契約更新支援ソフトウェア
通知期限前の判断を支える契約更新ソフトウェア
すべての契約満了について、対応期日と判断プロセスを明確にします。自動更新や通知条項によって選択肢が決まる前に、レビューに必要な実績、契約上の義務、リスク、利用状況、取引条件を揃えられます。
サインインしてデータ入力済みのビューを確認し、サンプルデータ付きのAppをインストールして、関連付け、ワークフロー、ダッシュボードをお試しください。
更新ソフトウェアに必要な機能
契約更新管理ソフトウェアには、満了日と通知条項から対応に間に合う最終日を算出し、判断に必要な根拠資料を収集して担当者を割り当て、推奨方針を承認ワークフローに振り分け、承認内容を記録する機能が必要です。カレンダーのリマインダーだけでは、更新、再交渉、延長、終了のどれを選ぶべきか判断できません。
- 通知期限と契約満了日は分けて管理
- 推奨方針に根拠資料と取引条件を紐づける
- 更新、再交渉、延長、終了を明確な判断項目として管理
解約・更新通知期限前
早期検知から承認済みの更新判断までを一元管理
実用的なワークフローは、カレンダーで通知される前から始まり、選択した方針の担当者が決まって初めて完了します。
レビュー期間を開始
契約上の通知期間から社内対応期限を算出し、更新担当者と優先度を設定します。
判断に必要な根拠資料を収集
サービス実績、利用状況、契約上の義務、リスク、支出、代替案、関係者の要件を同じレビューにまとめます。
取引方針を選択
更新、再交渉、期間限定の延長、終了のいずれかを推奨し、判断理由と提案金額を明示します。
レビューし、不備を差し戻す
レビュー担当者は、根拠の揃った方針を承認できます。根拠資料、権限、条件に不備がある場合は、資料一式を差し戻せます。
決定事項を実行
合意した日程に沿って、通知、交渉、変更、切り替え、終了対応を追跡します。
結果を記録
最終決定と変更後の日付を契約に紐づけ、次回のサイクルに備えます。
審査資料に含める項目
判断を左右する事実をレビュー担当者に提示
優れた更新審査資料は、判断しやすい簡潔さと、判断根拠を説明できる十分な情報を兼ね備えています。
| 判断材料 | 確認事項 | 履行証明の例 |
|---|---|---|
| 期限 | この対応を安全に進められる最終期限はいつか？ | 契約満了日、通知期間、解約・延長条件 |
| 履行実績 | 相手方は契約どおりの成果を提供したか？ | SLA実績、サービスクレジット、インシデント、検収記録 |
| 契約上の義務 | 重要な契約上の義務は履行済みか、それとも係争中か？ | 担当する契約上の義務、履行証明の状況、未解決の例外 |
| 取引条件 | 更新または再交渉で何が変わるか？ | 現在の契約金額、提案金額、利用状況、価格変更、代替案 |
| リスク | どのリスクが継続、変化、または解消するか？ | セキュリティ、保険、依存関係、法務・運用上の確認事項 |
| 移行 | 安全に契約を終了、またはサプライヤーを変更できるか？ | データ返却、切り替え計画、リードタイム、終了対応タスク |
ポートフォリオ管理
満了日だけでなく、影響度に基づいて判断の優先順位を設定
同じ日に満了する契約でも、必要な対応レベルは大きく異なります。
至急対応
通知期限超過、自動更新リスク、高額な切り替えコスト、または未解決の重大な契約違反。
決定責任者に直ちにエスカレーションし、法務・商務上の対応方針を決めます。
判断期限到来
通知可能期間に入っており、審査資料もレビューに十分な状態です。
承認権限、根拠、提案金額を明記した推奨案を承認ルートに回します。
履行証明の不足
日付は確認できますが、履行実績、契約上の義務、リスク、または利用状況の根拠資料が不足しています。
レビュー会議までに、不足している履行証明の収集担当者を割り当てます。
順調
担当者、日付、審査資料、次回確認日はすべて最新です。
不必要に緊急扱いせず、案件を把握できる状態に保ちます。
Jodooの活用領域
締結済み契約を軸に更新業務を連携
専門的な法務業務は専用システムで管理し、契約タイプ、担当者、更新方針に応じて業務プロセスが変わる領域ではJodooを活用します。
Jodooに適した領域
契約台帳、通知期限、更新審査資料、承認ルート、契約延長、契約上の義務、履行証明、例外対応キュー、ポートフォリオダッシュボード。
専用CLMで管理する領域
条項ライブラリ、文書生成、レッドライン、交渉ポータル、電子署名、AIによる条項抽出が主な要件となる場合。
リリースサイクルを待たず、数時間で変更
トレーニングを受けた業務管理者なら、契約IDを変更せずに、フィールド、レビュールート、条件で絞り込んだキュー、ダッシュボード指標を多くの場合2–8時間で追加できます。
チームが信頼する既存システムと連携
法務文書、ERP上のコミットメント、ID管理データは元のシステムで管理し、更新プロセスに必要な固定IDと日付を連携します。
実務で役立つ質問
更新管理スプレッドシートから移行する前によくある質問
期限、担当、履行証明、自動化と、構成可能な契約更新Appの活用領域を確認します。
契約満了日と通知期限の違いは何ですか？
契約満了日は現在の契約期間が終了する日です。通知期限は、更新、更新しない旨、または解約を通知する契約上の最終期限です。実務上の判断期限は通常、どちらよりも前に設定します。
Jodooで契約更新のリマインダーを送信できますか？
はい。日付フィールド、担当者、ワークフロー、自動化を使い、通知期限や判断期限の前に担当者へ通知したり、業務を振り分けたりできます。効果的な設計では、リマインダーの対象となる履行証明と必要な対応も明示します。
自動更新契約にはどう対応しますか？
通知条件と次回の通知期限を記録し、自動更新リスクを示します。判断プロセスを早めに開始し、選択した通知または更新手続きの完了を示す履行証明を保存します。
すべての更新で同じ承認ルートを使うべきですか？
いいえ。金額、リスク、契約期間の変更、事業上の重要度、推奨案など、重要な要素に応じて振り分けます。低リスクの更新は承認経路を短くし、例外にはより厳格なレビューを維持します。
包括的なCLMプラットフォームの代替になりますか？
主な要件がドラフト作成、条項ライブラリ、レッドライン、交渉、電子署名、AIによる抽出である場合は代替になりません。Jodooは、日付、担当者、履行証明、判断、その後の対応を中心とする運用業務に適しています。
実際の更新案件を確認
ポートフォリオの集計結果から、期限、推奨案、例外の詳細を確認
Appには、順調、判断期限到来、期限超過、完了、再交渉、契約終了の事例が含まれているため、変更前にプロセスを評価できます。