Команды закупок отслеживают выпущенные заказы на закупку по ответственному, текущему статусу, обещанной дате поставки и подтверждению от поставщика.
Шаблон трекера заказов на закупку
Контролируйте выпущенные заказы на закупку после отправки поставщику, чтобы подтверждения, обещанные даты и просроченные последующие действия всегда оставались на виду.
Подходит для команд закупок и операционной деятельности, которым нужно видеть в одном трекере обещанные поставщиками даты, последующие действия ответственных, просрочку по открытым заказам и риски поставки после выпуска заказа на закупку.
Настройте отслеживаемые поля, очереди ответственных, представления по просрочке и правила напоминаний под свой процесс. Откройте предпросмотр шаблона трекера заказов на закупку, а затем настройте статусы, представления по просрочке и правила напоминаний под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой предпросмотрПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Открыть предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Команды закупок и операционной деятельности используют этот шаблон после того, как заказ на закупку согласован и отправлен поставщику. Чаще всего задержки возникают, когда подтверждения поставщиков, обещанные даты и последующие действия ответственных хранятся в почте и таблицах. Шаблон помогает держать в одном трекере статус выпущенных заказов на закупку, риски поставки и просроченные последующие действия.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Руководители видят поздние подтверждения, просроченные позиции и остановившиеся последующие действия до того, как накопится бэклог.
Ответственные за операции получают единый трекер с поиском по статусу выпущенных заказов, взаимодействию с поставщиками и рискам поставки вместо того, чтобы собирать обновления из почты и таблиц.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Рабочее пространство выпущенных заказов на закупку.
Фиксируйте ключевые поля, ответственных, подтверждения от поставщиков, обещанные даты и данные по последующим действиям для каждой записи по выпущенному заказу на закупку.
Представления по подтверждениям поставщиков и ответственным.
Просматривайте записи по заказам на закупку с текущим статусом, назначенным ответственным, обещанными поставщиком датами и заметками по последующим действиям в одном актуальном трекере.
Контроль просрочки, исключений и последующих действий.
Находите просроченные записи, остановившуюся работу, поздние обновления от поставщиков и тенденции по исключениям до того, как они приведут к бэклогу или срыву сроков.
Включенные компоненты
- Трекер заказов на закупку
- Журнал обновлений статуса
- Журнал последующих действий по исключениям
- Список трекера заказов на закупку
- Дашборд отслеживания
- Трекер просрочки и узких мест
- Уведомление ответственному
- Напоминание об отклонении статуса
- Оповещение о последующем действии для ответственного
- Напоминание о статусе
- Участник команды
- Руководитель
- владелец процесса
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Держите работу по выпущенным заказам на закупку на виду по ответственному, статусу, обещанной поставщиком дате и следующему действию в одном трекере.
- Выявляйте просроченные позиции, пробелы в подтверждениях и остановившиеся последующие действия до того, как они превратятся в проблемы с бэклогом.
- Дайте руководителям и операционным командам единую рабочую запись вместо отдельных таблиц, писем и ручных обновлений статуса.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Список трекера заказов на закупку.
Просматривайте записи по заказам на закупку с текущим статусом, ответственным, сроками и заметками по последующим действиям в одном актуальном трекере.
Трекер заказов на закупку.
Обновляйте каждую запись по заказу на закупку: статус, ответственного, даты и заметки по следующим шагам — в одной форме записи.
Дашборд отслеживания.
Отслеживайте просрочку, распределение по статусам, загрузку ответственных и взаимодействие с поставщиками по выпущенным заказам на закупку на одном дашборде.
Как это работает
От настройки до запуска
Участник команды создает новую запись по заказу на закупку или обновляет в трекере статус, ответственного, даты и данные по последующим действиям.
Ответственные просматривают свои очереди, добавляют заметки по последующим действиям и переводят работу в нужный статус.
Дашборды и очереди показывают просроченные позиции, узкие места и исключения, которым нужно внимание.
Завершенные элементы сохраняются в трекере для аудита, отчетности и регулярного операционного анализа.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Что помогает отслеживать трекер заказов на закупку?
Он помогает командам отслеживать выпущенные заказы на закупку, подтверждения от поставщиков, обещанные даты поставки, последующие действия ответственных, исключения и просрочку по бэклогу после отправки поставщику.
Как команды отслеживают просроченные заказы на закупку и пропущенные последующие действия?
Команды могут использовать очереди ответственных, представления по обещанным датам, журналы последующих действий и напоминания, чтобы выявлять остановившиеся заказы до срыва обязательств по поставке.
Могут ли команда закупок обновлять статус заказа на закупку с мобильного устройства?
Да. Команда закупок и координаторы могут обновлять статус, заметки, сроки и последующие действия с компьютера или мобильных устройств.
Какие поля должны быть в трекере заказов на закупку?
Большинство команд отслеживают поставщика, номер заказа на закупку, ответственного, текущий статус, обещанную дату поставки, статус подтверждения, заметки по исключениям и следующее действие.
Кто использует шаблон отслеживания заказов на закупку?
Он полезен для команд закупок, операционных команд и команд по управлению поставщиками, которым нужен актуальный трекер статуса выпущенных заказов, контроля по ответственным, последующих действий по поставщикам и видимости бэклога.
Может ли Jodoo __ИИ_BRAND__ адаптировать этот трекер заказов на закупку?
Да. ИИ может помочь настроить поля, дашборды, напоминания и шаги рабочего процесса для вашего процесса сопровождения заказов на закупку.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.