Editierbarer Tracker für vertragliche Pflichten
Tracker für Vertragspflichten und Nachweise
Beginnen Sie mit einem fokussierten Pflichtenregister, das zeigt, was geschehen muss, wer es koordiniert, wann es fällig ist und welcher Nachweis zählt. Verknüpfen Sie bei wachsendem Portfolio wiederkehrende Nachweise und Ausnahmehistorien.
Für bis zu fünf Nutzer kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Felder, Workflows und Dashboards ohne Programmierung anpassen. Mehr als 1.000 App-Vorlagen und Anwendungsfälle entdecken
Melden Sie sich an, um diese befüllte Ansicht zu prüfen. Installieren Sie anschließend die App mit Beispieldaten, um Beziehungen, Workflow und Dashboards zu testen.
Was in einen Pflichten-Tracker gehört
Ein Tracker für vertragliche Pflichten sollte den zugrunde liegenden Vertrag, die Pflicht, die verantwortliche Partei, den internen Verantwortlichen, Kategorie, Wiederholung, aktuelle Fälligkeit, erforderlichen Nachweis, Schweregrad und Status ausweisen. Verifizierte, überfällige, nachweislose, strittige und erlassene Positionen müssen getrennt bleiben.
- Pflicht und zugehöriger Nachweis sind getrennte Datensätze
- Wiederkehrende Vorgänge behalten ihre eigene Historie
- Streitfälle und Erlasse erscheinen nicht als normale Erfüllung
Optionale editierbare Arbeitsmappe
Pflichtenregister mit realistischen Status herunterladen
Die optionale Arbeitsmappe enthält wiederkehrende und einmalige Verpflichtungen, erforderliche Nachweise, interne Verantwortliche und Nachweisstatus. Nutzen Sie die Jodoo App, wenn jeder Vorgang eine eigene Einreichung, Prüfaufgabe und Historie benötigt.
- Beispiele für fällige, überfällige und strittige Positionen
- Kontrollierte Status für Pflichten und Nachweise
- Stabile Vertrags- und Pflichten-IDs
Erforderliche Mindestspalten
Register an Maßnahmen und Nachweisen ausrichten
Eine Zusammenfassung der Klausel allein sagt dem Verantwortlichen nicht, was zu tun ist.
| Feld | Zweck | Beispiel |
|---|---|---|
| Vertrags-ID und Quelle | Rückverfolgbarkeit erhalten | CTR-26003, Klausel zur vierteljährlichen Offenlegung |
| Bezeichnung der Pflicht | Operative Verpflichtung benennen | Offenlegung zu Unterauftragnehmern einreichen |
| Verantwortliche Partei / interner Verantwortlicher | Trennen, wer verpflichtet ist und wer koordiniert | Lieferant / Legal Operations |
| Häufigkeit und Fälligkeit | Aktuellen Vorgang steuern | Vierteljährlich / 31. Aug. |
| Erforderlicher Nachweis | Nachweis der Erfüllung definieren | Aktualisierte Liste und Kontrollnachweis |
| Status und Schweregrad | Nächsten Schritt priorisieren | Strittig / kritisch |
Nachweise gehören neben den Tracker
Nachweis prüfen, ohne die Pflicht zu überschreiben
Für eine Pflicht können sich viele Einreichungen und Prüfungen ansammeln.
Nachweis anfordern oder empfangen
Auf den genauen Pflichtenvorgang und Nachweiszeitraum verweisen
Nachweisdatum erfassen
Aktuelle, abgelaufene und verspätete Nachweise unterscheidbar halten
Eignung prüfen
Verifizieren, Klärung anfordern oder mit konkreter Begründung ablehnen.
Ausnahme eröffnen
Fehlende, verspätete, strittige oder abgelehnte Nachweise einer Abhilfemaßnahme zuweisen.
Ergebnis dokumentieren
Prüfende Person, Notiz und Zeitstempel für Reporting und Audit festhalten.
Statusdefinitionen
Farben mit einer operativen Bedeutung versehen
Nutzen Sie Bezeichnungen, die den nächsten Schritt vermitteln. Färben Sie Karten nicht nur zur Dekoration.
Demnächst fällig
Der Vorgang ist offen und der Verantwortliche verfügt noch über ein sicheres Handlungsfenster.
Nachweis fehlt
Die Aufgabe kann erledigt sein, obwohl noch kein akzeptabler Nachweis eingereicht wurde.
Überfällig
Die erforderliche Handlung oder der Nachweis hat die Fälligkeit überschritten.
Strittig
Bedeutung, Anwendbarkeit oder Erfüllung ist strittig und erfordert eine befugte Entscheidung.
Verifiziert
Eine befugte prüfende Person hat einen ausreichenden aktuellen Nachweis akzeptiert.
Erlassen
Eine befugte Ausnahme wurde mit Umfang, Begründung und Ablaufdatum akzeptiert.
Wann die Datensätze verknüpft werden sollten
Beziehungen und Workflow nur ergänzen, wenn sie ein echtes Kontrollproblem lösen
Halten Sie einen fokussierten Tracker einfach. Erweitern Sie ihn, wenn der Prozess getrennte Historien, Rollen oder Entscheidungen benötigt.
Zugehörige Nachweise ergänzen
Wenn mehrere Einreichungen oder prüfende Personen dokumentiert werden müssen.
Wiederkehrende Vorgänge ergänzen
Wenn eine zugrunde liegende Pflicht monatliche, vierteljährliche oder jährliche Aufgaben erzeugt.
Ausnahmen-Workflow ergänzen
Wenn überfällige, strittige oder abgelehnte Positionen Eskalation und einen Abschlussnachweis benötigen.
Verknüpfung zur Vertragsverlängerung ergänzen
Wenn die Compliance-Historie die Entscheidung über Verlängerung, Neuverhandlung oder Beendigung beeinflusst.
Praktische Fragen
Fragen zu Trackern für vertragliche Pflichten
Klären Sie Umfang, Nachweise, Wiederholungen und Status vor dem Import von Pflichten.
Sollte jede Pflicht einen Verantwortlichen haben?
Weisen Sie für die Koordination einen internen Hauptverantwortlichen zu. Führen Sie die vertraglich verantwortliche Partei und unterstützende Beteiligte getrennt.
Wie verfolgen wir monatliche oder vierteljährliche Pflichten?
Halten Sie die zugrunde liegende Pflicht stabil und erstellen Sie für jeden Zeitraum eigene Vorgänge oder datierte Nachweisdatensätze. Überschreiben Sie frühere Erfüllungen und Nachweise nicht.
Welche Nachweise sollte der Tracker verlangen?
Verwenden Sie den Nachweis, den Vertrag oder Kontrolle verlangen: Bericht, Zertifikat, Protokoll, Mitteilung, Freigabe, Zahlungsbeleg, Abnahme oder ein anderes überprüfbares Artefakt. Legen Sie fest, wer ihn akzeptieren darf.
Wie sollten strittige Pflichten dargestellt werden?
Nutzen Sie einen eigenen Status „strittig“ und dokumentieren Sie Problem, Verantwortlichen, Entscheidungsbefugnis, Fälligkeit und Lösungshistorie. Melden Sie einen Streitfall nicht einfach als überfällig oder erledigt.
Können wir in Excel beginnen und später zu Jodoo wechseln?
Ja. Beginnen Sie mit stabilen Vertrags- und Pflichten-IDs sowie kontrollierten Status. Wechseln Sie, wenn wiederkehrende Datensätze, Nachweisprüfungen, Berechtigungen, Workflows und Dashboards über eine flache Tabelle hinauswachsen.
Befülltes Pflichtenregister prüfen
Fällige, überfällige, strittige und verifizierte Beispiele öffnen
Die App zeigt Pflichtendatensatz, Nachweisprüfung und Ausnahmeweg, damit Sie den Prozess vor der Skalierung testen können.