証明のステータスが含まれます。実施回ごとに提出、レビュアーのタスク、履歴を個別管理する場合は、Jodooアプリを使用します。
- 期限前、期限超過、係争中の例
- 管理された契約上の義務と履行証明のステータス
- 固定の契約IDと義務ID
最低限必要な列
対応と履行証明を軸に台帳を作成
条項の要約だけでは、担当者が何をすべきか分かりません。
| フィールド | 目的 | 例 |
|---|---|---|
| 契約IDと出典 | トレーサビリティを確保 | CTR-26003、四半期開示条項 |
| 義務名 | 実務上の対応内容を明示 | 下請業者情報を提出 |
| 義務を負う当事者 / 担当者 | 義務を負う側と調整する側を区別 | サプライヤー管理 / 法務業務 |
| 頻度と期限 | 対象回の履行を進める | 四半期ごと / 8月31日 |
| 必要な履行証明 | 完了を示す根拠資料を定義 | 更新済みリストと統制実施の証明 |
| ステータスと重大度 | 次の対応に優先順位を設定 | 係争中 / 重大 |
履行証明はトラッカーと併せて管理
契約上の義務を上書きせずに履行証明をレビュー
1件の契約上の義務に複数の提出・レビュー履歴を蓄積できます。
履行証明を依頼または受領
該当する契約上の義務の履行回と履行証明の対象期間を正確に紐付けます。
履行証明の日付を記録
有効、期限切れ、遅延の履行証明を区別できるようにします。
十分性をレビュー
検証し、不明点の確認を依頼するか、具体的な理由を添えて却下します。
例外対応を起票
未提出、遅延、係争中、却下となった履行証明を是正対応に割り当てます。
結論を保存
レポートと監査に備え、レビュー担当者、メモ、タイムスタンプを保存します。
ステータスの定義
色に運用上の意味を持たせる
次の対応が分かるラベルを使用し、単なる装飾目的でカードに色を付けないでください。
期限間近
対象回は未完了ですが、担当者にはまだ余裕を持って対応できる期間があります。
履行証明未提出
作業が完了していても、承認可能な履行証明が未提出です。
期限超過
必要な対応または履行証明が期限を過ぎています。
異議あり
意味、適用可否、履行状況に異議があり、権限者の判断が必要です。
確認済み
権限を持つレビュー担当者が、現在有効で十分な履行証明を承認しました。
免除
権限者が、範囲、理由、有効期限を明記した例外を承認しました。
レコードを関連付けるタイミング
実際の統制上の課題を解決する場合にのみ、関連付けとワークフローを追加します
対象を絞ったトラッカーはシンプルに保ち、個別の履歴、役割、判断が必要になったら拡張します。
関連する履行証明を追加
複数の提出物またはレビュー担当者の履歴を保持する必要がある場合。
定期的な履行回を追加
1件の契約上の義務から月次、四半期、年次の業務が発生する場合。
例外ワークフローを追加
期限超過、係争中、却下された項目について、エスカレーションと完了証明が必要な場合。
契約更新との連携を追加
コンプライアンス履歴が、更新、再交渉、契約終了の判断に影響する場合。
実務で役立つ質問
契約上の義務トラッカーに関するよくある質問
契約上の義務をインポートする前に、範囲、履行証明、繰り返し、ステータスを明確にします。
各契約上の義務には担当者を1人だけ設定すべきですか？
調整責任を担う社内担当者を1人設定し、契約上の履行責任者と支援担当者は別々に管理します。
月次・四半期の契約上の義務はどう管理しますか？
元となる契約上の義務は固定し、期間ごとに履行回または日付付きの履行証明レコードを作成します。過去の完了状況や証明は上書きしないでください。
トラッカーではどのような履行証明を必須にすべきですか？
契約または統制で必要とされる証明を使用します。たとえば、レポート、証明書、ログ、通知、承認、支払記録、検収記録などの検証可能な根拠資料です。誰が承認できるかも定義します。
係争中の契約上の義務はどのように表示すべきですか？
問題点、担当者、判断権限者、期限、解決履歴を含む独立した「係争中」ステータスを使用します。単なる期限超過や完了としてレポートしないでください。
Excelから始めてJodooに移行できますか？
はい。まず、固定の契約IDと義務IDを設定し、定義済みのステータスで運用します。定期レコード、履行証明のレビュー、権限、ワークフロー、ダッシュボードを1つのフラットな表で管理しきれなくなったら移行してください。
入力済みの義務台帳を確認
期限到来、期限超過、係争中、検証済みの例を開く
このアプリでは、契約上の義務レコード、履行証明のレビュー、例外対応の流れを確認でき、本格展開前にプロセスをテストできます。