Команды закупок отслеживают выпущенные заказы на закупку по ответственному, текущему статусу, обещанной дате поставки и подтверждению от поставщика.
Шаблон трекера заказов на закупку
Контролируйте выпущенные заказы на закупку после отправки поставщику, чтобы подтверждения, обещанные даты и просроченные последующие действия всегда оставались на виду.
Подходит для команд закупок и операционной деятельности, которым нужно видеть в одном трекере обещанные поставщиками даты, последующие действия ответственных, просрочку по открытым заказам и риски поставки после выпуска заказа на закупку.
Настройте отслеживаемые поля, очереди ответственных, представления по просрочке и правила напоминаний под свой процесс. Откройте предпросмотр шаблона трекера заказов на закупку, а затем настройте статусы, представления по просрочке и правила напоминаний под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой шаблонПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Открыть живой предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Команды закупок и операционной деятельности используют этот шаблон после того, как заказ на закупку согласован и отправлен поставщику. Чаще всего задержки возникают, когда подтверждения поставщиков, обещанные даты и последующие действия ответственных хранятся в почте и таблицах. Шаблон помогает держать в одном трекере статус выпущенных заказов на закупку, риски поставки и просроченные последующие действия.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Руководители видят поздние подтверждения, просроченные позиции и остановившиеся последующие действия до того, как накопится бэклог.
Ответственные за операции получают единый трекер с поиском по статусу выпущенных заказов, взаимодействию с поставщиками и рискам поставки вместо того, чтобы собирать обновления из почты и таблиц.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Рабочее пространство выпущенных заказов на закупку.
Фиксируйте ключевые поля, ответственных, подтверждения от поставщиков, обещанные даты и данные по последующим действиям для каждой записи по выпущенному заказу на закупку.
Представления по подтверждениям поставщиков и ответственным.
Просматривайте записи по заказам на закупку с текущим статусом, назначенным ответственным, обещанными поставщиком датами и заметками по последующим действиям в одном актуальном трекере.
Контроль просрочки, исключений и последующих действий.
Находите просроченные записи, остановившуюся работу, поздние обновления от поставщиков и тенденции по исключениям до того, как они приведут к бэклогу или срыву сроков.
Включенные компоненты
- Трекер заказов на поставку
- Журнал обновлений статуса
- Журнал последующих действий по исключениям
- Список трекера заказов на закупку
- Дашборд отслеживания
- Трекер просрочки и узких мест
- Уведомление ответственного
- Напоминание об отклонении статуса
- Оповещение о последующем действии для ответственного
- Напоминание о статусе
- Участник команды
- Руководитель
- Владелец процесса
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Держите работу по выпущенным заказам на закупку на виду по ответственному, статусу, обещанной поставщиком дате и следующему действию в одном трекере.
- Выявляйте просроченные позиции, пробелы в подтверждениях и остановившиеся последующие действия до того, как они превратятся в проблемы с бэклогом.
- Дайте руководителям и операционным командам единую рабочую запись вместо отдельных таблиц, писем и ручных обновлений статуса.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите рабочий процесс вживую перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Список трекера заказов на закупку.
Просматривайте записи по заказам на закупку с текущим статусом, ответственным, сроками и заметками по последующим действиям в одном актуальном трекере.
Трекер заказов на закупку.
Обновляйте каждую запись по заказу на закупку: статус, ответственного, даты и заметки по следующим шагам — в одной форме записи.
Дашборд отслеживания.
Отслеживайте просрочку, распределение по статусам, загрузку ответственных и взаимодействие с поставщиками по выпущенным заказам на закупку на одном дашборде.
Как это работает
От настройки до запуска
Участник команды создает новую запись по заказу на закупку или обновляет в трекере статус, ответственного, даты и данные по последующим действиям.
Ответственные просматривают свои очереди, добавляют заметки по последующим действиям и переводят работу в нужный статус.
Дашборды и очереди показывают просроченные позиции, узкие места и исключения, которым нужно внимание.
Завершенные элементы сохраняются в трекере для аудита, отчетности и регулярного операционного анализа.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Что помогает отслеживать трекер заказов на закупку?
Он помогает командам отслеживать выпущенные заказы на закупку, подтверждения от поставщиков, обещанные даты поставки, последующие действия ответственных, исключения и просрочку по бэклогу после отправки поставщику.
Как команды отслеживают просроченные заказы на закупку и пропущенные последующие действия?
Команды могут использовать очереди ответственных, представления по обещанным датам, журналы последующих действий и напоминания, чтобы выявлять остановившиеся заказы до срыва обязательств по поставке.
Могут ли команда закупок обновлять статус заказа на закупку с мобильного устройства?
Да. Команда закупок и координаторы могут обновлять статус, заметки, сроки и последующие действия с компьютера или мобильных устройств.
Какие поля должны быть в трекере заказов на закупку?
Большинство команд отслеживают поставщика, номер заказа на закупку, ответственного, текущий статус, обещанную дату поставки, статус подтверждения, заметки по исключениям и следующее действие.
Кто использует шаблон отслеживания заказов на закупку?
Он полезен для команд закупок, операционных команд и команд по управлению поставщиками, которым нужен актуальный трекер статуса выпущенных заказов, контроля по ответственным, последующих действий по поставщикам и видимости бэклога.
Может ли Jodoo __ИИ_BRAND__ адаптировать этот трекер заказов на закупку?
Да. ИИ может помочь настроить поля, дашборды, напоминания и шаги рабочего процесса для вашего процесса сопровождения заказов на закупку.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
6 шаблонов
ПО для счёт поставщика
Храните поставщика, контекст закупки, проверку счёта, исключения, согласования, сроки и передачу на оплату в одной ответственной записи.
Трекер счетов к оплате / Запрос на счет / Процесс утверждения счетов5 шаблоновПО для управления строительными поставками и готовностью пакетов
Координируйте поставщиков, пакеты материалов, согласования, обязательства по поставке, приёмку и исключения, влияющие на проект.
Форма запроса строительных материалов / Форма предварительной квалификации субподрядчика / Чек-лист сравнения поставщиков5 шаблоновПрограммное обеспечение для учета запчастей технического обслуживания
Связывайте запчасти, складские остатки, резервирование, выдачу, возврат, поступление, дефицит, пополнение и фактический расход по заказам-нарядам.
Форма запроса запасных частей / Трекер обслуживания оборудования / Цифровая форма запроса на работы8 шаблоновCRM для производства
Свяжите клиентские записи производства, лиды, коммерческие предложения, договоры, заказы, передачу задач в производство, обновления по доставке и обработку жалоб.
Трекер Sales Pipeline / Форма создания клиента / Трекер заказов на поставку17 шаблоновАвтоматизация процессов закупок
Автоматизируйте прием заявок на закупку, маршрутизацию согласований, проверку поставщиков, сравнение вендоров, проверку рисков, передачу задачи команде закупок и отслеживание статуса.
Форма приема заявок на закупку / Форма заявки на закупку / Форма общей заявки на закупку29 шаблоновШаблоны рабочих процессов для закупок
Сравните шаблоны для приема заявок на покупку, закупочных заявок, согласований, контроля договоров и последующих действий по поиску поставщиков.
Форма приема заявок на закупку / Трекер заказов на поставку / Запрос на заказ на поставку5 шаблоновСистема управления заказами клиентов
Управляйте заказами клиентов от регистрации и проверки до подтверждения обязательств, исключений, исполнения, доставки, выставления счета и закрытия в едином настраиваемом пространстве.
Шаблон для отслеживания заказов и выставления счетов / Шаблон трекера спецзаказов / Трекер заказов на поставку5 шаблоновУправление заказами на продажу для B2B-команд
Свяжите прием B2B-заказа клиента, коммерческую проверку, обещанные даты, изменения, исполнение, подтверждение доставки, передачу в расчеты и назначенные действия.
Шаблон для отслеживания заказов и выставления счетов / Шаблон трекера спецзаказов / Форма заказа на доставку11 шаблоновПрограмма для управления закупками
Управляйте заявками, согласованиями, поставщиками, заказами, приемкой, расхождениями и последующими действиями в одной настраиваемой системе.
Форма приема заявок на закупку / Форма заявки на закупку / Форма общей заявки на закупку8 шаблоновСистема управления заказами на закупку
Контроль запросов на покупку, одобрения, выпуска поставщика, доставки, получения, исключений и закрытия с настраиваемым программным обеспечением для управления заказами на покупку.
Запрос на заказ на поставку / Согласование заказа на поставку / Трекер заказов на поставку8 шаблоновСистема для счетов и заказов на поставку
Свяжите рабочие процессы по счетам и заказам на поставку для контекста заказа, проверки счетов, запросов на оплату, записей поставщиков и последующих действий по счетам к оплате.
Трекер заказов на поставку / Запрос на заказ на поставку / Согласование заказа на поставку7 шаблоновПО для согласования счетов поставщиков
Настройте рабочие процессы согласования счетов поставщиков для сопоставления с PO, контекста по поставщику, проверки командой по расчетам с поставщиками, маршрутизации согласующих и готовности к оплате.
Процесс утверждения счетов / Трекер счетов к оплате / Запрос на счет7 шаблоновСистема отслеживания заказов на закупку
Отслеживайте заказы на закупку от запроса и согласования до подтверждения поставщиком, доставки, изменений и последующих действий после приемки.
Трекер заказов на поставку / Запрос на заказ на поставку / Согласование заказа на поставку8 шаблоновПО для согласования счетов
Планируйте рабочие процессы в ПО для согласования счетов: прием счетов, кодирование, маршрутизация согласующих, приостановки, готовность к оплате и последующие действия команды по работе с кредиторской задолженностью.
Процесс утверждения счетов / Запрос на счет / Трекер счетов к оплате9 шаблоновСистема заявок на закупку
Спланируйте систему заявок на закупку для приема заявок, учета бюджета, маршрутизации согласования, передачи задачи команде закупок, создания PO и видимости статуса для заявителя.
Форма общей заявки на закупку / Рабочий процесс согласования закупок / Форма заявки на закупкуПакеты рабочих процессов
Посмотрите, где этот шаблон подходит в полном рабочем процессе
6 шаблонов
Рабочий процесс управления заказом: от регистрации до закрытия
Определите решения, ответственных, подтверждения, маршруты исключений и передачу между системами, которые ведут заказ клиента от приема до подтвержденного закрытия.
01 Зарегистрировать и проверить заказ02 Подтвердить поставку, условия и обязательство03 Принять решения по изменениям и исключениям04 Исполнить и подтвердить доставкуШаблон для отслеживания заказов и выставления счетов / Шаблон трекера спецзаказов / Форма заказа на доставку10 шаблоновПакет рабочих процессов от заявки на закупку до PO
Объедините прием заявок на закупку, проверку бюджета, последующие действия команды закупок, создание PO и отслеживание статуса PO в одном процессе закупок.
01 Зафиксируйте заявку на закупку02 Настройте маршрутизацию согласования и проверки бюджета03 Передайте согласованную потребность в работу по PO04 Отслеживайте изменения и статус заказаФорма приема заявок на закупку / Форма заявки на снабжение / Форма заявки на закупку13 шаблоновПакет процесса от закупки до оплаты
Объедините заявки на закупку, согласования, заказы, подтверждения приемки, проверку счетов и контроль оплаты в одном сквозном процессе.
01 Зарегистрировать заявку на закупку02 Провести согласование и передать заказ03 Зафиксировать подтверждение приемки04 Проверить счет и проконтролировать оплатуФорма заявки на закупку / Форма общей заявки на закупку / Шаблон приложения для согласования бюджетаСравнение ПО
Сравните варианты ПО, связанные с этим шаблоном
3 шаблонов
Лучшие программы для управления закупками
Сравните пять решений по глубине процесса, контролю поставщиков и заказов, гибкости, интеграциям, границам системы и соответствию команде.
Форма приема заявок на закупку / Трекер заказов на поставку / Форма общей заявки на закупку3 шаблоновЛучшие бесплатные программы для заказов на закупку
Сравните бесплатные программы для заказов, открытые системы, таблицы и Jodoo по согласованиям, приемке, исключениям, внедрению, поддержке и ограничениям.
Форма приема заявок на закупку / Трекер заказов на поставку / Форма общей заявки на закупку11 шаблоновЛучшее программное обеспечение для малого бизнеса
Сравните варианты программного обеспечения для закупок для запросов на покупку, утверждений, записей поставщиков, отслеживания заказов на покупку, проверок соответствия и риска для поставщиков.
Форма приема заявок на закупку / Форма заявки на закупку / Форма общей заявки на закупкуРуководства
Спланируйте процесс за этим шаблоном
Руководство
Руководство по автоматизации процесса закупок
Спланируйте автоматизацию процесса закупок: от приема заявок и согласований до записей по поставщикам, заказов на покупку и последующих проверок на соответствие требованиям.
РуководствоКак настроить систему заказов на поставку
Настройте систему заказов на поставку с приемом заявок, маршрутизацией согласований, данными поставщика, отслеживанием PO, приемкой и контролем изменений.
РуководствоРуководство по согласованию и отслеживанию заказов на закупку
Продумайте поля для согласования, передачи задачи команде закупок, подтверждения поставщиком, поставки и изменений в рабочем процессе отслеживания заказа на закупку.
Руководство по системе управления заказамиСистема управления заказами: определение, функции, архитектура и примеры
Система управления заказами связывает обязательство перед клиентом с проверкой, подтверждением, решениями по исключениям, исполнением, доставкой, передачей в расчеты и закрытием.
РуководствоРуководство по чек-листу и полям входного контроля при приемке
Спланируйте поля входного контроля, обработку расхождений, доказательства и передачу на размещение до открытия шаблона приемки на склад.
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.