Nhu cầuEmail / ổ đĩa dùng chungNền tảng tài liệu chuyên giaQuy trình Jodoo
Nhập tài liệu và siêu dữ liệuCác tập tin đến nhanh chóng, nhưng các metadata cần thiết, sở hữu, ngày hết hạn và kiểm tra tính hoàn chỉnh di chuyển qua hộp thư đến và thư mục.Các sản phẩm DMS, ECM và IDP có thể nắm bắt, phân loại, khai thác, lưu trữ và quản lý khi đó là các yêu cầu chính.Sử dụng các biểu mẫu có thể cấu hình và hồ sơ liên quan khi cấu trúc ngữ cảnh, sở hữu và định tuyến hơn là kiểm soát kho lưu trữ sâu.
Kiểm tra và phê duyệtCác ý kiến và quyết định trở nên tách rời khỏi phiên bản được xem xét, và công việc trả lại khó đo lường.Các nền tảng tài liệu có thể kết nối xem xét trực tiếp với bộ quản lý kho, nội dung, chữ ký hoặc hồ sơ.Thiết lập trình kiểm tra, điều kiện, đường dẫn trả lại, thời hạn, quyền, nhắc nhở và lịch sử quyết định xung quanh hồ sơ.
OCR và khai thác tài liệuViệc sao chép bằng tay là chậm và các giá trị không chắc chắn hiếm khi được theo dõi với một xếp hàng xác thực.Sử dụng IDP hoặc tài liệu AI khi phân loại, OCR, khai thác, tin tưởng và xác nhận là công việc đầu tiên.Nhận các giá trị thu được thông qua tích hợp, sau đó chuyển hướng xem xét kinh doanh, phê duyệt, ngoại lệ và hành động tiếp theo.
Việc lưu giữ, ghi lại và nội dung được quy địnhCác quyền thư mục và các quy ước đặt tên bằng tay không thay thế cho kiểm soát vòng đời được quản lý.Chọn nội dung chuyên môn hoặc nền tảng được xác nhận khi lưu giữ, giữ hợp pháp, quản lý hồ sơ hoặc xác thực chính thức là bắt buộc.Điều phối quy trình kinh doanh trong khi kho lưu trữ được quản lý vẫn có thẩm quyền.
Theo dõi liên quan đến chức năngViệc phân phối, công nhận, gia hạn, giao hàng thất bại và làm việc trễ sẽ biến mất sau khi được chấp thuận.Các nền tảng chuyên môn có thể mạnh nhất khi theo dõi vẫn nằm trong vòng đời nội dung hoặc thỏa thuận của riêng họ.Kết nối quyết định với hàng người phụ trách, bảng điều khiển, nhắc nhở, tích hợp, xác nhận, gia hạn và đóng ngoại lệ.
