可编辑的合同义务跟踪表
合同义务跟踪表：管理负责人、到期日和履约证明
先建立一份重点明确的合同义务登记表，清楚显示必须完成的事项、协调负责人、到期时间以及哪些材料可作为有效履约证明；随着合同组合扩大，再关联周期性履约证明和异常历史记录。
最多 5 名用户可免费使用，无需信用卡。
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合同义务跟踪表中应包含哪些内容
合同义务跟踪表应记录来源协议、合同义务、责任方、内部负责人、类别、重复周期、当前到期日、所需履约证明、严重程度和状态。已核验、已逾期、缺少履约证明、存在争议和已豁免的事项必须分别标识。
- 合同义务与其履约证明应作为不同记录管理
- 周期性合同义务的每次履行均保留独立历史记录
- 争议和豁免不得显示为普通完成状态
可选用的可编辑工作簿
下载包含真实状态的合同义务登记表
可选工作簿包含周期性和一次性合同义务、所需履约证明、内部负责人及履约证明状态。若每次履约都需要独立的提交记录、审核人任务和历史记录，请使用 Jodoo 应用。
- 到期、逾期和争议状态示例
- 受控的合同义务和履约证明状态
- 固定不变的协议和合同义务 ID
最低必备字段
以履约行动和证明为核心构建登记表
仅有条款摘要，负责人仍不清楚该采取什么行动。
| 字段 | 用途 | 示例 |
|---|---|---|
| 协议 ID 和来源 | 确保可追溯性 | CTR-26003，季度披露条款 |
| 合同义务标题 | 明确实际履约事项 | 提交分包商信息披露 |
| 责任方 / 负责人 | 区分义务承担方与协调负责人 | 供应商 / 法务运营 |
| 频率和到期日 | 推进本期履约事项 | 每季度 / 8 月 31 日 |
| 必需的履约证明 | 明确完成事项所需的佐证资料 | 更新后的清单及控制措施佐证资料 |
| 状态和严重程度 | 确定下一步行动的优先级 | 有争议 / 严重 |
佐证资料应与跟踪表关联保存
审核履约证明，但不覆盖合同义务记录
一项合同义务可以累积多次提交和审核记录。
请求或接收履约证明
关联到具体的合同义务期次和佐证资料期间。
记录佐证资料日期
清晰区分当前有效、已过期和逾期的佐证资料。
审核充分性
核验、要求澄清，或注明具体原因后驳回。
创建例外事项
将缺失、逾期、有争议或被驳回的履约证明分派给相关人员进行补救。
保留审核结论
保留审核人、备注和时间戳，以便报告和审计。
状态定义
让颜色传达明确的业务含义
使用能够说明下一步行动的标签；不要仅为装饰卡片而添加颜色。
即将到期
本期事项处于进行中，负责人仍有充足的处理时间。
缺少履约证明
工作可能已经完成，但尚未提交可接受的履约证明。
逾期
必需的行动或佐证资料已超过到期日。
存在争议
对含义、适用性或履约情况存在争议，需要有权人员裁定。
已核验
授权审核人已接受充分且有效的履约证明。
已豁免
经授权的例外事项已获接受，并注明范围、理由和到期日。
何时关联记录
仅在关联关系和工作流能够解决实际控制问题时才进行配置
范围单一的跟踪表应保持简单；当流程需要独立的历史记录、角色或决策时再扩展。
添加关联的佐证资料
当需要保留多次提交或多位审核人的记录时。
添加定期履约期次
当一项源合同义务会产生每月、每季度或每年的履约事项时。
添加例外处理工作流
当逾期、有争议或被驳回的事项需要升级处理和结案证明时。
添加续约关联
当合规历史会影响续约、重新谈判或退出决定时。
实用问题
合同义务跟踪表常见问题
导入合同义务前，先明确范围、佐证资料、重复周期和状态。
每项合同义务是否应仅指定一名负责人？
指定一名对协调工作负总责的内部负责人，同时分别记录合同约定的责任方和其他协作人员。
如何跟踪每月或每季度的合同义务？
保持源合同义务不变，并为每个期间创建独立的履约期次或注明日期的佐证记录。不要覆盖以往的完成情况和履约证明。
跟踪表应要求提供哪些佐证资料？
使用合同或控制措施要求的佐证资料，例如报告、证书、日志、通知、审批、付款记录、验收文件或其他可验证材料，并明确谁有权确认资料合格。
应如何显示有争议的合同义务？
使用单独的“有争议”状态，并记录争议事项、负责人、有权裁定人员、到期日和解决历史。不要将争议简单报告为逾期或已完成。
可以先用 Excel，再迁移到 Jodoo 吗？
可以。先设置稳定的协议 ID、合同义务 ID 和受控状态。当定期记录、佐证资料审核、权限、工作流和仪表板已不适合在单一表格中管理时，再迁移到 Jodoo。
查看已填入示例数据的合同义务登记表
打开即将到期、已逾期、有争议和已核验的示例
该应用展示合同义务记录、佐证资料审核和例外处理路径，便于您在扩大使用范围前测试流程。