Công cụ theo dõi nghĩa vụ hợp đồng có thể chỉnh sửa
Theo dõi nghĩa vụ: người phụ trách, thời hạn và bằng chứng
Bắt đầu với một sổ đăng ký nghĩa vụ chuyên biệt, cho biết việc cần thực hiện, người điều phối, hạn hoàn thành và bằng chứng nào được chấp nhận. Sau đó kết nối bằng chứng định kỳ và lịch sử ngoại lệ khi danh mục mở rộng.
Miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Không cần thẻ tín dụng.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, quy trình và bảng điều khiển mà không cần lập trình. Khám phá hơn 1.000 mẫu ứng dụng và tình huống sử dụng
Đăng nhập để xem chế độ hiển thị đã điền sẵn này, sau đó cài đặt App cùng dữ liệu mẫu để kiểm thử các mối liên kết, quy trình và bảng tổng quan.
Những thông tin cần có trong công cụ theo dõi nghĩa vụ
Công cụ theo dõi nghĩa vụ hợp đồng cần xác định hợp đồng nguồn, nghĩa vụ, bên chịu trách nhiệm, người phụ trách nội bộ, danh mục, tần suất lặp lại, hạn hoàn thành hiện tại, bằng chứng bắt buộc, mức độ nghiêm trọng và trạng thái. Các mục đã xác minh, quá hạn, thiếu bằng chứng, đang tranh chấp và được miễn trừ phải được phân biệt rõ.
- Nghĩa vụ và bằng chứng thực hiện là các bản ghi riêng biệt
- Mỗi lần phát sinh nghĩa vụ định kỳ đều có lịch sử riêng
- Tranh chấp và miễn trừ không được hiển thị như trường hợp hoàn thành thông thường
Bảng tính tùy chọn có thể chỉnh sửa
Tải sổ theo dõi nghĩa vụ với các trạng thái thực tế
Bảng tính tùy chọn gồm các cam kết định kỳ và một lần, bằng chứng bắt buộc, người phụ trách nội bộ và trạng thái bằng chứng. Sử dụng ứng dụng Jodoo khi mỗi kỳ thực hiện cần có hồ sơ gửi riêng, nhiệm vụ cho người xét duyệt và lịch sử riêng.
- Ví dụ về nghĩa vụ đến hạn, quá hạn và đang tranh chấp
- Trạng thái nghĩa vụ và bằng chứng được kiểm soát
- ID thỏa thuận và nghĩa vụ ổn định
Các cột tối thiểu cần có
Xây dựng sổ theo dõi xoay quanh hành động và bằng chứng
Chỉ bản tóm tắt điều khoản là chưa đủ để người phụ trách biết cần làm gì.
| Trường dữ liệu | Mục đích | Ví dụ |
|---|---|---|
| ID và nguồn thỏa thuận | Duy trì khả năng truy xuất | CTR-26003, điều khoản công bố thông tin hằng quý |
| Tên nghĩa vụ | Đặt tên cho cam kết cần thực hiện | Gửi thông tin công bố về nhà thầu phụ |
| Bên chịu trách nhiệm / người phụ trách | Phân biệt bên có nghĩa vụ với người điều phối | Nhà cung cấp / bộ phận vận hành pháp lý |
| Tần suất và ngày đến hạn | Quản lý kỳ thực hiện hiện tại | Hằng quý / 31 Thg 8 |
| Bằng chứng bắt buộc | Xác định bằng chứng hoàn thành | Danh sách cập nhật và bằng chứng kiểm soát |
| Trạng thái và mức độ nghiêm trọng | Ưu tiên hành động tiếp theo | Đang tranh chấp / nghiêm trọng |
Bằng chứng cần được đặt ngay cạnh dữ liệu theo dõi
Xem xét bằng chứng mà không ghi đè nghĩa vụ
Một nghĩa vụ có thể tích lũy nhiều hồ sơ gửi và lượt xem xét.
Yêu cầu hoặc tiếp nhận bằng chứng
Tham chiếu chính xác kỳ thực hiện nghĩa vụ và kỳ bằng chứng.
Ghi nhận ngày của bằng chứng
Phân biệt rõ bằng chứng còn hiệu lực, hết hiệu lực và nộp muộn.
Đánh giá tính đầy đủ
Xác minh, yêu cầu làm rõ hoặc từ chối kèm lý do cụ thể.
Mở một trường hợp ngoại lệ
Giao xử lý khắc phục đối với bằng chứng còn thiếu, nộp muộn, đang tranh chấp hoặc bị từ chối.
Lưu lại kết luận
Lưu người xét duyệt, ghi chú và dấu thời gian để phục vụ báo cáo và kiểm toán.
Định nghĩa trạng thái
Dùng màu sắc để thể hiện ý nghĩa vận hành
Sử dụng nhãn thể hiện hành động tiếp theo; không tô màu thẻ chỉ để trang trí.
Sắp đến hạn
Kỳ thực hiện vẫn đang mở và người phụ trách còn đủ thời gian an toàn để hành động.
Thiếu bằng chứng
Công việc có thể đã hoàn tất nhưng chưa có bằng chứng đạt yêu cầu được gửi lên.
Quá hạn
Hành động hoặc bằng chứng bắt buộc đã quá ngày đến hạn.
Đang tranh chấp
Ý nghĩa, phạm vi áp dụng hoặc việc thực hiện đang bị tranh chấp và cần người có thẩm quyền xử lý.
Đã xác minh
Người xét duyệt có thẩm quyền đã chấp nhận bằng chứng hiện hành và đầy đủ.
Được miễn trừ
Một ngoại lệ có thẩm quyền đã được chấp nhận, kèm phạm vi, lý do và ngày hết hiệu lực.
Khi nào cần liên kết các bản ghi
Chỉ thêm quan hệ và quy trình khi chúng giải quyết một vấn đề kiểm soát thực tế
Giữ công cụ theo dõi phạm vi hẹp ở mức đơn giản; mở rộng khi quy trình cần lịch sử, vai trò hoặc quyết định riêng.
Thêm bằng chứng liên quan
Khi cần lưu lại nhiều hồ sơ gửi hoặc nhiều người xét duyệt.
Thêm các kỳ thực hiện định kỳ
Khi một nghĩa vụ gốc phát sinh công việc hằng tháng, hằng quý hoặc hằng năm.
Thêm quy trình xử lý ngoại lệ
Khi các mục quá hạn, đang tranh chấp hoặc bị từ chối cần được chuyển cấp và có bằng chứng đóng vụ việc.
Thêm liên kết với quy trình tái tục
Khi lịch sử tuân thủ ảnh hưởng đến quyết định tái tục, đàm phán lại hoặc chấm dứt.
Câu hỏi thực tế
Câu hỏi về công cụ theo dõi nghĩa vụ hợp đồng
Làm rõ phạm vi, bằng chứng, tính định kỳ và trạng thái trước khi nhập nghĩa vụ.
Mỗi nghĩa vụ có nên chỉ có một người phụ trách không?
Chỉ định một người phụ trách nội bộ chịu trách nhiệm điều phối, đồng thời lưu riêng bên chịu trách nhiệm theo hợp đồng và những người hỗ trợ khác.
Làm thế nào để theo dõi nghĩa vụ hằng tháng hoặc hằng quý?
Giữ nguyên nghĩa vụ gốc và tạo từng kỳ thực hiện riêng hoặc bản ghi bằng chứng có ngày cho mỗi kỳ. Không ghi đè trạng thái hoàn thành và bằng chứng trước đó.
Công cụ theo dõi nên yêu cầu những bằng chứng nào?
Sử dụng bằng chứng mà hợp đồng hoặc biện pháp kiểm soát yêu cầu: báo cáo, chứng chỉ, nhật ký, thông báo, phê duyệt, bản ghi thanh toán, biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu khác có thể xác minh. Xác định rõ ai có quyền chấp nhận bằng chứng.
Nghĩa vụ đang tranh chấp nên được hiển thị như thế nào?
Sử dụng trạng thái đang tranh chấp riêng, kèm vấn đề, người phụ trách, cấp có thẩm quyền, ngày đến hạn và lịch sử giải quyết. Không báo cáo tranh chấp đơn thuần là quá hạn hoặc đã hoàn thành.
Chúng tôi có thể bắt đầu bằng Excel rồi chuyển sang Jodoo không?
Có. Hãy bắt đầu với ID thỏa thuận và nghĩa vụ ổn định cùng các trạng thái được kiểm soát. Chuyển sang Jodoo khi bản ghi định kỳ, việc xét duyệt bằng chứng, phân quyền, quy trình và bảng tổng quan vượt quá khả năng của một bảng phẳng.
Xem sổ theo dõi nghĩa vụ đã có dữ liệu
Mở các ví dụ về nghĩa vụ đến hạn, quá hạn, đang tranh chấp và đã xác minh
Ứng dụng hiển thị bản ghi nghĩa vụ, bước xét duyệt bằng chứng và hướng xử lý ngoại lệ để bạn kiểm thử quy trình trước khi mở rộng.