Đội ngũ pháp lý chuyển các điều khoản hợp đồng thành nghĩa vụ có thể theo dõi và yêu cầu bằng chứng.
Mẫu trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồng
Theo dõi nghĩa vụ hợp đồng theo điều khoản, người phụ trách, ngày đến hạn, trạng thái bằng chứng, mốc gia hạn và rủi ro leo thang.
Được xây dựng cho các đội ngũ pháp lý, mua sắm, tài chính và vận hành cần theo dõi rõ ràng các nghĩa vụ sau khi hợp đồng được ký kết.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồng, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Các nhóm phụ trách hợp đồng cần một nơi tập trung để chuyển các điều khoản đã ký thành những nghĩa vụ có thể theo dõi, kèm người phụ trách, ngày đến hạn, bằng chứng hoàn thành, mốc gia hạn và lịch sử leo thang.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Đội ngũ mua sắm theo dõi đầu việc của nhà cung cấp, thời hạn gia hạn và cam kết dịch vụ.
Người phụ trách tài chính và vận hành rà soát các mốc quá hạn và bằng chứng còn thiếu.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Sổ đăng ký nghĩa vụ.
Ghi nhận loại nghĩa vụ, điều khoản nguồn, người phụ trách, ngày đến hạn, bằng chứng cần có và trạng thái hoàn thành.
Hiển thị mốc gia hạn và mốc tiến độ.
Theo dõi gia hạn, thời gian thông báo, cam kết dịch vụ, mốc thanh toán và hạng mục cần cung cấp.
Theo dõi bằng chứng và leo thang.
Đính kèm bằng chứng, ghi lại ngoại lệ và leo thang các nghĩa vụ quá hạn trước khi rủi ro tuân thủ hoặc rủi ro thương mại tăng lên.
Thành phần bao gồm
- Trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồng
- Nhật ký cập nhật trạng thái
- Nhật ký theo dõi tiếp ngoại lệ
- Danh sách trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồng
- Bảng tổng quan theo dõi
- Trình theo dõi thời gian tồn đọng và điểm nghẽn
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở lệch trạng thái
- Cảnh báo theo dõi tiếp cho người phụ trách
- Nhắc nhở trạng thái
- Thành viên nhóm
- Quản lý
- Người phụ trách quy trình
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Chuyển nghĩa vụ ra khỏi các hợp đồng tĩnh và đưa vào hàng đợi theo dõi tiếp theo người phụ trách.
- Giữ cho mốc gia hạn, ngày thông báo và bằng chứng bắt buộc luôn hiển thị trước khi quá hạn.
- Cung cấp cho đội ngũ lịch sử có thể tìm kiếm để phục vụ rà soát tuân thủ và trao đổi về hiệu suất nhà cung cấp.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồng.
Xem lại các bản ghi nghĩa vụ hợp đồng với trạng thái hiện tại, người phụ trách, ngày đến hạn và ghi chú theo dõi tiếp trong một trình theo dõi theo thời gian thực.
Trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồng.
Cập nhật từng bản ghi nghĩa vụ hợp đồng với trạng thái, người phụ trách, ngày tháng và ghi chú bước tiếp theo trong một biểu mẫu bản ghi.
Bảng tổng quan theo dõi.
Theo dõi thời gian tồn đọng, phân bổ trạng thái, khối lượng công việc của người phụ trách và ngoại lệ cho các bản ghi nghĩa vụ hợp đồng từ một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người phụ trách hợp đồng ghi nhận nghĩa vụ, điều khoản nguồn, đội ngũ chịu trách nhiệm, ngày đến hạn và yêu cầu bằng chứng.
Người phụ trách cập nhật tiến độ, đính kèm bằng chứng và đánh dấu ngoại lệ hoặc rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.
Các hàng đợi hiển thị nghĩa vụ quá hạn, ngày gia hạn sắp đến và bằng chứng còn thiếu.
Các nghĩa vụ đã hoàn tất vẫn được lưu lại để phục vụ kiểm toán, rà soát nhà cung cấp và lập kế hoạch gia hạn.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Đội ngũ có thể quản lý những gì với mẫu này?
Đội ngũ có thể quản lý sổ đăng ký nghĩa vụ, hiển thị mốc gia hạn và mốc tiến độ, cũng như theo dõi bằng chứng và leo thang với các trường dữ liệu, chế độ xem, nhắc nhở và báo cáo có thể cấu hình.
Mẫu Trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồng này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm các bản ghi theo dõi, chế độ xem trạng thái trực tiếp và nhắc nhở để đội ngũ có thể theo dõi các bản ghi nghĩa vụ hợp đồng và xử lý công việc tồn đọng nhanh hơn.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu được theo dõi, logic người phụ trách, trạng thái, chế độ xem, bảng tổng quan và nhắc nhở để phù hợp với quy trình của mình.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, xem xét và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Quản lý có thể theo dõi người phụ trách, thời gian tồn đọng và công việc bị đình trệ không?
Có. Đội ngũ có thể phân công người phụ trách, theo dõi thời gian tồn đọng, ghi chú theo dõi tiếp và kích hoạt nhắc nhở hoặc leo thang khi công việc được theo dõi bị đình trệ.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này phù hợp với các đội ngũ mua sắm, tài chính và quản lý nhà cung cấp cần một trình theo dõi theo thời gian thực cho các bản ghi nghĩa vụ hợp đồng, trách nhiệm của người phụ trách và khả năng hiển thị công việc tồn đọng.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.